Diagrama SIPOC
¿Qué es un diagrama SIPOC?
En cualquier organización, los procesos pueden complicarse. Las personas pueden realizar los mismos pasos todos los días, pero ¿por qué utilizar esos pasos? ¿Hay personas que dependen de los resultados del proceso? ¿Existe una forma mejor de hacer el trabajo?
Los diagramas SIPOC pueden ayudarte, encontrarás similitudes con otras técnicas de mapeo de procesos y entenderás cómo las prácticas Six Sigma utilizan SIPOC. También verás ejemplos y una práctica plantilla de diagrama SIPOC.
Un diagrama SIPOC ayuda a los equipos a comprender todos los factores del estado actual de un proceso. Se utiliza antes de iniciar la mejora de un proceso existente o antes de desarrollar un nuevo proceso. Un diagrama SIPOC ofrece una visión general de la actividad del proceso, las partes interesadas y los resultados. Definir estos elementos del proceso anima a los equipos a pensar en términos generales sobre lo que implica el funcionamiento de la empresa.
En los proyectos de mejora de procesos empresariales, el SIPOC se utiliza para definir los factores de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Los equipos de Seis Sigma que utilizan el método DMAIC (definir, medir, analizar, implantar, controlar) también emplean el SIPOC en las fases de definición y medición para comprender hacia dónde dirigir los esfuerzos de mejora. A veces Seis Sigma incluye SIPOC +CR, que significa "SIPOC más requisitos del cliente", y añade una columna de Requisitos.
Diagramar estas cinco áreas proporciona una visión general de alto nivel de los esfuerzos, el objetivo final y los verdaderos clientes. Algunos consideran que un análisis SIPOC es un tipo de análisis de flujo de valor que capta los muchos factores que contribuyen al valor final. Un mapa de flujo de valor, utilizado con frecuencia en la fabricación ajustada, esquematiza las actividades que producen resultados.
¿Qué significa SIPOC?
Las siglas SIPOC, en inglés, significan: Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs y Customers).
Proveedores
Los proveedores incluyen fuentes de entrada como personas, empresas, equipos, información o procesos anteriores. Hay que tener en cuenta que algunas personas consideran a los clientes como proveedores en algunas circunstancias porque suministran información sobre los requisitos. Esta relación se considera un bucle de información.
Entradas
Materiales, recursos humanos, artículos o resultados de otros procesos forman las entradas del SIPOC.
Procesos
Los procesos son actividades ordenadas que convierten insumos en productos. Los procesos pueden transformar cosas, como convertir materias primas de fabricación, construcción, diseño de interiores o cocina en un nuevo producto valioso. Los procesos también pueden ser transacciones, como cuando se compran y procesan pólizas de seguros.
Salidas
Las salidas son los resultados de un proceso, como bienes, servicios, información, datos o incluso nuevas entradas para el siguiente paso de un proceso.
Clientes
El término "cliente" designa en sentido amplio a toda persona o entidad que recibe productos, es decir, a las partes interesadas. En el SIPOC, los clientes pueden ser clientes reales, equipos o procesos posteriores.
¿Cuáles son las ventajas de un diagrama SIPOC?
Los diagramas SIPOC aportan transparencia cuando el alcance de un proyecto está mal definido. Con esta herramienta visual, los participantes pueden ver fácilmente el proceso de principio a fin.
Un diagrama SIPOC proporciona una visión general que todos los miembros del equipo pueden consultar cuando sea necesario. Su creación alinea a los equipos en cuanto a quién se beneficia de un proceso y cómo funciona. El formato visual también proporciona una visión de conjunto ordenada cuando se explica un proceso a alguien que no está familiarizado con la actividad.
Para los ejecutivos, estos diagramas proporcionan un mapa de procesos de alto nivel para comprender las actividades, los actores que las apoyan y el producto final que resulta de estas actividades.
Comprender claramente cómo funcionan juntas las partes de una operación puede ser beneficioso al inicio de un nuevo proceso o negocio. Utiliza los diagramas SIPOC en el análisis de negocio para comprender el papel de los desarrolladores, las partes interesadas y otras personas.
Estos diagramas identifican el flujo de información, materiales, salidas de otros procesos y cualquier otra entrada pertinente, y le ayudan a encontrar y eliminar despilfarros y redundancias y a clarificar la cadena de valor.
También ayudan a identificar quién suministra los insumos y sus especificaciones. Y lo que es aún más importante, utilízalo para identificar a los clientes y sus necesidades; en otras palabras, para entender cómo tu proceso sirve a los clientes.
Muestra lo que es relevante para un proceso y saca a la luz sus lagunas. Los diagramas SIPOC también muestran los procesos actuales antes de que los equipos realicen cambios. Considera la posibilidad de crearlo antes de añadir pasos detallados al flujo de trabajo de tu proceso.
