Szablon Lean Coffee

O Szablonie Lean Coffee

Lean Coffee to innowacyjny format, który pozwala uczestnikom prowadzić spotkania bez prowadzącego i agendy. Struktura rozwija się naturalnie w oparciu o potrzeby obecnych osób, co prowadzi do satysfakcjonującego spotkania, gdzie każdy ma możliwość wypowiedzenia się.

Czym jest Lean Coffee?

Metoda Lean Coffee to nowy sposób na strukturyzowanie spotkań. Skupia się na jak najlepszym wykorzystaniu czasu wszystkich uczestników oraz na wspólnie uzgodnionej agendzie, aby zapewnić pełne zaangażowanie każdego uczestnika.

I nawet nie potrzebujesz kawy! (Chociaż to może pomóc).

Choć może się wydawać, że niemożliwe jest zorganizowanie spotkania bez lidera i wcześniejszego planowania, format Lean Coffee to ułatwia. Każdy może zasugerować tyle tematów, ile wymyśli, a następnie uczestnicy głosują na te, które chcą omówić.

Każdy temat otrzymuje na początek pięciominutowy czas. Na końcu pięciu minut głosowanie większości decyduje, czy kontynuuje się rozmowę, czy przechodzi do kolejnego tematu.

Dzięki temu, że wszyscy głosują na tematy, nie ma zagrożenia, że jednoosobowa opinia zdominuje spotkanie, co zachęca uczestników do dzielenia się różnymi perspektywami. 

Kiedy używać Lean Coffee

Lean Coffee to w gruncie rzeczy zestaw reguł, które naśladują i gamifikują naturalny przepływ rozmowy. Jako taki może być używany w praktycznie każdej formalnej grupie społecznej. Działa również w dowolnym otoczeniu, od sal konferencyjnych w firmach, po kawiarnie i bary. Można je nawet przeprowadzić wirtualnie, zapraszając wszystkich na tablicę Miro z szablonem Lean Coffee.

Spotkanie Lean Coffee może dotyczyć dowolnego tematu, ale jest szczególnie przydatne podczas zespołowych burz mózgów czy retrospektyw. Podczas burzy mózgów w formacie Lean Coffee każda zaproponowana kwestia powinna być pomysłem odnoszącym się do ogólnego tematu. W retrospektywie każda kwestia to lekcja, którą uczestnik uważa, że zespół powinien zachować na przyszłość.

Sesje te najlepiej sprawdzają się w małych grupach (najlepiej do 10 osób), zarówno jako jednorazowy eksperyment, jak i w regularnym rytmie (np. dwa razy w tygodniu).

Możesz również użyć Lean Coffee jako narzędzia edukacyjnego. Jeśli na przykład Twoi współpracownicy dopiero zaczynają z metodyką taką jak Agile lub Scrum, możesz zorganizować Lean Coffee jako „rundę błyskawiczną”, aby zapoznać wszystkich z podstawowymi pojęciami.

Jak zorganizować Lean Coffee

Zorganizowanie własnego spotkania Lean Coffee jest proste. Miro to doskonałe narzędzie do ich tworzenia i udostępniania. Rozpocznij, wybierając szablon Lean Coffee, a następnie wykonaj poniższe kroki.

Zdecyduj się na temat. To jest krok opcjonalny, ale może być pomocny, jeśli uczestnicy mają trudności z wymyślaniem tematów. Jeśli organizujesz burzę mózgów lub retrospektywę Lean Coffee, temat jest już znany na początku.

Zbierz tematy dyskusji w pierwszej kolumnie. Poproś wszystkich, aby dodali karteczki z preferowanymi tematami. Staraj się zachować zwięzłość i konkretność tematów dla lepszej czytelności. Niektórzy uczestnicy mogą mieć ogólne „tematy”, podczas gdy inni mogą mieć konkretne pomysły, które chcieliby rozwinąć. Oba podejścia są mile widziane.

Priorytetyzuj tematy poprzez głosowanie. Użyj emoji do „głosowania kropkami” (dwa do trzech głosów na osobę) na ulubione tematy do dyskusji. Uczestnicy mogą rozdzielić swoje głosy między różne tematy lub użyć wszystkich głosów na jeden temat. Użyj timera Miro, aby ograniczyć czas głosowania do trzech minut. Po zbudowaniu agendy, przenieś pierwszy temat do następnej kolumny.

Uruchom timer i rozpocznij dyskusję. Grupa może zacząć omawiać tematy według kolejności popularności. Osoba, która zasugerowała temat, ma możliwość omówienia go szczegółowo. 

Użyj większościowego głosowania, aby zdecydować o kontynuacji, zakończeniu lub wyrażeniu mieszanych uczuć dotyczących tematu dyskusji. Po 5 minutach grupa może zagłosować, czy kontynuować rozmowę, czy przejść do następnego tematu. Powtarzaj w razie potrzeby, aby rozszerzyć dyskusję lub kontynuować. Ważne jest, aby stosować time-boxing dyskusji, aby każdy mógł się wypowiedzieć i uczestniczyć. 

Przemieszczając się z tematu na temat, aktualizuj kolumny odpowiednio. Aby pomóc wszystkim śledzić różne tematy, przenoś karteczki z tematami do kolumny „Omówione” lub „W trakcie omówienia”. 

Zakończ spotkanie i poproś wszystkich o wniesienie swojej obserwacji. Zarezerwuj ostatnie pięć minut Lean Coffee, aby każdy mógł podzielić się swoją nauką lub kluczowym wglądem. Jeśli większość grupy wyrazi chęć ponownego udziału w spotkaniu Lean Coffee, zaplanuj je na bliską przyszłość.

Lean Coffee – często zadawane pytania

Dlaczego nazywa się to Lean Coffee?

Termin "Lean Coffee" stwarza wrażenie efektywności w luźnej atmosferze. "Lean" oznacza, że spotkanie nie zmarnuje niczyjego czasu, a "Coffee" sugeruje, że będzie ono swobodne i przyjemne. Oczywiście, to zależy od uczestników, aby nazwa była trafna!

Jaki jest cel Lean Coffee?

Lean Coffee tworzy przestrzeń do strukturalnej dyskusji bez narzucania uczestnikom agendy ustalonej przez kogoś innego. Niezależnie od tematu, Lean Coffee ma na celu zapewnienie, że każdy będzie mógł przedyskutować swoje obawy i zainteresowania.

Jak odbywa się wirtualna sesja Lean Coffee?

Użyj przestrzeni roboczej Miro, aby każdy uczestnik mógł zobaczyć tę samą tablicę. Przed spotkaniem upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak tworzyć karteczki i głosować za pomocą emoji. Oszczędzi to czas podczas samej sesji Lean Coffee.

Jak przeprowadzić retrospektywę Lean Coffee?

Retrospektywa Lean Coffee jest identyczna jak każda inna, z tą różnicą, że ogólny temat dotyczy projektu lub innego zakończonego działania. Tematy powinny odnosić się do lekcji wyniesionych z zakończonego wysiłku.