Workflow Diagramm

Ein Workflow Diagramm kann zur Vereinfachung komplexer Themen und zur Verdeutlichung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens verwendet werden.

Was ist ein Workflow Diagramm?

Workflow Diagramme sind hilfreiche visuelle Werkzeuge, die Unternehmen zur Vereinfachung und Darstellung von Prozessen und Arbeitsabläufen verwenden. Sie ähnelnF Flussdiagrammen insofern, als sie sich auf visuelle Stimuli stützen, um das Verständnis für einen Prozess zu verbessern, den das Unternehmen für wesentlich hält. Da der Mensch in erster Linie visuell lernt, führt der Blick auf die Abbildung eines Prozesses oder die Abfolge eines Arbeitsablaufs zu einem besseren Verständnis.

Ein Workflow Diagramm zeigt die Schritte eines Prozesses und unterteilt komplexe Vorgänge in leichter verdauliche Abschnitte. Sie sind nützlich für Unternehmen und Manager*innen, die die verschiedenen Akteure in einem Geschäftsprozess und die Schritte, die Menschen unternehmen müssen, um einen Prozess abzuschließen, verstehen wollen.

Bekannte Workflow Diagramm Symbole

Es gibt standardisierte Symbole, die in Workflow Diagrammen verwendet werden, genau wie in Flussdiagrammen. Es ist hilfreich, die verwendeten Symbole zu verstehen, damit du sie einheitlich anwenden kannst. Auf diese Weise kannst alle anderen Workflow Diagramme, die von anderen Teammitgliedern erstellt wurden, problemlos lesen. Im Folgenden findest du einige gängige Symbole für Workflow Diagramme:

Ovale

Ovale stellen die Start- und Endpunkte eines bestimmten Arbeitsablaufs oder Prozesses dar.

Rechtecke

Das Rechteck Symbol im Workflow Diagramm gibt normalerweise die Anweisungen innerhalb der Sequenz an.

Rauten

Rauten stehen für die Entscheidungen, die innerhalb eines Prozesses getroffen werden müssen. Diese Entscheidungen spalten sich in der Regel in zwei Zweige/alternative Wege auf.

Kreise

Kreise sind weniger verbreitet, da sie nicht in jedem Workflow Diagramm enthalten sind. Sie werden jedoch durchgängig verwendet, um einen Aktionssprung darzustellen oder Schritte zu kennzeichnen, die umgangen werden müssen.

Pfeile und Verbindungslinien

Pfeile und Verbindungslinien zeigen die Richtung an, in der sich die Sequenz bewegt. Die oben genannten Symbole und Formen beruhen alle auf Pfeilen und Verbindungslinien als Abhängigkeit innerhalb des Diagramms.

Warum sind Workflow Diagramme wichtig?

Workflow Diagramme erfreuen sich in der Berufswelt zunehmender Beliebtheit und werden in verschiedenen Branchen eingesetzt, um Prozesse zu dokumentieren und zu verdeutlichen. Wie also kann ein Workflow-Diagramm dir und deinem Team helfen? Hier sind einige Vorteile der Erstellung und Implementierung von Workflow Diagrammen:

Erhalte eine visuelle Übersicht

Die meisten Menschen lernen visuell, vor allem, wenn es um abstrakte und komplexe Themen geht, die sich nicht leicht in Worte fassen lassen. Die Schönheit eines Workflow Diagramms liegt in seiner Einfachheit. Die Darstellung eines gesamten Prozesses auf einer einzigen Seite mit Hilfe von Formen, Farben und Symbolen erleichtert das Verständnis komplizierter Vorgänge und Prozesse erheblich.

Bessere Effizienz

Workflow Diagramme stellen sicher, dass jeder im Team die Schritte versteht, die er innerhalb der Abfolge unternehmen muss. Dies hilft allen, die Rollen zu verstehen, die sie spielen müssen, und die Bedeutung ihrer Rollen bei der Fertigstellung eines Vorgangs. Diese Art von "übergreifendem" Verständnis verbessert die Effizienz und hilft den Teammitgliedern, Prozesse schneller abzuschließen.

Bessere Kommunikation

Einer der nützlichsten Einsatzorte für ein Workflow Diagramm sind Projekte, bei denen wichtige Prozesse verstanden und kommuniziert werden müssen. Workflow Diagramme werden zu einem Teil der Dokumentation, die für Transparenz und Kommunikation innerhalb eines Teams sorgt. Die Vereinfachung eines komplexen Vorgangs mit Hilfe von Symbolen, Formen und Definitionen ist ebenfalls ein effektiver Weg, um etwas zu kommunizieren, das ansonsten nur schwer mündlich zu besprechen wäre.

