Szablon procesu kontroli zmian

Informacje na temat szablonu procesu kontroli zmian

Szablon ten tworzy znormalizowane ramy dla zatwierdzania próśb o zmiany w systemie lub produkcie i zarządzania nimi. Zespół może jasno zdefiniować żądane zmiany w jednym skonsolidowanym miejscu i upewnić się, że wszystkie proponowane zmiany są sprawdzane przed ich wdrożeniem.

Czym jest proces kontroli zmian?

Kontrola zmian jest integralną częścią zarządzania projektami. Większość projektów staje przed perspektywą zmian w pewnym momencie ich cyklu życia. Chociaż zmiana może być konieczna, może być również trudna do wdrożenia w locie.

Proces kontroli zmian definiuje kroki, które należy podjąć w celu zmiany skalowalności projektu. Dokumentuje on proponowaną zmianę i zapewnia jej przegląd i ulepszenie przed wdrożeniem.

Dlaczego warto korzystać z szablonu procesu kontroli zmian?

Oto jak szablon procesu kontroli zmian może pomóc Twojemu zespołowi.

Wspólne podejmowanie decyzji o zmianach

Szablon procesu kontroli zmian pomaga określić proponowaną zmianę i zapewnia jej weryfikację przed wdrożeniem. Pozwala to zespołowi zawetować zmianę, która może okazać się niepotrzebna lub uciążliwa. Jeśli zespół zdecyduje się na wprowadzenie proponowanej zmiany, proces kontroli zmian pozwala wykorzystać posiadane zasoby do jej skutecznego wdrożenia.

Zapewnienie przejrzystości

Zastosowanie procesu kontroli zmian może pomóc w zapewnieniu, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco z proponowanymi i zatwierdzonymi zmianami. Dzięki strukturze tego szablonu wszyscy są lepiej skoordynowani. Wszelkie zmiany w rezultatach projektu stają się jasne, a zaktualizowane terminy są rejestrowane. Możesz użyć tego szablonu wraz z szablonem skalowalności projektu.

Usprawnienie projektów i dotrzymywanie terminów

Proces kontroli zmian wyeliminuje zamieszanie wokół rezultatów projektu. Pozwala to zespołowi skupić się na wykonywaniu zatwierdzonych zmian, a nie na zbieraniu informacji. Skutkuje to zwiększoną produktywnością i wydajnością, co usprawnia procesy i przepływy pracy.

Produktywność może ucierpieć na braku wdrożonego procesu kontroli zmian. Czas jest marnowany na próby zrozumienia próśb o zmiany, zamiast na wykonywanie rzeczywistych zadań. Przy ograniczonej przepustowości dostępnej dla najważniejszych zadań, zespół może nie dotrzymać ważnych terminów.

Kiedy warto stosować proces kontroli zmian?

Proces kontroli zmian jest przydatny w prawie każdym projekcie, ponieważ w praktyce niewiele planów projektów działa dokładnie tak, jak zaplanowano. Przy dzisiejszym tempie zmian jest niemal pewne, że projekty będą musiały zostać zmienione w trakcie ich trwania. Chociaż zmiany mogą pomóc w dostosowaniu projektu do wymagań biznesowych, ważne jest, aby dokładnie rozważyć i zatwierdzić każdą zmianę.

Na początku projektu możesz utworzyć proces kontroli zmian, aby każdy wiedział, co zrobić, jeśli plan wymaga modyfikacji. Proces kontroli zmian w zarządzaniu projektami zapewnia, że każda zmiana przewidywana w trakcie projektu jest skutecznie zdefiniowana, zweryfikowana i zatwierdzona przed wdrożeniem. Ten ważny proces pomaga uniknąć niepotrzebnych zmian, które mogłyby zakłócić działanie usług. Zmiany mogą być wprowadzane płynnie, a zasoby mogą być efektywnie wykorzystywane.

Procedury kontroli zmian są szczególnie ważne, gdy projekt jest częścią większego programu lub portfolio. Potencjalny wpływ niezarządzanych zmian może być daleko idący, wpływając na inne zespoły lub działy.

