قالب تقرير الحالة
Keep track of your team's status and resolve issues together.
معلومات حول قالب تقرير الحالة
من المُفترَض أن يثبت تقرير الحالة بشكل مثاليّ حدوث تغيير بمرور الوقت. هل تريد تحديد الحالة الحاليّة لمشروعك؟ يبدو هذا وكأنّه تقرير حالة المشروع.
يوضّح تقرير الحالة سلسلة أحداث المشروع ويحدّدها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟"
هذا القالب هو مجرّد نقطة بداية. يمكنك أيضًا تخصيص اسم هذا القالب وفقًا لقيم الفريق أو سلوكيّاته التي تريد منحها الأولويّة، مثل "تقرير التقدُّم" أو "تقرير الحالة" أو "تقرير التّنفيذ".
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب تقرير الحالة.
ما هو تقرير الحالة؟
يلخّص تقرير الحالة كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النّتيجة المُتَوقَّعة. يمكن أن يتضمّن ملخّصاً لمشروعك أو مبادرتك، ومواعيد التّسليم، وأيّ عقبات أو عناصر عمل معلَّقة.
ويمكن أن يكون طريقة سريعة ومنظَّمة لتحقيق ما يلي:
تشجيع أصحاب المصلحة على التّأييد أو المشاركة
إضفاء الشّفافية على تقدُّم المشروع
تحديد العقبات وتصحيحها قبل حدوثها
متى تستخدم تقرير الحالة
يمكن إعداد تقرير الحالة أسبوعيّاً أو شهريّاً على مستوى المدير التّنفيذي أو فريق العمل. يعتمد عدد المرّات التي سترسل فيها تقرير الحالة على الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على دراية بأبرز خطوات فريقك وإنجازاته.
عادةً ما يتمّ إنشاء تقرير الحالة الأسبوعي خلال فترة قصيرة للفريق والمدير وأصحاب المصلحة الرئيسيّين.
يمكن أن يؤكّد تقرير الحالة الشهري للمدراء رفيعي المستوى أنّ المشاريع لا تزال تحت السّيطرة. يمكن أن تتضمّن المعلومات عالية المستوى مستويات الثّقة والجدول الزّمني، والمخاطر أو العقبات. يجب ألّا تحدث أمورٌ مفاجئة، سواءً كانت مشاكل أو مكاسب كبيرة.
يؤدي تقرير الحالة على مستوى المدير التّنفيذي إلى زيادة المشاركة والرّؤية من أعلى مستوى في الشّركة. يمكنك تضمين قسم للأسئلة الشّائعة لتوضّح كيف يستجيب فريقك بشكل استباقيّ للأسئلة.
بالنسبة لفِرق العمل المشغولة التي تتعامل مع العديد من المشاريع، يمكن إعداد تقرير شهري منفصل عن حالة الفريق يركّز على تخصيص الموارد. يمكن أن يساعد هذا النّهج المدراء في تخصيص الوقت والموارد للأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة.
أنشئ تقرير الحالة الخاص بك
من السّهل إنشاء تقرير الحالة الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب تقرير الحالة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
وضّح أهداف مشروعك. يتضمّن ذلك مواضيع مشروعك والمراحل الرّئيسية والمُخرجات وأعضاء الفريق الذين سيشاركون في المشروع. اطرح الأسئلة أيضًا: كيف يمكننا قياس النّجاح؟ ما التّحدّيات التي قد نواجهها؟ ما الذي يجب أن نحاول تعلُّمه من ذلك؟
حدّد الأهداف والنّتائج الرئيسيّة الخاصّة بك. التزم بالوقت المخصّص لكل شيء وتحرّى الشّفافيّة عند ملء التّفاصيل: ما هي الأهداف الرّئيسية للإطار الزّمني المحدّد الخاص بك؟ إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتحديد الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة للفريق، فجرّب القالب الخاص بنا [رابط إلى قالب الأهداف والنّتائج الرئيسيّة هنا].
شجّع فريقك على المشاركة. وجّه الدّعوة لفريقك للتّعاون في القالب من خلال إدخال الحالة والتّحديثات بحسب المهام المسؤولين عنها. ما الذي يسير على الطّريق الصّحيح؟ ما الذي يتعرّض للخطر؟ ما هي المهام المكتمِلة؟ ما الذي سيحدث؟
قم بإجراء التّغييرات حسب الحاجة بالتّعاون مع فريقك. شجّع أفراد الفريق على مشاركة تقرير الحالة مع الجميع. يمكنك الرّبط بوثائق أو موارد أخرى للحصول على الإلهام، أو تسليط الضّوء على مساهمة شخصٍ ما باستخدام ملاحظة لاصقة. بمجرّد انتهائك من المشروع، أرسل تقريرًا موجزًا نهائيّاً إلى فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب خارطة طريق المنتج
: يعمل بشكل أفضل مع
Product Management, Roadmaps
تساعد خرائط طريق المنتج على توصيل الرؤية والتقدم الذي سيطرأ بعد ذلك على منتجك. هي أداة مهمة للتنسيق بين الفرق وأصحاب المصلحة – بما في ذلك الإدارات والهندسة والتسويق ونجاح العملاء والمبيعات - لتناسب إستراتيجيتك وأولوياتك. يمكن لرسم خارطة طريق المنتج أن يفيد إدارة المشاريع المستقبلية ووصف المزايا الجديدة وأهداف المنتج وتوضح دورة حياة منتج جديد. رغم أن خرائط طريق المنتج قابلة للتخصيص، إلا أن معظمها يتضمن معلومات حول المنتجات التي تقوم بإنشائها أثناء إنشائها، والأشخاص المشاركين في كل مرحلة.
قالب سير العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Workflows
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم مختلَف الخطوات والموارد والجدول الزمني والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما. يمكن استخدامه في أي مشروع متعدّد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو غير ذلك، ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات الملموسة التي ستحتاج إلى اتخاذها لتحقيق هدف ما، ولتحديد التّرتيب الذي تحتاج إليه لإكمال تلك الإجراءات.