Análisis de causa raíz

Impulsa soluciones eficaces con un análisis de la causa raíz

¿Te has encontrado alguna vez con un problema que no desaparece por mucho que intentes solucionarlo? Tal vez hayas pasado numerosas horas resolviendo problemas, sólo para que el problema resurja una y otra vez.

Hacer un análisis de la causa raíz puede conducirte a la solución adecuada. Esta poderosa herramienta te permite profundizar y descubrir los problemas subyacentes que están causando problemas recurrentes.

¿Qué es un análisis causa raíz?

El análisis de la causa raíz es una técnica de resolución de problemas que ayuda a las organizaciones y a las personas a entender por qué las cosas van mal. Puede ayudar a identificar posibles soluciones y evitar que se produzcan problemas similares en el futuro.

Cuando algo va mal en un sistema o proceso, a menudo resulta tentador tratar los síntomas y seguir adelante. Sin embargo, si no se identifica y aborda la causa raíz del problema, lo más probable es que el mismo problema siga apareciendo.

No es una herramienta concreta, sino un planteamiento estructurado y objetivo de la resolución de problemas. El proceso implica profundizar en los factores subyacentes que contribuyen al problema. Al identificar la causa, las organizaciones pueden desarrollar soluciones prácticas que aborden el origen del problema en lugar de limitarse a tratar los síntomas.

6 pasos del análisis de causa raíz

A continuación te explicaremos paso a paso cómo realizar un análisis de causa raíz:

1. Define el problema

Antes de identificar la causa de un problema, primero hay que entenderlo por completo.

Empieza por definir claramente el problema para comprender plenamente la situación. Este proceso implica recopilar datos, examinar procesos y determinar el impacto del problema en su organización.

Estas son algunas preguntas que pueden ayudarte a definir el problema que desea resolver:

• ¿Cuál es el problema? ¿Puedes describirlo con detalle?

• ¿Cuándo empezó el problema y con qué frecuencia se produce?

• ¿A quién afecta el problema?

• ¿Cuál es el impacto del problema en la organización, los clientes o las partes interesadas?

• ¿Cuáles son los procesos o sistemas actuales afectados por el problema?

• ¿De qué recursos se dispone para solucionar el problema, incluidos personal, presupuesto y tecnología?

Estas preguntas te permitirán comprender mejor el problema, elaborar un planteamiento claro y establecer el alcance y la dirección de tu análisis de causa raíz.

2. Recopila información

A continuación, recopila datos e información relevantes sobre el problema. Ponte en contacto con todas las personas implicadas o afectadas por el problema y pídeles su opinión. Entrevista a las partes interesadas, encuesta a los empleados y revisión de datos y registros históricos. La observación de los procesos o sistemas afectados por el problema puede aportar información de primera mano sobre la cuestión.

3. Identifica posibles causas

Utiliza los datos recopilados para identificar los posibles factores que contribuyen al problema. Organizar una lluvia de ideas con personas que tengan conocimientos o experiencia relacionados con el problema. Anima a todos a generar tantas causas posibles como sea posible sin juzgarlas.

A continuación, organiza las posibles causas en categorías, como causas físicas, causas humanas y causas organizativas. Categorizar las causas potenciales puede ayudar a identificar temas y patrones comunes.

4. Analiza las causas

Una vez que hayas reunido suficientes causas potenciales, analiza detenidamente cada una de ellas. En este punto, tu equipo debería haber generado un número significativo de posibles razones del problema, y no todas serán relevantes.

Profundiza en cada causa, decidiendo la probabilidad de que sea lo que está causando el problema. Decide si se trata de una sola causa o de varias causas interconectadas.

Tras un cuidadoso análisis y discusión con tu equipo, deberías terminar este paso con una buena idea de lo que está causando el problema.

5. Desarrolla y aplica soluciones

Ya has identificado el problema y sus causas. Ahora es el momento de centrarse en las soluciones.

Basándote en tu análisis, desarrolla acciones correctivas que aborden el problema subyacente.

6. Supervisa los resultados

Aplica las medidas correctoras y controla los resultados para asegurarte de que funcionan según lo previsto. Puede que descubras que hay problemas adicionales que deben abordarse.

Este paso puede implicar la revisión de las métricas de rendimiento, la recopilación de comentarios y la realización de evaluaciones de seguimiento para garantizar que el problema se ha resuelto por completo. Si el problema sigue sin resolverse, revisa tu solución o considera otras posibles causas.

