Modèle Diagramme de Gantt

 À propos du modèle Diagramme de Gantt

Avez-vous besoin de mettre votre équipe sur la même longueur d'onde et de rendre votre travail plus productif et plus compréhensible ? Dans ce cas, la création d'un diagramme de Gantt en ligne peut vous intéresser. Le modèle de diagramme de Gantt vous aidera à planifier le projet sur lequel vous travaillez afin de garder tout le monde en phase, qu'ils travaillent en face à face ou à distance. 

Généralement, le diagramme de Gantt est utilisé par les membres d'une équipe qui occupent une position stratégique au sein de leur entreprise pour planifier le trimestre, le semestre ou l'année à venir, ou simplement pour planifier un projet. Assurez-vous que votre équipe ne manque de rien en créant un diagramme de Gantt en ligne pour optimiser votre temps et vous rapprocher un peu plus de votre prochain grand succès commercial. 

Les diagrammes de Gantt sont utilisés depuis longtemps pour diverses applications, les plus courantes étant la planification de projets internes et externes et la fixation de délais. Grâce à notre modèle, vous pouvez commencer à en créer un rapidement et efficacement.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est une représentation graphique extrêmement puissante et populaire. Le diagramme à barres horizontales représente visuellement la progression d'un plan de projet dans le temps. La plupart des diagrammes de Gantt vous indiquent le statut de chaque étape du projet et de chaque partie prenante.

Bien que les diagrammes de Gantt varient d'une organisation à l'autre, ils ont généralement tendance à présenter quelques éléments clés similaires :

1. Tout d'abord, la liste des tâches à accomplir est placée verticalement sur le côté gauche du diagramme. Elle décrit le travail qui doit être effectué dans le cadre du projet et est souvent organisée en groupes et sous-groupes.

2. Ensuite, la ligne de temps s'étend horizontalement en haut du diagramme et affiche la progression du projet.

3. Finalement, les barres horizontales sur le côté droit du diagramme représentent les progrès réalisés vers un objectif donné. Les diagrammes de Gantt montrent également les réalisations, les dépendances et les parties prenantes d’un projet.

Ce diagramme permet de saisir toutes les informations d'un projet dans un intervalle de temps donné. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir quelles sont les tâches à accomplir, qui en sont les responsables, quel est l'état d'avancement des tâches et du projet en général, et quelles sont les dates de début et de fin du projet et de ses sous-tâches. 

Avantages d’utilisation du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’un des diagrammes les plus populaires et les plus utilisés dans le monde, et ce pour une raison précise. En effet, le diagramme possède de nombreux avantages d’utilisation :

• Le diagramme de Gantt est un diagramme à l’utilisation flexible et transverse, s’adaptant à son utilisateur. Il est la représentation visuelle simple d’un projet. Son créateur peut à la fois décider de son délai d'exécution, de son apparence, mais également des informations y étant affichées, et de leur degré de détails. Cette flexibilité d’utilisation permet son utilisation dans de nombreux domaines dans un cadre professionnel. 

• Le diagramme de Gantt aide à la compréhension de projets complexes. Son aspect visuel et son caractère simple vous permettent de comprendre un projet qui semble complexe au premier abord en un cadre déconstruit et décomplexifié en un coup d’oeil.

• Le diagramme de Gantt vous permet de vous aligner en équipe sur les délais et les taches à effectuer de manière collaborative et simplifiée. Vous pouvez en effet vous réunir et construire votre diagramme ensemble de manière progressive. Il vous suffit de modifier un élément sur le tableau pour que tout le monde sache par exemple que votre délai de réalisation d’une tâche donnée est changé pour une date ultérieure. Laissez des commentaires, réunissez vous pour revoir vos priorités et changez votre processus de réalisation de projet en quelques clics seulement.

