Szablon macierzy priorytetów
Zwiększ zwinność swojego zespołu i identyfikuj pilne tematy za pomocą szablonu macierzy priorytetów. Śledź każdą sprawę i łatwo podejmuj działania.
Informacje o szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Czym jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Stwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.
2. Zastanów się nad każdym zadaniem
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
Jak stworzyć matrycę priorytetów?
Aby utworzyć macierz priorytetów, najpierw należy utworzyć listę zadań do realizacji. Po sporządzeniu takiej listy należy zacząć ustalać priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Po przypisaniu wszystkim zadaniom wartości, należy umieścić je na macierzy.
Jak korzystać z macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem decyzyjnym wykorzystywanym do dzielenia zadań na różne kategorie według ich pilności i ważności. Klasyfikowanie zadań w ten sposób jest pomocne w ustalaniu priorytetów i dopilnowaniu możliwie najbardziej efektywnej alokacji swojego czasu.
Czy mogę spersonalizować szablon macierzy priorytetów zgodnie z własnymi potrzebami?
Szablon macierzy priorytetów można spersonalizować, aby dostosować go do konkretnych kryteriów, celów i projektów. Kliknij dwukrotnie ćwiartki, aby zmienić ich kolor, rozwinąć macierz lub edytować jej zawartość.
Czy istnieją różne rodzaje szablonów macierzy priorytetów?
Tak, szablony macierzy priorytetów różnią się strukturą i kryteriami. Niektóre szablony mogą wykorzystywać prostą macierz z czterema ćwiartkami, podczas gdy inne mogą uwzględniać dodatkowe czynniki, jak ryzyko lub wysiłek.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon opisu problemu klienta
Zastosowania:
Ideation, Design Thinking, Product Management
Korzystając z narzędzia Opis problemu klienta, postaw się w sytuacji swoich klientów. Poznaj ich problemy i dowiedz się, w jaki sposób Twój produkt lub usługa może je rozwiązać i ułatwić im życie. Dodatkową korzyścią jest lepsze zrozumienie klientów w trakcie całego procesu.
Szablon analizy stakeholderów
Zastosowania:
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów. Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które są żywotnie zainteresowane programem lub procesem. W typowej analizie stakeholderów, będziesz priorytetyzować stakeholderów w oparciu o ich wpływ na projekt i starać się zrozumieć, jak najlepiej współpracować z nimi w trakcie trwania projektu.
Szablon planszy produktu
Zastosowania:
Desk Research, UX Design
Plansze produktu to zwięzłe, ale bogate w treść narzędzie, które pozwala wskazać, czym jest Twój produkt i jak jest strategicznie pozycjonowany. Łącząc zwinne podejście oraz UX, plansza produktu stanowi uzupełnienie historyjek użytkowników o persony, scenorysy, scenariusze, szkice projektowe i inne artefakty UX. Plansze produktu są użyteczne, ponieważ pomagają managerom produktu definiować prototyp. Stworzenie planszy produktu jest ważnym pierwszym krokiem na drodze do podjęcia decyzji, kim mogą być potencjalni użytkownicy, jaki problem produkt będzie rozwiązywać, jaka będzie podstawowa funkcjonalność produktu, jakie zaawansowane funkcje warto rozważyć, jaką produkt będzie mieć przewagę nad rozwiązaniami konkurencji oraz jaki będzie potencjalny zysk klientów z używania tego produktu.
Szablon struktury 4 działań w strategii błękitnego oceanu
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Dla przedsiębiorców bardzo ważna jest kwestia nowych użytkowników – jak ich przyciągnąć, jak im zaimponować i jak przekształcić ich w lojalnych klientów. Ten szablon, zaprojektowany przez autorów książki „Strategia błękitnego oceanu: Jak stworzyć niekwestionowaną przestrzeń rynkową i sprawić, by konkurencja stała się nieistotna”, pomoże Ci zmaksymalizować wartość zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów. Korzystając z czterech kroków szablonu (podzielonych na proste kolumny), z łatwością ocenisz swoje produkty w bardziej innowacyjny sposób i zagwarantujesz, że pieniądze będą wydawane w obszarach, które naprawdę mają znaczenie.
Szablon trzygodzinnego sprintu dotyczącego marki
Zastosowania:
Marketing, Workshops, Sprint Planning
Zanim klienci uwierzą w Twoją markę, Twój zespół musi w nią uwierzyć. To właśnie tutaj sprinty dotyczące marki potrafią zdziałać cuda. Spopularyzowany przez zespół Google Ventures sprint dotyczący marki pomoże zespołowi uporządkować różne pomysły dotyczące marki i uzgodnić podstawowe elementy składowe marki - wartości, odbiorców, osobowość, misję, plan działania i inne. Niezależnie od tego, czy budujesz nową markę, czy też modernizujesz istniejącą, sprinty dotyczące marki są idealne w przypadku kluczowych wydarzeń, takich jak nadanie nazwy firmie, projektowanie logo, zatrudnianie agencji lub pisanie manifestu.
Szablon Lean Coffee
Zastosowania:
Agile Methodology, Product Management, Meetings
Co czyni spotkanie świetnym (oprócz pączków)? To docenianie umiejętności, zasobów i czasu każdego z nas poprzez jak najlepsze ich wykorzystanie. To właśnie jest celem podejścia Lean Coffee. Świetny do przeprowadzania burz mózgów i retrospektyw, Lean Coffee dzieli spotkanie na trzy podstawowe etapy: co omówić, co jest omawiane i co zostało omówione. Ten szablon ułatwia zbieranie karteczek i aktualizowanie kolumn w miarę przechodzenia od tematu do tematu.