Szablon spotkania refleksyjnego
Dziel się doświadczeniami edukacyjnymi i nowymi sposobami myślenia, aby rozwijać się jako zespół.
Informacje na temat szablonu spotkania refleksyjnego
Spotkania refleksyjne dają członkom zespołu możliwość porozmawiania o tym, jak podchodzą do swojej pracy. Wykrocz poza podstawowe potrzeby zarządzania projektami i skorzystaj z szablonu spotkania refleksyjnego, aby stworzyć przestrzeń do rozmowy i dowiedzieć się, w jaki sposób inni myślą, czują i formułują pytania dotyczące ich pracy.
Czym jest spotkanie refleksyjne?
Spotkanie refleksyjne jest prowadzone przez „uczących się” – członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu.
Te osoby mogą zdecydować się na przedstawienie tematu lub historii, a reszta zespołu może zadać serię pytań. Można też zorganizować sesję pytań i odpowiedzi na żywo między wyznaczonym uczącym się a zespołem.
Zazwyczaj jedna osoba w zespole przyjmuje rolę ucznia i dzieli się niedawnym doświadczeniem, które może przynieść korzyści wszystkim innym. Reszta zespołu przyjmuje rolę aktywnych słuchaczy, zadając pytania w razie potrzeby i wyciągając wnioski dotyczące własnej pracy lub ogólnych wartości i inicjatyw biznesowych.
Kiedy używać szablonu spotkania refleksyjnego?
Spotkanie refleksyjne ma na celu dogłębne zbadanie, w jaki sposób zespół uczy się nowych umiejętności, udokumentowanie kluczowych obserwacji i zastanowienie się, jak wykorzystać te umiejętności do przyszłego rozwoju.
Spotkania refleksyjne pozwalają członkom zespołu podzielić się nowymi informacjami na temat działalności klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej. Twój zespół może również zaproponować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić nową książkę, podcast lub film, który warto obejrzeć.
Te grupowe refleksje mogą zachęcić osoby na wszystkich poziomach hierarchii do angażowania się we wzajemny rozwój zawodowy.
Jak korzystać z szablonu spotkania refleksyjnego
Zacznij od dodania szablonu spotkania refleksyjnego do swojej tablicy, a następnie wykonaj następujące kroki, aby go spersonalizować:
1. Zacznij od icebreakera, aby nadać ton spotkaniu
Aby od samego początku wszyscy myśleli kreatywnie, zachęcaj do nieustrukturyzowanego podejścia do komunikacji. Daj wszystkim możliwość poznania się.
2. Poproś „ucznia” o podzielenie się tym, czego ostatnio się nauczył
W czasie, gdy osoba ucząca się będzie opowiadała o swoich doświadczeniach, zachęć zespół do zapisywania spostrzeżeń na karteczkach. Notatki te możesz przypisać do siatki (np. „co przeoczyłeś?”), która będzie zgodna z narracją i może skłonić do zadawania przydatnych pytań uzupełniających.
3. Zachęć zespół do zadawania pytań oraz dzielenia się obserwacjami i wskazówkami
Po zakończeniu wypowiedzi przez ucznia poproś każdą osobę w grupie o podzielenie się jedną obserwacją lub zadanie jednego pytania w celu bardziej szczegółowego poznania historii. Im bardziej konkretne będzie pytanie lub obserwacja, tym lepiej. Wyznacz w grupie osobę odpowiedzialną za notowanie spostrzeżeń, i poproś ją, aby pilnowała czasu i dbała o to, aby dyskusja trzymała się tematu.
4. Wspólnie z zespołem podejmij decyzje o dalszych działaniach
Na zakończenie osoba sporządzająca notatki w grupie może ustnie podsumować spotkanie. Uczeń może również dodać wszelkie szczegóły, które mogły zostać pominięte. Jako zespół możecie zdecydować, czy chcecie kontynuować realizację pomysłów, które pojawiły się podczas sesji. Możesz także chcieć powtórzyć spotkanie w innym terminie, aby przyniosło to korzyści komuś innemu w zespole. Jeśli takie spotkanie okaże się przydatne w ramach integracji zespołu i dzielenia się umiejętnościami, zastanów się, czy może warto organizować je regularnie.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon matrycy RACI
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Org Charts
Matryca RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz pozwala uniknąć nieporozumień podczas realizacji projektów. Skrót RACI oznacza Responsible (osoba, która wykonuje pracę w celu osiągnięcia zadania i jest odpowiedzialna za wykonanie pracy lub podjęcie decyzji), Accountable (osoba, która jest odpowiedzialna za prawidłowe i dokładne wykonanie zadania), Consulted (osoby, które dostarczają informacji dla projektu i z którymi istnieje dwukierunkowa komunikacja), Informed (osoby, które są informowane o postępach i z którymi istnieje jednokierunkowa komunikacja).
