O szablonie Lean Coffee
Lean Coffee to innowacyjny format, który pozwala uczestnikom prowadzić spotkania bez prowadzącego i bez agendy. Struktura ewoluuje naturalnie z potrzeb obecnych osób, prowadząc do wartościowego spotkania, gdzie każdy ma możliwość wyrażenia swojego zdania.
Czym jest Lean Coffee?
Metoda Lean Coffee to nowy sposób strukturyzowania spotkań. Skupia się na jak najlepszym wykorzystaniu czasu wszystkich uczestników i na korzystaniu z wzajemnie uzgodnionej agendy, aby wszyscy byli w pełni zaangażowani.
Nie musisz nawet mieć kawy! (Choć to może pomóc).
Chociaż może się wydawać, że trudno jest zorganizować spotkanie bez lidera i wcześniejszego planowania, format Lean Coffee to ułatwia. Każdy może zasugerować tyle tematów, ile tylko przyjdzie mu do głowy, a następnie uczestnicy głosują na te, które chcą omówić.
Każdy temat dostaje początkowo pięć minut. Po upływie pięciu minut większość głosów decyduje, czy kontynuować dyskusję, czy przejść do następnego tematu.
Dzięki temu, że wszyscy głosują na tematy, żadna osoba ani głos nie dominuje nad resztą, co zachęca uczestników do dzielenia się różnorodnymi perspektywami.
Kiedy używać Lean Coffee
Lean Coffee w swojej istocie to zestaw zasad, które naśladują i urozmaicają naturalny przepływ rozmowy. Dzięki temu mogą być stosowane w niemal każdej formalnej grupie społecznej. Działa równie dobrze w różnych miejscach, od korporacyjnych sal spotkań po kawiarnie i bary. Możliwe jest nawet organizowanie takich spotkań wirtualnie poprzez zaproszenie wszystkich na tablicę Miro z Szablonem Lean Coffee.
Na spotkaniu Lean Coffee można poruszyć dowolny temat, ale jest ono szczególnie przydatne do przeprowadzania burzy mózgów lub retrospektyw zespołowych. W burzy mózgów Lean Coffee każdy zaproponowany temat powinien być pomysłem związanym z ogólnym tematem. W retrospektywie każdy temat to lekcja, którą uczestnik uważa, że zespół powinien przyswoić.
Tego typu sesje najlepiej sprawdzają się w małych grupach (idealnie 10 osób lub mniej), czy to jako jednorazowy eksperyment, czy regularnie (na przykład dwa razy w tygodniu).
Możesz również użyć Lean Coffee jako narzędzia edukacyjnego. Jeśli na przykład Twoi współpracownicy są nowi w takich metodykach jak agile czy Scrum, możesz zorganizować Lean Coffee jako rodzaj ‚rundy błyskawicznej’, aby wszyscy opanowali podstawowe pojęcia.
Jak zorganizować Lean Coffee
Organizacja własnego spotkania Lean Coffee jest prosta. Miro to idealne narzędzie do ich tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu Lean Coffee, a następnie wykonaj następujące kroki.
Zdecyduj się na motyw. To krok opcjonalny, ale może pomóc, jeśli uczestnicy mają trudności z wymyśleniem tematów. Jeśli organizujesz burzę mózgów lub retrospektywę Lean Coffee, motyw jest już określony na początku.
Zbierz tematy dyskusji w pierwszej kolumnie. Poproś wszystkich, aby dodali karteczki z preferowanymi tematami. Zachowaj krótkie i konkretne tematy dla czytelności. Niektórzy uczestnicy mogą mieć tylko ogólne „tematy”, podczas gdy inni mogą mieć konkretne pomysły, które chcą zgłębić. Obie formy są mile widziane.
Ustal priorytety tematów poprzez głosowanie. Użyj emoji do „głosowania kropką” (dwa do trzech głosów na osobę), aby wybrać ulubione tematy do omówienia. Osoby mogą rozłożyć swoje głosy na różne tematy lub wykorzystać wszystkie głosy na jeden temat. Użyj timera Miro, aby ograniczyć czas głosowania do trzech minut. Po ułożeniu agendy przenieś pierwszy temat do następnej kolumny.
Uruchom timer i rozpocznij dyskusję. Grupa może zacząć omawiać tematy zgodnie z ich popularnością. Osoba, która zasugerowała temat, ma okazję omówić go dogłębnie.
Skorzystaj z głosowania większościowego, aby zdecydować o kontynuacji, zakończeniu lub mieszanych uczuciach dotyczących dyskusji na dany temat. Po 5 minutach grupa może zagłosować, czy kontynuować rozmowę, czy przejść do następnego tematu. Powtórz tyle razy, ile potrzeba, aby rozszerzyć dyskusję lub kontynuować przechodzenie do kolejnych tematów. Ważne jest, aby trzymać się sztywnych czasowych ram, aby każdy mógł wnieść swój wkład i uczestniczyć.
Podczas przechodzenia z tematu na temat, aktualizuj kolumny według potrzeby. Aby pomóc wszystkim śledzić różne tematy, przenieś tematy karteczek do kolumn „W trakcie dyskusji” lub „Omówione.”
Zakończ spotkanie i poproś wszystkich o podzielenie się obserwacją. Zarezerwuj ostatnie pięć minut Lean Coffee, aby każda osoba mogła podzielić się swoją nauką lub kluczowym wnioskiem. Jeśli większość grupy wyraża chęć ponownego zorganizowania spotkania Lean Coffee, zaplanuj je na niedaleką przyszłość.
Lean Coffee Template – FAQ
Dlaczego nazywa się to Lean Coffee?
Termin „Lean Coffee” wywołuje wrażenie efektywności w odprężającej atmosferze. „Lean” oznacza, że spotkanie nie zmarnuje nikomu czasu, a „Coffee” sugeruje, że będzie ono luźne i przyjemne. Oczywiście to od uczestników zależy, czy nazwa będzie trafna!
Jaki jest cel Lean Coffee?
Lean Coffee tworzy przestrzeń do uporządkowanej dyskusji bez narzucania uczestnikom agendy stworzonej przez kogoś innego. Bez względu na temat, Lean Coffee ma na celu zapewnienie, by każdy mógł omówić swoje obawy i zainteresowania.
Jak przeprowadzić sesję Lean Coffee wirtualnie?
Użyj przestrzeni roboczej Miro, aby każdy uczestnik widział tę samą tablicę. Przed spotkaniem upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak tworzyć karteczki i głosować za pomocą emoji. Dzięki temu zaoszczędzisz czas podczas samego Lean Coffee.
Jak prowadzić retrospektywę Lean Coffee?
Retrospektywa Lean Coffee jest dokładnie taka sama, jak każda inna, z tą różnicą, że głównym tematem jest projekt lub inne zakończone przedsięwzięcie. Tematy powinny odnosić się do jakiejś lekcji wyniesionej z zakończonego zadania.