Übersicht von Zuständigkeiten

Ein Diagramm hilft, den Arbeitsablauf von oben nach unten zu visualisieren. Nach der Analyse eines Arbeitsablaufdiagramms weiß jeder, wer welche Rolle spielt. Dies fördert die Verantwortlichkeit und das Verständnis dafür, wie jedes Teammitglied in das Gesamtbild passt.

Ermittle Engpässe und Möglichkeiten

Genauso wie ein Workflow Diagramm dazu verwendet werden kann, den Fortschritt zu verfolgen, kann es auch dazu verwendet werden, zu verstehen, wo der Fortschritt abbricht. Die Visualisierung der Abfolge der Schritte und der Akteure, die den Prozess vorantreiben, hilft auch dabei, zu erkennen, bei welchem Schritt innerhalb der Abfolge der Prozess unnötig verlangsamt wird oder ganz zum Stillstand kommt. Dies ermöglicht eine Prozessverbesserung, die die Produktivität und Effizienz deines Unternehmens steigern kann.

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Wann wird ein Workflow Diagramm verwendet?

Workflow Diagramme sind vielseitige Werkzeuge, die Klarheit in die Arbeitsabläufe und Prozesse eines jeden Unternehmens bringen können. Um dir eine Vorstellung von ihrem Nutzen zu geben, findest du hier einige Beispiele für Branchen, in denen Workflow Diagramme besonders nützlich sind.

Software Entwicklung

In vielen Software Entwicklungsprozessen arbeiten mehrere Entwickler*innen und Teammitglieder aus verschiedenen Teilen der Welt zusammen. Die Implementierung eines einfachen Workflow Diagramms, wie das in dieser IT Roadmap Vorlage, kann sicherstellen, dass jeder seine Rolle und seine Aufgaben kennt und weiß, wem er unterstellt ist. Außerdem lässt sich so der Fortschritt der Softwareentwicklung leichter verfolgen.

E-Commerce

In der Welt des E-Commerce kann ein Workflow Diagramm einen Kunden darstellen, der in einem Online-Shop stöbert. Dies kann UX Designern helfen, besser zu verstehen, wie sie Kunden durch die Schritte leiten können, die sie unternehmen müssen, um ein Produkt zu kaufen oder eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen.

Produktion

Workflow Diagramme wurden ursprünglich in der Fertigungsindustrie verwendet. Sie zeigen die Abfolge der Schritte, die Fertigungsteams unternehmen müssen, um konsistente, qualitativ hochwertige Produkte herzustellen. Das Abbilden von Prozessen und Abläufen durch dieses Diagramm trägt zur Qualitätssicherung bei.

Medizinisch

Medizinische Verfahren lassen sich oft leicht nach einer linearen Abfolge von Schritten abbilden. Workflow Diagramme können nützlich sein, um einen Standardprozess festzulegen, den medizinisches Fachpersonal bei der Durchführung einer Operation befolgen kann.

Arten von Workflow Diagrammen

Ablaufdiagramme können viele verschiedene Formen annehmen. Verschiedene Arten dieser Diagramme haben unterschiedliche Funktionen und eignen sich am besten für unterschiedliche Kontexte. Für jedes Diagramm gibt es eine eigene Diagrammlegende mit spezifischen Verwendungen und Symbolen. Hier sind einige der beliebtesten Arten von Workflows:

Flussdiagramme

Ein Flussdiagramm besteht aus verschiedenen Formen und Symbolen, die jeweils einen anderen Schritt innerhalb einer Sequenz oder eines Prozesses darstellen. Diese Formen stellen verschiedene Elemente eines Arbeitsablaufs dar, wie z. B. Aktionen, Materialien, Dienstleistungen, Eingaben und Ausgaben.

Die Verwendung eines Flussdiagramms zur Darstellung eines Arbeitsablaufs kann dabei helfen, den Ablauf von Aufgaben zwischen Ressourcen zu visualisieren. Dieser grafische Überblick über einen Geschäftsprozess oder ein System kann helfen, Entscheidungen zu treffen und Engpässe zu erkennen.

Swimlane Diagramm

Der Name des Swimlane Diagramms ist treffend, da es visuell die verschiedenen Bahnen in einem Schwimmbad nachahmt. Jede Bahn hat ihre eigenen Prozesse und Teammitglieder, und das Diagramm zeigt deutlich, wie sich die Handlungen der einzelnen Teammitglieder auf andere Bahnen auswirken. Swimlane Diagramme sind besonders hilfreich für große Organisationen mit verschiedenen Abteilungen und Teams, die aufeinander angewiesen sind. Wenn man sieht, wie alle zusammen, aber auch unabhängig voneinander arbeiten, wird ein komplexer Prozess klarer. Auf diese Weise fungieren Workflow Diagramme als eine Quelle der Wahrheit, auf die sich jeder in einer Organisation beziehen kann.

