À propos du Modèle Lean Coffee
Lean Coffee est un format innovant qui permet aux participants d'organiser des réunions sans animateur ni ordre du jour. La structure évolue naturellement en fonction des besoins des personnes présentes, conduisant à une réunion enrichissante où chacun a son mot à dire.
Qu'est-ce que Lean Coffee ?
L'approche Lean Coffee est une nouvelle manière de structurer les réunions. L'accent est mis sur une utilisation optimale du temps de chacun et sur l'utilisation d'un ordre du jour convenu d'un commun accord pour garantir l'engagement de tous.
Et vous n’avez même pas besoin de café ! (Bien que cela puisse aider).
Bien qu'il puisse sembler impossible de tenir une réunion sans leader et sans planification préalable, le format Lean Coffee la rend simple. Chacun peut proposer autant de sujets qu'il le souhaite, puis les participants votent pour les sujets qu'ils désirent aborder.
Chaque sujet bénéficie d'un créneau de cinq minutes pour commencer. À la fin de ces cinq minutes, un vote majoritaire détermine s'il faut continuer à discuter ou passer au sujet suivant.
Comme tout le monde vote sur les sujets, aucune personne ni voix n’est en danger de dominer, encourageant ainsi les participants à partager leurs différentes perspectives.
Quand utiliser Lean Coffee
Lean Coffee, en son cœur, est simplement un ensemble de règles qui imite et ludifie le flux naturel de la conversation. En tant que tel, il peut être utilisé dans pratiquement tous les groupes sociaux formels. Il fonctionne également dans n'importe quel environnement, des salles de réunion d'entreprise aux cafés et bars. Il est même possible d'organiser ces réunions virtuellement en invitant tout le monde sur un tableau Miro avec le modèle Lean Coffee.
Une réunion Lean Coffee peut aussi avoir n'importe quel sujet, mais elle est particulièrement utile pour faire un brainstorming au sein de l'équipe ou pour des rétrospectives. Dans un brainstorming Lean Coffee, chaque sujet suggéré devrait être une idée liée au thème général. Dans une rétrospective, chaque sujet est une leçon que le participant pense que l'équipe devrait poursuivre.
Ces sessions fonctionnent mieux en petits groupes (idéalement 10 personnes ou moins), que ce soit comme une expérience ponctuelle ou de façon régulière (par exemple, deux fois par semaine).
Vous pouvez également utiliser Lean Coffee comme outil pédagogique. Par exemple, si vos coéquipiers ne sont pas familiers avec une méthodologie telle que Agile ou Scrum, vous pouvez organiser un Lean Coffee comme une sorte de "tour éclair" pour familiariser tout le monde avec les concepts essentiels.
Comment organiser un Lean Coffee
Organiser votre propre réunion Lean Coffee est simple. Miro est l'outil parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle Lean Coffee, puis suivez les étapes suivantes.
Choisir un thème. C'est une étape optionnelle, mais elle peut aider si les participants ont du mal à trouver des sujets. Si vous organisez un brainstorming ou une rétrospective Lean Coffee, le thème est déjà défini au début.
Rassemblez vos sujets de discussion dans la première colonne. Demandez à chacun d'ajouter des pense-bêtes avec les sujets de leur choix. Les sujets doivent rester concis et précis pour être facilement lisibles. Certains participants peuvent n'avoir que de larges "thèmes", tandis que d'autres auront des idées spécifiques à développer. Les deux approches sont les bienvenues.
Priorisez les sujets en votant. Utilisez des émojis pour "voter par points" (deux à trois votes par personne) pour vos sujets favoris à discuter. Les gens peuvent soit répartir leurs votes sur plusieurs sujets, soit concentrer tous leurs votes sur un seul sujet. Utilisez le minuteur de Miro pour limiter le vote à moins de trois minutes. Lorsque vous avez établi votre ordre du jour, déplacez le premier sujet dans la colonne suivante.
Démarrez votre minuteur et commencez la discussion. Le groupe peut commencer à discuter des sujets par ordre de popularité. La personne qui a suggéré le sujet a l'occasion de l'aborder en profondeur.
Utilisez le vote majoritaire pour continuer, arrêter ou indiquer un sentiment mitigé concernant la discussion sur le sujet. Après 5 minutes, le groupe peut voter pour savoir s'il souhaite continuer à parler ou passer au sujet suivant. Répétez cela au besoin pour approfondir la discussion ou avancer. Il est important de respecter le timeboxing des discussions pour que tout le monde puisse contribuer et participer.
Lorsque vous passez d'un sujet à l'autre, mettez à jour les colonnes en conséquence. Pour aider tout le monde à suivre les différents sujets, déplacez les pense-bêtes vers "En cours de discussion" ou "Discuté."
Concluez la réunion et incitez chacun à partager un insight. Gardez les cinq dernières minutes du Lean Coffee pour demander à chaque participant de partager leur apprentissage ou un point clé. Si la majorité du groupe exprime le souhait de tenir à nouveau une réunion Lean Coffee, planifiez-en une pour une date proche.
FAQ sur le modèle Lean Coffee
Pourquoi s'appelle-t-il Lean Coffee ?
Le terme « Lean Coffee » donne l'impression d'une efficacité dans une atmosphère détendue. « Lean » signifie que la réunion ne fera pas perdre de temps, et « Coffee » suggère qu'elle sera conviviale et agréable. Évidemment, il revient aux participants de s'assurer que le nom est justifié !
Quel est le but d'un Lean Coffee ?
Un Lean Coffee crée un espace pour une discussion structurée sans enfermer les participants dans une agenda imposé par quelqu'un d'autre. Quel que soit le sujet, un Lean Coffee est conçu pour garantir que chacun puisse exprimer ses préoccupations et ses intérêts.
Comment mener une session Lean Coffee virtuelle ?
Utilisez l'espace collaboratif de Miro pour permettre à chaque participant de voir le même tableau blanc. Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde sait comment créer des pense-bêtes et voter en utilisant des émojis. Cela fera gagner du temps pendant le Lean Coffee lui-même.
Comment mener une rétrospective Lean Coffee ?
Une rétrospective Lean Coffee est exactement la même qu'une autre, sauf que le sujet général est un projet ou autre tâche qui vient d’être achevé. Les sujets devraient être liés à une leçon tirée de l'effort complété.
