Vous est-il déjà arrivé de penser que vous aviez le feu vert pour un projet, pour finalement le voir bloqué par une personne invisible ayant un pouvoir de décision ? La cartographie et l’analyse des parties prenantes constituent l’un des meilleurs moyens de rallier tous les acteurs clés.
Peu importe votre ancienneté dans une organisation, vous pouvez influencer le cours des choses et innover. Mais pour ce faire, vous devez cerner le réseau des parties prenantes que vous devez convaincre, ce qui est loin d’être facile. C’est pourquoi nous avons créé un guide étape par étape pour vous aider à cheminer dans ce processus et à trouver du soutien pour vos projets.
En quoi consiste la cartographie des parties prenantes ?
Élément clé de la gestion des parties prenantes, elle consiste à créer une représentation visuelle des différentes personnes impliquées. Vous y répertoriez toutes les parties prenantes transversales concernées par un produit, un projet ou une idée, le tout sur une seule et même carte. Vous pouvez également documenter leurs rôles et votre relation avec elles.
La carte des parties prenantes a pour principal avantage de recenser toutes les personnes susceptibles d’influencer votre travail et les relations qu’elles entretiennent entre elles. Vous pouvez ainsi améliorer l’engagement des parties prenantes pertinentes et vous concentrer sur le renforcement des relations avec les partenaires clés au sein de votre organisation.
Exemple simple de carte des parties prenantes
Ce modèle simple de carte des parties prenantes repose sur une structure en diagramme de flux qui montre les relations entre les personnes et les projets. Au centre, placez votre produit ou votre projet. Les flèches entrantes vers le produit indiquent les parties prenantes qui possèdent une influence sur sa création et les flèches sortantes les parties prenantes sur lesquelles le projet peut influer.
Ce modèle n’est qu’un exemple. Vous en trouverez d’autres dans la liste ci-dessous. Avant de vous lancer tête baissée, prenez le temps de réfléchir à l’objectif de votre carte des parties prenantes.
Quels sont les avantages de la cartographie des parties prenantes ?
La cartographie des parties prenantes entre dans le cadre de la discipline plus large de la gestion des parties prenantes, une approche stratégique visant à tirer parti des relations pour atteindre un objectif. Cette démarche permet d’identifier les acteurs clés qui influenceront la réussite de votre projet afin de créer un plan de communication et de diffusion.
1. Identifiez la partie la plus influente
La création d’une carte des parties prenantes permet de cerner facilement la personne qui aura la plus grande influence sur un projet, qu’il s’agisse d’un membre de la direction, ou d’un ou d’une responsable de projet.
2. Concentrez-vous sur les bénéficiaires clés
Une carte des parties prenantes vous aide à déterminer qui tirera le plus grand profit du produit final. Vous pourrez ainsi adapter la promotion du projet à cette personne et tenter d’obtenir des ressources.
3. Repérez les ressources les plus intéressantes
Une carte des parties prenantes permet souvent de repérer les personnes qui ont des contraintes et une influence limitée, et celles qui disposent de plus de ressources. Vous pouvez ainsi intégrer les bonnes personnes à l’équipe de projet.
4. Préparez une stratégie
De manière générale, une carte des parties prenantes illustre bien les personnes que vous essayez de satisfaire lors de l’élaboration de votre produit ou projet.
Quand avez-vous besoin d’une carte des parties prenantes ?
Une carte détaillée des parties prenantes et la manière d’impliquer les bonnes personnes sont des atouts précieux lorsque vous prévoyez de lancer un projet ou un produit ambitieux.
1. Créer un produit
La création d’un nouveau produit à partir de zéro nécessite de prendre en compte les principales personnes concernées. Voici une liste de parties prenantes potentielles pour le développement d’un produit :
- Clientèle/utilisateurs. Connaitre son audience est essentiel pour créer un produit viable. Tenez compte des besoins, des souhaits et des défis de votre public en menant une recherche utilisateur. Pour mieux comprendre et segmenter votre clientèle, nous vous recommandons d’utiliser notre modèle de personas.
