قالب سير العمل
يسهل قالب سير العمل التعاون. يتيح لك تتبع حالة مشروعك ومعرفة تقدّم فريقك على الفور. وهو أداة رائعة لفرق التّصميم عن بعد أو الهجينة.
Trusted by 65M+ users and leading companies
نبذة عن قالب سير العمل
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. عندما يتعلق الأمر بإنشاء قالب عملية سير العمل، فمن الضروري إنشاء طريقة بسيطة لإدارة العملية وتكرارها بشكل أسرع دون أي قيود، وهذا هو سبب استخدام العديد من مدراء المشروعات والمصمّمين والمسوّقين لهذا القالب لمواءمة العمليات وتحسين الكفاءة عند تنفيذ المشروعات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قوالب سير العمل.
ما المقصود بقالب سير العمل؟
قالب سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم الخطوات والموارد والجداول الزمنية والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما.
يمكن استخدامه في أي مشروع متعدد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو مشروع تصميم. ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات لتحقيق هدف ما، ولتنظيم جدول زمني لإكمال تلك الإجراءات.
استخدم قالب سير العمل لتلبية احتياجات الفِرَق الرقمية، لتحقّق التوافق بين كامل أعضاء فريقك،وتبقِهم على اطّلاع بما يحتاج إلى الموافقة وما هو جاهز للإنتاج.
كيفية استخدام قالب سير العمل
ينقسم قالب سير العمل إلى 4 أقسام: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، يحتاج إلى مراجعة، معتمد. يتم إنشاء خطوات سير العمل الفرديّة ووضعها في القسم المناسب، حيث سيتم تكليف عضو مناسب من الفريق بتلك الخطوات. بعد ذلك، إنها مجرد مسألة نقل المهام بعد اكتمالها عبر عملية سير العمل.
إذا كنت مصممًا أو مديراً للعمليات الإبداعية، فيمكنك تنظيم سير عمل التّصميم الخاص بك وإدارة شاشاتك وحالاتك في لوحة واحدة. ما عليك سوى سحب وإسقاط المرئيات بين الأعمدة لتقوم بتتبّّع التقدم وتُحقِّق التوافق بين أعضاء الفريق.
خمسة مكونات رئيسية لقالب عملية سير العمل
توجد العديد من الطّرق لإنشاء قالب سير العمل ولكنها تتضمّن عمومًا المكونات الأساسية الآتية. أدرجنا الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك إذا كنت تحاول ملء قالب مخطط سير عمل جديد.
1. أصحاب المصلحة
من هم أصحاب المصلحة؟ من المهم أن يفهم الفريق بأكمله أدوارهم قبل أن يبدأ الإنتاج. حدّد أصحاب المصلحة وحدد نطاق دورهم. من هي الجهات الراعية؟ من يمتلك دورة الاستعراض؟ من يتدخل عند وجود العقباتّ؟
2. تبادل الأفكار
كيف يمكنك تبادل االأفكار؟ من أين يأتي المحتوى؟ إذا كنت تعمل في فريق تسويق أو تصميم، أو إذا كنت تنتج عرضًا تلفزيونيًا أو مدونة صوتية أو أي محاولة إبداعيّة أخرى، فمن المهم البتّ في شكل جلسات تبادل الأفكار في البداية. ومن المفيد كذلك معرفة أين تخزّن أفكارك ومن يجمعها ومن يتّخذ القرارات التحريرية.
3. الجدول الزمني
ما جدولك الزمني؟ ارسم المعالم الرئيسية وجدولاً زمنيًا تقريبيًا لمشروع معين. سجل ملاحظات لأي مراجعات يجب أن تحدث والمواعيد النهائية لكل مراجعة. وأنشئ قوائم تدقيق لكل مرحلة لتعلَم متى تكون جاهزًا للانتقال إلى المرحلة الآتية.
4. التواصل
كيف ستتواصل مع الفريق؟ هل تعقد اجتماعات تواصل أسبوعية؟ من يجب أن يشارك في تلك الاجتماعات؟ هل سيكون من الأفضل إرسال تحديث أسبوعي عبر البريد الإلكتروني؟ حدد خطة أساسية، لكن يمكنك دائمًا تكرارها لاحقًا.
5. الموارد
ما الموارد التي تحتاجها لتنجح؟ يمكن أن تشمل الموارد الأدوات والشركاء متعددي الوظائف والميزانية والاحتياجات الأخرى.
هل يُعَدّ سير العمل سهلاً للفهم وقابلاً للتطوير؟ راجع سير العمل بشكل دوري. تأكد أنه تم تحديث كل شيء، وأن سير العمل يمكن أن يتناسب مع عملك. قم بتضمين أي ردود فعل من الموظفين الجدد الذين ربما تم تدريبهم على سير العمل.
أربع مزايا لقالب عملية سير العمل
1. التعاون بفعالية
تعد إدارة المشاريع عملية فوضوية ومعقدة. يمكن أن يكون من الصعب على أصحاب المصلحة معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم — وأين تتداخل وتتعارض. يقلّل قالب عملية سير عمل الإنتاج الجيّد من الشكوك. عندما يكون هناك شك، يمكن لفريقك والشركاء متعددي الوظائف الرجوع إلى سير العمل لفهم خطوتك الآتية.
