워크플로우 템플릿
워크플로우 템플릿은 협력을 쉽게 만들어 줍니다. 프로젝트의 상태를 파악하고 팀의 진행 상황을 바로 확인할 수 있도록 도와줍니다. 이는 원격이나 하이브리드 업무를 하는 팀을 위한 최적의 도구입니다.
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워크플로우 템플릿 소개
디지털 사회에서는 협력에 대한 필요성이 높아집니다. 고도의 협력을 실현하여 온라인 환경에서도 좋은 결과를 창출하게 됩니다. 워크플로우 프로세스 템플릿을 작성할 때는 아무 제약 없이 프로세스를 관리하고 빠르게 반복하는 간결한 방법을 생각하는 것이 필요합니다. 그리하여 많은 프로젝트 관리자, 마케팅 담당자가 이 템플릿을 사용해 프로세스의 정보를 공유하여 프로젝트를 실행할 때 효율성을 높일 수 있습니다. 워크플로우 템플릿에 대해 자세히 알고 싶으시면 아래의 내용을 확인해주세요.
워크플로우 템플릿은 무엇인가요 ?
워크플로 템플릿은 프로젝트를 완료하는데 필요한 단계, 리소스, 타임라인, 역할의 개요를 설명하는 프로젝트 관리 도구입니다. 사업 프로세스나 디자인 프로젝트와 같이 여러 단계를 거치는 프로젝트에 사용될 수 있습니다. 또한 목표를 달성하기 위한 행동을 계획하고 이러한 행동을 완성하기 위한 타임라인조정에 적합합니다. 디지털 팀의 요구를 충족시키기 위해 워크플로우 템플릿을 사용해 팀의 모든 사람이 승인이 필요한 사안과 생산할 준비가 된 것이 무엇인지 알고 인식하도록 합니다.
워크플로우 템플릿을 사용하는 방법
워크플로우 템플릿은 보류 중, 진행 중, 검토 필요, 승인의 4가지 부분으로 나뉩니다. 각 워크플로우 단계를 개별로 작성하여 적절한 부분에 배치하여 적합한 팀 구성원에게 배정되게 됩니다. 작업이 끝나면 거기서부터는 워크플로우 프로세스 사이에서 업무를 이동하는 것만이 남게 됩니다. 여러분이 디자이너나 크리에이티브 운영 매니저는 디자인 워크플로우를 정리하여 하나의 보드에서 화면과 상태를 관리할 수 있습니다. 화면을 끌어오거나 드랍해서 진행 상황을 파악하고 팀 전원과 정보를 공유할 수 있습니다.
워크플로우 프로세스 템플릿을 구성하는 5가지 핵심 요소
워크플로우를 만드는 방법은 여러 가지가 있지만 일반적으로 다음 기본 구성 요소가 포함되어 있습니다. 새로운 워크플로우 차트용 템플릿을 작성할 때 확인이 필요한 질문을 모아봤습니다.
1. 관계자
관계자가 누구인지 시작하기 전에 팀 전체가 자신의 역할을 이해하고 있는 것이 중요합니다. 관계자를 명확히 하고 그들의 역할 범위를 제시하세요. 감시 역할은 누가 하는지 검토 담당은 누구를 포함할지 문제가 발생했을 경우 누가 대응할지 등입니다.
2. 브레인스토밍
어떻게 아이디어를 브레인스토밍하나요? 배경정보의 정보 출처는 어디인지 어디에서 오나요? 마케팅이나 디자인 팀에서 작업을 하거나 TV 방송이나, 팟캐스트 그 외의 창의적인 활동 제작을 하는 중이라면 브레인스토밍 세션의 형식을 처음부터 결정하는 것이 중요합니다. 또한 아이디어를 저장하는 장소와 편집자, 편집 내용의 결정자를 확인하는 데도 도움이 됩니다.
3. 타임라인
타임라인은 어떤가요? 중요한 이정표나 특정 프로젝트의 대략적인 개요를 작성하세요. 필요한 검토나 각 검토 마감일을 메모하세요. 각 이정표의 체크리스트를 만들면 언제 다음으로 넘어가도 좋을지 알 수 있습니다.
4. 소통
팀과 어떻게 소통할지 매주 체크인 미팅을 할지 회의에 참여할 필요가 있는 사람은 누군지 매주 메일로 최신 정보를 송신하는 것이 좋을지 결정할 수 있고 나중에 반복도 가능합니다.
5. 리소스
성공에 필요한 리소스는 무엇인가요? 리소스에는 도구, 다양한 기능을 하는 파트너, 예산, 기타 요구 사항이 포함될 수 있습니다.
워크플로우가 알기 쉽고 확장할 수 있는 건가요? 워크플로우를 정기적으로 확인하세요. 모든 것을 최신으로 유지하고 워크플로우 작업이 사업과 함께 확대할 수 있도록 만드세요. 워크플로우 연수를 받은 신규 채용자의 피드백을 반영하세요.
