Szablon procesu kontroli zmian

O szablonie procesu kontroli zmian

Ten szablon tworzy ustandaryzowaną strukturę do zatwierdzania i zarządzania prośbami o zmiany w systemie lub produkcie. Twój zespół może jasno zdefiniować proponowane zmiany w jednym skonsolidowanym miejscu i upewnić się, że wszystkie proponowane zmiany są przeanalizowane, zanim zostaną wdrożone.

Czym jest proces kontroli zmian?

Zarządzanie zmianami jest integralną częścią zarządzania projektami. Większość projektów w pewnym momencie ich życia staje przed perspektywą zmiany. Chociaż zmiany mogą być konieczne, jej wprowadzenie "na gorąco" może być trudne.

Proces zarządzania zmianami definiuje kroki, które należy podjąć, aby zmienić zakres projektu. Dokumentuje proponowaną zmianę i zapewnia jej weryfikację i udoskonalenie przed wdrożeniem.

Dlaczego warto używać szablonu procesu zarządzania zmianami?

Oto jak korzystanie z szablonu procesu zarządzania zmianami może pomóc Twojemu zespołowi.

Wspólne podejmowanie decyzji przy zmianach

Szablon procesu zarządzania zmianami pomaga zdefiniować proponowaną zmianę i zapewnia jej weryfikację przed wdrożeniem. W ten sposób pozwala zespołowi zablokować zmianę, która może okazać się zbyteczna lub destruktywna. Jeśli zespół zdecyduje się na wprowadzenie proponowanej zmiany, proces zarządzania zmianami pozwala efektywnie wykorzystać zasoby do jej realizacji.

Zapewnienie przejrzystości

Zastosowanie procesu kontroli zmian może pomóc zapewnić, że wszyscy członkowie zespołu są zgodni co do proponowanych i zatwierdzonych zmian. Dzięki strukturze tego szablonu wszyscy są bardziej zjednoczeni. Wszelkie zmiany dotyczące dostarczanych projektów stają się jasne, a zaktualizowane terminy są rejestrowane. Ten szablon może być używany razem z Szablonem Zakresu Projektu.

Usprawnij swoje projekty i dotrzymuj terminów

Proces kontroli zmian eliminuje wątpliwości dotyczące dostarczanych projektów. Pozwala zespołowi skupić się na realizacji zatwierdzonych zmian, zamiast zbierać informacje. To skutkuje zwiększoną produktywnością i wydajnością, co usprawnia procesy i przepływy pracy.

Bez zastosowania procesu zarządzania zmianami, produktywność może ucierpieć. Czas marnuje się na zrozumienie żądań zmiany zamiast na realizację właściwych zadań. Zmniejszając dostępne zasoby na najważniejsze prace, zespół może nie dotrzymać ważnych terminów.

Kiedy stosować proces zarządzania zmianami?

Proces zarządzania zmianami jest przydatny w niemal każdym projekcie, ponieważ niewiele planów projektowych realizuje się dokładnie według pierwotnego założenia. Przy dzisiejszym tempie zmian prawie pewne jest, że projekt będzie musiał dostosować się do zmian w trakcie swojego istnienia. Choć zmiany mogą pomóc w dopasowaniu projektu do wymagań biznesowych, ważne jest, by każdą z nich gruntownie rozważyć i zatwierdzić.

Na początku projektu możesz stworzyć proces zarządzania zmianami, aby każdy wiedział, co robić, jeśli plan wymaga zmodyfikowania. Proces zarządzania zmianami w zarządzaniu projektami zapewnia, że każda zmiana przewidziana w trakcie projektu jest odpowiednio zdefiniowana, przeanalizowana i zatwierdzona przed wdrożeniem. Ten ważny proces pomaga unikać niepotrzebnych zmian, które mogłyby zakłócić usługi. Zmiany mogą być wprowadzane płynnie, a zasoby wykorzystywane efektywnie.

Procedury zarządzania zmianami są szczególnie ważne, gdy projekt jest częścią większego programu lub portfela. Potencjalny wpływ niezarządzanej zmiany może być dalekosiężny, wpływając na inne zespoły lub działy.

5 elementów procesu zarządzania zmianami

Korzystając z tego szablonu, znajdziesz pięć elementów pomagających zarządzać procesem zarządzania zmianami:

• Sugerowana zmiana - Stakeholderzy sugerują zmianę przez złożenie Formy Zmiany, która następnie jest dodawana do Dziennika Zmian projektu. Sugerowana zmiana musi zawierać opis zmiany oraz oczekiwane korzyści.

