قالب مصفوفة أولويّات العمل
حدّد أولويّات المهام للتّركيز عليها، بناءً على التّأثير والجهد.
Trusted by 65M+ users and leading companies
معلومات حول قالب مصفوفة أولويّات العمل
مصفوفة أولويّات العمل هي شبكة تمكّنك من تحديد أولويّات المهام لتحقيق أقصى استفادة من وقتك ومهاراتك وجهودك وموهبتك.
نادراً ما يُتاح الوقت للأعضاء في الفِرق متعدّدة الوظائف لإنهاء كل طلب يتمّ تقديمه أو مشروع تمّ البدء به. من خلال اختيار ما تستثمر فيه الوقت والجهد بعناية، يمكنك المُضيّ قُدمًا في المهام ذات القيمة العالية وترك المهام التي لا تُحدث تأثيرًا أو مساهمة ملحوظة.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن مصفوفات أولويّات العمل.
ما هي مصفوفة أولويّات العمل؟
تساعدك مصفوفة أولويّات العمل في تحديد أولويّات المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها.
تحتوي هذه المصفوفة عادة على أربعة أرباع:
المكاسب السّريعة (تأثيرٌ عالٍ، جهدٌ منخفض):
ركّز على تلك – المشاريع التي تمنحك عائدًا كبيرًا على استثمار القليل من الوقت والجهد.
المشاريع الكبرى (تأثيرٌ عالٍ، جهدٌ عالٍ):
المهام الأكبر التي من المُحتمل أن تقدّم عوائد عالية على الاستثمار، ولكنّها تستغرق وقتًا أطول (ويمكن أن تطغى على أي مكاسب سريعة).
البدائل (تأثيرٌ منخفض، جهد منخفض):
قم بتفويض هذه المهام، أو ركّز عليها فقط إذا كان لديك وقت فراغ.
المهام غير المرغوب بها (تأثيرٌ منخفض، جهدٌ عالٍ):
من الأفضل تجنُّب – المهام التي تستهلك الوقت والطّاقة وتجاهلها للتّركيز بدلاً من ذلك على المكاسب السّريعة.
يمكنك تسجيل كلّ مهمّة في الشبكة بدءًا من 0 (تاثير منخفض، جهد عالٍ) إلى 10 (أقصى تأثير، أقصى جهد). يمكن أن يساعدك هذا النّظام في رسم الشّبكة بدقّة أكبر، ويسهّل تحديد أولويّاتك.
متى تستخدم مصفوفة أولويّات العمل
يمكن لفِرَق المنتَج (وأيّ شخص يتعاون مع مدراء المنتجات) استخدام مصفوفة أولويّات العمل للأغراض التّالية:
قياس التّأثير (مثل المبيعات والرّبحيّة والحالة المعنويّة وتصوُّر العملاء) مقابل الجهد (مثل الوقت والتّكاليف والعقبات القانونيّة والتّعقيد التّنظيمي)
مساعدة الفِرَق أو المساهمين الفرديّين على المُضيّ قُدمًا من خلال إعطاء الأولويّة لمجموعة كبيرة من المهام أو الأفكار
تشجيع الفِرَق أو المساهمين الفرديّين على اتّخاذ القرارات بناءً على خبرتهم وتجاربهم بدلاً من العوامل الخارجيّة
اكتشاف نسبة منطقيّة بين التّأثير والجُهد فيما يخصّ الحلول والأفكار المُحتملة
تُمكِّنك مصفوفات أولويّات العمل بوصفها أداة لإدارة الوقت من تصوُّر كيفيّة تركيز طاقتك على ما سيفيد مساهمات الفريق والأفراد.
أنشئ مصفوفة أولويّات العمل الخاصّة بك
من السّهل إنشاء مصفوفة أولويّات العمل. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطط المثالي لإنشاء المصفوفة ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب مصفوفة أولويّات العمل، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.
1. اطلب من فريقك ابتكار أفكار أو مهام جديدة على الملاحظات اللّاصقة. يمكن أن يستخدم أفراد الفريق ملاحظات لاصقة مرمّزة بالألوان لتسجيل المهام ذات الأولويّة العالية والمنخفضة.
2. اختر ميسّراً للمجموعة لفرز الأفكار. يمكن للميسّر (على سبيل المثال، القائد أو المدير) مراجعة كلّ مهمّة وإعادة تعيينها في الرّبع المتعلّق بها. إذا تشابهت بعض الأفكار، فقم بدمجها في ملاحظة لاصقةٍ واحدةٍ موجَزة.
3. اسأل زملاءك ما الذي يمكن أن يساعدهم في إنجاز كل مهمّة. هل يحتاجون إلى المزيد من الوقت أو الدّعم أو الموارد لتطبيق فكرة على أرض الواقع؟ احصل على مُدخلات إضافيّة من أعضاء الفريق لمعرفة ما إذا كان مشروع رئيسيّ أو مهمّة بديلة يمكن أن تستخدم تعزيزاً لتسهيل إكمالها.
4. اعملوا كمجموعة لوضع الأفكار في المخطّط. أعيدوا كمجموعة ترتيب الأفكار الموجودة في الملاحظات اللّاصقة بحسب الجدوى والأهمّية. راقب المهام أو الأفكار التي ستصبح في النّهاية ذات أولويّة عالية أو منخفضة. كما يمكنك تعيين درجة لكلّ مهمّة على مقياس من 1 إلى 10، بدءاً من الجهد أو الأهمّيّة المنخفضة إلى أقصى جهد وأهمّية.