5 elementów procesu kontroli zmian

Oto pięć elementów szablonu, które pomogą Ci zarządzać procesem kontroli zmian:

• Sugerowana zmiana - Stakeholderzy sugerują zmianę poprzez przesłanie formularza prośby o zmianę, który jest następnie dodawany do dziennika zmian dla projektu. Sugerowana zmiana musi zawierać jej opis i oczekiwane korzyści.

• W przeglądzie - Manager projektu i stakeholderzy biznesowi rozważają następnie oczekiwany wpływ zmiany. Czy zmiana pozwoli zaoszczędzić pieniądze? Czy zmiana jest zbyt kosztowna? Jak zmiana wpłynie na oś czasu projektu? Czy istnieje prawny powód tej zmiany? Czy wprowadzenie zmiany wiąże się z nowym ryzykiem dla firmy?

• Odrzucona - Po przeanalizowaniu wszystkich informacji, manager projektu odrzuca proponowaną zmianę. Odrzucone propozycje są śledzone w szablonie kontroli zmian, a osoba ją proponująca powinna otrzymać informację zwrotną o tym, dlaczego zmiana została odrzucona. 

• Zaakceptowana - Po rozważeniu wszystkich informacji, manager projektu akceptuje proponowaną zmianę. Może on zaakceptować zmianę w całości lub poprosić o wprowadzenie poprawek do sugerowanej zmiany.

• Wdrożona - Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, musi zostać zaplanowana, zaprogramowana i wykonana. Po wdrożeniu zmiany warto, aby managerowie projektów przeprowadzili wraz ze stakeholderami retrospektywę. Czy zmiana przebiegła zgodnie z planem? Co mogło pójść lepiej?

Przykład procesu kontroli zmian

Teraz, gdy rozumiesz już pięć kroków procesu kontroli zmian, nadszedł czas, aby wprowadzić je w życie. Przyjrzyjmy się przykładowi.

Proces kontroli zmian rozpoczyna się od złożenia prośby o zmianę. Może to być zmiana skalowalności projektu, np. zwiększenie wymaganej liczby funkcji. Może to być też skrócenie czasu realizacji projektu, dzięki czemu wrażliwy na zmiany produkt zostanie wprowadzony na rynek przed konkurencją.

Z tego miejsca zespół projektowy może wdrożyć poniższe podstawowe kroki, aby skutecznie kontrolować zmianę:

• Rejestracja prośby o zmianę w rejestrze zmian (lub szablonie dziennika). Prośby o zmiany są rejestrowane w kolumnie „sugerowana zmiana” w szablonie procesu kontroli zmian. 

• Przeprowadzenie wstępnej oceny wpływu zmiany. Wymaga to spotkania, na którym wszystkie strony przedstawią swoje uwagi dotyczące żądanych zmian. Sugerowane zmiany są przenoszone do kolumny „w przeglądzie”.

• Dokładna ocena wpływu zmiany. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują czas, zasoby, koszty i ryzyko.

• Zespół wspólnie podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu sugerowanej zmiany. Zmiany są przenoszone odpowiednio do kolumny „zaakceptowana” lub „odrzucona”.

• Omawiane są działania wymagane do wdrożenia zmiany, a także tworzona jest roadmapa produktu dla tych działań. Po wdrożeniu zmiany są przenoszone do kolumny „wdrożona”.

Wpisy, które umieścisz we własnym szablonie kontroli zmian mogą się różnić w zależności od tego, z jakimi zmianami często się spotykasz i od stopnia skomplikowania projektów. Podczas gdy skomplikowane projekty trwające miesiącami mogą wiązać się z dużo większą liczbą próśb o zmiany, mniejsze jednorazowe projekty mogą nie potrzebować szablonu dziennika zmian z tak dużą ilością szczegółów. 

To proste podejście jest doskonałym punktem wyjścia; możesz jednak zdecydować się na uwzględnienie dodatkowych pól w zależności od złożoności projektu. Szablon procesu kontroli zmian jest w pełni konfigurowalny, w zależności od potrzeb zespołu.