Schlechte Abstimmung macht Projekte zunichte. Laut einem Bericht von TeamStage scheitern 37 % der Projekte, weil es an klar definierten Zielen mangelt, und 44 % scheitern an der mangelnden Abstimmung zwischen Unternehmens- und Projektzielen.
Aber was ist, wenn das Projekt, an dem du arbeitest, wirklich komplex ist? Was ist, wenn du Hunderte von Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen und Zeitzonen zusammenbringen musst –- alle mit ihren eigenen organisatorischen Zielen, Perspektiven und Fachkenntnissen? Und was ist, wenn du das im Laufe eines Projekts viele Male tun musst, um dich an die inkrementellen Sprint-Zyklen anzupassen?
Das sind alles Probleme, die durch PI-Planning gelöst werden können.
Was ist PI-Planning?
Program Increment (PI) Planning ist Teil des Scaled Agile Framework (SaFe) und ein gemeinschaftlicher Prozess, mit dem sich alle Teams, die innerhalb eines Agile Release Train (ART) arbeiten, auf eine gemeinsame Mission ausrichten können.
Das PI-Planning findet in einer kollaborativen Live-Sitzung statt. Diese Sitzungen finden oft im Vorfeld eines neuen Program Increment statt, um sicherzustellen, dass funktionsübergreifende Teams und Einzelpersonen ihre Rolle, die an sie gestellten Anforderungen und die von ihnen erwarteten Ergebnisse genau verstehen. Letztendlich können so alle Beteiligten koordinierter und effizienter arbeiten – und Lösungen gemeinsam umsetzen.
SaFe ist ebenfalls wichtig für große, komplexe Projekte, die eine abteilungs- und teamübergreifende Koordination erfordern, um über einen längeren Zeitraum zusammenzuarbeiten. Nehmen wir als Beispiel ein globales Unternehmen, das ein neues Einzelhandels-Ökosystem mit mehreren Absatzkanälen entwickeln möchte. Da dieses Vorhaben Fachwissen in den Bereichen Schnittstellendesign, Logistik, Lieferkette, Backend-Infrastruktur, Zahlungsgateways und IT-Sicherheit erfordert, könnte das Unternehmen mithilfe von PI-Planning-Events seine Teams vor den Sprint-Zyklen aufeinander abstimmen.
Im Rahmen des PI-Planning können diese Teams ihre Anstrengungen effektiv abstimmen, Abhängigkeiten erkennen, klare Ziele für jedes Program Increment festlegen und sicherstellen, dass die Entwicklung auf dem richtigen Weg ist, um die Geschäftsziele und Zeitpläne einzuhalten.
4 Wege zum erfolgreichen PI-Planning
PI-Planning ist von Natur aus eine gemeinschaftliche Arbeit, und die Tools, mit denen du diese Zusammenarbeit durchführst, sind entscheidend. Die PI-Planning-Vorlage von Miro ist eine Sammlung von Tools, Vorlagen und Funktionen, mit denen Teams in Echtzeit oder asynchron ihr PI-Planning an zentraler Stelle vornehmen, optimieren und gemeinsam durchführen können.
Diese Vorlage führt dich durch die vier Hauptbestandteile einer effektiven PI-Planning-Sitzung.
Das Backlog des Projekts definieren
Bevor die PI-Planning-Sitzung beginnt, sollten sich alle Teams die Zeit nehmen, ihr jeweiliges Backlog zu definieren, in dem alle Features, Stories und Aufgaben aufgelistet sind, die im kommenden Program Increment bearbeitet werden müssen.
Zu den Schritten, die in dieser Phase zu beachten sind, gehören:
- Überprüfung der Mission und Roadmap des Projekts
- Durchführung von vorbereitenden Sitzungen
- Identifizierung von Abhängigkeiten und Beschränkungen
- Festlegen der Tagesordnung für die PI-Planning-Sitzung
- Sicherstellen, dass das Backlog des Programms für alle Beteiligten sichtbar und zugänglich ist
- Aktualisierung des Programm-Backlogs, um veränderte Anforderungen zu berücksichtigen
Die PI-Planning-Vorlage von Miro bietet Anleitungen und Tools, mit denen Teams sich leichter vor der eigentlichen Veranstaltung abstimmen können.
Kanban-Boards und Miro-Karten helfen Teams zum Beispiel dabei, benötigte Funktionen, zugewiesene Aufgaben und Abgabefristen individuell zu erfassen.
Teams können auch die Vorlage für das ART Design Board in der PI-Planning-Vorlage verwenden, um die Namen, Rollen, Standorte, Zeitzonen und Kontaktinformationen für alle Teilnehmer ihres Teams aufzulisten. Damit kannst du eine Datenbank mit den wichtigsten Stakeholdern in der ART aufbauen.
