Action Plan
Was ist ein Action Plan?
Es ist aufregend, ein Projekt zu starten, aber auch ein bisschen überwältigend. Wie kommst du von einer großen Idee zu einem tatsächlichen Ergebnis?
Eine Möglichkeit, ein Projekt zu bewältigen, besteht darin, es in kleinere, überschaubare Aktionen aufzuteilen und zu verfolgen, wie du diese Aufgaben abarbeitest. Aktionspläne können dir helfen, diese Aufgaben zu planen und zu überwachen.
Ein Aktionsplan ist ein leistungsstarkes strategische Planung Tool für das Projektmanagement, das dir hilft, ein Ziel in umsetzbare Aufgaben zu unterteilen. Dieser enthält eine klare Liste von Aufgaben, Prioritäten, verantwortlichen Personen und benötigten Ressourcen. Dieser zeigt auch mögliche Hindernisse auf und wie du sie überwinden kannst.
Im Gegensatz zu anderen Managementinstrumenten, wie z. B. Gantt Diagrammen, die einen umfassenderen Überblick über den Projektzeitplan bieten, konzentriert sich ein Aktionsplan auf kurzfristige oder wiederkehrende Aufgaben, die so genannten Aktionspunkte.
Diese Aktionsplanschritte sind die Bausteine des größeren Projekts.
Einer der Hauptvorteile eines Aktionsplans ist, dass er eine große Idee in konkrete, umsetzbare Schritte umwandelt. Indem er diese Schritte in einfachen Worten beschreibt, ermöglicht es ein Aktionsplan jedem Teammitglied, den Plan erfolgreich zu befolgen. Da es sich um ein lebendiges Dokument handelt, kann eine Aktionsplan Vorlage während des gesamten Projektlebenszyklus aktualisiert werden, um veränderten Umständen oder erzielten Fortschritten Rechnung zu tragen.
Was ist der Zweck eines Aktionsplans?
Ein Aktionsplan dient als Roadmap, der dich und dein Team auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel begleitet. Dieser ermöglicht es dir, dich auf jeden einzelnen Schritt des Prozesses zu konzentrieren, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt.
Wie bei einem Kochrezept wird in einem Aktionsplan genau beschrieben, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, wann und wo sie erledigt werden müssen und warum sie für den Erfolg des Projekts wichtig sind. Durch die Klärung dieser Details sorgt ein Aktionsplan dafür, dass alle am Projekt Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
Manche sagen, Aktionspläne seien am besten für Projekte mit weniger strengen Fristen geeignet. Die Wahrheit ist, dass sie bei jedem Projekt hilfreich sein können, unabhängig vom Zeitrahmen.
Indem dieser Orientierung und Struktur bietet, kann ein Aktionsplan dir helfen:
organisiert und fokussiert zu bleiben
den Fortschritt zu verfolgen
verhindern, dass du wichtige Details übersiehst.
Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Umstände ändern
Aktionspläne für Projekterfolg und Prozessverbesserung
Effektives Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts, unabhängig von seiner Größe oder Komplexität. Eine Möglichkeit, den Projekterfolg zu sichern, ist die Kombination von Aktionsplänen mit verschiedenen Projektmanagement Tools und Methoden.
Im Folgenden werden wir untersuchen, wie Aktionspläne mit verschiedenen Projektmanagement Tools und Methoden zusammenarbeiten können, um den Projekterfolg zu sichern und die Prozessverbesserung zu fördern.
Agile Sprints
Agile ist ein iterativer Ansatz für das Projektmanagement, bei dem die Arbeit in kleinere, überschaubare Abschnitte, sogenannte Sprints, aufgeteilt wird. Jeder Sprint dauert in der Regel zwei bis vier Wochen, in denen ein funktionsübergreifendes Team zusammenarbeitet, um Aufgaben zu erledigen. Am Ende jedes Sprints liefert das Team ein funktionierendes Produkt, das den Anforderungen des Kunden entspricht.
Um Sprints effektiv zu managen, müssen die Teams ein Sprint Backlog erstellen, in dem die Aufgaben aufgeführt sind, die für die Fertigstellung jedes Sprints erforderlich sind. In dieser Phase kommen Aktionspläne ins Spiel.
Indem sie die Aufgaben für jedes Sprint-Backlog-Element detailliert auflisten, können die Teams sicherstellen, dass jeder Sprint pünktlich abgeschlossen wird, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Software Entwicklungsteam arbeitet an einem Projekt, bei dem es um die Entwicklung einer neuen Funktion für sein Softwareprodukt geht. Das Team kann einen Aktionsplan erstellen, in dem die Aufgaben für jeden Sprint Backlog Punkt aufgeführt sind. Dazu können Aufgaben wie die Gestaltung der Benutzeroberfläche, die Entwicklung der Backend-Funktionalität und die Durchführung von Benutzertests gehören.
