Szablon analizy stakeholderów
Zidentyfikuj stakeholderów i przygotuj dla nich odpowiedni plan komunikacji w oparciu o ich wpływy i interesy. Upewnij się, że dotrzymasz terminów i spełnisz oczekiwania, korzystając z szablonu analizy stakeholderów Miro.
Informacje o szablonie analizy stakeholderów
Podczas planowania i realizacji projektu ważne jest zarządzanie stakeholderami. Może to być każdy, kto potencjalnie ma wpływ na dany projekt. Możesz się spodziewać, że na pewnym etapie kariery w organizacji pojawią się zewnętrzni i wewnętrzni stakeholderzy.
Stakeholderzy zewnętrzni obejmują klientów, osoby mające wpływ na branżę, ekspertów merytorycznych i liderów społeczności, podczas gdy stakeholderzy wewnętrzni obejmują zespoły i członków zespołów, kadrę kierowniczą i działy. Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów.
Czym jest analiza stakeholderów?
Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie tych oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które są żywotnie zainteresowane programem lub procesem. W typowej analizie stakeholderów, będziesz priorytetyzować stakeholderów w oparciu o ich wpływ na projekt i starać się zrozumieć, jak najlepiej współpracować z nimi w trakcie trwania projektu.
Kiedy używać szablonu analizy stakeholderów?
Przeprowadź analizę stakeholderów na jak najwcześniejszym etapie projektu. W większości przypadków stakeholderzy będą dostarczać krytycznych informacji i zasobów przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest, aby uzyskać wczesne poparcie i upewnić się, że są oni zaangażowani w projekt oraz że nie ma konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.
Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na samym początku, nigdy nie jest za późno, aby ją rozpocząć. Zgodność z stakeholderami i komunikacja w całej organizacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sukcesu projektu.
Utwórz własną analizę stakeholderów
Przeprowadzenie własnej analizy stakeholderów jest łatwe. Platforma wirtualnej współpracy Miro to idealne miejsce do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własny.
1. Rozpocznij od identyfikacji stakeholderów
Pomyśl o stakeholderach, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, wykorzystuje wizualną mapę macierzy 2 na 2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na takich o dużej sile i dużym zainteresowaniu, o dużej sile i małym zainteresowaniu, o małej sile i dużym zainteresowaniu oraz o małej sile i małym zainteresowaniu. Ten format ułatwia podjęcie decyzji o tym, którym stakeholderom należy nadać priorytet. Sporządź listę, ale nie przejmuj się jeszcze wypełnianiem macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderami mogą być zarówno organizacje i zespoły, jak i pojedyncze osoby.
2. Pogrupuj stakeholderów według kategorii
Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów, a następnie zidentyfikuj poszczególnych stakeholderów w tych grupach. Pomoże Ci to skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według ich zainteresowań, na przykład tych, którzy są zainteresowani wpływem finansowym projektu lub tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu projektu.
3. Ustal priorytety dla stakeholderów
Teraz możesz rozpocząć mapowanie zainteresowania i wpływu stakeholderów na samej macierzy stakeholderów. Pomyśl o stakeholderach, którzy z chęcią wesprą Twój projekt oraz o tych, którzy celowo lub nieumyślnie mogą go blokować. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Określ, czy powinni otrzymywać codziennie raporty dotyczące projektów, w które są zaangażowani, czy ich rolą jest tylko monitorowanie postępów, czy po prostu muszą być informowani o projekcie. Wiele zespołów uważa za pomocne narysowanie linii łączących stakeholderów ze współzależnościami. Pamiętaj też, że priorytety mogą ulec zmianie w miarę rozwoju projektu i zawsze można powrócić do analizy później.
4. Przeanalizuj listę stakeholderów
Gdy macierz analizy stakeholderów jest już gotowa, należy jak najszybciej z niej skorzystać, omawiając ją z zespołem. Przejrzyj listę stakeholderów i zadaj sobie następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i za pomocą jakich metod? Co motywuje stakeholdera do udziału w tym projekcie?
What is the purpose of a stakeholder analysis?
The purpose of performing a stakeholder analysis is to help you align and communicate better with your stakeholders. This is important to ensure that project timelines are met and that stakeholder expectations are managed according to their level of involvement, influence, and interest. Use the stakeholder analysis template on Miro to ensure nothing is overlooked when it comes to the people and groups relevant to your project.
What are the 4 steps in the process of stakeholder analysis?
