Gantt Diagramm
Was ist ein Gantt Diagramm?
Ein Gantt Diagramm ist ein Hilfsmittel für die Organisation und Verwaltung von Projekten. Es handelt sich um ein horizontales Balkendiagramm, in dem alle Aufgaben eines Projekts auf einer Zeitachse dargestellt sind. Das Erstellen eines Gantt Diagramms hilft Projektmanagern, die erforderlichen Aufgaben zu visualisieren und den Projektfortschritt zu verfolgen.
Das Diagramm ist nach seinem Erfinder Henry Gantt benannt, der es Anfang des 20. Jahrhunderts zur Darstellung eines Projektplans entwickelte. Er nutzte diese Diagramme für systematische und routinemäßige Vorgänge, z. B. zur Verwaltung der Mitarbeiterproduktivität.
Heute ist die Verwendung eines Gantt Diagramms im Projektmanagement aus vielen Gründen hilfreich. Sie ermöglichen es Projektteams, ihre Aufgaben besser zu verwalten, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und Abhängigkeiten zu erkennen.
Die Struktur eines Gantt Diagramms besteht in der Regel aus zwei Abschnitten. Auf der horizontalen Achse werden die einzelnen Aufgaben dargestellt, während die vertikale Achse den Zeitplan für die Arbeit anzeigt. Anschließend wird das Diagramm durch Balken ergänzt, die die Dauer der einzelnen Aufgaben darstellen.
Gantt Charts können auch Meilensteine, Beauftragte und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben enthalten (mehr dazu später).
Was sind die wichtigsten Vorteile einer Gantt Chart?
Gantt Diagramme sind ein unverzichtbares Instrument, um deine Projekte auf Kurs zu halten und Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile eines Gantt Diagramms näher erläutert:
Effektive Organisation von Projektaufgaben
Die einfache Struktur eines Gantt Diagramms macht es leicht, deine Projektaufgaben zu organisieren. Du fügst die Aufgaben einfach in das Diagramm ein, legen deine Start- und Enddaten fest und füge sie in der richtigen Reihenfolge in das Projekt ein.
Das Format eines Gantt Diagramms ermöglicht es den Projektteams außerdem, alle Aufgaben an einem Ort zu sehen, wodurch sie den Fortschritt verfolgen und die Projektstruktur organisieren können.
Identifiziere Abhängigkeiten
Abhängigkeiten sind eine Reihe von Aufgaben, die die Reihenfolge der Arbeiten bestimmen. Damit ein Projekt vorankommt, müssen abhängige Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Wird dies nicht beachtet, kann das gesamte Projekt ins Stocken geraten.
Nehmen wir zum Beispiel an, dein Projekt hat drei abhängige Aufgaben: A, B und C. Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist, d. h. Aufgabe B ist von Aufgabe A abhängig.
Projektmanager*innen können Gantt Charts verwenden, um diese Abhängigkeiten zu erkennen. Die Struktur des Balkendiagramms macht es einfacher, diese Aufgaben zu erkennen und sie im Verlauf des Projekts zu verfolgen. Du kannst auch Pfeile zwischen abhängigen Aufgaben hinzufügen, um die Reihenfolge für den Rest des Projektteams zu verdeutlichen.
Verbessere die Zusammenarbeit im Team
Ein Gantt Diagramm unterstützt die Zusammenarbeit von Projektteams. Seine Struktur ist leicht zu verstehen, d. h. jede*r kann sehen, für welche Aufgaben er oder sie zuständig ist, wer für andere Aufgaben verantwortlich ist und wie sich die Arbeit jedes Einzelnen in das Gesamtbild einfügt.
Um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern, kannst du dein Gantt Diagramm über eine Online Plattform erstellen und mit dem Projektteam und anderen Beteiligten teilen.
Das Erstellen eines online Gantt Diagramms ermöglicht die virtuelle Zusammenarbeit von dezentralen und gemischten Teams, um das Projekt abzuschließen. Das bedeutet auch, dass die Projektteams immer Zugriff auf die aktuelle Version eines Projekts haben. Du kannst auf das Gantt Diagramm in Echtzeit zugreifen, um zu sehen, wie die Dinge vorankommen und was sie tun müssen, um die Dinge voranzutreiben.
Was macht ein gutes Gantt Diagramm aus?
Im Folgenden findest du einige Schlüsselkomponenten, die dir helfen, die bestmöglichen Ergebnisse mit deinem Gantt Diagramm zu erzielen:
Kläre deine Projektziele vorab
Bevor du ein Gantt Diagramm erstellst, musst du dir über deine Projektziele im Klaren sein. Wenn du das nicht tust, fehlt dir möglicherweise die Orientierung, die du brauchst, um das Projekt abzuschließen.
