PI Planning

Das PI Planning ermöglicht es den Teams, ihre Vision abzustimmen, mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und ihre Geschäftsziele zu ermitteln. So bekommen agile Teams einen klaren Aktionsplan für ihr weiteres Vorgehen. Mit dem PI Planning Tool kannst du den Entwicklungsprozess effizient durchführen.

Was ist PI Planning?

Die Programm Inkrement (PI) Planung ist eine Veranstaltung, die eine gemeinsame Vision für agile Teams schafft. Während der Veranstaltung überprüfen die Geschäftsinteressenten, Projektverantwortlichen und Projektteams ihren Programmbacklog. Sie identifizieren Prioritäten, analysieren Ziele, zeigen Abhängigkeiten auf und bestimmen die neue Richtung für das Unternehmen. Unternehmen führen diese Treffen in der Regel alle 8-12 Wochen durch. Sie erstrecken sich in der Regel über 1-2 Tage (obwohl online Sessions meist kürzer sind). So haben die Teams genügend Zeit, um Breakout Sitzungen abzuhalten, zusammenzuarbeiten und den neuen Aktionsplan zu diskutieren. Aber was hat Agile damit zu tun, und was ist PI Planung in Agile? Im Rahmen von Agile ermöglicht PI Planning den Teams, einen Agile Release Train (ART) zu erstellen. Ein ART bringt Teams zusammen und hilft ihnen, fundierte Entscheidungen über die Zukunft der Produktentwicklung zu treffen.

Was ist SAFe PI Planning?

Das Scaled Agile Framework (SAFe) ist eine Struktur zur Umsetzung agiler Praktiken. Es hilft Teams gemeinsam die dieselben Produkte, Ergebnisse und Schlüsselziele auf Unternehmensebene zu überprüfen. Das SAFe Program Board ist ein wichtiger Bestandteil der Agile PI Planung. Es ist sogar das wichtigste Ergebnis einer PI Sitzung (mehr dazu später). Ein SAFe Program Board bildet Liefertermine, Abhängigkeiten, Meilensteine und Zeitpläne ab.

Was ist das Ziel eines PI Planning Events?

Die Durchführung eines PI Planning Events mit deinem Team hat viele Vorteile. Die Hauptziele einer PI Planning Sitzung sind:

1. Agile Teams verbinden

Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist schwierig, insbesondere bei hybriden und dezentralen Teams. Bei einem PI Planning Event sind alle auf derselben Seite - egal, aus welcher Abteilung sie kommen.

2. Klare Ziele setzen

In der PI Planung werden die Ziele deines Unternehmens festgelegt. Jede*r Teilnehmer*in weiß, was das Endziel ist, warum es wichtig ist und wie es erreicht werden kann.

3. Vertrauen aufbauen

PI Planning ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Es ist eine gute Möglichkeit für agile Teams, Beziehungen aufzubauen und Vertrauen zu anderen Teammitgliedern zu entwickeln.

4. Ein besseres Kundenerlebnis bieten

PI Planning ermöglicht es dir, deine Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass deine Teams im gesamten Unternehmen aufeinander abgestimmt sind. Das Ergebnis ist eine effizientere und bessere Kundenerfahrung.

5. Schnell Entscheidung treffen

Die Entscheidungsfindung ist für große, funktionsübergreifende Teams nicht einfach. Nutze ein PI Planning Event, um Teams zu verbinden und schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen.

6. Aufgaben prioritisieren

Nutze eine PI Planning Sitzung, um die wichtigsten Bereiche deiner Arbeit zu ermitteln und sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die dir helfen werden, deine Ziele zu erreichen.

Wer sollte an am PI Planning beteiligt sein?

Die folgenden Teammitglieder bilden ein PI Planning Event:

Produktmanager

Der Produktmanager ist für die Präsentation der Programmvision und aller anstehenden Meilensteine verantwortlich. Diese*r prüft den Planentwurf, um sicherzustellen, dass der Arbeitsfluss effektiv gesteuert werden kann. Auch diese Sichtweise ist für den PI Planning Prozess wertvoll, vor allem weil sie die Bedürfnisse der Kund*innen genau kennen. Dein Beitrag stellt sicher, dass das Ziel und die Richtung einen Mehrwert für den Endnutzer darstellen.