• Le diagramme de Gantt vous permet une meilleure planification. Une bonne planification est la clé pour éviter une surcharge de travail inutile. Le diagramme de Gantt facilite la planification et la répartition de vos tâches. Il permet non seulement de savoir ce que chaque membre de votre équipe fera, mais aussi de voir si votre délai de livraison de votre projet global est réalisable, si une aide supplémentaire sera nécessaire ou si les délais initiaux devront être reportés. En marquant toutes les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet et en créant des délais et des jalons, le diagramme de gantt vous permet de ne pas perdre votre objectif final de vue et de garder le contrôle sur ce que vous faites, de manière transparente. De ce fait, il vous incite à garder de manière consistante une bonne organisation pour votre projet et vous empêche d’oublier des étapes cruciales pour la termination de votre projet.

• Le diagramme de Gantt vous permet de conserver toutes vos informations en un seul endroit. Voyez toutes vos tâches en un seul endroit, sans devoir créer des to-do lists individuelles conservées à différents endroits. Cela vous permet de voir tout ce qui sera fait, comment cela sera fait et quand. 

• Le diagramme de Gantt vous permet motiver vos employés. Les membres de votre équipe peuvent utiliser le diagramme de gantt pour mieux comprendre leurs responsabilités individuelles et d’équipe dans la réalisation globale du projet. De ce fait, ils pourront plus facilement se fixer des objectifs personnels et mettre en place une routine de travail pour dans le cadre de la stratégie globale de réalisation. De plus, le fait pour chacun de connaître son objectif à long terme et les tâches intermédiaires menant à son accomplissement permet de savoir quelle contribution individuelle est apportée au bien commun, ce qui est toujours positif pour un employé, qui voit ainsi comment ses efforts contribuent à l’évolution de l'entreprise.

• Le diagramme de Gantt vous aide à simplifier le complexe. Certains projets peuvent sembler complexes en termes de planification et de préparation. La réalisation d'un diagramme de Gantt vous donnera une feuille de route pour savoir ce qui doit être fait et voir à l'avance les problèmes éventuels pouvant se présenter, afin de les éviter ou de décider d'une solution au moment où ils se présentent. Planifiez tout et évitez les situations embarrassantes en créant votre diagramme de gantt en ligne. 

• Le modèle de diagramme de Gantt de Miro vous permet la personnalisation de votre diagramme. La réalisation d'un diagramme de Gantt en ligne est synonyme de personnalisation maximale. Dans Miro, vous pouvez personnaliser votre diagramme avec des couleurs, des pense-bêtes, des stickers et plus encore, afin que toutes les personnes impliquées dans le projet puissent tout voir de manière simple et simplifiée. 

Quand utiliser un Diagramme de Gantt

Utilisez les diagrammes de Gantt chaque fois que vous avez besoin de planifier et de programmer des projets pour votre équipe, d'attribuer des responsabilités et de voir comment des tâches se déroulent au fil du temps. Ces diagrammes sont également d'excellents outils de collaboration, car ils sont facilement partageables entre les membres de votre équipe et les parties prenantes du projet.

L'avantage des diagrammes de Gantt est qu'ils vous permettent, à vous et à votre équipe, de voir rapidement les tâches d'un projet, leur durée et les personnes qui travailleront sur chacune d'elles. Ils montrent également comment les tâches sont liées entre elles et articulées.

La partie la plus délicate dans la construction de votre diagramme est celle de sa création, lorsqu’elle doit être effectuée sur différentes plateformes. Grâce à notre modèle de diagramme de Gantt en ligne préconçu, vous pouvez commencer à travailler plus rapidement. La gestion du temps est l'un des objectifs fondamentaux de ce diagramme et à l’aide de notre modèle, vous pourrez en tirer le meilleur parti.

Comment créer un diagramme de Gantt en ligne ?

La création d'un diagramme de Gantt en ligne peut sembler complexe, mais rien n'est plus simple. Suivez les étapes suivantes pour créer votre modèle : 

• Établir un calendrier

Un diagramme de Gantt bien construit se doit d’avoir un début et une fin bien définis. Il ne sert à rien d'avoir le meilleur projet si vous ne savez pas dans quel délai il doit être réalisé. Un diagramme de Gantt peut être un mélange entre une frise chronologique et un tableau Kanban où les tâches sont désignées. Il est donc essentiel d'établir une période de temps de réalisation de ses objectifs. 

