Guide: So erstellst du einen Action Plan

Ein Projekt zu starten ist aufregend, kann aber auch einschüchternd sein. Um großartige Ideen in konkrete Maßnahmen zu verwandeln, sind Aktionspläne unerlässlich. Sie gliedern das Projekt in kleinere Aufgaben, weisen Zuständigkeiten, Ressourcen und Prioritäten zu und erleichtern so die Überwachung der Fortschritte und die Überwindung von Hindernissen. Im Gegensatz zu anderen Managementinstrumenten konzentrieren sich Aktionspläne auf kurzfristige Aufgaben, was sie greifbarer und realisierbar macht. Deshalb werden wir in diesem Beitrag auf praktische und unkomplizierte Weise erläutern, wie du einen Aktionsplan für dein Unternehmen erstellen kannst, damit du sofort loslegen kannst.

Wie man einen einfachen und effektiven Aktionsplan erstellt

Wenn du einen Aktionsplan für dein Unternehmen oder ein Projekt erstellst, denke daran, das Team in den Erstellungsprozess einzubeziehen und der Teamarbeit Vorrang einzuräumen, da dies zur Motivation der Teammitglieder beiträgt und sie stärker zur Verantwortung zieht.

Egal, ob du bei Null anfängst oder eine Aktionsplan Vorlage verwendest, hier sind einige wichtige Schritte zu beachten:

Einer der ersten Schritte besteht darin, dein Endziel zu definieren und sicherzustellen, dass es spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden ist. Du kannst die Smart Ziele Vorlage von Miro verwenden, um diesen Aktionsplan strukturiert zu gestalten.
Unterteile dann die Aufgaben in kleinere, überschaubare Teile und setze Fristen, um sicherzustellen, dass du auf Kurs bleibst.
Lege Meilensteine fest, die zum Hauptziel führen, da diese den Teammitgliedern eine Orientierung bieten und sicherstellen, dass du Fortschritte auf dem Weg zum Endziel machst.
Ermittle die erforderlichen Ressourcen, einschließlich der personellen und materiellen Ressourcen, und stelle sie bereit, um sicherzustellen, dass der Plan erfolgreich umgesetzt werden kann.
Führe mögliche Hindernisse auf und plane Eventualitäten für den Umgang mit Problemen, die während des Umsetzungsprozesses auftreten können.
Verwende ein Instrument zur Dokumentation des Plans. Bei Miro ist es möglich, diese Aktionspläne in Form von standardisierten Methoden wie einem online Kanban Board darzustellen.
Überwache die Fortschritte und aktualisiere den Plan regelmäßig.

Wenn du diese Schritte befolgst, erstelle einen organisierten, leicht verständlichen Aktionsplan, der leicht aktualisiert werden kann und für alle Beteiligten zugänglich ist.

Tipps für das Erstellen von Aktionsplänen

Im Folgenden findest du einige zusätzliche Tipps für das Erstellen eines Aktionsplans, um deine Ziele zu erreichen.

Setze gemeinsam mit deinem Team Prioritäten:
Wenn du den Aktionsplan erstellst, wirst du eine Liste mit Dutzenden von Aufgaben haben. An diesem Punkt ist es wichtig, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihren Auswirkungen auf das Endziel zu priorisieren: Je größer die Auswirkungen, desto höher die Priorität.
Weise Verantwortlichkeiten zu und vereinbare Fristen:
Wenn du dein Team einbeziehst, hast du die Möglichkeit, jedem Teammitglied klare Zuständigkeiten zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder weiß, was er zu tun hat. Darüber hinaus ist es wichtig, für jede Aufgabe realistische Fristen festzulegen und dabei die Verfügbarkeit von Ressourcen und mögliche Rückschläge zu berücksichtigen. Dies trägt dazu bei, dass sich alle Verantwortlichen engagieren und die Arbeit termingerecht abgeschlossen wird.
Kommunikation ist der Schlüssel:
Die Aufrechterhaltung einer offenen und regelmäßigen Kommunikation ist für den Erfolg deines Aktionsplans von grundlegender Bedeutung. Plane bereits zu Beginn des Projekts wiederkehrende Treffen ein, um die Fortschritte zu überprüfen, aufgetretene Probleme oder Hindernisse zu besprechen und den Plan gegebenenfalls anzupassen. So kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich für den Erfolg des Projekts einsetzen.
Bewerte den Plan und passe ihn bei Bedarf an:
Es geht nicht nur darum, einen Plan zu erstellen und ihn blindlings zu befolgen. Es ist wichtig, die Fortschritte regelmäßig zu überwachen und darauf vorbereitet zu sein, den Plan bei Bedarf anzupassen. Sei bereit, Feedback und neue Informationen entgegenzunehmen, die sich während der Ausführung des Plans ergeben können. Flexibilität und Entscheidungsfreiheit des Leiters sind wichtig, damit bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

Wenn du diese zusätzlichen Tipps befolgst, wirst du einen effektiven Aktionsplan haben, der zum Projekterfolg führt.

