قالب مصفوفة أيزنهاور
حدّد المهام التي يجب أن تقوم بها أوّلاً، والمهام التي يمكنك تفويضها، والمهام الاختيارية باستخدام مصفوفة أيزنهاور. رتّب المهام بحسب أولويّتها، أو قم بالّتفويض مثل المحترفين (أو مثل الرّئيس).
معلومات عن قالب مصفوفة أيزنهاور
مررنا جميعاً بتلك الحالة: تبدأ يومك وأنت غارق في المهام التي تحتاج إلى إنجازها والتي لا تعرف من أين ستبدأ بها. تتراكم رسائل البريد الإلكتروني ولديك مهام يجب تنفذيها. … كيف يمكنك الفرز ضمن الفوضى؟ تعرَّف على، مصفوفة أيزنهاور، إطار عمل لاتّخاذ القرار صمّمه الرئيس الأمريكي السابق دوايت ديفيد أيزنهاور.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول مصفوفة أيزنهاور.
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
تساعدك مصفوفة أيزنهاور في ترتيب المهام بحسب الأولويّة استنادًا إلى مدى الحاجة إليها وأهمّيتها. بدلاً من أن تعاني لتعرف التّرتيب الذي يجب أن تنجِز فيه مهامك، حدّد أيّاً منها عاجلة وأيّاً منها يمكن تفويضها وأيها اختياري.
كما يشير الاسم، تستند مصفوفة أيزنهاور إلى المبادئ التي أنشأها الرّئيس دوايت ديفيد أيزنهاور. بشكل عام، حدَّدَ أيزنهاور الأولويّةَ استنادًا إلى الاستعجال والأهمّية. تمّ فيما بعد تنظيم هذه القاعدة الأساسيّة البسيطة والقويّة في المصفوفة.
متى يجب استخدام مصفوفة أيزنهاور
عند بدء يومك، قد تجد أنّه من المفيد رسم مصفوفتي أيزنهاور، واحدةٌ للمهام الشّخصية والأخرى للمهام المهنيّة. حدّد لنفسك ما لا يزيد على ثماني مهام لكلّّ ربع، وقبل إضافة مهمّة أخرى، فكّر فيما إذا كان عليك إنجاز المهام الأوليّة في البداية.
قم بتحديث مصفوفاتك على مدار اليوم. لكن احرص على عدم قضاء الكثير من الوقت فيها. الجميع مخطئون بمماطلتهم في إعداد قوائم المهام! خصّص قدراً معيّنًا من الوقت لمصفوفتك، ربما خمس أو عشر دقائق في الصّباح وخمس أو عشر دقائق أخرى على الغداء لتجنب الإفراط في التّفكير فيها.
أنشئ مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك
من السّهل إنشاء مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك. منصّة التّعاون الافتراضيّة من Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب مصفوفة أيزنهاور، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء القالب الخاص بك.
الخطوة 1: املأ الرّبع (افعل أوّلاً)
المهام في الرّبع العلوي الأيسر هي الأكثر أهمّية. فهي بحاجة إلى إتمامها اليوم. على سبيل المثال، قم بالإجابة على بريد إلكتروني عاجل من رئيسك، أو حدّد موعدًا مع الطّبيب.
الخطوة 2: املأ الربع (جَدْوِلْ)
المهام في الرّبع العلوي الأيمن مهمّة ولكنّها ليست عاجلة. هي الأشياء التي يمكنك جدولتها للمستقبل، والتي تحتاج إلى وضعها في تقويمك. يمكن أن يندرج ضمن هذه الفئة الالتقاء مع صديق أو اجتماع مع زميل عمل حول موضوع غير عاجل. يجب أن يقع الجزء الأكبر من مهامك في هذا الربع.
الخطوة 3: املأ الرّبع (فَوِّض)
الرّبع السّفلي الأيسر مخصّص للمهام التي ليست بأهمية المهام العاجلة، لكن يجب القيام بها على الفور. تأكّد من متابعة المهام المفوّضة، لضمان تنفيذها بشكل صحيح. إذا دُعيت إلى اجتماع، فيمكنك تفويض المهمّة بالطّلب من أحد زملائك في الفريق حضور الاجتماع بدلاً منك.
الخطوة 4: أكمل الرّبع (لا تفعل)
الرّبع السّفلي الأيمن مخصّص للمهام التي لا تحتاج إلى القيام بها على الإطلاق. فكّر بالمهام التي تسمح لك بالمماطلة وتمنعك من إنجاز الأمور. قد تندرج ضمن هذه الفئة أشياء مثل تصفُّح وسائل التّواصل الاجتماعي.
الخطوة 5: أعد تقييم مصفوفتك على مدار اليوم.
كرّر المصفوفة كلّما دعت الحاجة. قد تتغيّر أولوياتك خلال اليوم؛ فلا تتردّد في استخدام القالب لإضافة المهام أو نقلها أو تغييرها بسرعة مع تطوّر جدولك الزمني.
Can the Eisenhower Matrix be used for team projects?
Absolutely. The matrix is not limited to individual task management. It is a powerful tool for teams to align on priorities and ensure that everyone is focused on the right tasks.
Is the matrix suitable for personal and professional use?
