Szablon analizy stakeholderów
Zidentyfikuj stakeholderów i przygotuj dla nich odpowiedni plan komunikacji w oparciu o ich wpływy i interesy. Upewnij się, że dotrzymasz terminów i spełnisz oczekiwania, korzystając z szablonu analizy stakeholderów Miro.
Informacje o szablonie analizy stakeholderów
Podczas planowania i realizacji projektu ważne jest zarządzanie stakeholderami. Może to być każdy, kto potencjalnie ma wpływ na dany projekt. Możesz się spodziewać, że na pewnym etapie kariery w organizacji pojawią się zewnętrzni i wewnętrzni stakeholderzy.
Stakeholderzy zewnętrzni obejmują klientów, osoby mające wpływ na branżę, ekspertów merytorycznych i liderów społeczności, podczas gdy stakeholderzy wewnętrzni obejmują zespoły i członków zespołów, kadrę kierowniczą i działy. Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów.
Czym jest analiza stakeholderów?
Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie tych oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które są żywotnie zainteresowane programem lub procesem. W typowej analizie stakeholderów, będziesz priorytetyzować stakeholderów w oparciu o ich wpływ na projekt i starać się zrozumieć, jak najlepiej współpracować z nimi w trakcie trwania projektu.
Kiedy używać szablonu analizy stakeholderów?
Przeprowadź analizę stakeholderów na jak najwcześniejszym etapie projektu. W większości przypadków stakeholderzy będą dostarczać krytycznych informacji i zasobów przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest, aby uzyskać wczesne poparcie i upewnić się, że są oni zaangażowani w projekt oraz że nie ma konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.
Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na samym początku, nigdy nie jest za późno, aby ją rozpocząć. Zgodność z stakeholderami i komunikacja w całej organizacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sukcesu projektu.
Utwórz własną analizę stakeholderów
Przeprowadzenie własnej analizy stakeholderów jest łatwe. Platforma wirtualnej współpracy Miro to idealne miejsce do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własny.
1. Rozpocznij od identyfikacji stakeholderów
Pomyśl o stakeholderach, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, wykorzystuje wizualną mapę macierzy 2 na 2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na takich o dużej sile i dużym zainteresowaniu, o dużej sile i małym zainteresowaniu, o małej sile i dużym zainteresowaniu oraz o małej sile i małym zainteresowaniu. Ten format ułatwia podjęcie decyzji o tym, którym stakeholderom należy nadać priorytet. Sporządź listę, ale nie przejmuj się jeszcze wypełnianiem macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderami mogą być zarówno organizacje i zespoły, jak i pojedyncze osoby.
2. Pogrupuj stakeholderów według kategorii
Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów, a następnie zidentyfikuj poszczególnych stakeholderów w tych grupach. Pomoże Ci to skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według ich zainteresowań, na przykład tych, którzy są zainteresowani wpływem finansowym projektu lub tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu projektu.
3. Ustal priorytety dla stakeholderów
Teraz możesz rozpocząć mapowanie zainteresowania i wpływu stakeholderów na samej macierzy stakeholderów. Pomyśl o stakeholderach, którzy z chęcią wesprą Twój projekt oraz o tych, którzy celowo lub nieumyślnie mogą go blokować. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Określ, czy powinni otrzymywać codziennie raporty dotyczące projektów, w które są zaangażowani, czy ich rolą jest tylko monitorowanie postępów, czy po prostu muszą być informowani o projekcie. Wiele zespołów uważa za pomocne narysowanie linii łączących stakeholderów ze współzależnościami. Pamiętaj też, że priorytety mogą ulec zmianie w miarę rozwoju projektu i zawsze można powrócić do analizy później.
4. Przeanalizuj listę stakeholderów
Gdy macierz analizy stakeholderów jest już gotowa, należy jak najszybciej z niej skorzystać, omawiając ją z zespołem. Przejrzyj listę stakeholderów i zadaj sobie następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i za pomocą jakich metod? Co motywuje stakeholdera do udziału w tym projekcie?
Jaki jest cel analizy stakeholderów?
Celem przeprowadzenia analizy stakeholderów jest pomoc w koordynacji i lepszej komunikacji ze stakeholderami. Jest to ważne, aby zapewnić realizację osi czasu projektów oraz zarządzanie oczekiwaniami stakeholderów według ich poziomu zaangażowania, wpływu i zainteresowania. Skorzystaj z szablonu analizy stakeholderów Miro, aby uzyskać gwarancję, że nic nie zostanie pominięte, jeśli chodzi o osoby i grupy istotne dla twojego projektu.
Jakie 4 etapy składają się na proces analizy stakeholderów?
