Ich hätte nie gedacht, dass ich mal ein so großer Fan von Team-Retrospektiven werden würde. Früher dachte ich, Retrospektiven seien irrelevant für Teams, die sich nicht mit Engineering beschäftigen, bzw. hielt sie für eine Variante von Post-Mortems, die in der Regel nur stattfinden, wenn etwas schiefläuft und die oft Bedauern und Schuldgefühle auslösen.
Aber meine Einstellung änderte sich sofort, als ich anfing, an Retrospektiven bei Miro teilzunehmen. Die Unternehmensphilosophie der kontinuierlichen Verbesserung zeigt sich in unserem Grundwert, „jeden Tag eine bessere Version von uns selbst zu schaffen“.
Sarah setzt sich leidenschaftlich für positive Zusammenarbeit, Teambildung und Inhalte ein.
In der Praxis verpflichten wir uns durch Retrospektiven dazu, ständig zu lernen und besser zu werden: auf Team- und Unternehmensebene ebenso wie im Rahmen spezifischer Projekte.
„Aus meiner Sicht ist die Retrospektive der wichtigste Ausdruck der agilen Arbeitsweise, paradoxerweise aber oft auch der Teil, den viele Teams auslassen. Retrospektiven geben Teams die Möglichkeit, nicht die Arbeit an sich, sondern ihre Arbeitsweise zu prüfen und bei Bedarf anzupassen“, so Vanessa Sequeira, Leiterin der Abteilung People Design bei Miro.
Diese Erfahrung ist positiv, anregend und aufschlussreich. Mein Team führt Retrospektiven vierteljährlich durch und am Ende wählen wir immer zwei oder drei Schwerpunktbereiche mit konkreten Maßnahmen und zuständigen Personen aus. In diesem Quartal wird das Unternehmen zum Beispiel gemütliche Runden für einen Zusammenhalt der Remote-Teams einführen und Führungskräfte zu Ask me anything-Runden einladen, um einen Einblick in die Prioritäten des Unternehmens zu erhalten. Ich bin jetzt eine vehemente Retro-Verfechterin!
Vorlagen für Retrospektiven auswählen
Für derart einfache Zwecke erscheint die Auswahl an Retrospektiven mitunter unüberschaubar. Woher weiß ich, welche am besten geeignet ist? Die Antwort lautet natürlich „es kommt darauf an“ und was am Ende dabei herauskommt, hängt davon ab, was du am Anfang hineinsteckst.
„Wähle das Framework, das ein gutes Ergebnis für das Team bringt“, rät Pete Lim, Agile Coach bei Miro. „Als Moderator fange ich gern mit etwas wirklich Einfachem an und wiederhole es einige Male, damit sich das Team daran gewöhnt und seine mentale Energie nicht für das Erlernen eines neuen Formats aufwenden muss.“
Gleichzeitig können zu häufige Retrospektiven ermüdend wirken, sodass Teams einen neuen Ansatz brauchen.
„Darum ist es wichtig, die Retro-Formate zu wechseln. Sonst sind die Teams irgendwann nur noch halbherzig dabei, selbst bei guter Moderation“, rät Vanessa Sequeira.
Dennoch haben wir alle unsere Vorlieben und Favoriten. Nachstehend findest du einige Vorlagen für Retrospektiven, die wir basierend auf den Erfahrungen verschiedener Teams und Situationen bei Miro empfehlen.
Retrospektive „Start, Stop, Continue“
Geeignet für: die Identifizierung spezifischer Maßnahmen, sowohl rückblickend als auch für die Zukunft
Start-Stop-Continue ist ein stark handlungsorientiertes Retro-Framework, mit dem Teams herausfinden können, welche bisherigen Aktionen abgebrochen oder fortgesetzt werden sollten, und welche neuen Ideen es wert sind, ausprobiert zu werden. Wir haben diese Vorlage als Grundlage für die Retrospektive mit 400 Teilnehmenden zu unserem virtuellen Offsite-Meeting im Jahr 2020 verwendet. Und wenn du dir ansiehst, wie viele Cursor-Symbole auf dem Board in der Abbildung herumschwirren, kannst du dir wahrscheinlich gut vorstellen, welche enorme Energie bei einer so umfangreichen Feedback-Runde freigesetzt wird.
