Sobre o template de fluxo de trabalho
O mundo digital exige colaboração, e uma melhor colaboração leva a melhores resultados. Quando se trata de configurar um fluxo de trabalho colaborativo, é necessário criar uma maneira simples de gerenciar o processo e iterar mais rápido sem quaisquer restrições.
O template de fluxo de trabalho da Miro facilita isso — é por isso que gerentes de projeto, designers e profissionais de marketing utilizam este template para alinhar processos e melhorar a eficiência na execução de projetos.
O que é um template de fluxo de trabalho?
Um template de fluxo de trabalho é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite esboçar etapas, recursos, timelines e funções necessárias para concluir um projeto.
Ele pode ser usado em qualquer projeto de múltiplas etapas, seja um processo de negócios ou um projeto de design. É ideal para planejar ações para alcançar um objetivo e organizar uma Timeline para completar essas ações.
Como usar o template de fluxo de trabalho
O template de processo de fluxo de trabalho da Miro é dividido em 4 seções:
Em espera
Em andamento
Precisa de revisão
Aprovado
Os passos individuais do fluxo de trabalho são criados e colocados na seção apropriada, onde serão atribuídos ao membro certo do time. A partir daí, é apenas uma questão de mover as tarefas pelo processo de fluxo de trabalho à medida que são concluídas.
5 componentes principais de um fluxo de trabalho
O template de fluxo de trabalho pode ser personalizado para atender ao processo ou necessidades específicas de qualquer projeto, mas geralmente envolverá os seguintes componentes básicos. Listamos perguntas que você deve se fazer ao longo do caminho enquanto configura o template de fluxo de trabalho:
1. Partes interessadas
Quem são os stakeholders? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina seus stakeholders e estabeleça o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem é responsável pelo ciclo de revisão? Quem intervém se houver um gargalo?
2. Brainstorming
Como você faz brainstorming de ideias? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil determinar onde você armazena suas ideias, quem as compila e quem toma as decisões editoriais.
3. Timeline
Qual é a sua Timeline? Esboce seus principais marcos e crie uma Timeline como uma visão geral para um determinado projeto. Anote os prazos para quaisquer revisões que devem ocorrer e os prazos para cada uma delas. Crie checklists para cada marco para saber quando estará pronto para passar para o próximo.
4. Comunicação
Como você vai se comunicar com o time? Vocês farão reuniões de check-in semanais? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Decida um plano de jogo, mas você sempre pode iterar depois.
5. Recursos
Quais recursos você precisa para ter sucesso? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros multifuncionais, orçamento e outras necessidades.
O fluxo de trabalho é compreensível e escalável? Revise seu fluxo de trabalho periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa crescer junto com o seu negócio. Incorpore qualquer feedback de novos contratados que possam ter sido treinados no fluxo de trabalho.
Benefícios de usar um template de processo de fluxo de trabalho
O template de fluxo de trabalho da Miro é uma ótima maneira de manter todos alinhados e cientes do que precisa de aprovação e do que está pronto para produção. Aqui estão alguns dos principais benefícios de configurá-lo para o seu time:
Colabore de forma eficaz
O gerenciamento de projetos é um processo bagunçado e complicado. Pode ser difícil para os stakeholders conhecerem suas funções e responsabilidades — e onde elas se sobrepõem e entram em conflito. Um bom fluxo de trabalho de produção reduz a incerteza. Em caso de dúvida, seu time e parceiros multifuncionais podem consultar o template de fluxo de trabalho para entender o próximo passo.
Treinar novos contratados
Ter um fluxo de trabalho documentado facilita o treinamento de novos contratados. Em vez de ter que lembrar cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo contratado pelo processo conforme descrito no template. Isso garante consistência no seu treinamento e permite que os novos contratados comecem com tudo.
Encontre falhas nos seus processos
Mapeamento de um processo é uma oportunidade para entender as falhas nos seus processos. Existem lacunas? Precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção do início ao fim é a melhor maneira de compreender as necessidades do seu time.
Escale seus processos
Fluxos de trabalho de produção ajudam você a escalar. Quando os processos ficam apenas na cabeça do seu time, pode ser difícil garantir recursos, obter apoio ou contratar novos funcionários. Ao estruturar um fluxo de trabalho, fica mais fácil fazer sua empresa crescer à medida que você a constrói.
Descubra mais exemplos de diagramas de fluxo de trabalho e avance com seus projetos.
