O szablonie schematu organizacyjnego projektu
Szablon schematu organizacyjnego projektu w Miro to narzędzie wizualne, którego właściciele firm i kierownicy projektów mogą użyć, aby zidentyfikować wszystkie osoby zaangażowane w nadchodzący projekt. Odwołując się do schematu organizacyjnego projektu, każdy może zobaczyć rolę poszczególnych osób, hierarchię w zespole oraz łańcuch dowodzenia. Jeśli schemat jest dobrze opracowany, stanowi doskonałe narzędzie do uzgadniania oczekiwań dotyczących obowiązków wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Pokażemy Ci, jak korzystać z bezpłatnego szablonu schematu organizacyjnego projektu w Miro i dostosować go do swoich potrzeb.
Jak używać szablonu schematu organizacyjnego projektu
Skoro już wiemy, czym jest schemat organizacyjny projektu i dlaczego jest przydatny, zobaczmy, jak go stworzyć. Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby rozpocząć pracę z szablonem schematu organizacyjnego projektu w Miro:
1. Otwórz szablon schematu organizacyjnego projektu w Miro
Kliknij niebieski przycisk „użyj szablonu” na tej stronie, aby otworzyć szablon w Miro. Po otwarciu zaproś członków zespołu, z którymi chcesz współpracować nad schematem organizacyjnym projektu.
2. Określ osoby, które będą zaangażowane
Określ, kto będzie zaangażowany w projekt. Nie wiesz, od czego zacząć? Warto zebrać zespół kadry zarządzającej i koordynatorów projektu.
Twój zespół kadry zarządzającej składa się ze stakeholderów — osób zainteresowanych rezultatem projektu, zaangażowanych w jego powodzenie i dążących do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Koordynatorzy projektu będą synchronizować i integrować działania zespołu. Odpowiadają za to, by wszyscy realizowali zadania i pracowali na osiągnięcie celu.
3. Wpisz imiona osób na schemacie
Szablon schematu organizacyjnego projektu zawiera gotowe zaokrąglone prostokąty, w których możesz wpisać osoby zaangażowane w projekt. Kliknij dwukrotnie pola tekstowe w ich wnętrzu, aby zamienić wstępnie wpisane imiona na imiona członków twojego zespołu. Dodaj ich role oraz inne ważne informacje, które chcesz uwzględnić, np. adresy e-mail. W razie potrzeby duplikuj lub usuń dowolne kształty i linie łączące.
4. Dostosuj schemat organizacyjny projektu
Miro ułatwia dostosowanie wyglądu schematu organizacyjnego projektu. Zmień rozmiary i kolory kształtów oraz tekstu. Przeciągnij i upuść pliki, które chcesz dodać na tablicę Miro, np. zdjęcia profilowe członków zespołu lub ważne dokumenty projektowe.
Dlaczego warto używać schematu organizacyjnego projektu
Kiedy rozpoczynasz długi i złożony projekt, nieuchronnie napotkasz przeszkody. Twój schemat organizacyjny projektu może pomóc ci pokonać te trudności. Przyjrzyjmy się temu (i kilku innym korzyściom) dokładniej.
Zidentyfikuj przeszkody
Użyj schematu, aby zidentyfikować potencjalne przeszkody w projekcie, zanim prace się rozpoczną. Dzięki temu możesz rozwiązać problemy, zanim będzie za późno. Na przykład rozrysowanie schematu może pokazać, że w projekcie potrzebnych jest więcej przedstawicieli działu Sprzedaży. Ponieważ prace jeszcze się nie zaczęły, masz czas, aby zaangażować więcej przedstawicieli działu Sprzedaży, aby zapewnić płynny przebieg projektu.
Wyjaśnij rolę każdego w projekcie
Schemat organizacyjny projektu pomaga pracownikom zrozumieć ich rolę w projekcie. Pokazuje strukturę raportowania oraz do kogo się zwrócić, gdy potrzebują określonych narzędzi lub zasobów. Możesz też uzupełnić schemat organizacyjny projektu o kartę zespołu, aby precyzyjnie określić misję zespołu, zakres działania, cele i zaangażowanie.
Wykorzystaj maksymalnie umiejętności wszystkich członków zespołu
Użycie schematu organizacyjnego dla projektu jasno pokazuje, którzy członkowie zespołu będą wykonywać konkretne zadania. Dzięki temu możesz upewnić się, że zadania są realizowane przez osoby posiadające odpowiednie umiejętności. Na przykład możesz zadbać o to, żeby copywriter marketingowy pisał nową zawartość strony internetowej.
Miro to idealne narzędzie do tworzenia schematów organizacyjnych, które pomaga zwizualizować i zrozumieć hierarchiczną strukturę Twojej organizacji oraz linie raportowania między rolami.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu schematu organizacyjnego projektu
Czy potrzebuję szablonu, aby stworzyć schemat organizacyjny projektu?
To nie jest konieczne, ale użycie szablonu prawdopodobnie zaoszczędzi Ci czas i zapewni spójność w całych schematach. Umieszczenie wszystkich osób zaangażowanych w projekt w schemacie hierarchicznym ułatwia wizualizację projektu. Pokaże też wszelkie luki, dzięki czemu możesz obsadzić wszystkie role przed uruchomieniem projektu. Dla osób zaangażowanych w projekt widok schematu pozwala dostrzec swoją rolę w szerszym kontekście. Pokazuje im również, komu mają raportować i do kogo powinni się zwrócić w razie pytań lub wątpliwości.
Jak zorganizować zespół zarządzający projektem?
Najpierw określ cele projektu. Znajomość ogólnego celu pomoże Ci stworzyć odpowiedni zespół zarządzający projektem. Następnie wybierz członków zespołu najlepiej nadających się do pomocy w osiągnięciu tych celów. Potem utworzysz strukturę organizacyjną opartą na relacjach hierarchicznych w firmie i w projekcie.
Co możesz zrobić za pomocą schematu organizacyjnego projektu?
Schemat organizacyjny projektu może pomóc w zarządzaniu zasobami, planowaniu komunikacji ze stakeholderami oraz w przydzielaniu ról i obowiązków. Stworzenie takiego schematu może być także pierwszym krokiem do opracowania szczegółowego rozbicia organizacyjnego.
Kogo uwzględnić w schemacie organizacyjnym projektu?
Uwzględnij wszystkich członków głównej struktury zespołu pracujących nad projektem, w tym kierownika projektu, sponsora projektu, głównych stakeholderów oraz poszczególnych współpracowników.
