À propos des modèles de carte des processus
Un modèle de carte des processus est précieux pour documenter, analyser et mieux comprendre les processus opérationnels de votre équipe et les résultats associés. Ce modèle de carte des processus est organisé par étapes pour vous aider à consigner les objectifs, les activités et les livrables à chaque étape d'un processus. Utilisez le modèle pour améliorer l'organisation, la productivité et la communication de votre équipe en développant une compréhension partagée de tout type de processus.
Quel est l'objectif de la cartographie des processus ?
Vous ne partiriez jamais à l'aventure sans une carte. Une cartographie de processus ne fait pas exception. La cartographie de processus est un exercice efficace pour évaluer, documenter ou élaborer une stratégie autour de tout plan ou approche que votre équipe pourrait avoir. En décomposant les objectifs, les activités et les livrables à chaque étape d'un projet, vous pouvez obtenir un insight sur votre progression ou déterminer si vous gérez efficacement un problème.
Quand utiliser le modèle de cartographie de processus
Ces exemples de cartographie de processus sont conçus pour aider les équipes à accroître leur efficacité. En visualisant un processus sur la page, les équipes peuvent identifier des zones d'amélioration : comment rationaliser le processus, améliorer la communication et créer une meilleure documentation. Utilisez les outils de cartographie de processus lorsque vous devez désigner des parties prenantes, définir la propriété et les limites, clarifier les responsabilités et établir des indicateurs.
Comment utiliser les modèles de carte de processus
Le but de la cartographie des processus est de décomposer votre projet afin que vos coéquipiers comprennent vos objectifs et comment vous prévoyez de les atteindre. En divisant le projet en étapes, vous pouvez éviter les malentendus et vous assurer que tout le monde est aligné avant de passer aux étapes suivantes. Suivez ces étapes pour utiliser le modèle de carte de processus :
Étape 1 : Définir vos objectifs
Quel est le problème que vous souhaitez résoudre ? Quel processus aimeriez-vous visualiser ?
C'est le moment de penser grand. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre modèle de carte de processus, vous passerez de plus en plus de temps à découper votre projet en morceaux gérables. Pour l'instant, n'hésitez pas à définir un objectif large.
Étape 2 : Brainstorming
Quelles étapes devrez-vous suivre pour résoudre ce problème ? Comment le processus va-t-il se dérouler ?
Ne vous laissez pas trop préoccuper par l'ordre des étapes de votre processus. Concentrez-vous plutôt sur la finalisation de toutes les étapes sur le tableau. Réfléchissez aux parties prenantes que vous devrez impliquer dans ce projet. Vous pouvez également faire un brainstorming des ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien ce projet.
Étape 3 : Définir le succès
Comment saurez-vous que vous avez résolu le problème ? Quand le processus est-il terminé ?
De nombreuses équipes sautent cette étape, mais elle ne doit pas être négligée. En définissant des indicateurs clairs de succès, ou même juste un point d'arrêt, vous vous donnez un objectif à atteindre.
Étape 4 : Mettre de l'ordre
Quelles étapes allez-vous entreprendre pour résoudre le problème ? Quel est l'ordre dans lequel vous devez travailler pour vous assurer que le processus est terminé ?
C'est maintenant le moment de penser de manière linéaire. Prenez tout le matériel brut de votre brainstorming et commencez à mettre les choses dans l'ordre. Si cela vous semble trop intimidant de travailler de manière linéaire, commencez par définir ce que vous devez faire en premier et en dernier, puis occupez-vous de tout ce qui se trouve entre les deux.
Étape 5 : Dessiner le processus
Comment le problème se présente-t-il ? Comment pouvez-vous visualiser le processus ?
C'est le moment de mettre votre modèle de carte des processus au travail. Commencez par créer une légende. La légende doit contenir les symboles que vous utiliserez tout au long de la carte des processus.
Vous pourriez avoir besoin de symboles représentant les activités, les entrées, les sorties, les décisions et les points terminaux. Utilisez un système intuitif et évolutif. Par exemple, beaucoup de gens aiment utiliser des flèches pour indiquer le flux de la prise de décision.
Étape 6 : Examiner la carte
Êtes-vous en bonne position pour résoudre le problème ? La carte des processus semble-t-elle actionnable et compréhensible ?
Invitez les parties prenantes à examiner la carte. Faites attention aux redondances possibles, aux goulots d'étranglement et aux problèmes de workflow. Passez en revue chaque étape pour vous assurer qu’elles s’enchaînent logiquement. Il peut être utile de revenir aux documents de votre brainstorming pour s'assurer que rien n'a été perdu en cours de route.
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