نبذة عن قالب الملخّص التنفيذي

ما المقصود بالملخّص التنفيذي؟

الملخّص التنفيذي هو ملخّص قصير موجز لملف أكبر، مثل اقتراح الأعمال. يبرز الملخّص التنفيذي التفاصيلَ المهمّة مثل وصف الشركة، وتحليل السوق، والمشكلات، والحلول، والأمور المالية، والنتائج وغيرها من أشياء سيتم تضمينها في اقتراح عملك. يجب كتابة الملخّص التنفيذي بطريقة تتيح للقارئ فهم فكرة التقرير بشكل كامل دون قراءة جميع المواد.

تعني كلمة "تنفيذي" في الملخّص التنفيذي أن هذا المقتطف القصير يجب أن يكون واضحًا وموجزًا بما يكفي ليناسب القرّاء الذين لا يملكون الوقت لقراءة التقرير بأكمله، ويجب أن يكون قادرًا على توصيل اقتراح عملك بوضوح إلى القارئ ليتمكّن من فهمه جيدًا لاتخاذ قرارات أو مقترحات مهمة.

يتم عادةً إعداد الملخّصات التنفيذية للمستثمرين والمدراء التنفيذيين والمُقرِضين. عادةً ما يكون لدى هؤلاء الأشخاص جداول أعمالٍ مزدحمة، وسيُفضّلون قراءة الملخّص التنفيذي فقط أثناء التواصل الأول مع عملك. لتسهيل الأمور قليلاً، إليك نصيحة سريعة حول ما يجب أن يتضمّنه الملخّص التنفيذي.

يجب أن يشرح الملخّص ما الذي تعمل على إنجازه وما الخلل الذي تقوم بحلّه -- لكن تأكد من عدم إغراق قارئك في التّفاصيل. الهدف من الملخص التنفيذي هو إقناع القارئ بمشروعك: عن طريق إثارة حماسته وتحفيزه وإلهامه لمواصلة القراءة.

كيفية استخدام قالب الملخص التنفيذي

فكّر في الملخّص التنفيذي على إنه مقطع ترويجي لفيلم. تريد أن تحدّد للقارئ أبرز النقاط: الأهداف والمخاطر وكيف تخطط لتحقيق أهدافك. يمكّنك قالب الملخص التنفيذي من صياغة ملخص يجذب قارئك ويحفزه على قراءة بقية التقرير.

الخطوة رقم 1: ابدأ بفقرة أولى مقنعة. وتذكر، هذا هو المقطع الترويجي لفيلمك. ودائمًا ما تنقلك المقاطع الترويجية للأفلام إلى الحدث مباشرة. يجب أن تحدِّد فقرتُك الأولى المشكلةَ التي تسعى إلى حلها. بيّن لقارئك أن المخاطر عالية؛ واشرح عواقب الفشل في حلّ هذه المشكلة. ثم قم بتسليط الضّوء على المنتج أو الموارد أو الخبرة التي تقدمها شركتك للتأثير على المشكلة.

الخطوة رقم 2: بمجرد جذب جمهورك، حان الوقت لإقناعهم بمنتجك. ما الذي يميزك عن غيرك؟ ما الذي يجعل شركتك فريدة من نوعها؟ هل لديك عملاء؟ براءات اختراع؟ تقنية جديدة جذابة؟ يُِّقدم ملخّصك التنفيذي خطة عمل أو مقترحات استثمارية، مما يعني أنك تريد كسب الموافقة من قارئك. إذا اقتنع القرّاء بشركتك، من المرجح أن يمنحوك الموارد التي تحتاجها لتنجح.

الخطوة رقم 3: امنح القارئ فكرة عن ميزانيتك وجدولك الزمني. لا حاجة إلى الدخول في تفاصيل شاملة، حيث سيكون لديك بقية التقرير للقيام بذلك. ولكن استعرِض موجزاً للنقاط الرئيسية في خطّتك كي يعرف القارئ ما يمكن توقّعه.

ما الذي يجب تضمينه في الملخص التنفيذي؟

سيتعتمد المحتوى الدقيق للملخّص على جمهورك وعلى المعلومات التي تحاول تلخيصها. مع ذلك، توجد بعض الإرشادات العامة التي يجب اتّباعها عند كتابة الملخص.

يجب على الملخص التنفيذي أن:

• يجذب انتباه القارئ

• يسرد بوضوح ما هو متوقع في خطة العمل (شرح الأمر باختصار ووضوح لجذب الانتباه)

• يقدم قائمة بالأهداف والنتائج قصيرة وطويلة الأجل.

• يستخدم هذه الفرصة كحديث المصعد.