워크플로우 프로세스 템플릿의 네 가지 이점
1. 효과적인 협업
프로젝트 관리는 복잡하고 번거로운 절차입니다. 관계자가 자신의 역할과 책임을 파악하는 것은 어렵고 중복하여 문제가 발생할 수 있습니다. 좋은 생산 워크플로우 프로세스 템플릿은 불확실성을 줄여 줍니다. 의심의 여지가 있으면 팀이나 다양한 기능을 하는 파트너는 워크플로우를 참조하여 다음 단계를 이해할 수 있습니다.
2. 신입 직원 교육
워크플로우가 있으면 신입 직원 교육을 쉽게 할 수 있습니다. 복잡한 생산 절차의 각 단계를 기억할 필요 없이 워크플로우 프로세스 템플릿을 통해 신입 직원에게 업무를 안내할 수 있습니다. 직원 교육에 일관성을 유지하고 신입 직원이 업무에 도입할 수 있도록 해줍니다.
3. 프로세스의 결함 찾기
프로젝트 워크플로우 템플릿을 문서화하면 프로세스의 결함을 파악할 수 있습니다. 부족한 것은 없는지 추가적인 리소스가 필요한지 어떤 문제는 없는지 생산 흐름을 매핑하는 것은 팀의 요구 사항을 이해하는 가장 좋은 방법입니다.
4. 프로세스 확장
워크플로우는 확장에 도움이 됩니다. 프로세스가 팀의 머릿속에만 있으면 리소스를 확보하거나 업무 인식, 신입 직원을 고용하기가 어려울 수 있습니다. 워크플로우를 만들면 조직을 성장하기 쉽게 할 수 있습니다.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
지금 바로 이 템플릿으로 시작해 보세요.
시작, 중지, 계속 회고 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Retrospectives, Meetings, Workshops
피드백을 제공하고 받는 것은 도전적이고 위협적일 수 있습니다. 지난 분기나 일주일전을 되돌아보고 일련의 결정을 "긍정적" 이다 "부정적" 이다로 꼭 짚어 말하기는 어렵습니다. 시작 중지 계속 프레임워크는 팀의 최근 경험을 더 쉽게 반영하도록 제작되었습니다. 시작 중지 계속 템플릿은 팀이 시작하고, 중지하고, 계속해야 하는 특정한 작업을 살펴볼 수 있도록 장려합니다. 공동작업자들은 보다 생산적이고 성공적이 되기 위해 취해야 할 가장 중요한 단계를 함께 결정합니다.
SAFe 프로그램 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Agile Methodology, Diagrams, Agile Workflows
많은 조직에서 애자일 모델을 사용하지만, 모든 애자일 표준을 엄격하게 준수하지 않은 회사조차도 애자일 도구와 PI(프로그램 증분) 계획과 같은 방법을 채택하고 있습니다. 공식적인 PI 세션에 참여하지 않더라도 프로그램 보드는 팀과 이해 관계자 간의 커뮤니케이션 수립, 개발 목적을 비즈니스 목표와 일치, 종속성 명료화 및 교차 기능 협력을 촉진하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 이 보드는 계획 수립 세선에 절실히 필요한 구조를 제공하며, 브레인스토밍 및 조정 회의를 수용하기에 충분히 적합합니다.
이벤트 계획 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Planning, Workshops
제품 출시, 전체 원격 회의 또는 마일스톤 이벤트를 계획하든 상관없이 이벤트 계획 템플릿은 중요한 날 전에 고려해야 할 모든 세부 사항에 대한 시각적 체크리스트 및 맵 역할을 합니다. 이벤트 계획 템플릿은 이벤트의 창의적이고 전략적인 비전을 세부 사항에서 사라지지 않도록 하기 위한 적응 가능한 방법입니다. 마케팅 계획, 의제, 고객을 위한 스낵 및 스웩에 이르기까지 다양한 섹션을 계획함으로써 귀하와 귀하의 팀은 직무에 가장 중요한 세부 사항에 초점을 맞추고 중복이 발생할 경우 필요에 따라 협업할 수 있습니다.
뉴스레터 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Design, Marketing, Desk Research
뉴스레터 템플릿을 사용하면 구독자를 위해 구조화되고 눈길을 끄는 뉴스레터를 만들 수 있습니다. 이미지, 텍스트, 영업 활용 방안 등을 추가하여 청중의 관심을 끌 수 있습니다. Miro의 뉴스레터 템플릿을 살펴보고 고유하고 독특한 전자 메일을 바로 지금 만드세요.
경험 맵 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
데스크 연구, 매핑
경험 맵 템플릿을 통해 고객의 요구 사항과 욕구에 맞는 제품을 계획하세요. 제품 개발 및 브랜딩에 고객 중심의 접근법을 사용하세요.
대상 고객 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Marketing, Desk Research, Prioritization
대상 고객을 이해하는 것은 비즈니스 성공에 필수적인 부분입니다. 누구를 목표로 하는지 모른다면 어떻게 효과적으로 자신을 마케팅할 수 있겠어요? 대상 고객 템플릿을 사용하면 고객이 누구인지, 그들이 제품 또는 서비스에서 원하는 것이 무엇인지에 대한 중요한 데이터를 검토할 수 있습니다.