- Secteurs/marchés. Au-delà du développement de produit, vous devez analyser de près la concurrence, et l’adéquation entre le produit et le marché. Les recherches sur la concurrence, l’analyse des règlementations du marché et le suivi des tendances peuvent s’avérer très utiles.
- Prestataires. Pour certains produits (en particulier pour les plateformes numériques comme Airbnb, Uber, BlaBlaCar et d’autres), il est tout aussi important de générer une offre de certains services que de créer une demande. Si vous créez une plateforme, quels sont les prestataires clés et comment pouvez-vous « subventionner » un côté de l’équation demande/offre si nécessaire ?
- Investisseurs. Si votre entreprise reçoit des fonds, vous aurez peut-être intérêt à inclure les sociétés de capital-risque parmi les parties prenantes clés, car elles auront le pouvoir d’influer sur l’avenir de votre produit. De même, les entreprises publiques rendent des comptes aux actionnaires.
2. Pénétrer un marché
Si vous essayez de pénétrer un nouveau marché avec votre produit, la cartographie des parties prenantes est un atout précieux. Ces acteurs clés doivent être pris en compte dans votre recherche :
- Nouvelle clientèle. Réfléchissez aux besoins des personnes qui n’ont pas encore entendu parler de votre produit. Ce groupe comporte-t-il des sous-groupes ? Nous vous suggérons d’utiliser le modèle de personas pour mieux comprendre votre nouvelle clientèle.
- Clientèle existante. Réfléchissez aux personas essentiels à votre croissance durable. Les ajouter à votre carte et comprendre les défis qui leur sont associés est la clé du succès de votre produit.
- Détaillants. Réfléchissez aux principales parties prenantes externes de votre projet. Que vous créiez un produit physique ou numérique, vous avez besoin de partenariats solides pour atteindre de nouveaux publics.
- Membres de la communauté. Si vous possédez un établissement physique, la sensibilisation et l’écoute de votre environnement proche sont essentielles pour instaurer la confiance. Prenez le temps de prendre contact avec les principales entreprises, écoles ou organisations sans but lucratif des environs, et engagez un dialogue sur les besoins de la collectivité.
3. Démarrer un projet à partir de zéro
Au début d’un nouveau projet, commencez par consulter les parties prenantes internes afin de rassembler suffisamment de ressources et de soutien interne pour le mener à bien. Lorsque vous présentez une proposition à la direction, déterminez qui sont les principaux décideurs et apprenez à leur décrire les avantages dans leurs propres mots. Voici quelques exemples de parties prenantes internes :
- Responsable de projet
- Responsable produit
- Équipe juridique
- PDG/cadre de niveau C
Quels sont les différents types de parties prenantes ?
Chaque produit ou projet implique des parties prenantes internes et externes. Comprendre ces deux groupes vous aidera à définir les priorités et l’approche adaptées pour chacun d’eux.
Parties prenantes internes
Elles incluent les personnes de votre équipe qui participent à la création de votre produit ou à la réalisation d’un projet. Même si leur degré d’engagement peut varier, elles exercent toutes une influence étant donné qu’elles font partie de votre organisation. Voici à quoi peut ressembler une liste de parties prenantes internes :
- PDG/cadre de niveau C
- Propriétaire du produit
- Responsable de projet
- Agences/consultants
- Designer
- Équipe de développement
Parties prenantes externes
Elles désignent les personnes concernées par votre projet et votre produit, même si elles ne participent pas directement à son élaboration. Voici quelques exemples de parties prenantes externes :
- Clientèle
- Partenaires
- Actionnaires/investisseurs
- Prestataires
- Agences gouvernementales
- Membres de la collectivité
Partie prenante ou actionnaire
Pas facile de distinguer les parties prenantes et les actionnaires. Si les actionnaires détiennent une partie d’une société publique par le biais d’actions et ont un intérêt dans les performances de la société, ils n’influent pas sur les projets. Les parties prenantes, quant à elles, peuvent influer sur un projet et s’y intéresser pour diverses raisons.