Ejemplo de diagrama SIPOC
Para ver un ejemplo de un diagrama SIPOC en acción, aquí están los componentes de un diagrama de creación de una entrada de blog para el sitio de una empresa. En esta organización, el departamento de arte crea las imágenes antes de que todo se envíe al editor.
Pero, ¿qué ocurre si se devuelven muchas imágenes para editar el texto o el contenido? ¿Debería el arte ir primero al editor? Un análisis SIPOC puede ayudarnos a comprender los posibles pasos de un nuevo proceso.
Proveedores: Redactor, editor, artistas gráficos, creadores de plantillas
Entradas: Ideas, libros, revistas, la Web, lápices, papel, tabletas, ordenadores portátiles, mesas, sillas
Proceso: El redactor recibe el encargo > El redactor redacta el borrador > El redactor solicita un diseño personalizado al artista > El artista crea las imágenes > El editor revisa las imágenes y el contenido del artículo
Salidas: Imágenes, artículo
Clientes: Departamento de producción web, departamento editorial, empresa propietaria del sitio web, clientes potenciales atraídos por el artículo.
Cómo crear un diagrama SIPOC
La creación de un diagrama SIPOC puede hacerse en equipo y en colaboración. Estos son los pasos clave para crearlo:
1. Empieza por el proceso que añade valor
Antes de empezar, asegúrate de etiquetar claramente los procesos que estás diagramando para reducir la confusión y las incertidumbres.
Antes de seguir adelante, debe tener claros los puntos inicial y final del proceso. Encontrar el inicio y el final debería ser fácil para los procesos existentes, pero no subestime las posibilidades de desacuerdo sobre dónde empiezan y terminan los procesos. Al ser continuos, la gente puede tener opiniones distintas sobre los puntos terminales.
A la hora de diseñar procesos futuros, hay que hacer las mejores conjeturas sobre los pasos que serán necesarios. Para que sea manejable, intente limitar el proceso a 4-5 pasos de alto nivel.
2. Determina los resultados clave del proceso
Para ello, formula las siguientes preguntas ¿Qué productos, servicios o información genera el proceso? ¿Ha creado este proceso estos outputs? ¿Podría haberlos creado otro proceso?
Limita tus opciones a los tres resultados principales del proceso. Utilice sustantivos para describir los productos sin añadir modificadores ni juicios de valor.
3. Define a tus clientes
Recuerda que, en el SIPOC, los "clientes" son las personas o entidades que se benefician de los resultados, incluidos los clientes literales, otros departamentos o procesos que reciben los resultados. Los clientes también pueden ser externos e internos. En otras palabras, los clientes son partes interesadas. Considera la posibilidad de añadir cualquier requisito de salida que especifiquen.
4. Enumera las entradas del proceso
Las entradas incluyen todo lo que sirve de apoyo al proceso. Intenta limitar la lista a 4-6 entradas principales. Los siguientes son ejemplos de entradas del proceso:
Herramientas
Materiales
Edificios
Funciones de los empleados
Equipos
Servicios
Servicios
Información
5. Identifica a los proveedores de las entradas
Los proveedores también pueden ser internos o externos. Por ejemplo, un diseñador externo puede crear una hoja de estilo para un nuevo sitio web, pero un desarrollador interno puede conectar la interfaz de usuario con la capacidad de procesamiento de pagos del backend.
Buenas prácticas para crear un diagrama SIPOC
Estas son algunas de las mejores prácticas para sacar el máximo partido a la creación de un diagrama SIPOC:
Reúne al equipo en persona o virtualmente
Crear este diagrama es un esfuerzo de colaboración. Es más, incluye a las personas que llevan a cabo los procesos. Ellos son los verdaderos expertos. En el caso de procesos nuevos, incluye a tus patrocinadores para que comprendan las implicaciones de las decisiones empresariales.
Limita el número de elementos en cada categoría del SIPOC
Las ideas más complejas pueden añadirse a un aparcamiento de la pizarra para considerarlas en el futuro.
Mantén un alto nivel
Normalmente, los equipos definen el proceso y pasan primero por la salida, el cliente, la entrada y los proveedores. Sin embargo, considera empezar con el análisis del cliente para explorar el valor añadido en un enfoque de análisis llamado COPIS (o SIPOC escrito al revés). Otro enfoque identifica primero el proceso y después el cliente. Otro método incluye los 3-5 requisitos principales del cliente.
Obtén feedback sobre tu diagrama
Comparte el diagrama SIPOC compilado con los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas para obtener su valoración antes de aplicar cualquier cambio en el proceso.
Aclara cualquier incógnita
Resiste el impulso de cambiar los procesos hasta que los entiendas. El diagrama SIPOC te ayuda a aclarar los procesos.
Por muy útiles que puedan resultar los diagramas SIPOC para lograr un acuerdo entre las partes interesadas sobre cómo funcionan las cosas, es posible que sigas necesitando otras herramientas para completar la mejora de los procesos. Cuando los diagramas SIPOC provoquen preguntas, busca otras herramientas como el análisis de los 5 porqués.