2. تدريب الموظفين الجدد
وجود قالب سير العمل يسهل تدريب الموظفين الجدد. بدلاً من الحاجة إلى تذكر كل خطوة في عملية إنتاج معقدة، يمكنك توجيه الموظف الجديد عبر قالب عملية سير العمل. مما يضمن الانسجام في تدريبك ويسمح للموظفين الجدد ببدء عملهم بحماس وجدّ.
3.تحرّي العيوب في عملياتك
يعد توثيق قالب سير العمل فرصة لفهم العيوب في عملياتك. هل هناك فجوات؟ هل تحتاج إلى المزيد من الموارد؟ هل هناك معوقات؟ يعد تحديد سير الإنتاج أفضل طريقة للتعرف على احتياجات فريقك.
4. توسيع نطاق عملياتك
يساعدك سير عمل الإنتاج على التوسع. عندما ينشغل الفريق بالعمليات، قد يكون من الصعب تأمين الموارد أو الحصول على الدعم أو تعيين موظفين جدد. تخطيط سير العمل يجعل من السهل تنمية شركتك أثناء عملية البناء.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خارطة طريق تطوير المنتج
: يعمل بشكل أفضل مع
Product Management, Software Development, Roadmaps
تغطّي خرائط طريق تطوير المنتج كلَّ ما يحتاج فريقك إلى تحقيقه عند تقديم منتج إنطلاقاً من المفهوم وصولاً إلى الطّرح في السّوق. خارطة طريق تطوير المنتج الخاصّة بك هي أيضاً أداة لتحقيق التّوافق ضمن الفريق، تقدِّم الإرشاد والقيادة لمساعدة فريقك في التّركيز على توازن ابتكار المنتج وتلبية احتياجات العملاء. يعمل استثمار الوقت في إنشاء خارطة طريق تركِّز على مراحل تطوير المنتج على مساعدة فريقك في إيصال رؤيتهم إلى قادة الأعمال والمصمِّمين والمطوِّرين ومدراء المشاريع والمسوّقين وأي شخص آخر يؤثر في تحقيق أهداف الفريق.
قالب إنشاء الإطار الشّبكي للمواقع الإلكترونيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Wireframes, User Experience
إنشاء الإطار الشّبكي للمواقع الإلكترونيّة طريقةٌ لتصميم موقع إلكتروني على المستوى الهيكلي. الإطار الشّبكي للمواقع الإلكترونيّة هو تخطيط مُبَسَّط لصفحة الإنترنت يعرض عناصر الواجهة في كل صفحة. استخدم قالب إنشاء الإطار الشّبكي للمواقع الإلكترونيّة لتقوم بتكرار صفحات الإنترنت بسرعة وبتكلفة منخفضة. يمكنك مشاركة الإطار الشّبكي للمواقع الإلكترونيّة مع العملاء أو أعضاء الفريق، والتّعاون مع أصحاب المصلحة. تتيح الإطارات الشبكيّة للمواقع الإلكترونيّة لفِرَق العمل كسب تأييد أصحاب المصلحة دون استثمار الكثير من الوقت أو الموارد. تساعدك لتضمن أن هيكل موقعك الالكترونيّ وتدفّقه سيلبّي احتياجات المستخدم وتوقّعاته.
قالب خريطة رحلة العميل
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Mapping, Product Management
تعد خريطة رحلة العميل (CJM) تمثيلاً مرئياً لتجربة عميلك. فهي تسمح لك بتحديد المسار الذي يتبعه عميل ما عند شراء منتج أو الاشتراك في خدمة أو من ناحية أخرى عند التفاعل مع موقعك . تتضمن معظم الخرائط مستخدمًا محددًا وتستعرض تجربة عملائها من البداية إلى النهاية، وتسجل الارتفاعات والانخفاضات العاطفية المحتملة للتفاعل مع المنتج أو الخدمة. استخدم هذا القالب لإنشاء خرائط رحلة العميل بسهولة لجميع أنواع المشاريع.
قالب إطار عمل HEART
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Project Management, User Experience
السّعادة والتّفاعل والاعتماد والاحتفاظ ونجاح المهمّة. هي ركائز تجربة المستخدم — ولهذا فهي تُستخدَم كمعايير رئيسيّة في إطار عمل HEART. يمنح إطار العمل الذي طوّره فريق البحث في Google الشّركاتِ الكبرى وسيلةً دقيقةً لقياس تجربة المستخدم على نطاق واسع، والتي يمكنك بعد ذلك الرّجوع إليها طوال مراحل تطوير المنتَج. رغم أن إطار عمل HEART يستخدم خمسة معايير، لكنك قد لا تحتاج إلى المعايير الخمسة في كلّ مشروع — اختر تلك التي ستحقّق أكبر فائدة لشركتك ومشروعك.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Strategic Planning, Business Management
لا توجد شركة تعمل بمعزل عن المحيط، لذا إن كنت ترغب بالنّجاح، فعليك أن تتعامل بفعّاليّة مع القوانين المحلّيّة، والهيئات التّنظيميّة الحكوميّة، وصحّة الاقتصاد المحلّي، والعوامل الاجتماعية مثل معدّل البطالة ومتوسّط دخل الأسرة وغير ذلك. استخدم قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة (PEST) ليساعدك في استكشاف كيفيّة تأثير المحيط الخارجي على عملك وكيف يمكنك التّعايش مع هذه التّأثيرات.