Die gute Nachricht ist, dass es Methoden gibt, mit denen du dir klare Projektziele setzen können. Schaue dir zum Beispiel das SMART Ziele System an. SMART ist ein Akronym für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht. Es regt dich dazu an, strategisch über deine Ziele nachzudenken, um sicherzustellen, dass sie so klar und relevant wie möglich sind. Formuliere SMART Ziele vorab und stelle sicher, dass du alle wichtigen Informationen für das Gantt Diagramm hast.
Verstehe, welche Aufgaben kritisch sind
Kritische Aufgaben sind Aktivitäten, die den Endtermin eines Projekts verzögern, wenn sie nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Die Identifizierung dieser Aufgaben in deinem Gantt Diagramm kann dir helfen, die Priorisierung der Aufgaben zu verbessern, einen realistischen Zeitplan für das Projekt zu erstellen und sicherzustellen, dass dein Projekt innerhalb des Budgets bleibt.
Du kannst die Technik der Programmbewertung und -überprüfung (PERT) verwenden, um kritische Aufgaben in einem Projekt zu identifizieren. Wirf einen Blick auf unsere PERT Diagramm Vorlage, um mehr darüber zu erfahren.
Definiere Aufgaben klar und deutlich
Obwohl Gantt Diagramme einen guten Überblick über dein Projekt geben können, musst du die erforderlichen Aufgaben klar definieren. Wenn ein Teammitglied bei einer Aufgabe ankommt, über die es nicht genügend Informationen hat, muss es mit einem anderen Teammitglied sprechen, um ein besseres Verständnis zu bekommen.
Dies kann den Projektfortschritt verlangsamen, daher ist es wichtig, dass alle Aufgaben klar sind.
Wenn du Miro zur Erstellung deines Gantt Diagramms verwenden, kannst du in jeder Aufgabenleiste detaillierte Informationen hinzufügen. Klicke einfach auf die Leiste, und ein Popup-Fenster wird angezeigt. In diesem Fenster kannst du eine Aufgabenbeschreibung verfassen, Tags hinzufügen, die Balkenfarben ändern und den Status der Aufgabe aktualisieren.
So erstellst du ein Gantt Diagramm für ein Projekt
Wir haben einige einfache Schritte beschrieben, um ein Gantt Diagramm zu erstellen und mit der Überprüfung des Projektumfangs beginnen.
Überprüfung des Projektumfangs
Bevor du dein Gantt Diagramm erstellst, musst du dir ein klares Bild vom Projektumfang machen.
Der Projektumfang umreißt die wichtigsten Aspekte deines Projekts. Er umfasst die Ziele, Leistungen, Anforderungen, Aufgaben, Kosten und Fristen deines Projekts. In der Regel handelt es sich um ein Dokument, es kann aber auch in einem anderen Format vorliegen.
Wirf einen Blick auf unsere Vorlage für den Projektumfang, um den Projektumfang in einer Kanban Struktur zu sehen.
Wenn du den Umfang deines Projekts verstehen, bist du in einer guten Position, um ein erfolgreiches Gantt Diagramm zu erstellen.
Du hast ein klares Bild davon, was das Projekt beinhaltet, was die Ziele sind und warum das Projekt durchgeführt wird. So kannst du alle relevanten Aufgaben, Termine und Meilensteine in das Diagramm einfügen.
Hinzufügen von Projektaufgaben
Nachdem du den Projektumfang überprüft hast, kannst du damit beginnen, dem Gantt Diagramm Projektaufgaben hinzuzufügen. An dieser Stelle kommen die Balken ins Spiel.
Jeder Balken in einem Gantt Diagramm steht für eine andere Aufgabe und deren Dauer. Je nach Struktur deines Gantt Diagramms können diese Balken auch anzeigen, was die Aufgabe beinhaltet und wem sie zugewiesen ist.
Du kannst Aufgaben auch nach der Art der Arbeit kategorisieren. Zum Beispiel kannst du Aufgaben in die folgenden Abteilungen unterteilen:
Vertrieb
Marketing
Finanzen
Betrieb
Produktentwicklung
IT
Durch die Aufteilung der Aufgaben in verschiedene Kategorien erhältst du einen besseren Überblick über ein Projekt. Außerdem ist es für verschiedene Teams einfacher zu sehen, für welche Aufgaben sie zuständig sind - was besonders bei komplexen Projekten nützlich ist. Durch die Kategorisierung von Aufgaben können Teams leicht erkennen, welche Aufgaben für sie relevant sind, anstatt jede einzelne Aufgabe im Projekt zu sehen.
