Guía rápida para elaborar acta de constitución del equipo (+ejemplos)

Independientemente del tamaño de tu organización, trabajar en equipo es complicado y gratificante a la vez. Todos los miembros del equipo aportan sus propias habilidades, experiencias, fortalezas y retos, lo que puede fomentar la colaboración o suponer un obstáculo. Se espera que manejes numerosos proyectos al mismo tiempo, avances rápidamente y te muevas de forma Agile. Y aunque todos compartís los mismos objetivos, vuestros objetivos individuales pueden diferir. ¿Cómo se mantiene todo el mundo en sintonía?

Esto supone un reto especialmente difícil en el entorno laboral actual, en el que equipos formados por empleados que realizan trabajo remoto o parcialmente remoto, en diferentes zonas horarias y en diferentes centros de trabajo, necesitan mantenerse coordinados. Es posible que tu equipo trabaje de forma asíncrona, pero tú quieres asegurarte de que la producción sea sincrónica. ¡No es fácil!

Un acta de constitución del equipo puede ayudar a unir a todos y concretar tus objetivos. En esta guía, te explicaremos los conceptos básicos: qué es un acta de constitución del equipo, cómo crear uno y algunos ejemplos para motivarte e inspirarte.

¿Qué es una acta de constitución del equipo?

Un acta de constitución del equipo es un documento vivo que sirve de guía para un equipo o proyecto. Expresa la misión, el ámbito de actuación, los objetivos y el compromiso de tu equipo. En el caso de un proyecto, también puede especificar un plazo y sus consecuencias. Las actas de constitución del equipo más eficaces detallan el enfoque, la dirección y los límites del equipo. Reduce la confusión, el duplicar y la repetición.

Cuándo elaborar acta de constitución del equipo

Si llevas un tiempo trabajando en equipo, es posible que pienses que no necesitas un acta de constitución del equipo. Después de todo, ya conoces los objetivos de tu equipo. Pero, ¿qué pasa si tu percepción de esos objetivos es ligeramente diferente a la de tus compañeros de equipo? ¿Cómo puedes captar la idea que todos tienen de lo que el equipo puede —y debe— aspirar a ser? La función definitoria de la acta de constitución del equipo es que todos contribuyen a su creación. Contar con una acta de constitución del equipo garantiza que todos los miembros del equipo acepten el contenido del mismo.

Un acta de constitución del equipo impuesto desde arriba, creada por la dirección o por unos pocos miembros, simplemente no va a funcionar. El objetivo de la carta es lograr que todos estén alineados y comprometidos. Sin la contribución de todos, eso no es posible.

Una de las grandes ventajas de la acta de constitución del equipo es que puedes definir «equipo» como quieras. Supongamos que eres redactor de contenidos en el equipo de marketing. Puedes crear un acta de constitución del equipo con el equipo de contenido, el equipo de marketing en general o toda la organización. Todo depende de lo que necesites y de lo que quieras conseguir.

A medida que los empleados se incorporan y abandonan la empresa, es importante revisar periódicamente la acta de constitución del equipo. Recuerda que es un documento vivo. Eso significa que debes dejar que crezca y cambie orgánicamente con tu organización.

Cómo elaborar la acta de constitución del equipo

Crear un estatuto para tu equipo es un proceso divertido y de colaboración. Empieza utilizando las plantillas de acta de constitución del equipo como lienzo para crear los tuyos propios.

Una vez que tengas un lugar para la colaboración con tu equipo en tu carta, aquí te mostramos cómo realizar el ejercicio en cinco sencillos pasos:

1) Comienza por el contexto. ¿Quién es el jefe del equipo? ¿Qué deben esperar los stakeholder clave de este equipo? ¿Qué aporta cada colaborador al equipo? ¿Cuáles son tus expectativas individuales? Pide a todos los miembros del equipo que escriban sus respuestas a estas preguntas.

2) Define tu visión y tus objetivos. ¿Cómo se define el éxito para tu equipo? En un mundo ideal, ¿qué lograrías? ¿Cómo trabajas para brindar soporte al resto de la organización? Crea una declaración de misión concisa que describa lo que esperas lograr.

3) Establece plazos, objetivos e hitos que se ajusten a la declaración de misión. Definir los rolos y responsabilidades. ¿Quién hace qué? ¿Para quién? ¿Qué necesita cada miembro del equipo para alcanzar su objetivo?

4) Establece tus controles y contrapesos. Para crear una acta de constitución del equipo eficaz, hay que encontrar el equilibrio entre lo ambicioso y lo tangible. La parte aspiracional de los estatutos es la declaración de misión y la visión. Pero es igual de importante medir tu progreso hacia tus objetivos. Tu estatuto debe establecer los controles y equilibrios internos que garanticen que se revisa el progreso de todos. ¿Cómo vas a hacer el check-in? ¿Cuándo o con qué frecuencia? ¿Cómo medirás el éxito?

5) Haz que todos los miembros del equipo firmen el estatuto. A muchos equipos les gusta imprimirlo y pedir a sus compañeros que lo firmen físicamente, para simbolizar su compromiso.

Ejemplos para empezar

Hay muchas maneras de crear y estructurar la acta de constitución del equipo. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de plantillas de acta de constitución del equipo que puedes utilizar para crear el lienzo de equipo definitivo:

Ejemplo 1: El acta de constitución del equipo Miro

Empieza a seguir todos los pasos que hemos descrito anteriormente con esta plantilla de acta de constitución del equipo. Una vez que lo hayas rellenado con tu equipo en un tablero de Miro, puedes ampliarlo añadiendo información con el tiempo, e incluso puedes utilizar el tablero como un destino único para las actividades de formación de equipos. Echa un vistazo a algunas de nuestras plantillas favoritas a continuación como inspiración para más posibilidades de tableros dentro de Miro.

Ejemplo 2: El lienzo del equipo, por Alex Ivanov

No solo nos encanta el lienzo del equipo de Alex Ivanov, sino que también nos encanta que explique con detalle cómo organizar un taller con tu equipo para completarlo.

Ejemplo 3: Normas del equipo + Perfiles personales por Danny Carvajal

Es fundamental definir las normas del equipo, especialmente cuando tu equipo trabaja a distancia o está distribuido. Danny Carvajal te muestra cómo hacerlo con esta plantilla de normas de equipo en Miroverse. ¿Lo mejor? Incluye un tutorial sobre cómo dirigir esta actividad como un taller con tu equipo.

Ejemplo 4: Lienzo de trabajo en equipo

Añade una sección al tablero de la acta de constitución del equipo para identificar los principios y prácticas que rigen tu forma de trabajar en temas operativos comunes. Esta plantilla de Miroverse creada por BetterWork te guiará para que reflexiones y definas cómo trabajas en equipo.

Una buena forma de complementar los estatutos del equipo a nivel de proyecto es utilizar una plantilla de rol y responsabilidades. Al ofrecer asignaciones de tareas claras y responsabilidad, una plantilla de rols y responsabilidades agiliza los proyectos, minimiza la confusión y aumenta la eficiencia.

¿Necesitas más inspiración para fomentar el espíritu de equipo? Explora las plantillas en Miroverse.