Szablon scenorysu
Zastosowania:
Design Thinking
Chociaż scenorys na ogół kojarzy się z planowaniem scen na potrzeby filmu lub programu telewizyjnego, jest powszechnie wykorzystywany również w świecie biznesu. Scenorys to sekwencja ilustracji, których używa się w celu rozwinięcia historii. Szablon scenorysu można wykorzystać w dowolnym momencie, aby naprawdę postawić się w sytuacji klienta lub użytkownika i zrozumieć, w jaki sposób myśli, czuje i działa. Taka taktyka może być szczególnie przydatna, gdy wiesz, że z istniejącym procesem związany jest jakiś problem lub brak skuteczności. Możesz tworzyć scenorysy istniejących procesów lub przepływów pracy i planować, jak powinny wyglądać w przyszłości.
Szablon diagramu lotosu
Zastosowania:
UX Design, Ideation, Diagrams
Nawet kreatywni myśliciele od czasu do czasu potrzebują pomocy w rozbudzeniu kreatywności. W tym miejscu pojawia się diagram lotosu. Pozwoli Ci on przeprowadzać płynniejsze i bardziej efektywne sesje burzy mózgów. Ta technika kreatywnego myślenia bada pomysły, umieszczając główną ideę w centrum diagramu, a koncepcje pomocnicze w otaczających ją polach. Szablon ten zapewnia łatwy sposób tworzenia diagramu lotosu do przeprowadzania burz mózgów, a także nieskończoną planszę dla niekończących się generowanych pomysłów.
Szablon macierzy priorytetów
Zastosowania:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, prawdopodobnie przyda Ci się macierz priorytetów. Szablon macierzy priorytetów został zaprojektowany, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, i pomóc skupić się na najpilniejszych potrzebach. W schemacie macierzy 2x2 wprowadź swoje priorytety w oparciu o to, czy muszą one zostać ukończone w trybie pilnym, czy też nie, oraz czy są one ważne, czy też nie. Szablon macierzy priorytetów ma zastosowanie zarówno w zarządzaniu projektami, jak i w życiu osobistym i pozwala usprawniać procesy biznesowe, zwiększać wydajność, usuwać blokady i ograniczać marnowanie zasobów.
Szablon „start, stop, kontynuuj”
Zastosowania:
Retrospectives, Meetings, Workshops
Dawanie i otrzymywanie feedbacku może być trudne i onieśmielające. Trudno jest spojrzeć wstecz na kwartał lub nawet tydzień i podzielić zestaw decyzji na „pozytywne” i „negatywne”. Struktura „start, stop, kontynuuj” została stworzona, aby ułatwić refleksję nad ostatnimi doświadczeniami zespołu. Szablon „start, stop, kontynuuj” zachęca zespoły do przyjrzenia się konkretnym działaniom, które powinny wprowadzić, wyeliminować i kontynuować. Współpracownicy wspólnie ustalają najważniejsze kroki, aby zwiększyć produktywność i odnosić sukcesy.
Szablon codziennego spotkania stand-up
Zastosowania:
Agile Methodology, Meetings, Software Development
Cały zespół spotyka się, aby dokonać przeglądu poprzedniego dnia i omówić nadchodzący dzień. Te codzienne spotkania, znane również jako „scrumy”, są krótkie, ale potężne - identyfikują blokady drogowe, zapewniają każdemu członkowi zespołu zabranie głosu, wspierają współpracę, utrzymują postępy na właściwym torze i ostatecznie utrzymują efektywną współpracę zespołów. Szablon ten ułatwia wersję codziennych spotkań stand-up dla zespołu sprintu. Wszystko zaczyna się od wybrania daty i godziny, stworzenia agendy i trzymania się tego samego formatu przez cały sprint.