الحل

في هذه الخطوة يجب أن تستخدم إجابات على الأسئلة المذكورة أدناه لتحديد هدفك النهائي.

• ما الخطوات أو الطّرق التي ستتّخذها لحل المشكلات التي ذكرتَها في الفقرة الافتتاحية؟

• ما الغايات والأهداف التي ستحققها في نهاية المشروع؟

عرض القيمة

هو قسم مهم تشرح فيه بإيجاز قيمة ناتج العمل.

• ما هو عائد الاستثمار للحلّ الذي اقترحته؟

• كيف سيقوم بتحسين تقديم الخدمة وتجربة العميل؟

الخاتمة

في بضع جمل، كرر سبب أهمية حل المشكلة الآن والخطوات أو الإجراءات الآتية التي تريد أن يتخذها القارئ.

كيفية كتابة ملخص تنفيذي

الملخّص التنفيذي هو أكثر بكثير من مجرد ملخص لخطّتك أو اقتراحك. فهو فرصة لإشراك القرّاء وإقناعهم بالفكرة دون مطالبتهم بقراءة كامل الخطّة أو المقترح. تكمن أهمية ذلك خاصّةً إذا كنت تحاول الحصول على تمويل. إليك بعض الخطوات المفيدة التي يجب اتباعها عند كتابة ملخص تنفيذي.

1. اكتب مقدمة قائمة على حل المشكلة

قم بتوجيه الملخّص من خلال شرح سبب أهمّية مشروعك. من الطرق الفعّالة لجذب انتباه القارئ هي البدء باقتباس أو حقائق مدروسة أو إحصائية محفزة للتفكير. يجب أن يفهم القارئ سبب أهمية حل المشكلة الآن وَصِلَتها بقاعدة عملائك.

• ما المشكلة التي تحاول حلها؟

• متى يجب أن يتم حلّها؟

• ما المشكلة وما حجمها؟

• من الجمهور المستهدف، من المتأثّر بهذه المشكلة؟

• هل هناك حاليًا أي حلول لهذه المشكلة، من هم المنافسون؟

نصيحة احترافية: إذا كنت تعمل على اقتراح عمل، فسيكون من الجيد كذلك إضافة الآتي عن الشركة:

• اسم الشركة والموقع

• معلومات التواصل

• وصف الغرض منها

• القيادة والمؤسسون والمستثمرون الحاليون في شركتك

• الفريق المسؤول عن المشروع

2. قم برواية قصتك من خلال الحل الذي تقدمه

قم بالإبلاغ بوضوح عن القيمة أو بيان المهمة لمشروعك أو منظمتك. اشرح ما هي المهارات والخبرة التي ستستخدم لحل المشكلة التي ذكرتها في المقدمة. هنا يمكنك أن تذكر كيف يقوم مشروعك أو عملك بحلّ مشاكل الجمهور المستهدف.

• كيف يحل عملك المشكلة؟

• هل هو حل بسيط أم معقد؟

• إذا كان معقدًا، كيف تجعله بسيطًا، أو تشرحه بطريقة أكثر بساطة؟

3. تأكد من أنك أكملت البحث

رغم أن هذه الملخصات يُفتَرض أن تكون قصيرة، إلا أنها مليئة بالبيانات والأبحاث. يمكن استخدام هذا القسم لإضافة تحليل مهم للسوق وإبراز نقاط القوة والضعف والشراكات التي قد تكوّنها. كما يُظهر تضمينُ الأبحاث الشاملة أنك تفهم جمهورك، وأنك قمت بتحليل التّوجهات والمنافسين المُحتَملين.

اشرح باختصار المشكلة التي ستحلها. إذا كنت قد أجريت بحثًا يوضّح الحاجة إلى الاقتراح، فقم بتضمين النتائج التي توصلت إليها هنا. واشرح كذلك كيف ستحقق أهداف المشروع وما ستحتاج إليه لتنجح.

• ما الذي تريد أن يعرفه القرّاء؟

• ما هي الأفكار التي سيكون من المهم بالنسبة لهم رؤيتها في البداية؟

• هل توجد (فرصة السوق) للمشكلة؟

• كيف تخطط لتنمية قاعدة عملائك وتوسيع حصتك في السوق؟

• ما هي الخطّة الخمسية للنمو لهذا المنتج/الخدمة؟

• هل لديك تجربة مع المنافسين؟

• ما العقبات التي تتوقع معالجتها؟

• من هم منافسوك؟

• ما هي الفرص الحالية والمستقبلية؟

4. اشرح الحل

بمجرد الانتهاء من شرح مواضع الشكوى في عملك وتحليلها، قم بإنشاء قائمة ذات تعداد نقطي لتحديد الحل. يمكنك استخدام كل نقطة لإبراز كل خطوة ستحدث من المشروع والنتيجة المحتملة لها. اشرح كيف ستُحسّن الحلول عائدَ الاستثمار للشركة. حاول إضافة الأرقام إذا أمكن وقم بتضمين المخاطر المحتملة التي قد تواجهها. قم بتضمين الأرقام المالية ذات الصلة.

