Większość projektów rozpoczyna się z optymizmem i założeniami, a z rzeczywistością zderza się około trzeciego tygodnia. Do tego czasu już zaangażowano zasoby, poinformowano zainteresowanych stronami i złożono obietnice. Scope Check pomaga ujawnić te problemy przed rozpoczęciem, a nie potem.
Co to jest Scope Check?
Scope Check to dwie sesje warsztatowe do weryfikacji pomysłów projektowych, które testują je pod kątem niezbadanych założeń i ukrytych zagrożeń, zanim zainwestujesz zasoby. Warsztaty te mają na celu ujawnienie niezbadanych założeń, zauważenie ukrytych ryzyk i stworzenie szczerego porozumienia pomiędzy interesariuszami w czasie krótszym niż dwie godziny.
Szablon prowadzi Cię przez 10 skoncentrowanych sekcji, które odpowiadają na kluczowe pytania pomijane na większości spotkań inaugurujących projekt:
Sprawdzenie problemu - Czy w pełni rozumiemy, co wymaga rozwiązania?
Kluczowi gracze - Kto musi wesprzeć tę pracę?
Możliwość techniczna - Czy to rozwiązanie jest technicznie wykonalne?
Zdolność do zmiany - Czy możemy poradzić sobie z tą zmianą?
Sprawdzenie wartości - Czy warto to realizować?
Rzeczywistość zasobów - Czy mamy, czego potrzebujemy?
Czerwone flagi - Co może pójść źle na początku?
Sprawdzenie decyzji - Czy jesteśmy gotowi, aby kontynuować?
Sygnały sukcesu - Jak wygląda sukces?
Nowa normalność - Jak zmieni się praca?
Kto może używać tego szablonu Scope Check?
Ten szablon jest przeznaczony dla:
Kierownicy projektów rozpoczynający nowe inicjatywy, którzy potrzebują synchronizacji z interesariuszami
Kierownicy produktu oceniający, czy dana funkcja jest wykonalna przed dodaniem jej do roadmapy
Analitycy biznesowi weryfikujący wymagania przed przejściem do szczegółowych specyfikacji
Moderatorzy prowadzący zespoły przez sesje koordynacyjne
Zespoły międzyfunkcyjne mierzące się z niejasnym zakresem, konkurującymi priorytetami lub niespójnymi oczekiwaniami
Zespoły kierownicze podejmujące decyzje o rozpoczęciu lub wstrzymaniu działań w przypadku inicjatyw strategicznych
Najlepsze rezultaty osiąga się podczas sesji z udziałem 3-5 osób, które znają ten obszar, w tym decydentów, ekspertów technicznych i osób faktycznie wykonujących pracę.
Kiedy używać szablonu Scope Check
Użyj Scope Check, kiedy:
Rozpoczynasz nową inicjatywę, ale interesariusze nie zgadzają się co do problemu, który rozwiązujecie
Masz zamiar rozpocząć projekt, ale czujesz, że istnieją niewypowiedziane obawy
Interesariusze są podekscytowani pomysłem, ale nie sprawdzili założeń w praktyce
Musisz ujawnić ryzyka i przeszkody przed ich szkodliwym wpływem na projekt
Zespół nieustannie debatuje o zakresie bez wypracowania jasności
Potrzebujesz strukturyzowanego sposobu na podjęcie decyzji: zielone światło, poprawa lub zatrzymanie
Zarząd pyta, "czy jesteśmy gotowi?", a Ty nie jesteś pewien, jak odpowiedzieć
Jak korzystać z tego szablonu Scope Check
Plan dwuczęściowy
Szablon jest zaprojektowany do realizacji w dwóch skoncentrowanych sesjach z przerwą między nimi, aby wnioski się ustabilizowały.
Sesja 1: Burza mózgów (60-75 minut)
Pracujcie nad sekcjami 1-7 w blokach po 10-15 minut na sekcję. Wykorzystajcie pytania startowe, dodawajcie notatki i szukajcie braków, a nie konsensusu. Zanotujcie trzy najważniejsze wnioski z każdej sekcji.
Sprawdzenie Problemu - Jaki dokładnie problem rozwiązujemy i dlaczego właśnie teraz?
Kluczowi Gracze - Kto zyskuje najwięcej? Gdzie jest opór?
Wykonalność Techniczna - Jakie fundamenty techniczne muszą być przygotowane?
Zdolność do Zmiany - Jakie inne zmiany są w toku? Czy damy sobie z tym radę?
Sprawdzenie Wartości - Jakie konkretne korzyści to przyniesie?
Rzeczywistość Zasobów - Jakie umiejętności są nam rzeczywiście potrzebne? Gdzie są braki?
Czerwone Flagi - Jakie założenia muszą być przetestowane? Co może to wykoleić?
Między Sesjami: Daj rzeczom się ułożyć (1-2 dni)
Daj zespołowi czas na przetrawienie tego, co wyszło na jaw. Szczere rozmowy potrzebują czasu, aby się utrwalić.
