Szablon macierzy wpływ-wysiłek

O szablonie macierzy wpływ-wysiłek

Czy masz trudności z ustalaniem priorytetów zadań? A może chcesz zidentyfikować działania, które zapewnią Twoim klientom najlepsze doświadczenia? Macierz wpływ-wysiłek może być dokładnie tym, czego potrzebujesz.

Użyj szablonu macierzy wpływ-wysiłek, aby priorytetyzować pracę w oparciu o wysiłek potrzebny do jej wykonania oraz wpływ, jaki ma ona na klientów. Dostosuj swoje priorytety i skieruj projekty na właściwe tory, jednocześnie ograniczając straty czasu i energii.

Czym jest szablon macierzy wpływ-wysiłek?

Macierz wpływ-wysiłek (znana również jako macierz priorytetów działań) to narzędzie podejmowania decyzji. Wypełnianie tego szablonu macierzy wpływ-wysiłek pomaga liderom zespołów najlepiej priorytetyzować:

• Zadania i projekty, które przynoszą najlepsze rezultaty w najkrótszym czasie

• Projekty, które zajmują więcej czasu, ale nadal warto je realizować

• Zadania i projekty, które mają niewielki wpływ na klientów

Macierz jest podzielona na cztery kwadranty:

Minimalny wysiłek i niski wpływ: Znane również jako zadania uzupełniające, to działania wymagające niewielkiego nakładu pracy i mające znikomy wpływ na klientów.

Maksymalny wysiłek i niski wpływ: Zadania, które wymagają dużo czasu i wysiłku z Twojej strony, ale mają niewielki wpływ na klientów. Są również znane jako marnotrawstwo czasu lub niewdzięczne zadania.

Wysoki wpływ i minimalny wysiłek: To Twoje szybkie zwycięstwa. Są to działania, które znacząco wpływają na klientów, ale nie wymagają od Ciebie wiele pracy.

Wysoki wpływ i maksymalny wysiłek: Duże projekty, które wymagają dużo uwagi, ale mają duży wpływ na klientów.

Korzystając z tych kwadrantów, możesz łatwo zobrazować, które zadania przyniosą największe korzyści dla Twoich klientów.

Jak stworzyć macierz wysiłku i wpływu?

Tworzenie macierzy wysiłku i wpływu jest proste i bezpośrednie z szablonem Miro:

Krok 1: Zbierz cały zespół. Ważne jest, aby matryca była wypełniana przez faktycznych interesariuszy zaangażowanych w proces. Dlaczego? Ponieważ mają oni bezpośrednią wiedzę o tym, jak zadania są realizowane i ile wysiłku wymaga ich wykonanie. 

Krok 2: Zidentyfikuj cele i zadania zespołu. Przeprowadź burzę mózgów, aby określić główne cele i zadania zespołu. To synchronizuje zespół z ogólną misją.

Krok 3: Stwórz wykres czteropolowy. Matryca wpływu i wysiłku jest kreślona na dwóch osiach: poziom wysiłku wymagany do realizacji zadania oraz potencjalny wpływ, jaki ma jego ukończenie. Kwadraty są już wyznaczone w naszym szablonie, więc nie musisz martwić się o samodzielne tworzenie ich od podstaw. 

Krok 4: Dodaj poszczególne zadania do jednego z czterech kwadrantów. Umieść zadania na macierzy w zależności od tego, ile wysiłku i wpływu może mieć każda akcja. Dokładnie przeanalizuj każdą pozycję z całym zespołem, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni. 

Krok 5: Stwórz plan działania na podstawie wyników. Zrozumienie wpływu i wysiłku wymaganych dla wszystkich zadań pozwala określić, które z nich zasługują na najwięcej czasu i zasobów w przyszłości.

Kiedy używać macierzy wpływ-wysiłek

Istnieje kilka sytuacji, w których korzystanie z macierzy wpływ-wysiłek jest pomocne: 

• Przydział zasobów: Jeśli Twoje zasoby i czas są ograniczone, macierz jest niezwykle pomocna. Na przykład, jeśli masz kilka opcji do rozważenia, możesz użyć macierzy, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie i odpowiednio przydzielić swoje zasoby. 

• Priorytetyzacja zadań: Macierz wpływ/wysiłek pomaga nadawać priorytety zadaniom i znaleźć najbardziej efektywną drogę do osiągnięcia celów. Możesz skupić się na szybki zwycięstwach i zobaczyć wyniki tak szybko, jak to możliwe. 

• Zrozumienie potrzeb klientów: Użycie macierzy daje lepsze zrozumienie, czego oczekują Twoi klienci. Wczuwasz się w ich sytuację, aby zobaczyć, co cenią i włączasz to do swojego planu działania.

Zalety tworzenia macierzy wpływ/wysiłek

Matryca wysiłek-efekt to cenne narzędzie do podejmowania decyzji. Pomaga zespołom optymalizować ograniczony czas i zasoby, jednocześnie oferując wizualny przewodnik od codziennych list zadań do bardziej złożonych planów strategicznych. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z tych korzyści. 

Nadaj priorytety zadaniom

Matryca wysiłek-efekt zmusza do nadania priorytetów zadaniom na podstawie tego, co jest najlepsze dla klienta i co pomoże mu osiągnąć swoje cele. W rezultacie identyfikujesz najbardziej owocne sposoby spędzania swojego czasu. 

Maksymalizuj efektywność i wpływ

Skuteczna matryca wysiłek-efekt analizuje, jak spędzasz swój czas. Dzięki tej informacji możesz znaleźć sposoby na ograniczenie strat. Na przykład, kategoryzujesz zadania w oparciu o ich poziom wpływu, co pozwala eliminować aktywności, które nie są warte wysiłku.

Wyrównaj cele

Macierz wpływ-wysiłek umożliwia wszystkim uzyskanie wspólnego punktu widzenia. Ujednolica cele i priorytety różnych stakeholders poprzez dokładne mierzenie wpływu, jaki każde działanie wywrze. Każdy wie, jakie są priorytety, jaki będą miały wpływ na klientów oraz jak są zgodne z celami Twojej firmy i projektu.

FAQ dotyczące szablonu macierzy wpływ-wysiłek

Jakie są 4 kwadranty macierzy wpływ-wysiłek?

4 kwadranty to: niski wysiłek i niski wpływ, wysoki wysiłek i niski wpływ, niski wpływ i wysoki wysiłek, oraz wysoki wpływ i wysoki wysiłek.

Jak działa macierz wpływ-wysiłek?

Macierz wpływ-wysiłek działa poprzez umieszczenie wszystkich zadań związanych z projektem na macierzy z dwoma osiami: poziom wysiłku i poziom wpływu. Taka klasyfikacja zadań pomaga zespołom w określaniu priorytetów i redukcji marnotrawstwa.