Produkt Owner

Ein Produkt Owner pflegt und priorisiert das Product Backlog und konzentriert sich auf die Iterationsplanung. Diese*r ist auch dafür zuständig, dem Rest des Teams die Ziele und Visionen des oberen Managements zu erläutern. Darüber hinaus ist diese Person für die Ausarbeitung der PI Ziele, die Bewertung des Fortschritts und die Berichterstattung über die wichtigsten Kennzahlen verantwortlich.

Release Train Engineer

Der Release Train Engineer (RTE) ist der Leiter und Coach des Agile Release Train (ART). Diese*r bildet den Kopf der PI Planungsgruppe. Seine Aufgabe ist es, das PI Planning zu planen, zu verwalten und zu erleichtern.

Scrum Master

Der Scrum Master im PI Planning verwaltet und leitet die Prozesse während der Veranstaltung und erleichtert die Vorbereitung mit dem RTE. Diese*r überprüft auch die Kapazität des Teams und stellt sicher, dass das Team die zur Erreichung der Ziele erforderliche Arbeit erledigen kann. Der Scrum Master ist verantwortlich für die Timebox, die Identifizierung von Abhängigkeiten und die Klärung von Unklarheiten während der Breakout Sitzungen.

Entwickler

Entwickler erforschen, entwerfen, testen und warten Softwaresysteme. Während der PI Planung nehmen sie an Breakout Sitzungen teil, um die User Stories zu verfeinern, Risiken zu identifizieren und den Product Owner bei der Festlegung der PI Ziele zu unterstützen.

Was sollte eine PI Planning Agenda beinhalten?

Die Agenda einer erfolgreichen PI Planung Session sollte die folgenden Informationen enthalten:

Business Kontekt

Die Geschäftsinhaber*innen beschreiben zunächst die aktuelle Situation des Unternehmens. Diese Person teilt die Vision des Unternehmens für die Zukunft mit und skizziert, wie die bestehenden Geschäftslösungen die aktuellen Kundenbedürfnisse erfüllen.

Produkt-/Lösungsvision

Das Produktmanagement stellt dann die aktuelle Vision vor. Diese wird oft als die nächsten 10 Produktmerkmale oder die dringendsten Punkte im Produkt Backlog dargestellt. Der oder die Produktmanager*in hebt dann alle Änderungen gegenüber der letzten PI Planung Session hervor.

Architekturvision und Entwicklungspraktiken

Der oder die Entwickler*in (oder Systemarchitekt*in) skizziert die Architekturvision, einschließlich aller Agile unterstützenden Änderungen an den Entwicklungspraktiken.

Planungskontext

Der RTE stellt den Planungsprozess vor und skizziert die erwarteten Ergebnisse.

Team Breakouts

Die Teilnehmer*innen teilen sich in ihre Teams auf und schätzen die Kapazität für jede Iteration. Die Teams erstellen dann einen Planentwurf, der jede Iteration beschreibt. Diese Sitzung ist zeitlich begrenzt (verwende den Timer in Miro, um dies zu verwalten).

Planentwürfe überprüfen

Die Teams präsentieren ihre wichtigsten Planungsergebnisse, einschließlich ihrer Kapazitäten, PI Ziele, Risiken und Abhängigkeiten. Die anderen Teams prüfen alle Entwürfe und geben Feedback.

Abhängigkeiten lösen

Das Team von Bonial Labs hat bereits einige Erfahrungen mit PI Planning gesammelt. Torben Voßgröne, Leiter der Produktentwicklung bei Bonial, hat einige Tipps zu Abhängigkeiten von Teams zusammengefasst. Das Team hat die folgenden Ansätze gefunden, um diese effektiv zu lösen:

1. Eingebettete Teams (z. B. DevOps, Data) leihen ihre Teammitglieder an ein anderes Team für ein Quartal oder dauerhaft aus, um die Abhängigkeit zu lösen.

