Cartographie des processus

La cartographie des processus apporte clarté et organisation aux processus nouveaux et existants. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles la cartographie des processus est importante :

Utilisez une cartographie des processus pour rationaliser vos processus. Supprimez les zones inutiles et simplifiez l'ensemble du processus du début à la fin.

Partagez votre cartographie des processus avec les membres de votre équipe interne et les actionnaires externes afin de créer un alignement au sein de l'entreprise.

Encouragez les individus à améliorer leur communication en décrivant clairement les processus de votre projet. Montrez à toutes les personnes impliquées dans le processus quelles sont leurs responsabilités et à qui s'adresser si elles ont des questions. Cela est particulièrement utile pour les équipes transversales qui ne connaissent pas toujours les membres des autres services.

Documentez vos processus afin de pouvoir normaliser les flux de travail dans l'ensemble de l'entreprise. Revenez à la cartographie des processus à l'avenir pour analyser leur fonctionnement et apporter les modifications nécessaires.

Une cartographie des processus vous permet de mieux planifier et organiser vos projets à venir. Visualisez toutes les étapes de vos processus pour vous assurer que vous disposez des informations et des ressources nécessaires pour mener à bien le projet.

Les symboles normalisés des cartographies de processus proviennent du langage UML (language de modélisation unifié), qui est un format normalisé pour la création de cartographies de processus. Pour concevoir efficacement une cartographie des processus, vous devez comprendre les symboles qui la composent et ce qu'ils représentent. Voici quelques-uns des symboles les plus courants que vous devrez connaître :

Une action, une tâche ou une opération qui doit être achevée pour que le processus puisse avancer.

Une période d'attente ou un retard quelque part dans le processus.

Actions liées à une tâche qui fait partie d'un processus plus large.

Une étape initiale qui prépare une autre étape du processus.

Indique la direction de la cartographie du processus.

Les points d'entrée et de sortie de votre processus.

Indique qu'une décision doit être prise. Les flèches qui partent d'ici portent généralement les étiquettes suivantes : vrai, faux, oui ou non.

Informations ou objets qui entrent ou sortent du processus.

Une étape qui produit un document.

Une étape du processus où les données sont stockées.

Une sélection de données qui sont stockées dans une structure standard.

Voici quelques exemples des différents types de cartographies des processus et de la manière dont les entreprises les utilisent.

Les analystes d'entreprise et les développeurs techniques utilisent les diagrammes BPMN pour établir une vue d'ensemble approfondie des processus d'entreprise. L'objectif est de créer une compréhension commune des procédures de votre entreprise. Ce diagramme permet ainsi de simplifier la communication et d'améliorer la productivité au sein de l'organisation.

Un diagramme Swimlane est un diagramme de flux de processus qui indique qui est responsable de certaines parties d'un processus. Le diagramme est divisé en rangées (ou couloirs) distinctes, chaque rangée représentant une équipe ou un service différent. Les formes dans chaque couloir représentent les actions, et les flèches montrent comment le processus progresse lorsque chaque action est terminée.

Un diagramme de chaîne de valeur (également connu sous le nom d'analyse de la chaîne de valeur ou de cartographie du flux de valeur) permet aux équipes d'analyser les activités de l'entreprise. L'objectif est de voir comment vous pouvez obtenir un avantage concurrentiel en améliorant vos processus actuels. Les cases connectées représentent une version simplifiée d'un processus pour une compréhension rapide. Grâce à cet aperçu de base, vous pouvez visualiser les étapes de votre entreprise pour améliorer la valeur client.

Les cartographies des processus décomposent souvent des processus complexes, mais il n'est pas nécessaire pour autant d'en rendre la création fastidieuse. Suivez ces étapes simples pour créer facilement une cartographie des processus efficace pour vous et votre équipe.

En utilisant un modèle de cartographie des processus, vous pouvez vous lancer directement dans le traçage de vos processus en quelques clics. Personnalisez la mise en page existante pour créer une cartographie qui reflète vos processus. Ajoutez de nouvelles colonnes, des pense-bêtes ou des formes - tout ce dont vous avez besoin pour créer une cartographie précise des processus.

Il est maintenant temps d'identifier le processus. Cartographiez-vous un processus de vente ? Un processus interne ? Un parcours client ? Ce sera le cœur de votre cartographie des processus, il est donc important que vous et le reste de votre équipe sachiez ce que vous essayez d'accomplir. L'organisation d'une réunion est un excellent moyen d'aligner votre équipe dans ce domaine. Que ce soit en personne ou en ligne, réunissez votre équipe pour discuter du processus et des raisons pour lesquelles vous souhaitez le créer ou l'améliorer. Il n'est pas nécessaire que cette réunion soit longue et détaillée. Si tout le monde comprend le processus et la raison pour laquelle vous le cartographiez, vous êtes sur la bonne voie.

