O szablonie Lean Coffee
Lean Coffee to innowacyjny format, który pozwala uczestnikom prowadzić spotkania bez prowadzącego ani agendy. Struktura wyłania się naturalnie z potrzeb osób obecnych, co prowadzi do satysfakcjonującego spotkania, w którym każdy może się wypowiedzieć.
Czym jest Lean Coffee?
Metoda Lean Coffee to nowy sposób organizowania spotkań. Chodzi o jak najlepsze wykorzystanie czasu wszystkich oraz o ustaloną wspólnie agendę, dzięki której każdy czuje się w pełni zaangażowany.
I wcale nie potrzebujesz kawy! (Chociaż to może pomóc).
Choć może wydawać się niemożliwe przeprowadzenie spotkania bez lidera i wcześniejszego planowania, format Lean Coffee sprawia, że to proste. Każdy może zaproponować dowolną liczbę tematów, a następnie uczestnicy głosują na te, które chcą omówić.
Na początek każdy temat otrzymuje pięciominutowy timebox. Po upływie pięciu minut większościowe głosowanie decyduje, czy kontynuować, czy przejść do następnego tematu.
Ponieważ wszyscy głosują nad tematami, żadna osoba ani głos nie ma szans na zdominowanie dyskusji, co zachęca uczestników do dzielenia się różnymi perspektywami.
Kiedy stosować Lean Coffee
Lean Coffee, w swojej istocie, to tylko zestaw zasad, który naśladuje i gamifikuje naturalny rytm i przepływ rozmowy. W związku z tym można go stosować praktycznie w każdej formalnej grupie społecznej. Sprawdza się też w różnych miejscach — od sal konferencyjnych w firmach po kawiarnie i bary. Można je też prowadzić wirtualnie, zapraszając wszystkich na tablicę Miro z szablonem Lean Coffee.
Spotkanie Lean Coffee może dotyczyć dowolnego tematu, ale jest szczególnie przydatne podczas burz mózgów w zespole lub retrospektyw. W burzy mózgów Lean Coffee każdy proponowany temat powinien być pomysłem związanym z ogólnym tematem. W retrospektywie każdy temat to wniosek, który uczestnik uważa, że zespół powinien uwzględnić w przyszłości.
Sesje te najlepiej działają w małych grupach (najlepiej do 10 osób), zarówno jako jednorazowy eksperyment, jak i w regularnym rytmie (np. dwa razy w tygodniu).
Lean Coffee możesz też wykorzystać jako narzędzie edukacyjne. Jeśli na przykład członkowie twojego zespołu są nowi w metodologii takiej jak Agile lub Scrum, możesz zorganizować Lean Coffee jako swego rodzaju 'rundę błyskawiczną', żeby szybko wprowadzić wszystkich w najważniejsze koncepcje.
Jak poprowadzić Lean Coffee
Zorganizowanie własnego spotkania Lean Coffee jest proste. Miro to idealne narzędzie do ich tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu Lean Coffee, a następnie wykonaj poniższe kroki.
Wybierz temat. To krok opcjonalny, ale może pomóc, jeśli uczestnikom trudno wymyślić tematy. Jeśli organizujesz Lean Coffee jako burzę mózgów lub retrospektywę, temat jest już ustalony na początku.
Zbierz tematy dyskusji w pierwszej kolumnie. Poproś wszystkich, aby dodali karteczki z tematami, które chcą poruszyć. Formułuj tematy krótko i konkretnie, żeby były czytelne. Niektórzy uczestnicy będą mieć tylko ogólne „tematy”, inni zaś konkretne pomysły, które chcą rozwinąć. Oba są mile widziane.
Nadaj priorytety tematom poprzez głosowanie. Użyj emoji do „głosowania kropkami” (dwa–trzy głosy na osobę) na swoje ulubione tematy do omówienia. Uczestnicy mogą rozłożyć głosy na różne tematy albo oddać wszystkie na jeden temat. Skorzystaj z timera od Miro, żeby ograniczyć głosowanie do maksymalnie trzech minut. Gdy ułożysz agendę, przenieś pierwszy temat do następnej kolumny.
Uruchom timer i rozpocznij dyskusję. Grupa może zacząć omawiać tematy w kolejności od najpopularniejszych. Osoba, która zasugerowała temat, może omówić go dogłębnie.
Wykorzystaj głosowanie większościowe, aby zdecydować o kontynuowaniu, zakończeniu albo wyrazić mieszane odczucia względem dyskusji nad tematem. Po 5 minutach grupa może zagłosować, czy kontynuować rozmowę, czy przejść do następnego tematu. Powtarzaj w razie potrzeby, aby rozszerzyć dyskusję lub przejść dalej. Ważne jest ograniczanie dyskusji do wyznaczonych przedziałów czasowych, aby każdy miał szansę wnieść wkład i wziąć udział.
Przechodząc między tematami, aktualizuj odpowiednio kolumny. Aby pomóc wszystkim śledzić różne tematy, przenieś karteczki z tematami do “Being Discussed” lub “Discussed”.
Zakończ spotkanie i poproś każdego o podzielenie się obserwacją. Zarezerwuj ostatnie pięć minut Lean Coffee, aby poprosić każdą osobę o podzielenie się swoją nauką lub najważniejszym wnioskiem. Jeśli większość grupy wyrazi chęć ponownego spotkania Lean Coffee, zaplanuj je na najbliższy możliwy termin.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu Lean Coffee
Dlaczego nazywa się to Lean Coffee?
Termin “Lean Coffee” tworzy wrażenie efektywności w swobodnej atmosferze. „Lean” oznacza, że spotkanie nie zmarnuje czasu żadnego uczestnika, a „Coffee” sugeruje, że będzie luźne i przyjemne. Oczywiście to od uczestników zależy, czy nazwa jest trafna!
Jaki jest cel Lean Coffee?
Lean Coffee tworzy przestrzeń do uporządkowanej dyskusji bez narzucania uczestnikom agendy przygotowanej przez kogoś innego. Bez względu na temat, Lean Coffee ma na celu zapewnić, że każdy będzie mógł omówić swoje obawy i zainteresowania.
Jak przeprowadzić wirtualną sesję Lean Coffee?
Użyj przestrzeni roboczej Miro, aby każdy uczestnik widział tę samą tablicę. Przed spotkaniem upewnij się, że wszyscy potrafią tworzyć karteczki i głosować za pomocą emoji. Dzięki temu oszczędzisz czas podczas samej sesji Lean Coffee.
Jak przeprowadzić retrospektywną sesję Lean Coffee?
Retrospektywna sesja Lean Coffee jest taka sama jak każda inna, z tą różnicą, że tematem przewodnim jest projekt lub inne przedsięwzięcie, które właśnie się zakończyło. Tematy powinny dotyczyć wniosków wyniesionych z zakończonego przedsięwzięcia.