2. Task Forces - ein temporäres Team, das neue Funktionen entwickeln kann, so dass alle Abhängigkeiten zwischen Systemen innerhalb dieses Teams behandelt werden (z. B. können sich Mobile-, Web-, API-, Data Science- und Engineering-Teams zusammenschließen, um einen Personalisierungsalgorithmus zu entwickeln).

3. Normale Abhängigkeiten, die von den einzelnen Teams gelöst werden. In diesem Fall ist es besser den Integrationspunkt zwischen abhängigen Systemen gleich zu Beginn des Quartals zu lösen. Wenn beispielsweise ein Kunde einen neuen API-Endpunkt benötigt, einigen sich unsere Teams auf die Anfragedetails, und das API-Team hostet diesen Endpunkt dann zu Beginn des Quartals.

4. Wenn die Dinge unklar sind, bucht das Team einfach genügend Zeit, um die Abhängigkeit zu unterstützen.

Managementprüfung und Problemlösung

Planentwürfe stellen oft Herausforderungen dar, die es zu bewältigen gilt, wie z. B. begrenzter Umfang, Kapazität, Ressourcen und widersprüchliche Abhängigkeiten. Das Management verbringt einige Zeit damit, herauszufinden, wie diese Herausforderungen bewältigt werden können. Der RTE hält dieses Treffen auf Kurs.

Programm Risiken

Vor dem Start einer neuen Iteration ist es wichtig, potenzielle Risiken zu ermitteln. Die Teams ordnen diese Risiken in eine von fünf Kategorien ein. Die erste Kategorie ist Gelöst, d. h. das gesamte Team ist sich einig, dass das Risiko nicht mehr besteht. Die zweite Kategorie ist Eigenverantwortung, d. h. jemand übernimmt die Verantwortung für die Verwaltung eines ungelösten Risikos. Die dritte Kategorie ist Akzeptiert, d. h. es handelt sich um Risiken, die unvermeidbar sind und einfach nur verstanden und akzeptiert werden müssen. Die vierte Kategorie ist Entschärft, bei der die Teams herausfinden, wie sie die Auswirkungen eines Risikos verringern können. Die fünfte Kategorie schließlich ist die Vertrauensabstimmung (Confidence Vote). Bei der Vertrauensabstimmung in der PI Planung können die Teams darüber abstimmen, wie zuversichtlich sie sind, dass das Team die Ziele erreichen wird, nachdem alle Risiken behandelt wurden.

Plan überarbeiten

Die Teams überarbeiten dann ihre Pläne und gehen potenzielle Risiken an, um ein möglichst hohes Maß an Vertrauen zu erreichen.

Retrospektive und Zukunftsplanung

In der letzten Phase der Sitzung leitet der RTE eine kurze Retrospektive. Dabei geht es darum, was gut gelaufen ist, was nicht, und was für die nächste Sitzung verbessert werden kann. Wie viel Zeit du für jeden dieser Bereiche aufwendest, bleibt dir überlassen. Es gibt kein Richtig oder Falsch, aber bedenke, dass es für Teammitglieder schwieriger ist, sich zu konzentrieren, wenn sie virtuell an der Sitzung teilnehmen. Plane während der Sitzung genügend Pausen ein, damit sie motiviert und involviert bleiben.

Vorteile PI Planning

Mit PI Planning und Miro als Workspace ist es dem Team von Bonial Labs gelungen seine Produktivität zu steigern und drei große Initiativen pro Quartal in Angriff zu haben. "In den letzten drei Jahren haben wir unsere Produktivität pro Mitarbeiter (gemessen am erzielten Geschäftswert und an der Gesamtgröße des Teams) um das 3,5-fache gesteigert und gleichzeitig die Größe unseres Teams verdoppelt. Dies führte zu einer siebenmal höheren Geschwindigkeit als noch vor drei Jahren. Die Einführung der PI-Planung war ein Teil dieses Puzzles. Miro hilft uns sehr dabei, diesen Prozess zu skalieren und gleichzeitig das Team zu vergrößern", teilt Torben Voßgröne, Leiter Produktentwicklung.

