Szablon macierzy priorytetów
Zwiększ zwinność swojego zespołu i identyfikuj pilne tematy za pomocą szablonu macierzy priorytetów. Śledź każdą sprawę i łatwo podejmuj działania.
Informacje o szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Czym jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Stwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.
2. Zastanów się nad każdym zadaniem
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
How do you create a priority matrix?
To create a priority matrix, your first need to create a list of tasks-to-be-done. Once you have this list, you have to start prioritizing tasks based on the importance of the task and the urgency of the task. Once everything is assigned a value, you then place the tasks on the matrix.
How do you use a priority matrix?
A priority matrix is a decision-making tool used to divide tasks into different categories by urgency and importance. Classifying tasks this way is helpful in honing in on your priorities and making sure that you allocate your time in the most efficient manner.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon macierzy MoSCoW
Zastosowania:
Ideation, Operations, Prioritization
Śledzenie własnych priorytetów jest dużym wyzwaniem w przypadku dużych projektów, zwłaszcza przy dużej liczbie rezultatów. Metoda MoSCoW ma za zadanie zapewnić pomoc w tym aspekcie. Tę potężną technikę stworzono na podstawie modelu macierzy podzielonej na cztery segmenty: Must Have (musi być), Should Have (powinien być), Could Have (może być) i Won't Have (nie będzie tym razem) (od których pochodzi nazwa MoSCoW). Oprócz pomocy w ocenie i śledzeniu priorytetów, podejście to pomaga również w prezentowaniu potrzeb biznesowych odbiorcom i współpracy ze stakeholderami w zakresie uzyskiwania wyników.
Szablon planu działania
Zastosowania:
Education, Project Management, Project Planning, Kanban
Po co tworzyć plan działania? Długoterminowe strategie i cele biznesowe są dobre tylko wówczas, gdy można je urzeczywistnić poprzez zrealizowanie każdego, nawet najmniejszego zadania. Plan działania zawiera listę tych zadań i prezentuje je w czytelny sposób. Pomaga wszystko uporządkować, upewnić się, że niczego nie pominięto, a stakeholderzy zgadzają się i chcą szybko i wydajnie zrealizować projekt. Ten szablon pomoże Ci stworzyć plan działania, który będzie SMART: Specific, Measurable, Actionable, Realistic i Time-bound (Konkretny, mierzalny, wykonalny, realistyczny i ograniczony czasowo).
Szablon techniki STAR
Zastosowania:
Strategic Planning, Prioritization
Dowiedz się, jak wykorzystać technikę STAR, aby wyłonić najlepszego kandydata do danej roli. Uczestnicy rozmów kwalifikacyjnych mogą również skorzystać z techniki STAR do przygotowania szczegółowych i dokładnych odpowiedzi na potrzeby przyszłej rozmowy.
Szablon zwinnej tablicy Agile
Zastosowania:
Agile Methodology, Meetings, Agile Workflows
Będąca częścią popularnej struktury Agile, zwinna tablica to wizualny wskaźnik umożliwiający synchronizację zadań w całym cyklu produkcyjnym. Zwinnej tablicy na ogół używa się w kontekście zwinnych metod prac rozwojowych, takich jak Kanban i Scrum, ale każdy może dostosować to narzędzie do swoich potrzeb. Używana przez programistów i menedżerów projektów, zwinna tablica pomaga zarządzać obciążeniem pracą w elastyczny, transparentny i iteracyjny sposób. Szablon zwinnej metodyki Agile zapewnia łatwy sposób na rozpoczęcie pracy dzięki gotowemu układowi karteczek, które można dostosować do potrzeb zadań i zespołu.
Szablon przycinania drzewa produktu
Zastosowania:
Design, Desk Research, Product Management
Narzędzie Przycinanie drzewa produktu (zwane również grą w drzewo produktu lub strukturą ustalania priorytetów drzewa produktu) to wizualne narzędzie, które pomaga menedżerom produktu organizować i ustalać priorytety dla próśb o funkcje produktu. Drzewo reprezentuje roadmapę produktu i pomaga zespołowi myśleć o tym, jak rozwijać i kształtować produkt lub usługę poprzez grywalizację gromadzenia informacji zwrotnych od klientów i stakeholderów. Typowe drzewo produktu ma cztery symboliczne cechy: pień, który reprezentuje istniejące funkcje produktu tworzonego przez zespół; gałęzie, z których każda reprezentuje funkcję produktu lub systemu; korzenie, które są wymaganiami technicznymi lub infrastrukturą; oraz liście, które są nowymi pomysłami na funkcje produktu.
Szablon celów SMART
Zastosowania:
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
Wyznaczanie celów może być zachęcające, ale może też okazać się przytłaczające. Wyobrażenie sobie każdego kroku, który należy wykonać, aby osiągnąć cel, może być trudne, dlatego tak często zdarza nam się wyznaczać cele, które są zbyt ogólne lub przesadzone. SMART to struktura, która pozwala na ustalenie celów w sposób, który zapewni Ci sukces. SMART to skrót od Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Attainable (osiągalny), Relevant (istotny) i Timely (terminowy). Jeśli będziesz pamiętać o tych atrybutach za każdym razem, gdy ustalasz cele, będą one jasne i osiągalne. Twój zespół może korzystać z modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz wyznaczyć cele. Możesz także używać modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz ponownie ocenić i udoskonalić te cele.