Schemat blokowy procesu zatwierdzania liczby zatrudnionych

Użyj tego schematu blokowego, aby zorganizować swoje przepływy pracy dotyczące zatwierdzania. Zazwyczaj byłoby to zarządzane przez Dział Rekrutacji.

Dlaczego warto użyć schematu blokowego zatwierdzania etatów

Ten schemat blokowy procesu zatwierdzenia liczby etatów został zaprojektowany, aby wspierać zespoły HR i menedżerów w nawigacji po procesie zatwierdzania liczby etatów w organizacji. Pomaga zespołom usprawnić proces zatwierdzania liczby pracowników, zapewniając przestrzeganie wszystkich niezbędnych kroków i uzyskanie zatwierdzeń w odpowiednim czasie. Korzystając z tego schematu blokowego, zespoły HR i menedżerowie mogą skutecznie zarządzać procesem zatrudniania, od wstępnego zatwierdzenia roli do finalnego rekrutacji.

Jak korzystać ze schematu blokowego

Aby w pełni wykorzystać ten szablon dla siebie i swojego zespołu, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami krok po kroku:

1. Dostosuj pierwszy wiersz pól zatytułowanych „Etap”. Wskazują etapy procesu zatwierdzania liczby pracowników. Dostosuj je, aby odzwierciedlały kroki zatwierdzania liczebności Twojej organizacji. 

2. Opisz etap w polu „Co to oznacza?” poniżej każdego z nich.

3. Następnie znajdź pole „Hiring Manager”. To jest osoba odpowiedzialna za inicjowanie procesu zatwierdzania liczby zatrudnionych. To zazwyczaj miejsce, w którym zaczynasz budować schemat blokowy, ponieważ zwykle menedżer ds. zatrudnienia rozpoczyna proces, chociaż możesz rozpocząć swój schemat blokowy w dowolnym z wierszy wskazanych na wykresie.

3. Kontynuuj podążanie za schematem blokowym, wybierając odpowiednie pola na podstawie bieżącego etapu procesu. Każde pole przedstawia określoną akcję lub punkt decyzyjny.

4. Przeczytaj tekst w każdym polu, aby zrozumieć działania lub decyzje wymagane na danym etapie.

5. Podążaj za strzałkami łączącymi pola, aby przejść przez schemat blokowy. Strzałki wskazują logiczną sekwencję działań i decyzji. Dodaj kroki w schemacie blokowym, tworząc nowe kształty i strzałki w miarę potrzeby, aby dokładnie przedstawić swój proces.

7. Powtarzaj kroki 3–6, aż dotrzesz do końca schematu blokowego, co oznacza zakończenie procesu zatwierdzania liczby pracowników.

Kluczowe kroki w procesie zatwierdzania liczebności zespołu

Aby zapewnić jaśniejsze zrozumienie schematu blokowego, poniżej przedstawiono kilka kluczowych kroków związanych z procesem akceptacji ilości etatów. Można je edytować i dostosowywać do swoich procesów w ramach szablonu:

1. Zatwierdzenie roli: Sprawdź, czy rola została zatwierdzona w budżecie. Jeśli jest to zatwierdzona rola, przejdź do następnego etapu. Jeśli to niezatwierdzona rola, postępuj zgodnie z procedurą umożliwiającą zgłoszenie zupełnie nowej roli.

2. Kickoff rekrutacyjny: Rozpocznij proces rekrutacji, powiadamiając zespół rekrutacyjny i przeglądając/kończąc dokument Kick-off (KO) z zespołem rekrutacyjnym.

3. Potwierdzenie zatwierdzenia roli: Potwierdź, czy rola jest zatwierdzona z użyciem PID (Numer Identyfikacji Projektu) lub innych numerów identyfikacyjnych używanych przez wasze systemy. Jeśli nie, menedżer ds. zatrudnienia (HM) oznacza dokument KO członkowi zespołu kierowniczego do uzyskania zgody.

4. Zatwierdzenie finansowe: Upewnij się, że rola jest zatwierdzona przez dział finansowy. Jeśli nie, rola może zostać zawieszona/przerwana.

5. Rozpoczęcie rozmowy: Wyślij dokument KO do HM i zaplanuj rozmowę kick-off. Otwórz rolę w platformie/systemie HR Twojej firmy i dołącz dokument(y) KO.

6. Przygotowanie zespołu do rozmowy: Zaplanuj rozmowę KO z zespołem rekrutacyjnym i omów z nimi rolę oraz oczekiwania.

7. Proces rekrutacyjny: Rozpocznij proces rekrutacji, zamieszczając ofertę pracy online.

8. Zaangażowanie prowadzącego strumień: Zaangażuj dodatkowych liderów i stakeholderów do procesu według potrzeb.

9. Zatwierdzenie KO: Pamiętaj, że ten krok nie dotyczy ról niestandardowych.