Schließlich können die Moderatoren mit Miro eine Agenda für die PI-Planning-Sitzung festlegen, damit alle Beteiligten gut vorbereitet sind.d
Die Planungssitzung leiten
Wenn die Planung und die Anforderungserfassung abgeschlossen sind, ist der nächste Schritt die Durchführung der PI-Planning-Sitzung mit dem ART.
Die Vorlage für die PI-Planung enthält vorgefertigte Folien zur Begrüßung und zur Darlegung des Kontexts, die Moderatoren verwenden können, um die Sitzung zu leiten. Dazu gehören Folien, die die Regeln zur Beteiligung an der Sitzung umreißen, den Business-Kontext und die Produktvision zeigen, Datenpunkte und Erfolgsmetriken hervorheben, die Produktvision und Roadmap darlegen und vieles mehr.
Während der Sitzung solltest du auf Folgendes achten:
- Zerlege Features und Projektanforderungen in kleinere, umsetzbare Aufgaben
- Fördere die aktive Beteiligung und den Input aller Teammitglieder und Stakeholder
- Setze klare Zeitlimits für jede Phase der Planungssitzung.
Du kannst die gesamte PI-Planning-Sitzung auf dem Miro-Canvas durchführen. Die Teilnehmer können die Vorlage mit Notizen und Kommentaren versehen, um ihre Meinung zu teilen. Und Moderatoren können Ideen zusammenfassen, um Verbindungen zu schaffen, die zu Aktionspunkten führen.
Miro enthält auch eine App für Abstimmungen und einen Timer für die Sitzungen, um die Gespräche transparent und im Zeitrahmen zu halten.
Funktionen und Abhängigkeiten klären
Während der Live-Sitzung sollten die ART-Teilnehmer das Programm-Board nutzen, um:
- Abhängigkeiten zwischen Funktionen, Aufgaben und Terminen zu erkennen und zu berücksichtigen
- Die Features nach ihrem Wert und ihrer Machbarkeit zu priorisieren
- Aufgaben zu verteilen und klare Erwartungen für ihre Erledigung und die entsprechenden Fristen zu setzen
In der Vorlage findest du auch Tools, die es Teams erleichtern, Prioritäten zu setzen, Kosten abzuwägen und ihre Bemühungen aufeinander abzustimmen, darunter Boards für Team-Breakouts oder die Planung von Meilensteinen.
Während du die Prioritäten festlegst, kannst du auch das Abstimmungs-Tool von Miro nutzen, um die Funktionen nach Geschäftswert, Auswirkungen und technischer Machbarkeit zu ordnen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die wertvollsten und dringendsten Funktionen innerhalb des Program Increment in Angriff genommen werden.
Sobald die wichtigsten Aufgaben ermittelt wurden, werden sie bestimmten Teamkollegen oder Abteilungen zugewiesen, mit klaren Erwartungen und Abgabefristen ergänzt und in den Plan eingetragen.
Jede dieser Aufgaben und Meilensteine – zusammen mit Dingen wie Feiertagen oder arbeitsfreien Tagen – kann dann in einem Projektkalender in Miro abgebildet werden. Moderatoren können für jede Aufgabe Miro-Karten erstellen und sie auf die entsprechende Abgabewoche legen, wie unten gezeigt.
Effektive Zusammenarbeit ermöglichen
Eine effektive und effiziente Zusammenarbeit ist in allen Phasen des PI-Plannings entscheidend.
Zu diesem Zweck sollten PI-Planning-Moderatoren Folgendes tun:
- Die Ziele und Erwartungen für die PI-Planning-Sitzung unzweifelhaft darlegen
- Die Ziele, Leistungen und Erfolgskennzahlen, die sich aus dem PI-Planning ergeben, ganz klar definieren
- Alle relevanten Stakeholder aus allen Abteilungen, Ebenen und Geschäftsbereichen in den Prozess einbeziehen
- Offene Kommunikation ermöglichen und alle Planungs- und Aktionspunkte zentral dokumentieren
- Die Zusammenarbeit in Echtzeit und asynchron ermöglichen, damit alle ART-Mitglieder unabhängig von ihrer Zeitzone Input geben können.
Die PI-Planning-Vorlage von Miro kann auch in Jira integriert werden, so dass Teams mit Karten, benutzerdefinierten Feldern und Board-Updates die Planung nahtlos in die Tat umsetzen können.
Probiere Miro für die Zusammenarbeit beim PI-Planning aus
Hunderte von Personen auf eine einzige Aufgabe und ein Projektergebnis auszurichten, klingt nach einem gewaltigen Unterfangen. Aber mit PI-Planning wird es möglich. Wenn Teams einen gemeinsamen Auftrag haben, ihre Rollen kennen und wissen, was von ihnen erwartet wird, ebnet dies den Weg zu Innovation – und alle können zuversichtlich auf dieses gemeinsame Ziel hinarbeiten.