Créer une carte des parties prenantes en quatre étapes faciles
Passons maintenant à l’élaboration et à l’utilisation d’une carte des parties prenantes. Voici quatre étapes à inclure dans votre processus de cartographie.
1. Brainstorming
Commencez par identifier toutes les parties prenantes potentielles comme les personnes, les organisations ou les groupes concernés par votre produit ou votre projet, ceux qui ont une influence sur lui ou qui ont un intérêt direct dans sa réussite.
Écrivez leurs noms dans un espace de travail partagé en ligne tel que Miro, en utilisant des pense-bêtes ou des cartes mentales. À ce stade, visez la plus grande précision possible. Vous pourrez toujours éliminer plus tard les doublons ou les personnes qui n’ont rien à voir avec le projet.
2. Catégorisation
À présent, regroupez les résultats de votre brainstorming. Quelles sont les parties prenantes que l’on peut classer dans une seule catégorie ? Comment pouvez-vous nommer cette catégorie ? Avez-vous oublié des types de parties prenantes ? Miro utilise l’IA pour vous aider à regrouper rapidement les pense-bêtes afin de faciliter la catégorisation.
Pour n’oublier aucun des acteurs clés, consultez la section « Quand avez-vous besoin d’une carte des parties prenantes ? » pour voir des exemples de types de parties prenantes nécessaires à différents projets.
3. Priorisation
Face à un projet complexe impliquant de nombreuses parties prenantes, vous devez impérativement les prioriser afin d’élaborer un plan de communication avec elles. Vous pouvez demander à votre équipe de projet de voter afin de voir comment le groupe définit les principaux acteurs ou utiliser une matrice de Mendelow pour une vision plus nuancée.
Comment utiliser la matrice de Mendelow pour hiérarchiser les parties prenantes de votre projet ?
L’une des meilleures façons de classer les parties prenantes par ordre de priorité est d’utiliser une matrice pouvoir-intérêt de Mendelow. Créée par le chercheur Aubrey L. Mendelow, elle vous permet de répartir vos parties prenantes dans quatre quadrants en fonction de leur pouvoir et de leur intérêt.
Comme le montre la matrice, les parties prenantes individuelles sont réparties en quatre catégories :
- Pouvoir élevé, intérêt élevé (surveiller de près)
- Pouvoir élevé, intérêt faible (maintenir la satisfaction)
- Pouvoir faible, intérêt élevé (tenir au courant)
- Pouvoir faible, intérêt faible (suivre)
Au terme de cet exercice, vous comprendrez comment chaque partie prenante peut influer sur votre projet et pourrez déterminer la méthode de communication appropriée pour chacune d’elles.
Vous avez besoin d’un modèle prêt à l’emploi pour cet exercice ? Utilisez ce tableau de la matrice des parties prenantes de John Spruce, utilisateur de Miro, pour démarrer votre cartographie des parties prenantes.
4. Communication avec les parties prenantes
Une fois vos priorités définies, vous devez élaborer une stratégie d’engagement des parties prenantes. Ces bonnes pratiques peuvent vous aider à assurer la transparence et la responsabilité de votre projet.
- Créez des stratégies d’engagement uniques pour chacune des catégories de votre matrice pouvoir-intérêt.
- Nous vous conseillons de rencontrer souvent les personnes avec un pouvoir et un intérêt élevés. Il est essentiel que vous gagniez leur confiance en premier lieu.
- Ainsi, si quelqu’un s’oppose à votre projet, vous pouvez d’abord rallier une personne ayant le même niveau de pouvoir, puis demander à cette dernière de persuader la première.
- Une communication précoce et fréquente est également importante, car les gens ont besoin de temps pour réfléchir avant de prendre une décision.