En général, selon le mode de fonctionnement de l'entreprise, chaque diagramme de Gantt correspond à un trimestre. Par exemple, disons que nous voulons mener une stratégie de communication pour le lancement d'un nouveau produit. Nous avons ensuite fixé ce diagramme pour qu'il commence le 1er mai et se termine le 31 juillet. Cela peut prendre plus de temps ou demander un suivi ultérieurement, ce n'est pas grave. Cependant, il est important de définir et de partager une période de lancement du projet, et ceci, nous l'avons déjà. 

Une fois que vous connaissez votre délai, un autre facteur à prendre en compte est celui des vacances, non seulement pour ne pas planifier plus de tâches que vous ne pouvez en accomplir, mais aussi parce que les tâches elles-mêmes peuvent être affectées par ce facteur. 

• Ajouter des tâches 

Une fois que vous connaissez la stratégie que vous voulez mettre en œuvre, vous devez ajouter les tâches qui devront être effectuées pour atteindre votre objectif. Il est très important que ces tâches aient également une date de début et une date de fin. Pourquoi ? Parce que les membres de votre équipe ont besoin de les connaître pour mieux organiser leur temps et parce que si elles n'existent pas, chacun pourrait travailler sur différentes choses en même temps sans aucun sens.

N'incluez jamais les tâches de différentes équipes sur une même carte, sauf s'il est absolument nécessaire qu'elles travaillent ensemble. Chaque carte, selon l'équipe qui la détient, peut avoir une couleur différente pour faciliter la compréhension globale du diagramme.  

Chaque tâche peut être considérée comme une tâche principale, mais chacune d'entre elles peut ensuite être divisée en différentes sous-tâches. En interne, dans chaque équipe, un manager sera chargé d'assigner différentes tâches à chaque collaborateur au sein de ces sous-tâches. 

Il est également important de tenir compte des facteurs externes qui peuvent poser un problème pour l'élaboration normale de tâches. Par exemple, si dans une semaine vous avez trois jours de vacances, idéalement, vous ne devriez pas avoir d’actions à réaliser demandant beaucoup de temps d'élaboration, car cela ne serait pas réaliste. Dans ce genre de situation, le manager doit en être conscient des facteurs extérieurs jouant un rôle sur le bon déroulé de chaque projet, tâche et sous-tâche, afin de planifier au mieux le projet.

• Créer des dépendances 

C'est un moment très important pour l'élaboration correcte de votre diagramme de Gantt. Nombre de tâches ne peuvent être exécutées si d'autres tâches n'ont pas été réalisées auparavant, leur niveau de dépendance sera donc très élevé. Par exemple, il ne sera pas possible de publier une vidéo sur YouTube si la vidéo n'est pas terminée, une chose basique mais qui doit être prise en compte. 

Pour ce faire, vous pouvez créer des lignes de dépendance en reliant les cartes entre elles en fonction de l'importance qu'elles revêtent les unes pour les autres. Les principales tâches à effectuer ayant déjà été définies, l'idéal est que chaque chef d'équipe rencontre ses collaborateurs pour partager ses doutes et ses suggestions et ainsi apprendre quelles sont les dépendances les plus importantes à prioriser et ainsi pouvoir les refléter dans le diagramme de Gantt. 

• Effectuer des modifications si nécessaire

Modifier votre diagramme de Gantt n'est pas idéal, mais c'est parfois nécessaire. Dans la réalisation d’une vidéo, l'équipe de réalisation peut avoir besoin de plus de temps pour effectuer le montage de la vidéo, parce que le tournage s'est compliqué. 

Les outils actuels de création de diagrammes de Gantt en ligne vous permettent d'apporter ces modifications sans avoir à refaire votre diagramme entièrement. Ils vous permettent également de notifier les changements effectués aux autres membres de votre équipe, afin que tout le monde soit sur la même page pour atteindre le but fixé. 

