O szablonie propozycji projektu
Czym jest propozycja projektu?
Propozycja projektu opisuje, co chcesz osiągnąć, jakie są Twoje cele i jak planujesz je zrealizować. Zazwyczaj propozycja projektu daje czytelnikowi kontekst projektu, wyjaśnia, dlaczego jest on ważny, oraz przedstawia działania, które podejmiesz, aby go zrealizować.
Propozycje projektów mają wiele zastosowań. Często firmy przygotowują propozycje projektów, aby uzyskać zewnętrzne poparcie od darczyńcy lub zewnętrznego stakeholdera. Jednak wiele firm sporządza też propozycje projektów, aby uzyskać poparcie wewnętrzne.
Co powinno znaleźć się w propozycji projektu?
Propozycja projektu musi być całościowa, by była skuteczna. Ważne jest nie tylko uwzględnienie tego, co zamierzasz robić, projektować lub realizować, ale też wykazanie, dlaczego projekt jest istotny. Oznacza to zamieszczenie informacji o tle projektu, jego konsekwencjach oraz dotychczasowych działaniach. Propozycja powinna odpowiadać na pytania: czym jest projekt, dlaczego ma znaczenie, jak zostanie zrealizowany i kto będzie w niego zaangażowany.
Jaki jest cel propozycji projektu?
Propozycje projektów są kluczowe. Są szkieletem każdego profesjonalnego przedsięwzięcia. Zanim zainwestujesz zasoby w projekt, propozycja projektu może pomóc ocenić wartość potencjalnego przedsięwzięcia. Taki dokument jest szczególnie przydatny przy prezentowaniu pomysłów klientom i zewnętrznym stakeholderom, którzy muszą lepiej zrozumieć koncepcję i zakres projektu.
Jak stworzyć propozycję projektu:
Krok 1: Napisz streszczenie wykonawcze.
Streszczenie wykonawcze jest jak abstrakt pracy naukowej. Użyj streszczenia wykonawczego, aby wyjaśnić projekt — i uzyskać poparcie. Pomyśl o nim jak o krótkim elevator pitch. Powiedz czytelnikowi, dlaczego realizujesz ten projekt, co zrobisz, żeby odnieść sukces i jak będzie wyglądał sukces.
Krok 2: Umieść projekt w kontekście.
Podaj czytelnikowi krótką historię. Opowiedz o podobnych projektach, które zrealizowałeś(-aś). Jeśli nigdy wcześniej nie realizowałeś(-aś) takiego projektu, wytłumacz, dlaczego teraz jest na to odpowiedni moment. Pokaż, czego nauczyłeś(-aś) się z poprzednich projektów i jak te doświadczenia zwiększą szanse powodzenia tego projektu.
Krok 3: Określ swoje potrzeby.
Pamiętaj, celem propozycji projektu jest uzyskanie poparcia. Powiedz czytelnikowi, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Mogą to być zasoby, środki finansowe, materiały i personel.
Krok 4: Przedstaw problem, który rozwiązujesz.
Zacznij od jasnego przedstawienia problemu, który chcesz rozwiązać. Wyjaśnij, dlaczego uważasz, że warto rozwiązać właśnie ten problem. Przedstaw problem jako szansę. To nie tylko przeszkoda -- to potencjalny rynek. Następnie przedstaw argumenty za swoim projektem. Aby przekonać czytelnika, pokaż, że Twój projekt jest wyjątkowo dopasowany do rozwiązania tego problemu. Wyróżnij techniki zarządzania projektami, kompetencje i zasoby, które wnosi Twoja firma. Nie bądź skromny!
Krok 5: Sporządź budżet i oś czasu.
Nakreśl szacunkowo, jak długo powinien trwać ten projekt. Uwzględnij kamienie milowe, które po osiągnięciu pokażą, że projekt idzie zgodnie z planem. Poinformuj też czytelnika, ile będzie kosztować realizacja projektu. Konkretnie wyjaśnij, na co i dlaczego zamierzasz wydać te środki.
Krok 6: Określ osoby decyzyjne.
Wyjaśnij, którzy wewnętrzni stakeholderzy będą zarządzać projektem. Dzięki temu czytelnik będzie wiedział, z kim się skontaktować, jeśli będzie chciał nawiązać współpracę z Twoją firmą lub dowiedzieć się więcej. Możesz też wskazać zewnętrznych stakeholderów, którzy muszą zatwierdzić projekt.
Krok 7: Opracuj plan komunikacji.
Kiedy zakończysz projekt, jak zamierzasz o tym poinformować świat? Wyjaśnij czytelnikowi, jaki wpływ projekt będzie miał na Twoją grupę docelową oraz jak planujesz zakomunikować te efekty. Jeśli masz zespół marketingowy, współpracuj z nim przy tej części. Powinien on uwzględnić dokumentację, komunikaty prasowe, e-maile, reklamy i kampanie w mediach społecznościowych, które planuje uruchomić po zakończeniu projektu.
Krok 8: Dodaj dodatkowe informacje.
Wiele osób dołącza aneks, który szczegółowo rozwija informacje zawarte w propozycji. Możesz wykorzystać aneks do umieszczenia dokumentacji technicznej lub statystyk, które obciążyłyby samą propozycję, ale mogą zainteresować czytelnika.
Zobacz więcej przykładów kart projektu, aby uprościć planowanie.