Ich liebe Start-Stop-Continue-Retrospektiven vor allem wegen ihrer Einfachheit. Es gibt allerdings eine Änderung, die ich oft vornehme: Ich ordne die Schritte neu an und stelle den „Start“ ans Ende. Ich habe nämlich die Erfahrung gemacht, dass es Personen leichter fällt, über das Bestehende nachzudenken – sowohl über das Gute („Continue“) als auch über das Schlechte („Stop“), bevor sie sich auf unbekanntes Terrain wagen („Start“).
Retrospektive „Mad, Sad, Glad“
Geeignet für: das Aufdecken der emotionalen Auswirkungen eines Projekts und das Mitteilen individueller Sichtweisen
Falls du es dem Namen nicht entnehmen konntest: Bei dieser Retro-Vorlage geht es um Gefühle. Während die meisten anderen Ansätze darauf fokussiert sind, was geschehen ist und was Personen getan (oder nicht getan) haben, geht es bei diesem Konzept um die emotionalen Aspekte, die dein Team bei der Arbeit bewegen.
Um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, füge ich gern ein paar Emojis oder sogar GIFs ein. Dabei ist es jedoch wichtig, die Stimmung und Zusammensetzung der Gruppe zu berücksichtigen und abzuschätzen, ob solche ungezwungenen Elemente gut ankommen und auch verstanden werden (insbesondere bei Teilnehmenden unterschiedlicher Kulturen).
Retrospektive „What, So What, Now What“
Geeignet für: die Erstellung von Aktionspunkten aufgrund der spezifisch ermittelten Probleme
Diese Übung wurde ursprünglich für eine Lernumgebung entwickelt, eignet sich aber auch hervorragend für Teams. Die Struktur dreht sich um ein Ereignis („What“), die Auswirkungen dieses Ereignisses („So What“) und die nächsten Schritte („Now What“). Du kannst dieses Framework nutzen, um geleistete Arbeit, ein abgeschlossenes Projekt oder empfangenes Feedback zu bewerten.
Das Besondere an „What, So What, Now What“ ist, dass jedes Element seine eigene Geschichte hat, die sich durch alle drei Kategorien zieht. Das heißt, jedes „What“ hat ein entsprechendes „So What“ und „Now What“ – so kannst du alles in einen Zusammenhang bringen und dein weiteres Vorgehen für jedes Element planen.
Pete Lim weist darauf hin, dass es wichtig ist, dabei den Fokus einzugrenzen, damit die geplanten Schritte auch wirklich ausgeführt werden. Er empfiehlt, in der „What“-Phase zu brainstormen und dann abzustimmen, welche 3 bis 5 Punkte besprochen werden sollen. „Wenn du zum Punkt „Now What“ kommst, solltest du dir nicht mehr als 3 Aktionen vornehmen, sonst wirst du sie wahrscheinlich nicht umsetzen“, ergänzt er.
Außerdem empfiehlt er, in der „What“-Phase eine Zeitachse zu nutzen, um die Ereignisse zu visualisieren, und Farben zu verwenden, um die positiven von den negativen Aspekten abzugrenzen.
Retrospektive „4Ls“
Geeignet für: Konzentration auf das Lernen
Diese Retrospektive ist praktisch, wenn du im Verlauf eines Projekts, eines Sprints oder eines Quartals die Stimmung deines Teams im Hinblick auf Wachstum und Lernprozesse analysieren möchtest. Die vier Quadranten stehen in der Regel für Loved, Learned, Lacked und Longed for – also Geliebt, Gelernt, Vermisst und Ersehnt. Manche Teams ändern sie jedoch ab.
„Vielen Personen fällt es schwer, zwischen „Vermisst“ und „Ersehnt“ zu unterscheiden“, erklärt Pete Lim. Auch ich selbst hatte schon Probleme damit. Aber langes Grübeln darüber, wo eine Notiz am besten platziert werden sollte, lenkt ab und verschwendet kostbare Reflexionszeit.