- Communiquez à chaque partie prenante la quantité d’informations correspondant à son niveau d’intérêt. Certaines personnes n’ont besoin que d’un résumé, tandis que d’autres souhaitent des renseignements plus approfondis.
Exemples de modèles de cartographie des parties prenantes
Plusieurs méthodes permettent de créer une carte des parties prenantes. Gagnez du temps en choisissant l’un de ces modèles prêts à l’emploi pour lancer ce processus.
Mapping Stakeholders par Karen Manhas
Ce tableau virtuel convivial de Karen Manhas répartit les parties prenantes en catégories telles que la direction, l’assistance, l’équipe principale et l’extérieur. Vous pouvez représenter chaque partie prenante par une icône et utiliser un code couleur ou des étiquettes pour indiquer la fréquence à laquelle vous devez la mettre à jour.
Stakeholder Management par Devbridge
Ce modèle Miro commence par une matrice pouvoir-intérêt, puis vous permet d’analyser chaque catégorie de parties prenantes à l’aide de questions telles que « Comment cette partie prenante peut-elle influer sur notre réussite ? » et « Qu’est-ce qui motive cette partie prenante ? ». Vous pouvez ainsi cerner les attentes des personnes concernées et réfléchir à des stratégies de communication. Suite à cet exercice, vous obtiendrez une stratégie d’engagement des parties prenantes qui vous aidera à gérer vos défenseurs et vos détracteurs, et à communiquer avec eux.
Stakeholder RACI Map par H&R Block
Outre la matrice de Mendelow, la matrice RACI constitue une autre méthode de visualisation. RACI est l’acronyme de Responsible, Accountable, Consulted and Informed (Responsable, Redevable, Consulté et Informé). Cette carte ressemble à une cible dont les cercles d’influence s’élargissent. Définissez vos parties prenantes de la plus importante (responsable) à celle informée (la moins importante), identifiez celles qui ont une grande influence et cartographiez les relations entre elles.
Stakeholder Map par VMware Tanzu Labs
Si vous envisagez d’animer un atelier sur la cartographie des parties prenantes, ne cherchez plus. Cette carte de VMmare Tanzu Labs, utilisateur de Miro, propose un script et un modèle pour le brainstorming des parties prenantes, une matrice RACI et un espace de feedback à la fin. Le modèle s’accompagne d’instructions pour les facilitateurs, de conseils sur les outils et de meilleures pratiques à distance.
Outils de cartographie des parties prenantes les plus performants
Certes, vous pouvez créer une carte des parties prenantes sur un tableau blanc avec des pense-bêtes, mais sa réalisation virtuelle présente des avantages. Notamment, vous pouvez l’emporter avec vous. Pas besoin de prendre une photo sur votre téléphone et d’essayer de la recréer plus tard. Vous pouvez y revenir et la modifier à tout moment.
L’utilisation d’un espace de travail en ligne comme Miro est également essentielle pour inclure des participants à distance en vue d’une collaboration en temps réel.
Voici quatre caractéristiques à prendre en compte lorsque vous envisagez d’utiliser un outil de cartographie des parties prenantes :
- Collaboration en direct pour permettre aux participants à distance de modifier ensemble une carte en temps réel
- Intégrations vidéo et audio pour autoriser le dialogue entre les membres de votre équipe pendant la création ou la présentation de votre carte
- Fonctionnalités visuelles conviviales telles que les pense-bêtes, les flèches, les ramifications et les codes de couleur
- Modes de partage et intégrations qui vous permettent d’intégrer votre carte à votre pile technologique et vice versa
L’analyse et la cartographie des parties prenantes constituent l’un des meilleurs moyens de s’assurer du soutien de tous les acteurs clés. Nous avons créé un guide étape par étape pour vous aider à cheminer dans ce processus, et à trouver un soutien dans votre organisation pour vos projets et produits afin de faire la différence.