5. حدد الأسلوب

رغم أن معظم الملخّصات تكون بلهجة رسمية، لكن حدّد لهجة ملخّصك لتناسب جمهورك حقًا. إذا كنت تقدم عرضًا للمستثمرين، فاستخدم اللغة التي لها صدى لدى جمهورك. استخدم الضمائر الشخصية مثل "أنا" و"أنت" و"نحن" على عكس الضمائر غير الشخصية مثل "هم" أو "الشركة.

لا تخف من الخروج عن المألوف إن كان هذا ما سيحقّق النتائج المرجوّة. ومع ذلك، تجنب الأفكار النمطية لأنها ستؤثر بالقرّاء بشكل سيء..

• هل تقدم عرضاً للمدراء التنفيذيين رفيعي المستوى في شركتك؟

• ما اللغة التي يستجيبون لها؟

6. حدد الملخص

واصل مراجعة الملخص التنفيذي. لأنه يجب أن يكون مميزًا ومتألقًا دون إضافات. يجب أن يكون كل قسم من الملخص واضحًا وموجزًا ومفصلاً. تأكّد أنه سيكون مؤثّراً. لا تبتكر أفكاراً جديدة، يجب أن تكون الأفكار واضحة ومدروسة جيدًا. فالهدف من هذا الملخص هو أن يكون قابلًا للتنفيذ، وأن نحقق المشاركة من خلاله. لا تتعمق بشدة في التفاصيل

• هل حاولت قراءته من وجهة نظر صنَّاع القرار؟

• هل الملخص التنفيذي واضح؟

• هل هناك قسم يحتاج معلومات أكثر أو أقل؟

• هل قمت بتنقيح كل شيء؟

7. دع الملخّص التنفيذي للنهاية

ننصحك بتصحيح الملخص التنفيذي في النهاية. من الأسهل أن تمتلك نسخة مكتوبة من مُقترح مشروعك أو خطة عملك، بحيث يكون لديك جميع المعلومات بعد أن تم البحث عنها وكتابتها بالفعل. وبالتالي سيكون لديك المستند الكامل. ويكون الملخص التنفيذي أفضل عندما تسحب التفاصيل الأساسية من التقرير الكامل وتضعها في نهاية الملخّص.

الخاتمة هي الحل وخلاصة المشكلة . اسأل عن القرار الذي تريد أن يتخذه القارئ. يجب أن تكون النتائج واضحة، لكن اترك مجالًا للإثارة ليشعروا بأنهم مضطرّون لقراءة بقية مقترح العمل.

لماذا تكتب ملخصًا تنفيذيًا؟

غالبًا ما تتصدر الملخصات التنفيذية خططَ العمل ومقترحات المشروعات والوثائق الأخرى. وغالبًا ما يقوم جمهور هذه الأنواع من الخطط بمراجعة عشرات الملفات كل أسبوع. إذا قرؤوا بدقة كلّ خطة في مكتبهم ، فلن ينجزوا أي شيء أبدًا! تضمن لك كتابةُ ملخصٍ تنفيذي مقنع أن يدرس القارئ بقيّة خطتك بالفعل. صُمّمَت الملخّصات التنفيذية لإقناع القارئ بأن مشروعك أو شركتك تستحق وقتهم.

لماذا يُعَدّ الملخص التنفيذي مهمًا؟

الملخصات التنفيذية هي انطباعك الأول. ومع ذلك، نظرًا لأنها قد تستغرق وقتًا طويلاً، يرتكب العديد من الأشخاص والمنظمات خطأ إغفالها. من السهل معرفة السبب: عندما تقوم بتكوين المشروع، فإن آخر ما تريد القيام به هو التوقف مؤقتًا لإعداد الوثائق. يفيد قالب الملخص التنفيذي لأنه يقلل الجهد المبذول. بدلاً من إرهاق نفسك في كتابة ملخّص ممل أو غير مفيد أو غير كامل، يسمح لك القالب بتجميع ملف يمنحك ميزة على منافسيك.

متى تستخدم قالب الملخص التنفيذي

استخدم قالب الملخص التنفيذي في أي وقت تحتاج إلى كتابة خطة مشروع أو مقترح استثمار أو خطة عمل.