Kanban Boards
Kanban Boards sind ein visuelles Projektmanagement Tool, das Spalten und Karten verwendet, um Arbeitsaufgaben darzustellen. Das Board ist normalerweise in Spalten wie "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt" unterteilt. Auf dem Board werden dann Karten platziert, die einzelne Aufgaben oder Arbeitsschritte darstellen.
Wenn du einen Aktionsplan mit einem Kanban Board verwendest, kannst du eine nachvollziehbare visuelle Checkliste der Aufgaben erstellen. Während du die Karten über das Board schiebst, kannst du deinen Aktionsplan aktualisieren, um deinen Fortschritt widerzuspiegeln. So kannst du Engpässe erkennen, Aufgaben nach Prioritäten ordnen und sicherstellen, dass alles wie geplant vorankommt.
Stell dir zum Beispiel vor, du leitest eine Marketingkampagne für die Einführung eines neuen Produkts. Du könntest ein Kanban Board mit Spalten für "Recherche", "Texten", "Design" und "Veröffentlichung" erstellen. Dann könntest du einen Aktionsplan mit einer detaillierten Checkliste der Aufgaben für jede Spalte erstellen. Während du die Karten über das Board schiebst, kannst du deinen Aktionsplan aktualisieren, um deinen Fortschritt widerzuspiegeln und sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg für eine erfolgreiche Einführung ist.
Kaizen Events
Kaizen Events sind teambasierte Verbesserungsaktivitäten, die darauf abzielen, Verschwendung in einem Prozess zu erkennen und zu beseitigen. Sie können u.a. dazu dienen, die Qualität zu verbessern, die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Sicherheit zu erhöhen. Indem sie die Teammitglieder in den Prozess einbeziehen und sie ermutigen, ihre Ideen und Erkenntnisse mitzuteilen, können Kaizen Events in kurzer Zeit zu erheblichen Verbesserungen führen.
Um sicherzustellen, dass die während eines Kaizen Events ermittelten Verbesserungen erfolgreich umgesetzt werden, ist es wichtig, einen Aktionsplan zu verwenden. Der Aktionsplan sollte detailliert aufführen, welche Aufgaben zur Umsetzung der einzelnen Verbesserungen erforderlich sind, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese abgeschlossen sein müssen. Das hilft dem Team, sich zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die gewünschten Verbesserungen erreicht werden.
Stell dir zum Beispiel vor, dass ein Team eine Kaizen Veranstaltung abhält, um die Effizienz eines Produktionsprozesses zu verbessern. Eine der Verbesserungen besteht darin, ein neues Werkzeug einzuführen, mit dem eine bestimmte Aufgabe automatisiert werden kann. Das Team erstellt einen Aktionsplan, in dem die erforderlichen Schritte zum Kauf, zur Installation und zum Testen des neuen Werkzeugs beschrieben werden. Der Aktionsplan weist den Teammitgliedern auch bestimmte Aufgaben zu und legt Fristen für die Fertigstellung fest. Anhand des Aktionsplans kann das Team den Fortschritt verfolgen, das neue Werkzeug erfolgreich einführen und die gewünschte Verbesserung erreichen.
DMAIC Six Sigma
DMAIC Six Sigma ist ein strukturierter Ansatz zur Prozessverbesserung, der fünf Phasen umfasst: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern.
In der Definitionsphase geht es darum, das Problem, die Projektziele und die Kundenanforderungen zu ermitteln. Die Phase Messen konzentriert sich auf die Datenerfassung und -analyse, um den aktuellen Zustand des Prozesses zu verstehen.
Die Phase Analysieren zielt darauf ab, die Ursachen des Problems zu ermitteln und mögliche Lösungen zu entwickeln.
Die Phase Verbessern beinhaltet das Testen und Umsetzen der gewählten Lösung(en), und die Phase Kontrollieren zielt darauf ab, die Verbesserungen aufrechtzuerhalten und den langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Um DMAIC effektiv umzusetzen, kann ein detaillierter Aktionsplan erstellt werden, um die Fortschritte in der Verbesserungsphase zu überwachen. Dieser kann spezifische Aufgaben, Zeitpläne und verantwortliche Teammitglieder enthalten, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht.
SIPOC Diagramme
SIPOC Diagramme bieten eine übersichtliche Darstellung eines Prozesses, die dir hilft, die wichtigsten Komponenten und ihre Wechselwirkungen zu erkennen. Das Akronym steht für Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden.
Wenn du einen Prozess mithilfe eines SIPOC Diagramms abbildest, kannst du besser verstehen, wie er funktioniert, wer daran beteiligt ist und welche Ergebnisse er hervorbringt. Dies kann ein nützliches Instrument sein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und den Prozess zu straffen.
Sobald du die verbesserungswürdigen Bereiche ermittelt hast, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan zu erstellen, um die notwendigen Änderungen umzusetzen. Der Aktionsplan sollte die Schritte aufführen, die erforderlich sind, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, und einen Zeitplan enthalten.