Big Room Planning vs. PI Planning

Big Room Planning ist ein anderes Wort für PI Planning, aber es bedeutet, dass die Teambesprechung persönlich stattfindet. Heute entscheiden sich viele Teams für ein hybrides Arbeiten, um diese Sessions abzuhalten. Auf diese Weise können hybride Teams problemlos von jedem beliebigen Ort aus an den Sitzungen teilnehmen. Und wenn die Besprechungen online stattfinden, können die Teams diese aufzeichnen und in der Zukunft ansehen und überprüfen.

Die Organisation einer online PI Planning Session ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Eine online Session zu veranstalten, kann für die Gastgeber*innen schwierig sein, da mehr Überlegungen angestellt werden müssen als bei einer Veranstaltung vor Ort. Die Technologie ist zum Beispiel ein wichtiger Faktor, an den man denken muss. Wenn die Technologie nicht funktioniert oder nicht effizient ist, kann das gesamte Meeting scheitern. Online Meetings können auch für die Teilnehmer*innen problematisch sein. Sich über längere Zeit auf einen Bildschirm zu konzentrieren, kann schwierig sein und zu Schwierigkeiten führen. Zum Glück gibt es Tools, die dir helfen, diese Probleme zu überwinden. Schaue dir zum Beispiel Miro an. Wenn du dich dafür entscheidest, eine online PI Planning Sessions abzuhalten, kann ein Tool wie Miro dir bei der Planung, Organisation und Durchführung deiner Besprechung unterstützen - und deine Teilnehmer*innen bei der Stange halten. Die Verwendung eines intuitiven digitalen Arbeitsbereichs ermöglicht Teams einfach online zusammenzuarbeiten. Beginne mit der Auswahl der PI Planning Vorlage und der Aufzeichnung aller Informationen auf dem virtuellen Whiteboard. Um die Aufmerksamkeit er Teilnehmer*innen aufrecht zu erhalten, verwende den Timer, um die Zeit zu begrenzen, die in jeder Session verbracht wird. Plane Pausen ein und überlege dir, ob du nicht ein paar Icebreaker einsetzen willst, um das Ganze aufzulockern.

So bereitest du eine PI Planning Session vor

Befolge diese drei einfachen Schritte, um sich auf deine nächste PI Planning Session vorzubereiten.

Vorplanung durchführen

Die Planung von Veranstaltungen im Vorfeld von PI trägt dazu bei, dass am Tag der Sitzung alles reibungslos abläuft. Du stellst sicher, dass alle Teams für die Sitzung bereit sind, dass die erforderlichen Personen eingeladen wurden und dass die Technik (bzw. der Ort, wenn die Sitzung persönlich stattfindet) einsatzbereit ist. Hier sind die drei wichtigsten Bereiche der Planung vor der PI:

1. Organisatorische Vorbereitung

Dazu gehört die Vorbereitung des Planungsumfangs, um sicherzustellen, dass jede*r auf die Sitzung vorbereitet ist. Es bedeutet auch, dass die Fachleute vor der Sitzung so abgestimmt werden müssen, dass sie so effizient wie möglich arbeiten können, und dass alle wichtigen Rollen zugewiesen werden.

2. Inhaltliche Vorbereitung

Um eine klare Vision für die Session zu gewährleisten, müssen die Teams im Vorfeld über die richtigen Inhalte verfügen. Dazu gehören das Briefing der Geschäftsführung, um den aktuellen Stand des Unternehmens zu definieren, ein aktuelles Produkt Backlog und das Briefing der Architekturvision.

3. Logistische Vorbereitung

Die Organisation der Logistik ist ein wichtiger Teil der PI Planung. Sie umfasst die Planung des Standorts (in einer Einrichtung oder online), die Beschaffung der richtigen Technologie und die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle.

Wann sollte man PI Planning Session vorbereiten? Idealerweise sollte die Planung vor der PI mindestens vier Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden. So haben alle Beteiligten genügend Zeit, um die notwendigen Informationen und die Logistik zu planen und zu organisieren.

