Szablon kickoffu projektu

Informacje o szablonie kickoffu projektu

Szablon kickoffu projektu ułatwia menedżerom projektów koordynację zespołów od samego początku projektu, jasno określając oczekiwania i kolejne kroki, aby zagwarantować sprawną i wydajną realizację projektu. Ten szablon jest również idealny do tworzenia manifestu projektu, umożliwiając wszystkim zaangażowanym osobom wyświetlanie celów projektu, podstawowych wartości i metod pracy w dowolnym momencie.

Czym jest szablon kickoffu projektu?

Szablon kickoffu projektu zawiera siedem kroków lub działań, które należy wykonać, aby pomyślnie przeprowadzić spotkanie inaugurujące projekt:

1. Wprowadzenie do projektu + gospodarze spotkania

2. Icebreaker

3. Cele i tematy spotkania

4. RACI projektu

5. Pytania i odpowiedzi

6. Tablica planowania projektu

7. Podsumowanie działań + kolejne kroki

Jest to narzędzie podobne do listy kontrolnej kickoffu projektu, w której definiuje się wszystkie niezbędne kroki do realizacji projektu i koordynuje z zespołem lub uczestnikami projektu role i obowiązki oraz najlepsze sposoby wspólnej współpracy i komunikacji.

Szablon kickoffu projektu może również stanowić źródło prawdy, do którego zawsze można się odwołać i wrócić w poszukiwaniu informacji lub wskazówek dotyczących projektu.

Dla kogo jest przeznaczony szablon kickoffu projektu?

Szablon ten jest odpowiedni dla managerów projektów, aby pomóc w inauguracji nowych inicjatyw, ale skorzystać z niego może każdy stakeholder zaangażowany w projekt. Szablon ten również bardzo się przyda wielozadaniowym zespołom wdrażającym nowe projekty, ponieważ pomaga w uporządkowaniu celów projektu, RACI i kolejnych kroków każdego uczestnika w jednej wspólnej przestrzeni.

Jak korzystać z szablonu kickoffu projektu:

Ten szablon jest frameworkiem zawierającym siedem działań (lub ramek), dzięki czemu możesz płynnie i efektywnie prowadzić spotkania projektowe. Wykonaj poniższe kroki, aby skorzystać z szablonu w celu poprowadzenia kickoffu projektu:

1. Wprowadzenie do projektu + gospodarze spotkania: przedstaw nie tylko projekt, ale także siebie oraz wszystkie osoby zarządzające danym projektem. Jest to świetna okazja do wyjaśnienia własnej roli oraz poinformowania, jak można się z Tobą skontaktować.

2. Icebreaker: aktywność typu „Krótki opis współpracy” angażuje wszystkich uczestników i pozwala im przełamać lody oraz nawiązać współpracę w ramach projektu.

3. Cele i tematy: jest to przestrzeń, w której można dodać cele projektu, zadania realizowane podczas fazy kickoffu oraz wszelkie materiały referencyjne lub treści które mogą okazać się przydatne w przyszłości.

4. RACI projektu: jeden z najważniejszych kroków, RACI (ang. Roles, Accountable, Consulted, Informed czyli Odpowiedzialny, Rozliczany, Kontrybutor i Informowany), określa osoby odpowiedzialne za konkretne obszary oraz zakres tej odpowiedzialności. Pomaga w koordynowaniu prac zespołu oraz w wydajniejszej komunikacji z właściwymi stakeholderami.

5. Pytania i odpowiedzi: otwórz przestrzeń na pytania i bądź aktywnym słuchaczem. Należy zwrócić uwagę na punkty bólu zespołu i spróbować rozwiązać krytyczne problemy. Ważne jest, by na tym etapie nie pozostawić żadnych wątpliwości bez odpowiedzi.

6. Tablica planowania projektu: to tutaj zaczyna się praca! Dzięki tej tablicy planowania projektu można wymienić wszystkie niezbędne rzeczy, aby projekt mógł się rozpocząć, zaczynając od zespołów i działań, po zależności i ryzyka. Zaproś swój zespół do dodania swoich pomysłów i wspólnego tworzenia planu projektu.

7. Podsumowanie działań + kolejne kroki: aby podsumować spotkanie i stworzyć listę kontrolną kickoffu projektu, dodaj oś czasu z poniższymi krokami i wszelkie inne zasoby, które mogą być przydatne do rozpoczęcia projektu.

Nieograniczona przestrzeń robocza Miro pozwala na swobodne prowadzenie kickoffu projektu, bez żadnych ograniczeń związanych z danymi, ponieważ możesz tu dodać dowolną ilość zasobów i plików. Tablica do planowania projektu to żywy dokument, który w dowolnym momencie może otwierać i aktualizować każdy członek zespołu.

Odkryj więcej przykładów projektów, aby uprościć swoje planowanie.