Szablon briefu wydarzenia
Stwórz kompleksowy przegląd wydarzenia, które planujesz przeprowadzić.
Informacje o szablonie briefu wydarzenia
Szablon briefu wydarzenia pomaga stworzyć kompleksowy przegląd planowanego wydarzenia. Co trzeba zrobić przed wydarzeniem? Jacy stakeholderzy są zaangażowani? Jaki jest budżet? Skąd wiadomo, czy robisz postępy w realizacji swoich celów? Napisanie briefu wydarzenia pozwala odpowiedzieć na te pytania.
Czym jest brief wydarzenia?
Brief wydarzenia to miejsce, gdzie zbierasz szczegółowy opis wydarzenia. Przed zorganizowaniem wydarzenia firmy i organizacje tworzą brief wydarzenia, aby służył jako rusztowanie.
Typowy brief wydarzenia zawiera cel wydarzenia, oś czasu i ważne daty, budżet, informacje o uczestnikach, wskazówki dotyczące wyglądu i preferencje dotyczące miejsca.
Kiedy używać szablonu briefu wydarzenia
Używaj szablonu briefu wydarzenia zawsze, gdy planujesz i realizujesz wydarzenie. Możesz uznać go za szczególnie przydatny, gdy pracujesz z międzyfunkcyjnym zespołem nad planowaniem wydarzenia.
Dlaczego brief wydarzenia jest ważny?
Realizacja wydarzenia to projekt o dużej stawce. Dla małych firm, startupów, indywidualnych właścicieli biznesów i organizacji non-profit, wydarzenie może stanowić znaczący procent ogólnych zasobów. Dobrze zorganizowane wydarzenie może przynieść dochody, klientów, zleceniodawców oraz dobrą opinię w mediach. Źle zorganizowane wydarzenie może oznaczać stracony czas i zasoby. Dla większych firm i przedsiębiorstw, wydarzenia to Twoja szansa na zaprezentowanie możliwości firmy. Ale wieści o nieudanym wydarzeniu prawdopodobnie szybko się rozprzestrzenią.
Jak korzystać z szablonu Brief wydarzenia
Dla firm i organizacji organizacja wydarzenia to gra o wysoką stawkę. Wydarzenia są kosztowne. Jeśli wydarzenie jest dobrze zaplanowane i zrealizowane, możesz przyciągnąć więcej klientów, kontrahentów, zwiększyć przychody oraz wygenerować pozytywny rozgłos. Jeśli wydarzenie nie przebiegnie zgodnie z planem, ryzykujesz spalenie zasobów, zrażenie klientów oraz wywołanie kompromitującej burzy medialnej. Brief wydarzenia pełni rolę fundamentu dla Twojego wydarzenia. Oto, jak można użyć szablonu do zaplanowania i realizacji udanego wydarzenia.
Krok 1. Opisz wydarzenie
Aby dać zespołowi ds. wydarzeń lub agencji jasny obraz, ważne jest, aby zacząć od szczegółowego przeglądu wydarzenia. Jak wygląda i jakie wrażenie sprawia wydarzenie? Kto uczestniczy? Jaki jest temat?
Krok 2. Wyjaśnij swoje cele
Organizacja wydarzenia kosztuje czas i zasoby, więc ważne jest, aby powiązać je z osiągalnym celem. Czy organizujesz wydarzenie, aby zwiększyć świadomość na temat produktu Twojej firmy? Czy organizujesz zbiórkę pieniędzy z konkretnym celem finansowym na uwadze? W zależności od celu agencja projektowa lub zespół podejmie różne decyzje dotyczące układu, tematu, wyglądu i odczucia oraz innych kluczowych elementów.