Blockdiagramm

Ein Blockdiagramm ist eine Art von Arbeitsablaufdiagramm, das hauptsächlich für Systeme und nicht für komplexe Prozesse oder Geschäftsvorgänge gilt.

Beim Erstellen eines Blockdiagramms stellt jeder Block einen Teil eines Systems dar. Dieses System kann mechanisch oder technisch sein, und jeder Teil ist mit dem nächsten in der Reihe verbunden. Jeder Block ist für das Funktionieren eines Systems wichtig, und wie andere Arbeitsablaufdiagramme hilft ein Blockdiagramm dabei, die Funktionsweise eines solchen Systems zu visualisieren.

Notation der Business Prozess Modellierung

Das BPMN Diagramm (Business Process Modeling Notation) ist ein Beispiel für ein Workflow Diagramm, das vor allem von Managern und Unternehmensanalysten verwendet wird. Sie verwenden dieses Diagramm zur Visualisierung von Geschäftsprozessen, z. B. bei der Gehaltsabrechnung oder der Personalbeschaffung. Das Diagramm wird analysiert und optimiert, um die Effizienz innerhalb der wesentlichen Prozesse eines Unternehmens zu verbessern.

SIPOC Diagramm

Das SIPOC Diagramm stellt die erste wirkliche Abweichung von einem Standard Workflow Diagramm Beispiel dar. Anstatt eine Abfolge von Schritten und Ereignissen innerhalb eines Programms visuell darzustellen, verwendet das SIPOC-Diagramm ein tabellenähnliches Format, um die Eingaben und Ausgaben eines Prozesses zusammenzufassen. Es kann dazu beitragen, einen Prozess transparenter und verständlicher zu machen.

UML Aktivitätsdiagramm

Ein UML Aktivitätsdiagramm bietet Ihnen eine Vogelperspektive oder eine "Gesamtdarstellung" aller Vorgänge in deinem Unternehmen oder deiner Organisation. Diese Art von Workflow Diagramm betrachtet eher die Bestandteile eines gesamten Geschäftsprozesses als kleinere funktionale Workflows. Mithilfe eines UML Aktivitätsdiagramms kannst du deine Unternehmensprozesse von oben nach unten planen und optimieren. Bei der Erstellung eines solchen Diagramms kannst du die verschiedenen Teile und Rollen, die das Räderwerk in Gang halten, leicht verstehen.

So erstellst du ein Workflow Diagramm

Bist du bereit, dein eigenes Workflow Diagramm zu erstellen? Hier findest du eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines umfassenden Workflow Diagramms:

1. Wähle einen Prozess aus

Bevor du deinen Workflow erstellst, lege einen Prozess fest, den das Diagramm dokumentieren soll. Es ist hilfreich, einen Prozess pro Diagramm zu visualisieren, damit dein Diagramm nicht zu kompliziert und schwer lesbar wird.

2. Definiere Start- und Endpunkte

Wie bei vielen komplexen Prozessen ist es hilfreich, zunächst die Grundzüge des Projekts festzulegen, bevor man sich an die Feinheiten macht. Die Festlegung des ersten und letzten Schritts deines Arbeitsablaufs gibt Ihnen eine Richtung vor und hält dich auf Kurs.

3. Sammle Informationen

Die meisten Workflows enthalten viele bewegliche Teile, wobei verschiedene Personen unterschiedliche Rollen spielen. Vergewissere dich, dass du alle notwendigen Informationen über den Arbeitsablauf gesammelt hast, einschließlich der Eingaben, Ausgaben und beteiligten Personen. Es ist wichtig, dass du mit allen am Workflow beteiligten Personen sprechen, um deren Verantwortlichkeiten innerhalb des "Gesamtbildes" zu verstehen. Auf diese Weise schaffst du dir Verantwortlichkeit und sorgst dafür, dass alle zusammenarbeiten.

4. Entwirf den Arbeitsablauf

Jetzt kannst du die noch ausstehenden Schritte und Verbindungen zwischen den Start- und Endpunkten zusammensetzen. Stelle sicher, dass du dich mit den Symbolen und Formen des Workflow Diagramms vertraut gemacht hast, um ein prägnantes und klares Workflow Diagramm zu erstellen, das jeder in deinem Team verstehen kann. Erstelle für jeden Schritt im Arbeitsablauf das entsprechende Symbol, und verbinde es mit der vorherigen Form.

Erstelle ein Diagramm deines Workflows

Zerlege komplexe Vorgänge in leicht verständliche Schritte, indem du ein Workflow Diagramm erstellst. Bringe alle Beteiligten zusammen und steigere die Effizienz deines Teams. Rationalisiere dabei die Kommunikation und die Prozesse.