Die richtige Plattform wählen

Du willst eine ein PI Planning online durchführen? Du brauchst eine Software, die für dich und dein agiles Team geeignet ist. Wenn die Plattform nicht die richtige ist, kann es schwierig sein, eine erfolgreiche Sitzung durchzuführen. Um die richtige Plattform zu finden, solltest du dir überlegen, welche Funktionen du benötigst, damit deine Sitzung so reibungslos und effizient wie möglich abläuft. Hier sind einige Vorschläge:

Video Chat in Spitzenqualität. Wenn sich die Teilnehmer virtuell einwählen, benötigst du eine hochwertige Plattform für Videoanrufe. Auf diese Weise können alle Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen, ohne dass es zu Störungen kommt.

Ein kollaborativer Arbeitsbereich. Ein virtueller, kollaborativer Arbeitsbereich ermöglicht es den Teams, während der gesamten Sitzung zusammenzuarbeiten. In einem online Arbeitsbereich können Teams Kommentare hinzufügen, Nachrichten senden und Informationen mit anderen Teammitgliedern austauschen.

Ein Timer. Verwende einen Timer, um deine Besprechungen im Zeitplan zu halten. Dies hilft den Teams, sich während der Sitzung so präzise und produktiv wie möglich zu verhalten.

Inputs und Outputs verstehen

Die Elemente, die du vor der Sitzung vorbereiten musst, sind deine Inputs. Sie sind entscheidend für den Erfolg deiner Session. Deshalb ist es wichtig, dass du genau weißt, was diese sind und wie du sie vorbereitest. Hier sind einige Beispiele für PI Planning Inputs: Briefings für Führungskräfte. Briefings müssen im Voraus vorbereitet werden, um die Teams aufeinander abzustimmen und den Kontext für die Sitzung zu liefern. Roadmap und Vision. Du benötigst eine klare Definition der Unternehmensausrichtung und der Vision des Managements für die Zukunft. Programm Backlog. Bereite vor der Sitzung eine nach Prioritäten geordnete Liste von Produktmerkmalen und Funktionalitäten vor, damit du besprechen kannst, auf welche Punkte du dich in den kommenden Iterationen konzentrieren willst. Betrachten wir nun die Ergebnisse. Outputs sind alle greifbaren Ergebnisse deiner Planung. Zwei Ergebnisse der PI Planung deuten darauf hin, dass die Sitzung ein Erfolg war: Festgelegte PI Ziele. Das Engagement des Teams während der Planung wird zu einer Reihe von SMART Zielen führen, die umreißen, was Sie in den kommenden Iterationen erreichen wollen. Je nachdem, was du besprochen hast, kann jedes Team sein eigenes Ziel festlegen, auf das es sich konzentriert. Eine Programmübersicht. Eine Übersicht umreißt deine Liefertermine, Abhängigkeiten zwischen den Teams, Meilensteine und eine Zeitleiste der Ereignisse. Diese Ergebnisse markieren das Ende des PI Planning. Sie dienen als Leitfaden für künftige Iterationen und helfen deinen Teams, ihre Ziele zu erreichen, bevor sie für eine neue Planung zum Board zurückkehren.

All-in-one Planning Vorlage

David Rodriguez Matthew ist Senior Agile Coach bei Humana und hat mit seiner All-in-one Planning Vorlage alles vorbereitet, was du für dein PI Planning benötigst und damit Bereiche wie Kalender, Team Bereiche, Boards für Risiken und Lösungen in einem Board zusammengefasst. Diese All-in-one PI Planning Vorlage der Miroverse Community erleichtert die erste Planung und Durchführung.

Plane dein nächstes PI Planning Event mit Miro

Die Organisation eines PI Planning Events ist keine leichte Aufgabe. Wenn du dich fragst, wie du eine Session durchführen solltest, keine Sorge - mit der richtigen Software wird die Organisation einfacher. Vereinfache gesamte Kommunikation, behalte den Überblick über deine Agenda und speichere alle Informationen vor und nach der Veranstaltung an einem Ort. Melde dich an und nutze die PI Planning Vorlage, um loszulegen.