Analiza stakeholderów składa się z czterech etapów: 1) Identyfikacja stakeholderów, 2) Pogrupowanie stakeholderów według kategorii, 3) Nadanie stakeholderom priorytetów i naniesienie ich na macierz analizy stakeholderów według ich wpływu oraz zainteresowania, oraz na koniec 4) Analiza listy interesariuszy z zespołem, aby ustalić plan działania. Zrealizowanie tych czterech etapów analizy stakeholderów powinno zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi dobre zrozumienie wszystkich waszych stakeholderów. Powinno być teraz również jasne, jak najlepiej komunikować się z każdym stakeholderem, jak zarządzać oczekiwaniami i łagodzić wszelkie opóźnienia, w sytuacji, gdzie mogą występować zależności.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon kalendarza rocznego
Zastosowania:
Business Management, Strategic Planning, Project Planning
Korzystasz z wielu kalendarzy, które pomagają Ci skupić się na codziennych terminach. W tym przypadku chodzi o szerszą perspektywę. Szablon bazujący na strukturze siatki 12-miesięcznych kalendarzy ściennych pokazuje projekty, zobowiązania i cele na cały rok. Dzięki temu Ty i Twój zespół możecie skupić się w okresach wzmożonej pracy, dokonać zmian w razie potrzeby i świętować postępy. Rozpoczęcie pracy jest bardzo proste – wystarczy nadać nazwy kodowanym kolorystycznie strumieniom zadań i przeciągnąć karteczki na datę rozpoczęcia.
Szablon osi czasu projektu
Zastosowania:
Project Management
Szablon osi czasu projektu upraszcza zarządzanie projektami. Zilustrowanie zadań, kamieni milowych i rezultatów w kalendarzu wizualnie pokazuje zespołom postęp projektu. Jedną z jego wyróżniających się zalet jest zdolność do zwiększania przejrzystości. Dzięki temu szablonowi kamienie milowe projektu przedstawione są w formacie łatwym do przyswojenia, co pozwala członkom zespołu szybko zrozumieć cały zakres i kolejność działań w projekcie, zwiększając tym samym produktywność i ograniczając potencjalne nieporozumienia.
Szablon listy kontrolnej
Zastosowania:
Project Management, Task Management
Szablon listy kontrolnej służy do wizualnego organizowania i śledzenia zadań, zapewniając przejrzystość przepływu pracy. Kluczową zaletą korzystania z tego szablonu jest jego potencjał do wzmocnienia współpracy, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu pozostają zgodni i poinformowani, torując drogę do skutecznego ukończenia projektu.
Szablon skalowalności projektu
Zastosowania:
Project Management, Decision Making, Project Planning
Skalowalność projektu pomaga zaplanować i potwierdzić jego cele, rezultaty, funkcje, zadania, koszty i terminy. Kierownik projektu i zespół powinni opracować skalowalność projektu tak wcześnie, jak to możliwe, ponieważ będzie to miało bezpośredni wpływ zarówno na harmonogram, jak i koszt projektu w miarę jego postępu. Choć skalowalność projektów będzie się różnić w zależności od zespołu i celów, zazwyczaj obejmują one cele, wymagania, główne rezultaty, założenia i ograniczenia. Staraj się uwzględnić cały zespół podczas tworzenia skalowalności projektu, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do obowiązków i terminów.
Szablon matrycy komunikacyjnej
Zastosowania:
Project Management, Project Planning, Meetings
Szablon matrycy komunikacyjnej służy jako ustrukturyzowane ramy dla firm i projektów w celu usprawnienia ich strategii komunikacji. Szablon mapuje rodzaje komunikacji, jej cele, środki przekazu, częstotliwość i docelowych odbiorców, co zapewnia każdemu stakeholderowi bycie poinformowanym i spójność. Jedną z jego kluczowych zalet jest większa przejrzystość. Określając specyfikę każdego punktu styku komunikacyjnego, matryca eliminuje dwuznaczność, zapewniając, że wszystkie zaangażowane strony dokładnie wiedzą, czego się spodziewać i kiedy, co prowadzi do bardziej wydajnej współpracy i mniejszej liczby nieporozumień.
Szablon mapy strategii
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Mapping
W jaki sposób cele indywidualne lub zespołu odnoszą się do ogólnej strategii organizacji? Mapa strategii to stylizowany obraz strategii i celów organizacji. Jest potężny, ponieważ zapewnia jasny wizualny przewodnik po tym, jak te różne elementy współpracują ze sobą. Mapowanie strategii może pomóc w dostosowaniu różnych celów zespołu do ogólnej strategii i misji. Po opracowaniu mapy strategii zespoły mogą opracować odpowiednie wskaźniki KPI. Mapowanie strategii jest często uważane za część metodologii zrównoważonej karty wyników (BSC), która jest narzędziem planowania strategicznego służącym do ustalania ogólnych celów zespołu.