Ventajas del análisis de causa raíz

Tiene varias ventajas que lo convierten en una valiosa herramienta para la resolución de problemas y la toma de decisiones. Algunas de ellas son:

Prevención de futuros problemas 

Ayuda a identificar la causa o causas subyacentes de un problema en lugar de limitarse a abordar sus síntomas. Al abordar la causa de raíz, las organizaciones pueden evitar que el problema se repita. Esto permite una solución más eficaz y permanente.

Mejora de la resolución de problemas

Al utilizar un enfoque estructurado para identificar la causa raíz, el proceso de resolución de problemas se vuelve más sistemático y eficaz. Esto ayuda a garantizar que se tienen en cuenta todos los factores que contribuyen al problema y que se identifica la causa más probable.

Mejora de la toma de decisiones

Proporciona un marco para tomar decisiones informadas sobre cómo abordar el problema. Las decisiones se toman colectivamente sobre la base de datos y pruebas, en lugar de suposiciones o conjeturas. Esto ayuda a garantizar que los recursos se asignan eficazmente y que la solución elegida es la más adecuada.

Mayor colaboración

Implica recabar aportaciones y comentarios de múltiples partes interesadas y empleados. Esto puede aumentar la colaboración y la comunicación dentro de una organización.

Mejora continua

Las organizaciones pueden mejorar continuamente sus procesos y sistemas identificando y abordando la causa raíz de los problemas. Y al introducir cambios continuos en los procesos y sistemas, los equipos pueden garantizar que funcionan con la máxima eficacia.

4 técnicas efectivas para el análisis de causa raíz

Aunque es un método o enfoque, existen herramientas y técnicas que proporcionan un marco para este proceso. Las técnicas de análisis de causa raíz proporcionan un enfoque estandarizado para llevar a cabo el análisis de causa raíz y garantizar que se tienen en cuenta los factores relevantes.

Éstas son nuestras mejores selecciones de la amplia biblioteca de plantillas de Miro para ayudarte a aplicar cada una de estas cuatro técnicas:

5 porqués

Esta técnica es sencilla pero eficaz. Consiste en formular cinco preguntas "por qué" consecutivas, utilizando cada vez la respuesta a la pregunta anterior como base para la siguiente.

Si se examina el problema desde este enfoque inquisitivo, se puede llegar a la causa raíz del problema. Utiliza la plantilla de los 5 porqués para apoyar esta técnica.

Diagrama de Ishikawa

El también llamado diagrama de espina de pescado o diagrama de causa-efecto, es una herramienta visual que debe su nombre a su forma, que recuerda al esqueleto de un pez.

Para utilizar esta técnica, define el enunciado del problema en la cabeza de la espina de pescado y dibuja las ramas principales de cada categoría de causas potenciales. A continuación, traza un mapa mental de las posibles causas de cada categoría (rama principal) y añádelas como sub-ramas. Por último, analiza cada causa potencial e identifica la causa raíz del problema.

Análisis FMEA

FMEA son las siglas, en inglés, de Análisis Modal de Fallos y Efectos. Se trata de un enfoque proactivo para identificar y mitigar posibles fallos en un sistema o proceso y, a continuación, desarrollar acciones preventivas y correctivas.

Se diferencia de la mayoría de las técnicas porque su objetivo es detectar problemas potenciales y detenerlos antes de que se produzcan.

Sigue estos pasos para realizar un análisis FMEA, o en español, AMFE:

1. Identifica el sistema o proceso que vas a analizar y enumera los posibles modos de fallo.

2. Analiza los posibles efectos de cada modo de fallo en el sistema o proceso.

3. Clasifícalos en función de su gravedad, probabilidad de ocurrencia y facilidad de detección.

4. Prioriza los modos de fallo y desarrolla acciones preventivas y correctivas.

Utiliza la plantilla de análisis FMEA para guiarte en el uso de esta técnica.

Análisis DMAIC

DMAIC significa, en inglés, Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Esta versátil herramienta se desarrolló originalmente como parte de las iniciativas Six Sigma para mejorar el proceso de fabricación. Sin embargo, esta metodología de resolución de problemas es útil para otros procesos al identificar y eliminar las causas raíz de los defectos.