Yes, the Eisenhower Matrix is versatile and can be used in both personal and professional contexts to manage any type of task effectively.
How often should the matrix be updated?
It is recommended to review and update the matrix regularly, ideally at the start of each day or week, to reflect the evolving priorities and tasks.
Is there a preferred format for presenting the information within the template?
It's essential to keep your Eisenhower Matrix organized, clear, and easy to read. Miro enables you to add visual assets and color-code stickies for better visibility.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تخطيط الميزات
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Agile Methodology, Product Management
الميزات هي ما يجعل المنتج أو الخدمة ممتعة، لكن إضافة ميزات جديدة ليست أمرًا سهلاً. يتطلّب الأمر العديد من الخطوات—كالتّفكير والتّصميم والتّحسين والبناء والاختبار والإطلاق والتّرويج—وكذلك العديد من أصحاب المصلحة. يتيح لك تخطيط الميزات وضع عمليّة سلسة ومُحكَمَة موضع التّنفيذ، بحيث يمكنك إضافة ميزة بنجاح، وتقليل الوقت والموارد المستهلكة لإجراء ذلك. وهذا ما يجعل قالب تخطيط الميزات الخاص بنا نقطة انطلاق ذكيّة لأي شخص يتطلّع إلى إضافة ميزات جديدة للمنتج، وخاصّة أفراد فِرق الإنتاج والهندسة والتّسويق والمبيعات.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.
قالب البحث
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Desk Research, Product Management
غالبًا ما تحتاج الفِرَق إلى توثيق نتائج جلسات اختبار قابليّة الاستخدام ومقابلات العملاء في قالب بحث منظّم ومرِن للمستخدم. يؤدّي تجميع ملاحظات الجميع في موقع مركزي إلى تسهيل مشاركة الأفكار على مستوى الشّركة واقتراح ميزات جديدة بناءً على احتياجات المستخدم. يمكن استخدام قوالب البحث لتسجيل البيانات الكميّة أو النّوعيّة. عندما تكون وظيفتك هي طرح الأسئلة، وتدوين الملاحظات، ومعرفة المزيد عن المستخدم، والاختبار بشكل متكرّر، يمكن أن يساعدك قالب البحث في التحقُّق من صحّة افتراضاتك، وإيجاد أوجه التّشابه بين المستخدمين المختلفين، وتوضيح نماذجهم العقليّة واحتياجاتهم وأهدافهم.
قالب التّخطيط الإستراتيجي
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning, Leadership, Project Planning
ستستفيد من قالب التّخطيط الإستراتيجي، كلما كنت بحاجة إلى تحديد أهدافك وتعريف الخطوات التي ستحتاجها لإنجاز هذه الأهداف. يُرشدك قالب التّخطيط الإستراتيجي أنت وفريقك من خلال التمارين فيساعدك في تقييم وضعك الحالي، وتحديد أهدافهم المستقبلية ووضع خطة تساعدهم على بلوغ تلك الأهداف. عمومًا، تأخذ الإستراتيجية في الحسبان الأهداف أو الأسباب للقيام بشيء ما في حين يشير التّخطيط إلى الأفعال المحدّدة التي ستتخذها لتحقيق هدف معين. لكن مع التّخطيط الإستراتيجي، أنت تأخذ كليهما بعين الاعتبار وفي الوقت نفسه.
قالب خارطة طريق تطوير المنتج
: يعمل بشكل أفضل مع
Product Management, Software Development
تغطّي خرائط طريق تطوير المنتج كلَّ ما يحتاج فريقك إلى تحقيقه عند تقديم منتج إنطلاقاً من المفهوم وصولاً إلى الطّرح في السّوق. خارطة طريق تطوير المنتج الخاصّة بك هي أيضاً أداة لتحقيق التّوافق ضمن الفريق، تقدِّم الإرشاد والقيادة لمساعدة فريقك في التّركيز على توازن ابتكار المنتج وتلبية احتياجات العملاء. يعمل استثمار الوقت في إنشاء خارطة طريق تركِّز على مراحل تطوير المنتج على مساعدة فريقك في إيصال رؤيتهم إلى قادة الأعمال والمصمِّمين والمطوِّرين ومدراء المشاريع والمسوّقين وأي شخص آخر يؤثر في تحقيق أهداف الفريق.
قالب تقرير كايزن (kaizen)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Documentation
ما الذي يجعل الشّركة عظيمة؟ تعلم الشركات أنه لا بد من تعزيز عظمتها والحفاظ عليها — ما يعني أنها لا تتوقف أبدًا عن العمل بهدف التّحسين. استخدم تقرير كايزن (kaizen) فهو أداةٌ مثاليّة إذا كنت تمثّل إحدى تلك الشركات (أو تطمح إلى ذلك). يقوم بإنشاء دليل مرئي بسيط لأنشطة التّحسين المستمر على مستوى الفريق والإدارات والمؤسّسات. باستخدام نهج تقرير كايزن (kaizen)، يقوم كل موظّف في المؤسّسة بتدقيق عمليّاته الخاصّة ويفهم ما قد يُغفله، ما يجعل هذه أداة قويّة لزيادة المساءلة على جميع المستويات.