Krok 3. Opracuj budżet i harmonogram
Myśląc o budżecie, warto zapytać, ile oczekujesz wydatków na uczestnika. Czy zamierzasz podać jedzenie i napoje? Jakiego rodzaju lokal wynajmujesz? Gdzie znajduje się lokal? Czy będziesz potrzebować personelu na miejscu? Zaplanuj swój budżet w oparciu o spodziewane dochody z wydarzenia. Jeśli na przykład sprzedajesz bilety, zapytaj, ile biletów musisz sprzedać, aby osiągnąć zysk, i po jakiej cenie.
Kiedy już będziesz mieć pojęcie o swoim budżecie, naszkicuj oś czasu. Oczywiście, będziesz musiał mieć datę wydarzenia, ale ustal także inne ważne kamienie milowe po drodze. Na przykład, może być konieczne, aby zarezerwować miejsce co najmniej trzy miesiące przed wydarzeniem lub wybrać catering miesiąc wcześniej.
Krok 4. Profiluj swoich uczestników
Kolacja networkingowa dla dyrektorów sprzedaży będzie wyglądała i czuła się zupełnie inaczej niż firmowy bal na koniec roku. Dlatego tak ważne jest, aby uwzględnić szczegółowy profil swoich uczestników.
Krok 5. Uwzględnij przewodnik po wyglądzie i stylu
Zespół odpowiedzialny za wydarzenia lub agencja zajmie się w dużej mierze wyglądem i stylem wydarzenia — ale aby zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu, pomocne może być uwzględnienie wskazówek dotyczących wyglądu i stylu wydarzenia. Czy Twoja firma lub organizacja ma kolory lub logo, które chciałbyś użyć? Czy dążysz do czegoś eleganckiego i stylowego, czy raczej zabawnego i figlarnego? Napisz krótki opis, do którego Twój koordynator wydarzeń będzie mógł się odnosić podczas całego procesu planowania.
What are the contents of the event brief?
An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.
How do you write a brief description of an event?
There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon kalendarza rocznego
Zastosowania:
Zarządzanie biznesem, Planowanie strategiczne, Planowanie projektów
Korzystasz z wielu kalendarzy, które pomagają Ci skupić się na codziennych terminach. Tutaj chodzi o pełny obraz. Szablon bazujący na strukturze siatki 12-miesięcznych kalendarzy ściennych pokazuje projekty, zobowiązania i cele na cały rok. Dzięki temu Ty i Twój zespół możecie skupić się w okresach wzmożonej pracy, dokonać zmian w razie potrzeby i świętować postępy. Rozpoczęcie pracy jest bardzo proste – wystarczy nadać nazwy kodowanym kolorystycznie strumieniom zadań i przeciągnąć karteczki na datę rozpoczęcia.
Szablon osi czasu
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Schematy blokowe, Planowanie projektu
Oś czasu przedstawia chronologiczną kolejność ważnych dat i zaplanowanych wydarzeń. Oś czasu pomaga menedżerom produktu, kierownikom projektów i członkom zespołu przedstawić wizualne historie dotyczące postępów i przeszkód. Oś czasu pozwala zespołom szybko zobaczyć, co wydarzyło się wcześniej, jaki postęp zachodzi teraz i czym trzeba się zająć w przyszłości. Projekty lub produkty o konkretnym celu lub przydzielonych zadaniach powinny być oparte na osi czasu, aby odnieść sukces. Używaj osi czasu jako wspólnego punktu odniesienia dla dat rozpoczęcia, dat zakończenia i kamieni milowych.
Szablon wykresu Gantta
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Mapowanie, Roadmapy
Prostota, przejrzystość i moc — właśnie dzięki tym cechom wykresy Gantta są tak popularne przy tworzeniu i prezentowaniu planu projektu. Ich podstawę stanowi poziomy pasek, który reprezentuje postęp projektu w czasie. Te wykresy rozbijają projekty na zadania, pozwalając całemu zespołowi zobaczyć stan konkretnego zadania, przypisane do niego osoby oraz czas niezbędny do jego realizacji. Wykresy Gantta można również łatwo udostępniać członkom zespołu i stakeholderom, co czyni je doskonałymi narzędziami do współpracy.