El enfoque DMAIC consta de cinco fases:

1. Definición del planteamiento del problema y de los objetivos del proyecto.

2. Medición del rendimiento actual del proceso.

3. Análisis de los datos para identificar las causas de los defectos.

4. Mejora del proceso aplicando soluciones.

5. Control del proceso para mantener las mejoras.

Utiliza la plantilla de análisis DMAIC como marco para organizar y documentar cada etapa de este enfoque de resolución de problemas.

Ejemplo de análisis de causa raíz

Veamos un ejemplo práctico de un equipo que realiza un análisis de causa raíz.

Imaginemos un equipo de desarrollo que experimenta dificultades con el proceso de acceso al producto. Para comprender la raíz de este problema, el equipo utiliza el marco de los 5 porqués.

¿Por qué los usuarios tienen dificultades para iniciar sesión?

Hay un problema con el nuevo código que hemos introducido.

¿Por qué hay un problema con el nuevo código que hemos introducido?

Escribimos el código con prisas.

¿Por qué escribimos el código con prisas?

No tuvimos mucho tiempo para publicar la nueva función.

¿Por qué no tuvimos suficiente tiempo para liberar la nueva característica?

No parábamos de cambiar lo que queríamos construir.

¿Por qué seguimos cambiando lo que queríamos construir?

No conocíamos a fondo los problemas de nuestros clientes.

En este ejemplo, el marco de los 5 porqués ayudó al equipo de desarrollo a identificar la raíz del problema y a desarrollar un plan para solucionarlo. Proporcionó un enfoque estructurado y sistemático para la resolución de problemas, ayudando al equipo a identificar los factores subyacentes que contribuían al problema.

En última instancia, la causa del problema es que el equipo de desarrollo no comprendía plenamente las necesidades y requisitos del cliente. Al identificar la causa, el equipo puede desarrollar soluciones para evitar problemas similares en el futuro. En este caso, puede que necesiten invertir más tiempo en la investigación de usuarios y la recopilación de requisitos.

Prácticas recomendadas para el análisis de causa raíz

Estas son algunas de las mejores prácticas que debe seguir durante el análisis para garantizar la eficacia del proceso.

Involucra a las personas adecuadas

Esto incluye a personas con experiencia en el área del problema y a cualquiera directamente afectado por él. Reunir a un grupo diverso de personas puede proporcionar una perspectiva completa y aumentar la probabilidad de identificar la causa raíz con precisión.

Utiliza las herramientas adecuadas

Utilizar las herramientas adecuadas puede hacer que el proceso de análisis de la causa raíz sea más fácil y eficaz. Miro ofrece una serie de funciones que pueden apoyar el proceso, como la colaboración en tiempo real, la visualización de datos y las plantillas personalizables.

Al proporcionar plantillas estructuradas, Miro ayuda a los equipos a mantenerse organizados y centrados durante el proceso de análisis de causa raíz. Nuestra plataforma también permite a los equipos organizar y estructurar los datos de forma eficaz, garantizando que el análisis sea exhaustivo y sistemático.

Recopila datos suficientes

La recopilación de datos relevantes puede ayudar a identificar patrones, tendencias y relaciones entre los diferentes factores que contribuyen al problema. Esto incluye datos cuantitativos y cualitativos.

Considera todas las causas

Haz un esfuerzo consciente por mirar más allá de las causas más obvias y explorar otros factores potenciales que puedan haber contribuido al problema. Ten en cuenta todas las causas posibles hace que el análisis sea más exhaustivo y que las soluciones resultantes sean más eficaces a la hora de abordar la causa raíz.

Resuelve los problemas como un profesional con el análisis de causa raíz

El análisis ofrece un enfoque estructurado de la resolución de problemas, que permite identificar la causa subyacente de un problema y desarrollar una solución que lo aborde directamente. Esto no sólo ahorra tiempo y recursos, sino que también produce resultados más sostenibles.

El análisis de causa raíz te permite evitar caer en un ciclo interminable de apagar fuegos y, en su lugar, adoptar un enfoque proactivo de la resolución de problemas. Esto significa que puedes resolver los problemas incluso antes de que surjan, garantizando que tu negocio o tu vida personal funcionen sin problemas y con eficacia.

Miro proporciona una variedad de plantillas y herramientas de análisis de causa raíz para ayudarte a ti y a tu equipo a llevar a cabo un análisis estructurado.