The four steps to follow when conducting a stakeholder analysis are: 1) Identify your stakeholders, 2) Group your stakeholders by category, 3) Prioritize and plot your stakeholders on the stakeholder analysis matrix according to influence and interest, and lastly, 4) Analyse your list of stakeholders with your team to determine a plan of action. Once you have completed these four steps of the stakeholder analysis, you and your team should have a good understanding of all of your stakeholders. It should also be clear how best to communicate with each stakeholder, how to manage expectations, and mitigate any delays where dependencies may exist.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Międzyfunkcyjny schemat blokowy
Zastosowania:
Org Charts, Business Management
Przyjrzyj się wszystkim osobom zaangażowanym w projekt i zobacz, co dokładnie wnoszą. Taką klarowność i przejrzystość zapewniają międzyfunkcyjne schematy blokowe. Są one również nazywane „torowymi” schematami blokowymi, ponieważ każdej osobie (każdemu klientowi, interesantowi lub przedstawicielowi określonej funkcji) przypisany jest tor – wyraźna linia, która pomoże Ci zwizualizować rolę danej osoby na każdym etapie projektu. Ten szablon umożliwia usprawnienie procesów, zmniejszenie nieefektywności i nawiązanie znaczących relacji między funkcjami.
Szablon macierzy priorytetów
Zastosowania:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, prawdopodobnie przyda Ci się macierz priorytetów. Szablon macierzy priorytetów został zaprojektowany, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, i pomóc skupić się na najpilniejszych potrzebach. W schemacie macierzy 2x2 wprowadź swoje priorytety w oparciu o to, czy muszą one zostać ukończone w trybie pilnym, czy też nie, oraz czy są one ważne, czy też nie. Szablon macierzy priorytetów ma zastosowanie zarówno w zarządzaniu projektami, jak i w życiu osobistym i pozwala usprawniać procesy biznesowe, zwiększać wydajność, usuwać blokady i ograniczać marnowanie zasobów.
Szablon listy plusów i minusów
Zastosowania:
Decision Making, Documentation, Strategic Planning
Lista plusów i minusów to proste, ale skuteczne narzędzie do podejmowania decyzji, które pomaga wyważyć argumenty za i przeciw. Plusy to argumenty przemawiające za podjęciem określonej decyzji lub działania. Minusy natomiast przemawiają przeciwko nim. Tworząc listę, na której widać obie strony, łatwiej jest zwizualizować potencjalny wpływ danej decyzji. Aby lista plusów i minusów była jeszcze bardziej obiektywna, pomocne może być zestawienie każdego plusa i minusa z pozostałymi. W ten sposób można z przekonaniem przedstawić swoją decyzję, prezentując mocne argumenty przemawiające za jej słusznością.
Szablon struktury podziału pracy
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Workflows
Podział pracy to narzędzie do zarządzania projektami określające wszystkie czynności, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Porządkuje zadania na wielu poziomach i wyświetla każdy element w formie graficznej. Tworzenie podziału pracy to podejście oparte na rezultatach, co oznacza, że otrzymasz szczegółowy plan projektu z uwzględnieniem wyników, które należy osiągnąć, aby ukończyć zadanie. Użyj szablonu Struktura podziału pracy, gdy musisz rozłożyć pracę zespołu na mniejsze, dobrze zdefiniowane elementy, aby uczynić ją łatwiejszą w zarządzaniu.
Szablon drzewa decyzyjnego
Zastosowania:
Decision Making, Mind Mapping, Diagrams
Podejmowanie trudnych decyzji staje się łatwiejsze, gdy możesz spojrzeć na swoje wybory i zwizualizować ich wyniki. Właśnie w tym pomaga drzewo decyzyjne, które pozwala w pewny sposób inwestować czas i pieniądze. Drzewo decyzyjne to schemat blokowy, który wygląda tak, jak można sobie wyobrazić – ma „gałęzie”, które reprezentują dostępne opcje. Stanowi stylizowany sposób na rozegranie serii decyzji i sprawdzenie, dokąd prowadzą, zanim zaangażujesz swoje rzeczywiste zasoby, co jest szczególnie cenne dla startupów i mniejszych firm.
Szablon struktury podziału pracy
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Workflows
Podział pracy to narzędzie do zarządzania projektami określające wszystkie czynności, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Porządkuje zadania na wielu poziomach i wyświetla każdy element w formie graficznej. Tworzenie podziału pracy to podejście oparte na rezultatach, co oznacza, że otrzymasz szczegółowy plan projektu z uwzględnieniem wyników, które należy osiągnąć, aby ukończyć zadanie. Użyj szablonu Struktura podziału pracy, gdy musisz rozłożyć pracę zespołu na mniejsze, dobrze zdefiniowane elementy, aby uczynić ją łatwiejszą w zarządzaniu.