Lege einen Zeitrahmen fest
Nachdem du alle Aufgaben in das Diagramm eingefügt hast, kannst du die Dauer für jede Aufgabe angeben. Wenn du eine Online Plattform wie Miro verwendest, kannst du in der Vorlage ein Start- und Enddatum auswählen. Dann springt der Balken automatisch an die richtige Stelle im Diagramm.
Wenn du nicht weißt, wie viel Zeit du für jede Aufgabe veranschlagen solltest, mach dir keine Sorgen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Aufgabendauer zu schätzen, darunter die folgenden:
Verstehe, was die Aufgabe beinhaltet
Zunächst musst du wissen, welche Aktivitäten zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Was ist das gewünschte Ergebnis? Ist die Aufgabe komplex? Sind mehrere Personen erforderlich? All diese Informationen helfen dir bei der Beurteilung, wie lange die Aufgabe dauern sollte.
Prüfe historische Daten
Schaue dir frühere Projekte an, um zu sehen, wie lange Aufgaben in der Vergangenheit gedauert haben. Anhand dieser Informationen kannst du abschätzen, wie lange deine aktuellen Projektaufgaben dauern werden.
Sprich mit den Beauftragten
Wenn du in einigen Bereichen des Projekts wenig oder gar keine Erfahrung haben, solltest du dich mit Personen aus diesem Arbeitsbereich unterhalten. Diese können dir helfen, den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben zu ermitteln.
Zustimmung der wichtigsten Stakeholder*innen
Nachdem alle Aufgaben in das Diagramm aufgenommen wurden, hast du ein klareres Bild davon, wie lange die Durchführung des gesamten Projekts dauern wird. Du kannst diese Informationen an die wichtigsten Stakeholder*innen weitergeben, um sie auf dem Laufenden zu halten, und sie um ihre Zustimmung bitten, bevor fortfährst
Sobald der Zeitplan für das Projekt feststeht, kannst du die Informationen in die Projektcharta aufnehmen. Die Dokumentation dieser Informationen trägt dazu bei, eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern, die zu Verzögerungen führen und die Fertigstellung des Projekts verhindern kann.
Identifiziere Abhängigkeiten
Jetzt, wo dein Gantt Diagramm grünes Licht hat, kannst du die Abhängigkeiten ermitteln. Das bedeutet, dass du Aufgaben ausfindig machen musst, die nicht vorankommen, solange andere Aufgaben nicht begonnen oder abgeschlossen wurden.
In den meisten Fällen werden die Abhängigkeiten offensichtlich, wenn du alle Projektaufgaben zuordnest. Ist dies nicht der Fall, musst du nach Aufgaben suchen, die du erst ausführen kannst, wenn bestimmte Ereignisse innerhalb einer früheren Aufgabe eingetreten sind. Sobald du diese Zuordnung vorgenommen hast, kannst du Pfeile zwischen abhängigen Aufgaben hinzufügen, um zu zeigen, welche Aufgaben für den Abschluss des Projekts entscheidend sind.
Teile es mit deinem Projektteam
Wenn das Gantt Diagramm fertig ist, teile es mit deinem Projektteam, damit es es überprüfen kann. So kann dein Team Fragen stellen und Feedback zum Projekt geben.
Wenn du Miro zur Verwaltung deiner Gantt Chart verwendet, kannst du das Diagramm einfach an dein Projektteam weitergeben, das dann direkt Kommentare zum Diagramm hinzufügen kann. Auf diese Weise ist es für dich einfacher, das Feedback der Mitarbeiter*innen zu überprüfen.
Starte das Projekt
Wenn alle an Bord sind, kannst du das Projekt endlich starten. Aber die Arbeit ist noch nicht zu Ende.
Während der Arbeit musst du den Projektfortschritt anhand des Gantt Diagramms verfolgen. Auf diese Weise kannst du eventuell aufgetretene Probleme angehen und sicherstellen, dass du bei der Projektabwicklung auf Kurs bleibst.
Bei der Überprüfung des Projektfortschritts kann die Verwendung eines Online Diagramms hilfreich sein. Damit kannst du den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit überprüfen und schnell Abhilfe schaffen, wenn etwas nicht nach Plan läuft.
Das bedeutet auch, dass dein Projektteam immer auf die aktuellste Version des Diagramms zugreifen kann. Du kannst sofort sehen, wie das Projekt läuft, welche Aufgaben sie noch erledigen müssen und an welchen Aufgaben andere Teammitglieder arbeiten.