Ein Vorschlag wäre, die Kategorie „Vermisst“ durch „Verabscheut“ zu ersetzen. Allerdings finden einige Personen diesen Begriff auch wieder zu extrem (verabscheuen wir das wöchentliche Statusmeeting wirklich oder ist es einfach nur unproduktiv?). Eine andere Möglichkeit bestünde darin, im Englischen von der Alliteration abzuweichen und einen milderen Begriff zu verwenden, der nicht unbedingt mit L beginnt.
Segelboot-Retrospektive
Geeignet für: Teams, die in einem Retro-Trott feststecken
In der Retrospektive kann ein Team darüber nachdenken, was gut gelaufen ist, wie es seine Ziele erreicht hat, was es behindert hat und welche Risiken es sieht. Die Metapher beschreibt, dass das Team gemeinsam auf einem Boot zu einer Insel fährt und dabei Wolken und Winde berücksichtigen sowie versuchen muss, sich nicht von Ankern, Felsen und Piraten aufhalten zu lassen.
„Das hat in meinem Team sehr gut funktioniert, als wir von unserer Standard-Retro ein bisschen gelangweilt waren“, sagt Kristin Leich, Produktmarketingmanagerin für Miroverse und Vorlagen. „Das Format ist unterhaltsam, vor allem wenn man jemanden bittet, das Segelboot zu zeichnen.“
Auch wenn du eine Vorlage verwendest, hast du immer die Möglichkeit, das Board von deinem Team anpassen zu lassen, zum Beispiel, indem ihr das Logo eures Unternehmens oder visuelle Elemente für verschiedene Risikotypen einfügt.
Team-Retrospektive von Atlassian
Geeignet für: Teams, die zum ersten Mal eine Retrospektive machen
Wir sind immer begeistert, wenn ein Unternehmen einem Framework, das es für seine Bedürfnisse angepasst hat, auch eine persönliche Note verleiht. Wir zeigen solche Beispiele im Miroverse und ergänzen die Sammlung auch mit unseren eigenen Beispielen.
Atlassian hat diese Retro-Vorlage speziell für Gruppen von 4–8 Personen entwickelt, um zu besprechen, was gut gelaufen ist, was verbessert werden muss, und um das weitere Vorgehen zu bestimmen. Es ist ein einfaches, gut strukturiertes Framework.
Anna Dvornikova, Leiterin der Lernprogrammgestaltung bei Miro, berichtet, dass ihr Team diese Vorlage mit den Bereichen „Feiern“ und „Fragen“ erweitert hat.
„Es macht unsere Diskussionen ausgewogener – wir können individuell und mit dem ganzen Team kommunizieren und sind offener dafür, auch knifflige Fragen anzusprechen. Das hilft uns, sinnvollere Gespräche, auch zu sensiblen Themen, zu führen und anstelle des Gefühls, beurteilt zu werden, eher eine gemeinsame Entdeckermentalität zu entwickeln.
Workshop: Agile Retrospektiven moderieren
Geeignet für: Moderatorinnen und Moderatoren auf der Suche nach einem kompletten Workshop-Set für Retrospektiven
Hier ist unsere eigene Version eines längeren Workshops zu Team-Retrospektiven. In diesem Board hat PMM Lindsey Meredith drei Aktivitäten – drei Eisbrecher, die 4Ls-Retro und das Perfection Game – als Starter-Paket zusammengestellt, das du für die Anleitung einer kompletten Entdeckungsrunde nutzen kannst. Dazu gibt es eine Einführungspräsentation und einen Bereich für Fragen und Antworten.
Leg los und finde deine Antworten!
Eine Retrospektive kann so viele Vorteile mit sich bringen, von der Entwicklung eines tieferen gemeinsamen Verständnisses der Arbeitsstile und der Wertschätzung individueller Sichtweisen bis hin zur Erstellung einer Liste mit konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
Besuche die Vorlagenbibliothek von Miro und die Vorlagengalerie der Miroverse-Community, um dich inspirieren zu lassen und bestimmte Frameworks zu finden, die du sofort einsetzen kannst.