Sesja 2: Destylacja (30-45 minut)
Pracuj nad sekcjami 8-10 w blokach po 10-15 minut. Skup się, oceń gotowość, ustal kolejne kroki. Dąż do jasności.
Sprawdzenie gotowości - Czego jeszcze brakuje? Które ryzyka pozostają niezaadresowane?
Sygnalizatory sukcesu - Jakie metryki potwierdzą sukces?
Nowa normalność - Które role muszą się zmienić? Jakie nowe umiejętności muszą rozwinąć zespoły?
Zakończ decyzją: Kontynuować, zmienić podejście lub zakończyć.
Co umożliwia Ci Scope Check
Po dwóch skoncentrowanych sesjach Twój zespół odchodzi z:
Ujawnione założenia, które mogłyby spowodować problemy w przyszłości
Szczera ocena technicznej wykonalności i luk w zasobach
Zaangażowani interesariusze, którzy otwarcie wyrazili swoje obawy
Jasne zrozumienie, jak wygląda sukces
Udokumentowane ryzyka i sposoby ich rozwiązania
Pewna decyzja o rozpoczęciu lub rezygnacji, poparta dowodami
Co zawiera ten szablon
Zacznij tutaj
Szybki przegląd i instrukcje, które pomogą zespołowi się zorientować
Warsztatowy przewodnik
Porady dotyczące przygotowania, zasady podstawowe, czas sesji i działania po warsztacie
Scope Check Canvas
10 uporządkowanych sekcji z pytaniami startowymi, które prowadzą dyskusje
Przykład praktyczny
Prawdziwy przykład notatki samoprzylepnej z wykorzystaniem scenariusza punktacji leadów, który pokazuje, jak wygląda skuteczność
Rama nawigacyjna
Szybkie linki do przeskakiwania między sekcjami
Wskazówki dotyczące prowadzenia warsztatu z użyciem tego szablonu
Przygotuj się przed warsztatem - Zaproś 3-5 osób, które znają się na danej dziedzinie. Poproś ich o przyniesienie kluczowych dokumentów, blokad i wyciągniętych wniosków. Z góry wymień znane ograniczenia lub terminy.
Preferuj szczerość nad uprzejmość - Problemy ukryte na spotkaniach rozpoczynających później objawiają się jako katastrofy dostawcze. Stwórz przestrzeń, w której ludzie mogą wyrażać swoje obawy.
Podstawowe zasady, które mają znaczenie:
Nie ma złych odpowiedzi - Każda perspektywa jest ważna, zwłaszcza niewygodne
Dowody > opinie - „Myślę, że to zadziała” różni się od „Widziałem, że to działa, ponieważ...”
Bądź konkretny, unikaj ogólników - Zamiast „użytkownicy chcą lepszych raportów”, powiedz „menedżerowie spędzają 3 godziny tygodniowo na poprawianiu arkuszy kalkulacyjnych”
Wychwytuj założenia - Gdy słyszysz „prawdopodobnie” lub „powinno”, oznacz to jako założenie do sprawdzenia
Zanotuj niezgody - Gdy interesariusze się nie zgadzają, to sygnał ryzyka. Zamiast tego odnotuj to, zamiast wygładzać
Czas ograniczony do dyskusji - Każda sekcja ma łącznie 10-15 minut (10 minut na dyskusję, 5 minut na podsumowanie 3 najważniejszych spostrzeżeń). Ustaw widoczny timer.
Szukaj luk, a nie konsensusu - Sesja 1 dotyczy podnoszenia otwartych pytań, ryzyk i różnych perspektyw. Dążysz do szerokości, a nie do zgody.
Pozwól, aby między sesjami pojawiły się nowe spostrzeżenia - Czas między sesjami ma znaczenie. Ludzie potrzebują przestrzeni, aby przetworzyć niewygodne prawdy.
Skorzystaj z przepracowanego przykładu - Jeśli Twój zespół jest nowicjuszem w tym podejściu, przejdź najpierw przez przykład, aby zrozumieli, jakiego poziomu szczegółowości oczekujesz.
Dlaczego to podejście działa
Tradycyjne rozpoczęcie projektu koncentruje się na harmonogramach, wynikach i optymizmie. Scope Check skupia się na niewygodnych pytaniach, które zwykle zostają zadane dopiero, gdy jest za późno.
Przeprowadzając dwie krótkie sesje z przerwą między nimi, dajesz zespołom przestrzeń do szczerości w kwestiach, których mogliby nie wypowiedzieć podczas jednej, stresującej rozmowy. Efektem jest jasna, pewna decyzja oparta na dowodach, a nie entuzjazmie.
---
Zakres sprawdzania jest częścią większej metodologii walidacji, ale doskonale sprawdza się jako samodzielne narzędzie dla zespołów, które potrzebują szczerego uzgodnienia, zanim zobowiążą się do projektu.
Pragati Sinha
Founder & Facilitator @ Proof Sprint
Helping teams kill good ideas before they waste time solving the wrong problem.