5. قم بتخصيص أفراد المجموعة بالمهام وفقاً لذلك – وتابع للحفاظ على استمرار النّشاط. يمكنك استخدامه لتخصيص المهام ذات الصّلة من خلال وضع علامات على أفراد فريق العمل. كما يمكنك استخدامه لوضع علامة على أعضاء فريق المشروع أو غيرهم ممّن تمّت مشاركة لوحة أو مشروع معيّن معهم. قم بمراجعة اللّوحة في أي وقت تتغيّر فيه الأولويّات، لإعادة تنظيم فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب البحث والمحاكاة والتّحليل
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Desk Research, Product Management
يُعدُّ أداء واجبك (الذي يُعرف أيضًا باسم البحث) خطوةً أساسيّة في عمليّة التّصميم الخاصّة بك، وسيساعدك نهج البحث والمحاكاة والتّحليل في اختبار هذه الخطوة وتنظيمها وتبسيطها. باستخدام هذه الأداة الفعّالة ستتمكّن من تحديد نقاط قوّتك ونقاط ضعفك، وما الذي فعلته بشكل صحيح أو خاطئ، وما إذا كنت قد قضيت الوقت بشكل فعّال. سيسهّل لك قالب البحث والمحاكاة والتّحليل اكتشافَ مصادر الإلهام، وتصميم النّماذج، والحصول على الملاحظات — يمكنك البدء بإعداد اللّوحة الخاصّة بك في أقلّ من دقيقة.
قالب تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Ideation, Brainstorming
العصف الذّهني هو جزء كبير من عمليّة التّفكير. لكن لا يستطيع الجميع تقديم أفضل ما لديهم بصوت عالٍ وعلى الفور، متحدّثين عن أفكارهم ومستفيدين من أفكار الآخرين. تدوين الأفكار حلٌّ رائعٌ للمفكّرين المبدعين الأكثر انطوائيّة. يدعو هذا النّهج والقالب المشاركين إلى التّفكير بهدوء وتدوين أفكارهم، ثم تمريرها إلى شخص آخر يقرؤها ويضيف إليها. وهكذا ستحصل على أفكار من الجميع—وليس فقط من الأشخاص الذين يتحدّثون عن أفكارهم بصوت عالٍ.
قالب المنهج الدّراسي
: يعمل بشكل أفضل مع
Education
المنهج الدّراسي هو دليل موجز للدّورة التّدريبية الخاصّة بك، بما في ذلك التوقُّعات بالنسبة لطلّابك والقراءات التي سيكملونها خلالها، وبيان المهمّة أو وصف الدّورة التّدريبيّة. يحدّد المنهج الدّراسي أيّة سياسات يجب على طلابك اتّباعها أثناء الدّورة التّدريبية، والقواعد واللّوائح التي تنطبق عليهم، وأي شيء آخر يجب أن يعرفوه. المنهج الدّراسي أداة قيّمة لتوجيه طلّابك، ومن المهم أن يكون واضحًا وسهل الفهم. استخدم قالب المنهج الدّراسي لتبسيط عمليّة إنشاء منهج دراسيّ سهل وبسيط للدّورة التّدريبيّة الخاصّة بك.
قالب مصفوفة How Now Wow
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Product Management, Prioritization
لا توجد أفكار سيّئة في العصف الذّهني — ولكن بعضها أكثر أصالةً وأسهل في التّنفيذ. مصفوفة How Now Wow هي أداة تساعدك في تحديد تلك الأفكار العظيمة وتنظيمها، بالإضافة إلى إعادة تنشيط فريقك للتّفكير بشكل إبداعي والمجازفة (وهو أمر يصعب تنفيذه عند توسيع نطاق عملك). احصل على هذا القالب لإنشاء مصفوفة خاصّة بك، ثم قم بتصنيف الأفكار التي أنشأتَها في عمليّة العصف الذّهني على أنها "How" (يصعب تنفيذها) أو "Now" (سهل التّنفيذ) أو "Wow" (أصيل وسهل التّنفيذ).
قالب الاستعراض السريع لسير العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Retrospectives, Meetings
يمكّنك قالب استعراض سير العمل من عقد اجتماعات ذات جدوى، وتقييم عملك، وتكرار ذلك بشكل فعال. اكتسب مصطلح "استعراض سير العمل" شعبية على حساب مصطلحي "بيان المعلومات" و"التحليل اللاحق" الأكثر شيوعًا، وذلك لأنه أكثر حيادية من المصطلحات الأخرى . تشير بعض الفرق إلى هذه الاجتماعات بأنها "استعراض سريع لسير العمل" أو "استعراض متكرر لسير العمل" أو "استعراض بطريقة أجايل (Agile) لسير العمل". سواء كنت من فريق سكرام، أو تستخدم منهجية أجايل في عملك، أو تقوم بنوع معين من استعراض سير العمل (على سبيل المثال: mad, sad, glad retrospective)، تبقى الأهداف كما هي عمومًا وتتمثل في: اكتشاف ما سار بشكل جيد، وتحديد السبب الرئيسي للمشكلات التي واجهتك، وإيجاد طرق لتحقيق أداء أفضل عند تكرار العمل.