• Apprendre de ses erreurs

Une fois la stratégie ou le projet achevés, il est important de tirer les leçons des erreurs commises et de ne pas hésiter à les mentionner dans le diagramme de Gantt afin qu'elles ne se reproduisent pas. Il est possible de procéder à un examen rétrospectif et d'ajouter au diagramme lui-même les problèmes qui se sont posés sur les différentes cartes le composant. N'ayez pas peur d'échouer car vous apprenez de vos erreurs et si vous connaissez ces incidents à l'avance, ils auront moins de chance de se produire à l’avenir - et votre diagramme sera beaucoup plus soigné.

Créer votre propre Diagramme de Gantt dans Miro

L'outil de tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour créer et partager votre Diagramme de Gantt en ligne. Vous pouvez commencer tout de suite en sélectionnant le modèle de diagramme de Gantt de Miro et l'adapter facilement à votre projet et à votre calendrier spécifiques. Pour mettre en place un diagramme de Gantt en ligne :

1. Commencez par créer une liste de tâches sur la gauche et un calendrier en haut de votre tableau. Chaque tâche est représentée par une barre. La position et la longueur de la barre reflètent les dates de début et de fin et la durée de chaque activité.

2. Invitez l'un des membres de votre équipe à collaborer sur votre diagramme de Gantt, et ils pourront voir tous les changements qui y seront effectués, tels que les tâches terminées ou les nouveaux processus ajoutés, en temps réel. Vous pouvez télécharger tous les fichiers pertinents (Office, Google Docs, PDF, JPG, PNG) pour tout garder au même endroit. Vous pouvez également utiliser la fonction de pense-bêtes et de commentaires pour expliquer et discuter des différentes tâches lorsque les membres de votre équipe ont besoin de clarifications.

3. Connectez-vous avec votre compte Miro. Si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un en quelques secondes, de manière gratuite.

4. Ouvrez le modèle de diagramme de Gantt. Vous pouvez sélectionner le modèle directement à partir de cette page en cliquant sur le bouton "Utiliser le modèle" ou en l'ajoutant à partir de l'icône de modèle dans la barre d'outils à gauche de votre tableau de bord. 

5. Commencez par les bases. Commencez par inscrire une liste de tâches sur le côté gauche de votre tableau et un calendrier en haut. Ceci peut varier en fonction de vos besoins, mais le calendrier, qui est généralement divisé en semaines, doit toujours figurer en tête de liste. La partie gauche de votre diagramme peut varier davantage en fonction de vos besoins du moment.

6. Créer des cartes de tâches. Chaque tâche est représentée par une barre ; la position et la longueur de la barre reflètent les dates de début et de fin et la durée de chaque activité. Une fois que vous les avez remplies, n'oubliez pas d'ajouter les membres de votre équipe chargés de les réaliser. Vous pouvez également indiquer la date limite de délai estimée, une description pour chaque tâche et plus encore.

7. Rencontrez votre équipe. Invitez n'importe quel membre de votre équipe à collaborer sur le diagramme afin qu'il puisse voir les changements tels que les tâches terminées ou les nouveaux processus ajoutés en temps réel. Même si vous êtes le manager, laissez toujours la place aux commentaires des différents employés pour savoir si le calendrier mis en place et les tâches indiquées semblent réalistes.

8. Mettez-vous au travail.Si vous avez suivi toutes les étapes, votre diagramme de Gantt est maintenant terminé. Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail et à respecter vos délais et vos objectifs.

9. Enregistrez votre diagramme. Une fois terminé, si vous le souhaitez, vous pouvez l'exporter au format PDF ou JPG. L'idéal est de le conserver en ligne pour d'éventuelles modifications, mais vous avez également la possibilité de l'exporter.

Un diagramme de Gantt entièrement personnalisable

Chaque carte du diagramme de Gantt est entièrement personnalisable et peut inclure, entre autres, les éléments suivants : 

• Gestionnaire de tâches (individuel ou équipe)

• Priorité

• Date butoir

• Liens

• Description et informations

En outre, vous pouvez télécharger tout type de fichier important (Office, Excel, Google Docs, PDF, JPG, PNG) pour tout conserver en un seul endroit. Vous pouvez également utiliser les fonctions de pense-bêtes et de commentaires pour expliquer et discuter des tâches si les membres de votre équipe ont besoin de précisions.

