Szablon planowania wydarzeń

O szablonie planowania wydarzeń

Aby pomóc zaplanować ważne wydarzenia, potrzebujesz szablonu na tyle elastycznego, aby sprostał zmianom aż do ostatniej chwili. W każdym momencie różne zespoły będą koordynować wiele ruchomych elementów.

W zależności od tego, jak blisko daty wydarzenia jesteś, Twój zespół może uznać za pomocne użycie szablonu planowania wydarzeń, który oferuje swobodę rozpoczęcia planowania na poziomie makro. Możesz skupić się na bardziej szczegółowych i szczegółowych poziomach, gdy zbliża się termin wydarzenia.

Czym jest szablon planowania wydarzeń?

Niezależnie od tego, czy planujesz wprowadzenie produktu na rynek, w pełni zdalną konferencję czy przełomowe wydarzenie, szablon do planowania wydarzeń będzie stanowił wizualną listę kontrolną i mapę wszystkich szczegółów, które należy wziąć pod uwagę przed wielkim dniem. 

Dzięki zmapowaniu różnych sekcji – od planu działań marketingowych przez harmonogram po przekąski i gadżety dla gości – Ty i Twój zespół będziecie mogli skupić się na szczegółach najważniejszych dla sprawowanych funkcji i współpracować w razie pokrywania się wyznaczonych obowiązków wielu osób. Szablon to elastyczny sposób na zapewnienie, że kreatywna i strategiczna wizja twojego wydarzenia nie zatraci się w szczegółach. 

Kiedy używać szablonu planowania wydarzeń

Po burzy mózgów z zespołem na temat celu wydarzenia, tego, co chcecie dzięki niemu osiągnąć i jakie zasoby z zakresu planowania są dostępne, użyj szablonu, aby rozplanować wszelkie szczegóły.

Szablon do planowania wydarzenia nie jest przeznaczony tylko przygotowań przed wydarzeniem. Można go również wykorzystywać do oceny wydarzenia po jego zakończeniu. Po zakończeniu wydarzenia można również opublikować serię treści, aby podtrzymać rozmowy. 

Jak wypełnić szablon planowania wydarzeń

Dostosowanie własnego planu wydarzenia jest łatwe z Miro. Zacznij od wybrania szablonu planowania wydarzenia, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć własny planer.

1) Określ docelową datę. Użyj kalendarza tygodniowego lub miesięcznego, aby uzyskać obraz tego, kiedy może być najlepszy czas na zorganizowanie wydarzenia oraz jak długo ma ono trwać.

2) Określ wymagania dotyczące przestrzeni. Określ, jak dużą przestrzeń będziesz potrzebować, aby pomieścić wszystkich oczekiwanych uczestników. Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się wyłącznie online, geografia może nie stanowić bariery, ale nadal trzeba wziąć pod uwagę strefy czasowe i pojemność. Ilu ludzi, realistycznie, byłbyś w stanie jednocześnie gościć w czasie rzeczywistym?

3) Zaplanuj swoją strategię marketingową i promocje. Jak ludzie dowiedzą się o Twoim wydarzeniu? Jakie kanały cyfrowe lub społeczności będą informować o ważnych szczegółach? Polegaj na swoich ekspertach od marketingu i treści, aby zmapować realistyczną sekwencję, która sprawi, że wiadomość dotrze do odpowiednich osób i wzbudzi ich zainteresowanie, zachęcając je do udziału w wydarzeniu. 

4) Zaplanuj harmonogram wydarzenia. Jak wszystko będzie przebiegać w dniu wydarzenia? Kto będzie pełnić rolę głównych prelegentów, prowadzących warsztaty i innych ról? Zaplanuj wstępny harmonogram, wskaż, kto będzie wygłaszał przemówienia i jakie rozrywki zaplanowano na przerwy oraz przygotuj inne kluczowe szczegóły w sekcji dotyczącej harmonogramu oraz treści. 

5) Zaplanuj dodatki, takie jak napoje, przekąski i gadżety związane z wydarzeniem. Czy sponsorzy roześlą spersonalizowane gadżety dla prelegentów i uczestników? Zbadaj swoje opcje jak najwcześniej, aby stworzyć niezapomniane wrażenia z wydarzenia.