7 modèles de rétrospective que nous aimons et utilisons chez Miro

Je n’aurais jamais cru aimer autant les rétrospectives d’équipe. J’avais plutôt tendance à les considérer comme inutiles pour les équipes en dehors des ingénieurs, ou comme un doublon du post-mortem (qui n’a généralement lieu qu’en cas de problème, et qui est trop souvent associé au regret et à la culpabilité).

J’ai très vite changé d’attitude lorsque j’ai commencé à participer à des rétrospectives chez Miro. La philosophie de l’entreprise en matière d’amélioration continue est illustrée par notre valeur fondamentale : « Créer chaque jour une meilleure version de nous-mêmes ».

Sarah est une passionnée de collaboration positive, de team-building et de contenu. 

Dans la pratique, l’une des façons dont nous nous engageons à apprendre et à progresser en permanence consiste à organiser des rétrospectives : au niveau de l’équipe, au niveau de l’entreprise et sur des projets spécifiques.

« À mon avis, la rétrospective est la cérémonie Agile la plus importante. Or, c’est souvent celle que la plupart des équipes sautent. Elle permet aux équipes d’examiner leur façon de travailler et de l’adapter plutôt que d’adapter le travail lui-même », explique Vanessa Sequeira, responsable de la conception pour les ressources humaines chez Miro.

L’expérience est positive, énergisante et instructive. Mon équipe organise des rétrospectives chaque trimestre. À la fin, nous choisissons toujours deux ou trois domaines d’intervention avec des actions spécifiques et des responsables. Ce trimestre, par exemple, nous lançons des moments de convivialité à distance pour resserrer les liens dans l’équipe et invitons les dirigeants à des séances de questions-réponses pour mieux connaitre les priorités de l’entreprise. Je suis maintenant une grande adepte de la rétrospective !

Comment choisir un modèle de rétrospective ?

Pour quelque chose d’aussi simple, le nombre de modèles de rétrospectives différents peut paraitre vertigineux. Comment savoir lequel choisir ? La réponse est « ça dépend », et ce qu’on en retire dépend en grande partie de ce qu’on y met.

« Le cadre que vous choisirez est celui qui donnera un bon résultat auprès de l’équipe », explique Pete Lim, coach Agile chez Miro. « En tant que facilitateur, j’aime commencer par quelque chose de très simple et le garder un certain temps pour que l’équipe se sente à l’aise et n’ait pas besoin de faire l’effort intellectuel d’apprendre un nouveau format. »

Par ailleurs, les équipes qui organisent fréquemment des rétrospectives peuvent se lasser et avoir besoin d’une nouvelle approche.

« Il est important de changer de format de rétrospective. Sinon, les équipes se contentent de suivre le mouvement, même avec une bonne facilitation », conseille Vanessa Sequeira.

Cela dit, tout le monde à ses préférences. Consultez quelques recommandations de modèles de rétrospectives, basées sur ce qui a fonctionné pour différentes équipes et situations chez Miro.

Rétrospective Start Stop Continue

Idéal pour : identifier des actions spécifiques à entreprendre, en se tournant à la fois vers le passé et vers l’avenir

Le modèle Start Stop Continue est un cadre de rétrospective fortement axé sur l’action, qui aide les équipes à déterminer quelles actions passées doivent être arrêtées ou maintenues, et quelles nouvelles idées devraient être essayées. Nous avons utilisé ce modèle comme base pour la rétrospective de notre offsite virtuel de 2020, qui a réuni 400 personnes (regardez le nombre de curseurs pour imaginer ce que peut être un exercice de feedback de cette ampleur).

J’aime la simplicité du Start Stop Continue. Il m’arrive souvent d’en réorganiser les étapes, pour mettre le « Start » à la fin. J’ai constaté qu’il est plus facile de réfléchir à ce qui existe déjà, que ce soit le bon (« Continue ») ou le mauvais (« Stop »), avant de s’aventurer en terrain inconnu (« Start »).

Rétrospective Mad Sad Glad

Idéal pour : découvrir l’impact émotionnel d’un projet, partager des perspectives individuelles

Comme son nom l’indique, ce modèle de rétrospective traite des sentiments. Là où la plupart des autres approches se concentrent sur ce qui s’est passé et sur ce que les personnes ont fait (ou n’ont pas fait), celle-ci se penche sur le parcours émotionnel de votre équipe dans l’exercice de ses fonctions.

Pour détendre l’atmosphère, j’ajoute généralement quelques émojis et même des GIF, mais vous devez bien sûr tenir compte de la dynamique du groupe pour savoir si les références à la culture populaire seront bien accueillies (ou comprises par tous et toutes, en particulier dans un milieu multiculturel).

Rétrospective Quoi ? Alors ? Et maintenant ?

Idéal pour : créer des actions spécifiquement liées à des problèmes identifiés

Cet exercice a été créé pour un environnement d’apprentissage, mais est également très utile pour les équipes. La structure s’articule autour d’un évènement (« Quoi ? »), des implications de cet évènement (« Alors ? »), ainsi que des étapes suivantes (« Et maintenant ? »). Vous pouvez utiliser ce cadre pour donner un sens au travail effectué, à un projet qui a été livré ou à tout feedback reçu.

