Mapowanie Procesów Swimlane: Wyjaśnij role, zmniejsz tarcia, popraw przepływ pomaga zespołom mapować proces biznesowy od początku do końca według roli lub działu, dzięki czemu stają się widoczne odpowiedzialność, przekazania i opóźnienia. Użyj tego narzędzia, aby wyjaśnić odpowiedzialność, zmniejszyć zamieszanie między zespołami oraz zidentyfikować wąskie gardła i nadmiarowe czynności, które spowalniają pracę.
Co to jest?
Mająca na celu zmapowanie procesu warsztatu, z użyciem szablonu rozdzielającego działania na sekcje (zespoły, role lub systemy) i łączącego kroki między sekcjami, co pozwala ujawnić miejsca, gdzie praca jest przekazywana, oczekuje lub wraca do punktu wyjścia.
Jaki problem rozwiązuje?
Niejasna odpowiedzialność, która prowadzi do obwiniania i poprawek
Ukryte przekazania, które tworzą czas oczekiwania
Nakładające się role i powielanie kroków
Zatwierdzenia i decyzje, które hamują przepływ
Jak tego używać
Określ granice początku/końca i elementy spoza zakresu
Utwórz swimlane dla działu, roli lub systemu
Zmapuj "ścieżkę szczęścia" pomiędzy sekcjami, używając strzałek dla każdego przekazania
Dodaj decyzje w kształcie diamentów i oznacz ścieżki "Tak/Nie"
Zaznacz wąskie gardła za pomocą czerwonych notatek oraz pomysły na optymalizację za pomocą zielonych notatek
Wpisz osoby odpowiedzialne za każdy krok i listę kolejnych działań
Typowe pułapki
Pasy, które mieszają role i działy, kroki umieszczone w „niewłaściwym” pasie, decyzje bez jasnych kryteriów, brakujące ścieżki wyjątków.
Sposoby unikania błędów
Zachowaj pasy związane z wyraźną odpowiedzialnością, opisz kryteria decyzyjne na symbolu diamentu, licz strzałki między pasami jako punkty ryzyka, sprawdzaj mapę za pomocą rzeczywistych przykładów.
Używane funkcje Miro
Pasy (Kontenery) dla ról, Kształty diagramu przepływu dla kroków i decyzji, Połączenia dla przekazywania zadań, Żółte karteczki dla punktów bólu i pomysłów, Etykiety dla własności i systemów, Kodowanie kolorystyczne dla typów pasów i wyjątków, Komentarze dla otwartych pytań
FAQ
Q: Kto może skorzystać z tego szablonu?
A: Właściciele procesów, zespoły operacyjne, liderzy międzyfunkcyjni, kierownicy projektów, właściciele systemów oraz zespoły pracujące między działami.
Q: Co zyskuję na koniec?
A: Kompletną mapę procesu z role w pasach, widoczne przekazania, zidentyfikowane wąskie gardła oraz listę możliwości optymalizacji.
P: Jak zdecydować, co będą przedstawiać swimlane’y?
O: Wykorzystaj działy do dyskusji o odpowiedzialności, role dla jasności wykonawczej, systemy do planowania automatyzacji.