Même s'il est finalisé, le diagramme de Gantt peut être mis à jour si nécessaire, que ce soit parce que de nouvelles tâches sont apparues et doivent être prioritaires, que des tâches existantes ont été achevées et que vous souhaitez afficher leur résultat, et bien plus encore. Bien entendu, vous pouvez également changer la couleur de la carte en fonction de l'objectif ou de l'équipe, par exemple.

De plus, Miro vous offre un tableau infini pour que vous puissiez non seulement réaliser votre diagramme de Gantt en ligne, mais aussi y incorporer des intégrations plus importantes qui sont associées à ce type de diagrammes telles que Jira, Trello, Spreadsheets... Ainsi, même si toutes vos tâches ont été bien définies, vous pouvez toujours utiliser votre tableau en ligne pour ajouter toutes les informations dont vous avez besoin et regrouper toutes vos informations en un seul endroit. 

Alternatives au diagramme de Gantt

Il existe aujourd'hui de nombreuses alternatives au diagramme de Gantt. Bien qu'il soit très complet, certaines personnes préféreront réaliser d'autres types de diagrammes. Dans tous les cas, il existe un certain nombre d'alternatives qui peuvent donner de bons résultats : 

Le Diagramme PERT : le diagramme PERT est considéré par beaucoup comme l'évolution du diagramme de Gantt. Il s'agit d'une feuille de route visuelle qui est également utilisée principalement pour la gestion de projets. Comme le diagramme de Gantt, il permet de planifier le temps nécessaire à la réalisation d'un projet ainsi que la répartition des tâches le composant. 

Tableau Kanban : comme mentionné auparavant, un diagramme de Gantt est la somme d'un calendrier et d'un tableau Kanban. Si l’organisation de vos tâches est ce qui vous importe, un tableau kanban peut vous être très utile. Il est plus facile à produire qu'un diagramme de Gantt mais se concentre davantage sur la réalisation de tâches que sur leur délai de réalisation.

Compléments au diagramme de Gantt 

Vous pouvez également combiner votre diagramme de gantt avec d’autres diagrammes aux utilisations complémentaires pour perfectionner encore plus votre gestion de projet. 

Diagramme de Venn : un diagramme de Venn est utilisé pour voir la relation entre deux ou plusieurs données, il peut être utilisé pour élaborer chaque tâche composant votre diagramme de Gantt afin de développer un concept important. Par exemple, si vous voulez lancer un produit, il sera utilisé pour voir quels sont les produits similaires existants ou pour voir ce que vous offrez que les autres n'ont pas, afin de l'utiliser comme atout principal.

Diagramme d’Ishikawa : si vous cherchez à résoudre des problèmes, le diagramme Ishikawa est ce qu'il vous faut. Si vous détectez un problème dans votre diagramme de Gantt, établissez un diagramme d'Ishikawa pour l'attaquer à sa racine et le faire disparaître le plus rapidement possible. 

L'un des principaux avantages que Miro vous offre dans ce sens est que, comme il s'agit d'un tableau infini, vous pouvez avoir autant de diagrammes que vous voulez au même endroit, et même les relier entre eux pour une meilleure connexion. 

Conclusions

La création d'un diagramme de Gantt peut vous être d'une grande aide lors de l'élaboration d'une stratégie. Il s'agit probablement de l'outil le plus utilisé dans la gestion de projet et ce n'est pas sans raison. Faites en sorte que toute votre équipe soit sur la même longueur d'onde et analysez tout d'un seul coup d'œil afin que la planification de votre projet soit optimale et que son exécution soit à la hauteur. 

Planifiez votre diagramme avec votre équipe et toutes les personnes qui seront impliquées dans votre projet afin qu'elles ne manquent rien et qu'elles sachent quelle est leur contribution aux intérêts généraux de l'entreprise. Ainsi, chacun se sentira plus important et sa confiance en soi grandira. 

Miro vous aide à réaliser votre diagramme de manière simple, où que vous soyez et depuis n'importe quel appareil. Vous pouvez réaliser votre diagramme de Gantt en ligne seul, ou le combiner avec d'autres diagrammes pour rendre votre projet aussi complet que possible. Tout cela en un seul endroit.