Aktionsplan anwenden

Aktionspläne sind ein grundlegendes Instrument für den Erfolg, insbesondere in Kombination mit verschiedenen Projektmanagementmethoden. Im Folgenden haben wir die wichtigsten aufgelistet, damit du verstehst, wie du einen Aktionsplan auf jede Art von Methodik anwenden und das Beste aus ihnen herausholen kannst.

5W2H Methode

Die 5W2H Methode ist ein strukturierter Ansatz, der darauf abzielt, sieben Schlüsselfragen zu beantworten: Was? Warum? Wer? Wer? Wann? Wann? Wo? Wie? Wo? Wie? und Wie viel? Diese Fragen bilden eine solide Grundlage für die Ausarbeitung eines detaillierten Aktionsplans.

Was: Du definierst klar das Ziel oder die Aufgabe, die durchgeführt werden soll.
Warum: Du verstehst, warum diese Aufgabe für das Projekt oder die Organisation als Ganzes wichtig ist.
Wer: Bestimme die Personen oder Teams, die für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich sind.
Wann: Die Fristen für die Erledigung der Aufgabe werden festgelegt, so dass ein klarer und realistischer Zeitplan entsteht.
Wo: Gegebenenfalls wird angegeben, wo die Aufgabe durchgeführt wird.
Wie: Beschreibe die Methode oder die Schritte, die erforderlich sind, um die Aufgabe effektiv zu erledigen.
Wie viel: Bestimme die Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung der Aufgabe benötigt werden, z. B. Material, Personal oder Budget.

Durch das Anwenden der 5W2H Methodik auf einen Aktionsplan kannst du sicherstellen, dass alle wesentlichen Informationen klar definiert sind und eine solide Grundlage für den Erfolg des Projekts bilden.

Agile Sprints

Bei der agilen Methode wird die Arbeit in überschaubare Sprints unterteilt, wobei die Teams am Ende jedes Sprints Produktinkremente liefern. Detaillierte Aktionspläne sorgen dafür, dass die Aufgaben jedes Sprints erfüllt werden und das Projekt auf Kurs bleibt.

Kanban Boards

Kanban Boards bieten einen visuellen Überblick über den Projektfortschritt und erleichtern die Verfolgung der Aufgaben. Durch die Integration eines Aktionsplans mit einem Kanban Board kannst du Engpässe erkennen, Aufgaben nach Prioritäten ordnen und das Projekt auf seine Ziele ausrichten.

Kaizen Ereignisse

Kaizen Events sind für die kontinuierliche Prozessverbesserung unerlässlich. Aktionspläne sind von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung der ermittelten Verbesserungen und stellen sicher, dass die Aufgaben pünktlich und mit der jedem Teammitglied zugewiesenen Verantwortung erledigt werden.

DMAIC Six Sigma

Die DMAIC Six Sigma Methodik umfasst fünf Phasen zur Prozessverbesserung. Während der Verbesserungsphase ist ein detaillierter Aktionsplan unerlässlich, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele erreicht.

SIPOC Diagramme

SIPOC Diagramme geben einen Überblick über die Prozesse und erleichtern die Identifizierung verbesserungswürdiger Bereiche. Zur Umsetzung der ermittelten Änderungen ist ein klar definierter Aktionsplan erforderlich, in dem Aufgaben zugewiesen und Fristen festgelegt werden.

Planung erfolgreich durchführen

Der innovative Workspace von Miro bietet Ressourcen, die das Erstellen, Visualisieren und die Zusammenarbeit beim Erstellen von Aktionsplänen erleichtern und sicherstellen, dass das Team aufeinander abgestimmt bleibt und die Ziele erreicht werden. Du kannst ein visuelles Zentrum schaffen, in dem du von der Projektplanung über die Festlegung von Terminen und Zeitplänen bis hin zur Überwachung und Präsentation der Ergebnisse für die Führungskräfte alles in einem einzigen Tool erledigen kannst.

Nutze die Funktionen von Miro oder erweitere deinen Arbeitsbereich mit einer App und Integrationen mit anderen Tools wie Google Docs und Sheets, Jira, Confluence, Atlassian und vielen mehr.