L'étape suivante consiste à se concentrer sur les activités qui interviennent tout au long du processus. Travaillez avec votre équipe pour faire un brainstorming sur ses différentes phases et visualiser le fonctionnement du processus. Il existe plusieurs techniques de brainstorming. Trouvez celle qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe. Ensuite, animez la session et discutez de toutes les étapes clés du processus. Il n'est pas vital de mettre les étapes du processus dans l'ordre à ce stade, mais cela peut être utile pour certaines équipes. Une cartographie linéaire des étapes vous permettra de vous assurer que vous n'avez oublié aucune étape clé. Vous pouvez également ajouter une structure en identifiant où et quand le processus commence et s'arrête.

Une fois votre processus en place, il est temps d'attribuer les symboles appropriés. Ainsi, toute personne qui consulte la cartographie des processus comprendra la signification des différents éléments qui la composent et leurs relations.

Vous pouvez maintenant finaliser la cartographie des processus. Examinez sa structure, vérifiez que toutes les étapes pertinentes ont été incluses et assurez-vous qu'elle représente fidèlement le processus. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour vous assurer que votre cartographie des processus a tout ce qu'il faut : Le processus fonctionne-t-il comme il le devrait ? S'il y a des domaines où les opérations ne se déroule pas sans heurts, retournez à votre tableau pour y remédier. Y a-t-il des actions répétitives ? Vous devez supprimer toute action superflue pour que vos processus soient aussi efficaces que possible. Cela signifie qu'il faut supprimer les parties du processus qui ne sont pas essentielles à sa réussite. Les membres de l'équipe suivront-ils ce processus ? Si le processus n'est pas facile à suivre, ou si les membres de l'équipe ne peuvent pas le suivre pour une raison quelconque, vous devrez peut-être repenser sa structure. Y a-t-il des étapes manquantes ? En regardant la cartographie des processus, passez en revue chaque étape pour vous assurer que tout est en place. S'il manque quelque chose, c'est le moment de l'ajouter. Après avoir répondu à ces questions, votre cartographie des processus sera aussi précise et à jour que possible.

Avant de partager la cartographie finale des processus avec votre équipe, vous devez définir le résultat que vous en attendez. Il s'agit d'identifier ce que votre processus doit atteindre, comment vous prévoyez de l'atteindre et comment vous allez mesurer son succès. Pour créer une définition claire et mesurable de ce succès, consultez notre modèle d'objectifs SMART. Le cadre d'objectifs SMART aide les équipes à créer des objectifs spécifiques, mesurables et réalistes. Grâce à ce modèle, vous pouvez déterminer avec précision ce que votre processus vise à accomplir. Vous pouvez l'utiliser pour suivre vos progrès en cours de route et voir quand votre processus a atteint son objectif. Si le processus n'atteint pas son objectif, vous pouvez examiner ce qui n'a pas fonctionné et rectifier le tir pour l'avenir.

Après avoir défini vos objectifs, vous pouvez maintenant partager la cartographie finale des processus avec les parties prenantes concernées. Il peut s'agir de membres de votre équipe, de clients, de responsables, de fournisseurs, de clients ou de toute personne concernée par le fonctionnement du processus. Demandez à toutes les parties prenantes concernées d'examiner et d'ajouter des commentaires, de poser des questions et de laisser leurs retours directement sur la cartographie des processus. Créer une cartographie des processus en ligne vous facilite la tâche lorsqu'il s'agit d'examiner des suggestions. Vous n'avez pas besoin de passer d'une plateforme à l'autre ou de parler à chaque personne de manière individuelle. Au lieu de cela, vous pouvez simplement accéder à la cartographie du processus en ligne et voir tous les retours en un seul endroit. Après avoir examiné ceux-ci, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à votre carte avant de lancer le processus.

Les cartographies des processus ne sont pas définitives. Des changements surviendront inévitablement, vous inciant à mettre votre carte à jour - qu'il s'agisse d'une nouvelle structure d'entreprise ou de clients qui changent complètement ce qu'ils attendent de votre entreprise. Vos processus devront s'adapter pour suivre l'évolution de votre environnement. Cela signifie qu'il faut revoir votre cartographie des processus pour l'améliorer en permanence et apporter des changements appropriés pour la maintenir à jour.