• W fazie przeglądu - Kierownik projektu i biznesowi stakeholderzy rozważają oczekiwany wpływ zmiany. Czy zmiana pozwoli zaoszczędzić pieniądze? Czy zmiana jest zbyt kosztowna? Jaki wpływ zmiana ma na oś czasu projektu? Czy istnieje prawny powód wprowadzenia zmiany? Czy zmiana wprowadza nowe ryzyka dla biznesu?

• Odrzucona - Po rozważeniu wszystkich informacji, kierownik projektu odrzuca proponowaną zmianę. Odrzucone propozycje są śledzone w szablonie kontroli zmian, a osoba proponująca powinna otrzymać feedback dlaczego zmiana została odrzucona. 

• Zaakceptowano - Po rozważeniu wszystkich informacji, kierownik projektu akceptuje proponowaną zmianę. Jeśli zaakceptują, mogą przyjąć zmianę w całości lub zażądać poprawek do sugerowanej zmiany.

• Zintegrowano - Jeśli zmiana jest zatwierdzona, musi zostać zaplanowana, zaprojektowana i wykonana. Po wdrożeniu zmiany warto, aby kierownicy projektów spotkali się z stakeholderami i przeprowadzili retrospektywę. Czy zmiana przebiegła zgodnie z planem? Jak można było ją lepiej przeprowadzić?

Przykład procesu kontroli zmian

Teraz, gdy rozumiesz pięć kroków procesu kontroli zmian, czas wdrożyć te kroki w praktyce. Spójrzmy na przykład.

Proces kontroli zmian rozpoczyna się od złożenia prośby o zmianę. Może to dotyczyć zmiany zakresu projektu, na przykład zwiększenia liczby wymaganych funkcji, lub skrócenia czasu realizacji projektu, aby produkt na czas mógł zostać wprowadzony na rynek przed konkurencją.

Od tego momentu, zespół projektowy może wdrożyć te podstawowe kroki, aby efektywnie kontrolować zmiany:

• Zaloguj prośbę o zmianę w rejestrze zmian (lub szablonie logu). Te żądane zmiany są zapisywane w kolumnie „Zasugerowana zmiana” w Szablonie Procesu Kontroli Zmian. 

• Przeprowadź wstępną ocenę wpływu zmiany. Wymaga to spotkania, na którym wszystkie strony przedstawiają swoje opinie na temat żądanych zmian. Zasugerowane zmiany przechodzą do kolumny „W trakcie przeglądu”.

• Dogłębna ocena wpływu zmiany. Do rozważenia są czynniki takie jak czas, zasoby, koszty i ryzyko.

• Zespół wspólnie decyduje, czy zaakceptować, czy odrzucić zasugerowaną zmianę. Zmiany są przenoszone odpowiednio do kolumny „Zaakceptowane” lub „Odrzucone”.

• Omówienie wymaganych działań w celu wdrożenia zmiany, i stworzenie roadmapy tych działań. Po zakończeniu wdrażania zmiany przechodzą do kolumny „Zintegrowane”.

Wpisy, które umieszczasz w swoim szablonie kontrolowania zmian, mogą różnić się w zależności od zmian, z jakimi najczęściej się spotykasz oraz stopnia zaawansowania projektów. Podczas gdy skomplikowane projekty trwające miesiącami mogą wiązać się z wieloma żądaniami zmiany, mniejsze, jednorazowe projekty mogą nie wymagać tak szczegółowego szablonu kontrolowania zmian. 

To proste podejście to świetny punkt wyjścia; można jednak dodać dodatkowe pola w zależności od stopnia skomplikowania twojego projektu. Szablon kontrolowania zmian jest w pełni konfigurowalny, w zależności od potrzeb zespołu.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu kontrolowania zmian

Kiedy stosujesz proces kontrolowania zmian?

Stwórz proces kontrolowania zmian na początku projektu, aby każdy wiedział, co zrobić, gdy plan wymaga modyfikacji.

Warto zaznaczyć, kiedy należy używać planu zarządzania kontrolą zmian, aby być przygotowanym na odpowiedni moment. Istnieje wiele różnych rodzajów zmian, które możesz napotkać, w zależności od nowych inicjatyw i dostępnych narzędzi.

Do najbardziej typowych zmian mogą należeć prośby o przedłużenie terminów, reorganizację informacji lub zmianę w dostarczanych rezultatach. Oto kilka dodatkowych przykładów, kiedy warto zastosować proces kontroli zmian.