Nehmen wir zum Beispiel an, du hast mit Hilfe eines SIPOC Diagramms einen Engpass in deinem Produktionsprozess identifiziert. Du kannst einen Aktionsplan erstellen, um dieses Problem zu beheben, indem du die notwendigen Maßnahmen zur Behebung des Engpasses festlegst und die Verantwortlichkeiten für jede Maßnahme zuweist. Anschließend kannst du den Fortschritt des Plans verfolgen und ihn anpassen, um seinen Erfolg sicherzustellen.
So schreibst du einen Aktionsplan
Wenn du einen Aktionsplan schreibst, solltest du das Team in den Schreibprozess einbeziehen und der Zusammenarbeit Vorrang einräumen, denn das kann helfen, die Teammitglieder zu motivieren und sie stärker zur Verantwortung zu ziehen.
Unabhängig davon, ob du bei Null anfängst oder eine Aktionsplan Vorlage ausfüllst, gibt es einige weitere wichtige Schritte, die du beachten solltest:
Einer der ersten Schritte besteht darin, dein Endziel zu definieren und darauf zu achten, dass es spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) ist.
Als Nächstes unterteilst du die Aufgaben in kleinere, überschaubare Teile und legst Fristen fest, um sicherzustellen, dass du auf Kurs bleibst.
Lege Meilensteine fest, die zum Hauptziel führen, da sie den Teammitgliedern Orientierung bieten und sicherstellen, dass du auf dem Weg zum Endziel vorankommst.
Bestimme die notwendigen Ressourcen, einschließlich Personal und Material, um sicherzustellen, dass der Plan erfolgreich umgesetzt werden kann, und stelle sie bereit.
Liste mögliche Hindernisse auf und plane Eventualitäten, um alle Probleme zu lösen, die während der Umsetzung auftreten können.
Verwende eine Aktionsplan Vorlage, um den Plan zu dokumentieren und ihn mit einem Flussdiagramm oder Kanban Board zu visualisieren.
Verfolge den Fortschritt und aktualisiere den Plan regelmäßig mit Online Tools.
Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du einen gut organisierten, leicht lesbaren Aktionsplan erstellen, der leicht aktualisiert werden kann und für alle Beteiligten zugänglich ist.
Hier ist ein Beispiel für einen Aktionsplan:
Ziel: Bei jeder Aktualisierung sicherstellen, dass die Website die richtigen Stylesheet-Zeichen für die lokalisierten Versionen verwendet und nicht verstümmelt erscheint.
Aufgabe 1:
Aufgabe: Kopiere für neue Seiten die "Standard-Webseitenvorlage".
Datum: Bei der Erstellung von Seiten
Verantwortlicher: Schreiber
Aufgabe 2:
Aufgabe: Stelle sicher, dass jede neue Webseite einen Link zu CSS2 enthält.
Datum: Eine Woche vor der Veröffentlichung.
Verantwortlicher: Upload-Spezialist
Aufgabe 3:
Aufgabe: Bestätige, dass CSS2 auf den Freigabeserver hochgeladen wurde.
Datum: Eine Woche vor der Veröffentlichung.
Verantwortlicher: Upload-Spezialist
Best Practices für das Schreiben eines Aktionsplans
Bei der Ausarbeitung des Plans solltest du die folgenden Best Practices beachten:
Achte darauf, dass dein Aktionsplan leicht zu verstehen und zu befolgen ist. Vermeide Fachjargon oder komplexe Sprache, die Teammitglieder oder Interessengruppen verwirren könnte.
Beziehe die relevanten Interessengruppen frühzeitig in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen und ein gemeinsames Verständnis von den Zielen und den gewünschten Ergebnissen des Aktionsplans haben.
Konzentriere dich zuerst auf die wichtigsten Aktionspunkte und sorge dafür, dass sie pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Tipp: Nutze das Pareto-Prinzip (80/20-Regel), um die 20 % der Aktionspunkte zu ermitteln, die 80 % der Wirkung erzielen werden.
Erkenne an, dass Aktionspläne nicht in Stein gemeißelt sind und möglicherweise angepasst werden müssen, wenn sich die Umstände ändern. Plane eine gewisse Flexibilität ein, um auf unerwartete Herausforderungen oder neue Informationen während des Umsetzungsprozesses reagieren zu können.
Beschleunige deine Aktionspläne mit Miro
Mit Miro kannst du einen Aktionsplan erstellen, der genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das Ausfüllen einer Aktionsplan Vorlage bietet dir eine Orientierungshilfe bei der Dokumentation deines Plans und ermöglicht es dir, einfach Notizen einzugeben, Grafiken und Diagramme hinzuzufügen und den Fortschritt zu verfolgen.
Miro macht es dir leicht, deinen Planungsprozess mit nachvollziehbaren Listen zu starten, die an einem zentralen Ort gespeichert werden können, so dass Teammitglieder und andere Beteiligte den Plan effizient abrufen und aktualisieren können. Mit Miro kannst du deinen Aktionsplanprozess rationalisieren und die Zusammenarbeit verbessern, damit dein Team auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht.