Template für 4L-Retrospektive

Über das 4L-Template

Was ist eine 4L-Retrospektive?

Die 4L-Retrospektive ist eine Teamaktivität, die nach dem Abschluss eines Sprints durchgeführt wird, um zu verstehen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was verbessert werden kann. 4L steht für „Liked“ (was lief gut), „Learned“ (was hat das Team gelernt), „Lacked“ (was hat das Team vermisst) und „Longed for“ (was hätte sich das Team gewünscht).

Nach einem Sprint kann es für das Team hilfreich sein, innezuhalten und Bilanz zu ziehen. Da Emotionen hochkochen können, kann es für Teams schwierig sein, eine Diskussion zu führen, die nicht durch Frust beeinträchtigt wird. Die 4L-Retrospektive ist ein nützliches Tool, das die emotionalen Elemente eines Sprints ausklammert. Sie bietet einem Team die Voraussetzungen, die positiven Elemente eines Sprints hervorzuheben und die negativen Aspekte zu verstehen, sodass ihre Ansichten eher von Tatsachen als von Emotionen geprägt sind.

Die 4L-Technik ist beliebt, weil sie einfach zu verstehen und für einen Moderator einfach vorzubereiten ist. Im Unterschied zu anderen traditionellen Retrospektiven dauert die 4L-Methode nur 30 bis 60 Minuten.

Wie man eine 4L-Retrospektive durchführt

Einer der Vorteile der 4L-Retrospektive besteht darin, dass sie sich einfach vorbereiten und durchführen lässt. Ganz gleich, ob du ein für eine Online-Retrospektive ein Online-Template verwendest oder planst, die Retrospektive persönlich an einem Whiteboard durchzuführen, werden dir die folgenden Schritte helfen, dein Vorhaben erfolgreich abzuschließen.

Schritt 1: Lege den Ton und die Erwartungen fest.

Achte darauf, dass alle Teilnehmer bereits vor dem Beginn der Retrospektive deren Zweck verstehen. Wenn der zu erörternde Sprint aufreibend war, solltest du dies vor dem Beginn der Retrospektive offen und ehrlich ansprechen. Letztlich ist es die Aufgabe des Moderators, den Ton und die Erwartungen für die Aktivität festzulegen, und diese Verantwortung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Eine Retrospektiven ist dann am erfolgreichsten, wenn das Team ihre Bedeutung und ihren Wert gänzlich nachvollziehen kann. Daher muss der Moderator darauf achten, dass dies bereits vor dem Beginn der Fall ist.

Schritt 2: Bereite den (virtuellen) Raum vor.

Teams, die traditionell persönlich zusammenarbeiten, sind es gewohnt, Retrospektiven und andere gemeinsame Aktivitäten am selben Ort durchzuführen. Da sich die Welt und auch der Geschäftsalltag ändern, wechseln immer mehr Teams zu Remote- und verteilten Modellen, was die Zusammenarbeit schwieriger macht.

Ganz gleich, ob du deine Retrospektive persönlich oder online abhältst, muss der „Raum“ richtig vorbereitet werden. Wenn du deine Retrospektive gemeinsam mit dem Team am selben Ort durchführst, achte darauf, dass Schreibmaterial sowie ein Whiteboard oder Flip-Charts für die visuelle Zusammenarbeit und das Erstellen von Notizen vorhanden sind. Für Online-Retrospektiven steht dir ein äußerst einfacher Ansatz zur Verfügung: Melde dich kostenlos bei Miro an und erstelle auf der Grundlage unseres Templates eine leere 4L-Retrospektive.

Schritt 3: Ermittle die Aspekte, die beim Sprint gut gelaufen sind.

Das erste L der 4L-Retrospektive („Liked“) ist dafür vorgesehen herauszufinden, was dem Team am Sprint gefallen hat. Dieser Abschnitt ist bewusst sehr breit und mit offenem Ausgang beziehungsweise ohne ein bestimmtes Ergebnis definiert. Es liegt am Moderator, die Teilnehmer hinsichtlich der Aspekte, die gut gelaufen sind, in Richtung zunehmend nützlicherer Erkenntnisse zu führen und die Gründe dafür zu erfahren. Das Ziel ist es, die zugrundeliegenden Ursachen zu ermitteln, warum etwas dem Team gut gefallen hat, um sicherstellen, dass dieser Aspekt beim nächsten Sprint wieder vorhanden sein wird.

Schritt 4: Finde heraus, was das Team gelernt hat.

Die wertvollsten Erkenntnisse gewinnt man häufig aus Fehlern oder Herausforderungen, die bei der Durchführung der tatsächlichen Aufgaben gemeistert wurden. Leider werden diese Erkenntnisse oft nicht mit dem Team geteilt. Dies ist eine versäumte Gelegenheit. Die 4L-Retrospektive ist jedoch speziell dafür ausgelegt, aus diesem Szenario Nutzen zu ziehen. Diese Komponente der Retrospektive fordert die Teilnehmer auf, alles, was sie gelernt haben, zu überdenken und mit dem Team zu teilen.

Für den Moderator ist es wichtig sicherzustellen, dass dem Team Folgendes bewusst ist: Keine Erfahrung ist zu klein, um nicht geteilt zu werden. Darüber hinaus muss er Orientierungshilfen geben, um weitere Erkenntnisse aufzudecken, die dem Team möglicherweise nicht bewusst sind.

Schritt 5: Ermittle, was das Team vermisst hat.

Mit diesem Schritt soll alles an die Oberfläche gebracht werden, was das Team während des Sprints zurückgehalten hat. Dies kann eine einfache Gegebenheit wie langsame Kommunikation mit einem externen Team sein oder etwas Komplizierteres, das für die genaue Betrachtung eine zusätzliche Analyse erfordert. Der Zweck der Dokumentation aller Aspekte, die während eines Sprints zu kurz gekommen sind, besteht darin sicherzustellen, dass dasselbe Problem bei zukünftigen Sprints nicht wieder auftritt.

Für Teilnehmer fühlt es sich häufig unangenehm an, Versäumnisse anzusprechen, wenn sie das Gefühl haben, dass eine Führungskraft nichts über dieses Thema hören will. Dies kann daran liegen, dass die Umsetzung einer Lösung ihrer Meinung nach zu teuer oder zu zeitintensiv ist. In beiden Fällen muss wiederum der Moderator sicherstellen, dass es dem Team nicht unangenehm ist, während dieses Schritts so viel wie möglich zu teilen.

Schritt 6: Dokumentiere, was sich das Team gewünscht hätte.

Mit der letzten Komponente der 4L-Retrospektive („Longed for“) soll herausgefunden werden, was sich das Team gewünscht hätte. Dies kann etwas Materielles wie eine bessere Ausstattung sein oder etwas Immaterielles wie mehr oder weniger Beteiligung durch die Führungsebene.

Beachte, dass der Abschnitt „Longed for“ nicht einfach nur ein Spiegelbild des Abschnitts „Lacked“ ist. Häufig wird er ähnlich sein, aber er bietet dir die Gelegenheit festzustellen, welche Gegebenheiten aufgrund ihrer möglichen positiven Auswirkungen erforderlich sind und entsprechende Prioritäten zu setzen. So könnten zum Beispiel „schnellere Computer“ im „Lacked“-Bereich stehen, sind aber möglicherweise nicht der einzige Punkte, der in diesem Schritt hinzufügt werden sollte. Möglicherweise sollten in diesem Zusammenhang auch Aspekte wie „schnelleres Internet“ oder „bessere Software“ in Betracht gezogen werden, um eine Lösung für den Bereich zu finden, in dem das Team etwas vermisst hat.

Schritt 7: Ermittle Folgeaktivitäten und weise To-dos zu.

Dies ist der vielleicht wichtigste Schritt im Ablauf einer Retrospektive. Wenn du dir nicht die Zeit nimmst, um bestimmten Personen oder Teams Folgeaktivitäten zuzuweisen, wirst du aus der Retrospektive nicht viel gewinnen.

Erkundige dich vor dem Ende der Retrospektive, ob Freiwillige nächste Schritte übernehmen wollen. To-dos, für die es keine Freiwilligen gibt, solltest du jeweils der Person zuweisen, die beim Aufdecken einer Erkenntnis den größten Anteil hatte. Am Ende der Session solltest du sicherstellen, dass alle Beteiligten die künftigen Erwartungen kennen und ihnen für ihre Zeit danken.