Ce qui fait la différence de ce modèle, c’est que chaque élément a sa propre histoire, qui passe par chacune des trois catégories. Ainsi, à chaque « Quoi ? » correspond un « Alors ? » et un « Et maintenant ? », ce qui permet de relier l’ensemble de l’histoire et d’avoir des étapes suivantes pour tout.

Pete Lim fait remarquer qu’il est important de se concentrer sur un point précis, afin de s’assurer que ces actions sont réellement exécutées. Il recommande de faire un brainstorming lors de l’étape « Quoi ? », puis de voter pour déterminer trois à cinq points à discuter. « Lorsque vous arrivez à la question « Et maintenant ? », vous ne devez pas vous engager sur plus de trois actions, sinon vous ne les ferez probablement pas », ajoute-t-il.

Il aime également ajouter un ordre chronologique à la phase « Quoi ? » pour aider les participants à visualiser ce qui se passe, ainsi que des couleurs pour indiquer si un élément était positif ou négatif.

Rétrospective 4L

Idéal pour : se concentrer sur l’apprentissage

Cette rétrospective est utile lorsque vous souhaitez prendre le pouls de votre équipe sur le déroulement d’un projet, d’un sprint ou d’un trimestre, en mettant l’accent sur la croissance et l’apprentissage. Les quatre quadrants sont généralement Loved, Learned, Lacked et Longed for (aimé, appris, manqué et désiré), bien que certaines équipes y apportent des modifications.

« Beaucoup de personnes ne font pas la différence entre « manqué » et « désiré » », explique Pete Lim. J’ai moi-même fait l’expérience de cette confusion : essayer de décider dans quel quadrant placer un pense-bête peut distraire et faire perdre un temps de réflexion précieux.

Il est possible de remplacer « manqué » par « détesté ». Cependant, j’ai vu certaines personnes hésiter à utiliser une désignation aussi forte (détestez-vous vraiment la réunion hebdomadaire sur l’état d’avancement, ou est-elle simplement improductive ?) Une autre possibilité consiste donc à utiliser un autre terme que celui proposé au départ.

Rétrospective Sailboat (voilier)

Idéal pour : les équipes qui sont adeptes de la rétrospective

La rétrospective Sailboat est un moyen convivial pour une équipe de réfléchir à ce qui s’est bien passé, à ce qui l’a aidée à atteindre ses objectifs, à ce qui l’a freinée et aux risques qu’elle entrevoit pour l’avenir. La métaphore est que l’équipe se trouve sur un bateau qui se dirige vers une île, mais qu’elle doit naviguer dans les nuages et les vents, essayer de ne pas être ralentie par des ancres, et éviter les rochers et les pirates sur le chemin.

« Cela a très bien fonctionné dans mon équipe quand nous nous sommes un peu lassés de notre rétrospective standard », explique Kristin Leich, Responsable du marketing produit Miroverse et modèles. « Le thème est amusant, surtout lorsque vous demandez à quelqu’un de dessiner le voilier. »

Même en utilisant un modèle, vous pouvez laisser votre équipe personnaliser son tableau, par exemple en ajoutant le logo de votre entreprise à son bateau ou des éléments visuels pour les différents types de risques.

La rétrospective d’équipe Atlassian

Idéal pour : les équipes qui effectuent une rétrospective pour la première fois

Nous apprécions le fait qu’une entreprise apporte sa contribution à un cadre qu’elle a adapté pour répondre au mieux à ses besoins. Nous mettons ces exemples en évidence dans le Miroverse, et nous essayons d’y ajouter nos propres exemples également.

Atlassian a développé ce modèle de rétrospective spécifiquement pour des groupes de quatre à huit personnes afin de discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qu’il faut améliorer, et d’identifier les prochaines étapes à effectuer. Il s’agit d’un cadre simple et bien fait.

Anna Dvornikova, responsable de la conception des programmes d’apprentissage chez Miro, explique que son équipe a adapté ce modèle pour y ajouter des zones appelées « célébrer » et « questions ».

« Cela permet d’équilibrer la discussion : nous remercions les personnes et les équipes, et nous sommes plus ouverts à l’idée de poser certaines questions délicates. Cela nous aide à avoir des conversations plus constructives et plus sensibles, et à adopter l’état d’esprit de l’explorateur plutôt que celui du juge et de l’évaluateur », déclare-t-elle.

Atelier de facilitation des rétrospectives Agile

Idéal pour : les facilitateurs qui souhaitent disposer d’un kit d’atelier de rétrospective prêt à l’emploi

Voici le point de vue de Miro sur les ateliers de rétrospective d’équipe plus longs. Dans ce tableau, la responsable du marketing produit Lindsey Meredith rassemble trois activités (trois « icebreakers » ou activités brise-glace, la rétrospective 4L et le jeu de la perfection) à utiliser comme « pack de départ » pour mener à bien une séance de découverte du début à la fin. Il comprend même une présentation d’introduction et un espace de questions-réponses.

Lancez-vous !

L’organisation d’une rétrospective présente de nombreux avantages : développer une meilleure compréhension commune des styles de travail, apprécier les perspectives individuelles, dresser une liste d’actions spécifiques visant à améliorer la façon de travailler ensemble, etc.

Visitez la bibliothèque de modèles de Miro et la galerie de modèles de la communauté Miroverse pour trouver l’inspiration et découvrir des cadres utilisables immédiatement.