Matriz Impacto y Esfuerzo

Sobre la Plantilla de Matriz Impacto y Esfuerzo

¿Tienes dificultades para priorizar tareas? ¿O quieres identificar actividades que brinden la mejor experiencia a tus clientes? Una matriz de impacto y esfuerzo podría ser exactamente lo que necesitas.

Utiliza la plantilla de la Matriz de Impacto y Esfuerzo para priorizar tu trabajo según el esfuerzo que requiere y el impacto que tendrá en tus clientes. Alinea tus prioridades y lleva los proyectos por buen camino mientras reduces el tiempo y la energía desperdiciados.

¿Qué es una plantilla de matriz de impacto y esfuerzo?

Una matriz de impacto y esfuerzo (también conocida como matriz de prioridades de acción) es una herramienta de toma de decisiones. Completar esta plantilla de matriz de impacto y esfuerzo ayuda a los líderes de equipo a priorizar lo siguiente:

• Tareas y proyectos que generen los mejores resultados en el menor tiempo posible

• Proyectos que tomarán más tiempo pero que aún vale la pena realizar

• Tareas y proyectos que tendrán poco impacto en tus clientes

La matriz se divide en cuatro cuadrantes:

Esfuerzo mínimo e impacto bajo: también conocidos como «rellenos», estas actividades requieren poco trabajo y tienen poco impacto en tus clientes.

Esfuerzo máximo y bajo impacto: Tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo de tu parte, pero tienen poco impacto en tus clientes. También se conocen como tareas inútiles o mal agradecidas.

Alto impacto y mínimo esfuerzo: Estas tareas son tus victorias rápidas. Son acciones que impactan significativamente a tus clientes y no requieren mucho trabajo de tu parte.

Alto impacto y máximo esfuerzo: Proyectos importantes que necesitan mucha atención pero tienen un gran impacto en tus clientes.

Usando estos cuadrantes, puedes visualizar fácilmente qué tareas generarán los mayores beneficios para tus clientes.

¿Cómo creas una matriz de esfuerzo e impacto?

Crear una matriz de esfuerzo e impacto es simple y directo con la plantilla de Miro:

Paso 1: Reúne a todo el equipo. Es crucial que la matriz sea completada por las partes interesadas que tengan un interés directo. ¿Por qué? Porque tienen una perspectiva de primera mano sobre cómo se realizan las tareas y cuánto esfuerzo se requiere. 

Paso 2: Identifica los objetivos y las metas del equipo. Realiza una lluvia de ideas para identificar los principales objetivos y metas del equipo. Esto alinea al equipo con la misión general.

Paso 3: Crea un diagrama de cuatro cuadrantes. La matriz de impacto y esfuerzo se traza en dos ejes: el nivel de esfuerzo involucrado en una tarea y el nivel de impacto potencial que la finalización de la tarea puede tener. Los cuadrantes ya están mapeados en nuestra plantilla, por lo que no tienes que preocuparte por crearlo desde cero. 

Paso 4: Añade tareas individuales a uno de los cuatro cuadrantes. Ubica tus tareas en la matriz dependiendo de cuánto esfuerzo e impacto puede tener cada acción. Revisa cada ubicación detenidamente con todo el equipo para asegurarte de que todos estén de acuerdo. 

Paso 5: Crea un plan de acción basado en tus resultados. Con una comprensión del impacto y esfuerzo de todas las tareas, puedes determinar qué tareas merecen más tiempo y recursos en el futuro.

Cuándo usar una matriz de esfuerzo e impacto

Hay algunas situaciones en las que usar una matriz de esfuerzo e impacto es útil: 

• Asignación de recursos: Si tu tiempo y recursos son limitados, la matriz es increíblemente útil. Por ejemplo, si tienes múltiples cursos de acción a considerar, puedes usar la matriz para encontrar la mejor opción y asignar tus recursos en consecuencia. 

• Para priorizar tareas: Una matriz de impacto y esfuerzo te ayuda a priorizar tareas y encontrar el camino más eficiente para alcanzar tus objetivos. Puedes centrarte en los logros rápidos y ver resultados lo más pronto posible. 

• Para entender las necesidades del cliente: Usar la matriz te da una mejor comprensión de lo que buscan tus clientes. Te pones en su lugar para ver qué valoran e incorporas esto en tu plan de acción.

Beneficios de crear una matriz de impacto y esfuerzo

La matriz de impacto y esfuerzo es una valiosa herramienta de toma de decisiones. Ayuda a los equipos a optimizar el tiempo y los recursos limitados, a la vez que proporciona una guía visual para todo, desde listas diarias de tareas hasta planes estratégicos más complejos. Vamos a ver algunos de estos beneficios en más detalle. 

Priorizar tareas

Una matriz de impacto y esfuerzo te obliga a priorizar tareas en función de lo que es mejor para el cliente y lo que les ayudará a alcanzar sus objetivos. Como resultado, identificas las formas más fructíferas de invertir tu tiempo. 

Maximizar la eficiencia y el impacto

Una matriz de impacto y esfuerzo exitosa analiza cómo estás utilizando tu tiempo. Con esta información, puedes encontrar maneras de reducir el desperdicio. Por ejemplo, clasificarás las tareas según su nivel de impacto, lo que te ayuda a eliminar acciones que no son provechosas.

Alinear objetivos

Una matriz de impacto y esfuerzo asegura que todos entiendan lo mismo. Alinea a varias partes interesadas en cuanto a metas y prioridades midiendo exactamente cuánto impacto tendrá cada esfuerzo. Todo el mundo sabe cuáles son las prioridades, el impacto que tendrán en los clientes y cómo se alinean con los objetivos de tu empresa y proyecto. 

Preguntas frecuentes sobre la Plantilla de la Matriz Impacto y Esfuerzo

¿Cuáles son los 4 cuadrantes de una matriz de impacto y esfuerzo?

Los 4 cuadrantes son: bajo esfuerzo y bajo impacto, alto esfuerzo y bajo impacto, bajo impacto y alto esfuerzo, y alto impacto y alto esfuerzo.

¿Cómo funciona una matriz de impacto y esfuerzo?

Una matriz de impacto y esfuerzo funciona al ubicar todas las diferentes tareas relacionadas con un proyecto en una matriz con dos ejes: nivel de esfuerzo y nivel de impacto. Ordenar las tareas de esta manera ayuda a los equipos con la priorización y la reducción de desperdicios.