5 Tipps für eine erfolgreiche 4L-Retrospektive

1. Gib allen Beteiligten ausreichend Zeit und Raum, um Aspekte zu überdenken. Achte darauf, dass das Team etwa 30 bis 60 Minuten ungestört Zeit hat, um Bilanz zu ziehen. Ermuntere die Teilnehmer, sich ausgiebig Notizen zu machen. Stelle sicher, dass der Raum ruhig ist und keine Ablenkungen bestehen.

2. Bitte alle, ihre Geräte auszuschalten, damit sie sich auf die Retrospektive konzentrieren können. Jemand, der durch seinen Laptop oder sein Handy abgelenkt ist, tut sich schwerer, Überlegungen anzustellen. Wenn du die 4L-Retrospektive online mit Miro durchführst, bitte eventuell alle Teilnehmer, ihre Kamera einzuschalten. So kann sichergestellt werden, dass sich jeder auf die Aufgabe konzentriert.

3. Versichere allen, dass es keine richtigen oder falschen Antworten gibt. Das Ziel einer 4L-Retrospektive besteht darin, deinem Team die Möglichkeit zu geben, sich im Anschluss an einen Sprint darüber Gedanken zu machen. Dies ist kein Test! Wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass sie kein ehrliches Feedback darüber geben können, was funktioniert oder nicht funktioniert hat, wird die Retrospektive keine wertvollen Erkenntnisse aufdecken. Wenn du nicht sicher sind, wie unangenehm es dem Team ist, ehrliches Feedback zu geben, ziehe es in Betracht, die Retrospektive anonym durchzuführen Ein Vorteil einer online durchgeführten 4L-Retrospektive besteht darin, dass die Beteiligten anonym bleiben können und daher häufig eher bereit sind, kritisches Feedback zu geben als bei persönlichen Treffen.

4. Bestärke dein Team, sich auf Maßnahmen zu konzentrieren, nicht auf Emotionen. Der Zweck der 4L-Retrospektive besteht darin, das Urteilsvermögen nicht durch Emotionen zu beeinträchtigen. Das einfache Format soll zwar objektives Feedback und Reflexionen fördern, allerdings kann dies dennoch eine Herausforderung sein. Wenn der Sprint, der evaluiert werden soll, besonders aufreibend war, ziehe eine symbolische Debriefing-Aktivität in Betracht, um Anspannungen zu lösen und die Stimmung zu verbessern, bevor du deine Retrospektive durchführst. Wenn du feststellst, dass die Retrospektive zu emotional wird und nicht umsetzbar ist, obliegt es dem Moderator, in die Diskussion einzugreifen und ein produktives Umfeld beizubehalten.

5. Verwende die 4L-Retrospektive, um Remote-Teams nach einem schwierigen Sprint zusammenzubringen. Die von Miro kostenlos zur Verfügung gestellte Software für Online-Zusammenarbeit sowie die vorgefertigte Vorlage für 4L-Retrospektiven bieten Remote-Teams die Möglichkeit, ohne Einschränkungen zusammenzuarbeiten. Remote-Teams fühlen sich oft isoliert, und das Fehlen eines formalen Debriefings und einer Rückschau nach einem besonders aufreibenden Sprint kann die Moral beeinträchtigen. Online-Retrospektiven bringen Teams nicht nur näher zusammen, sondern bieten dir auch die Gelegenheit herauszufinden, was einen bestimmten Sprint herausfordernd oder aufreibend gemacht hat, um sicherzustellen, dass der nächste Sprint flüssiger abläuft.

Für wen ist die 4L-Retrospektive vorgesehen?

Die 4L-Retrospektive konzentriert sich speziell auf Maßnahmen und Verbesserungen. Sie kann Vertrauen aufbauen, die Moral verbessern und das Engagement steigern. Sie ist für jede Art von Team konzipiert, das Verbesserungen erzielen möchte, indem es nach einem Sprint eine Retrospektive durchführt. Die 4L-Retrospektive kann von jeder Art von Team verwendet werden und ist ein besonders beliebter Ansatz nach einem Sprint, der besonders schwierig war.

Wann solltest du die 4L-Retrospektive verwenden?

Verwende das Template für 4L-Retrospektiven, wenn du am Ende eines Sprints Daten über sowohl positive als auch negative Aspekte sammeln möchtest. Du kannst die Erkenntnisse nutzen, um Verbesserungsmöglichkeiten schnell zu erkennen und Verantwortungsbereiche zuzuweisen.