Modèle Lean Coffee

À propos du modèle Lean Coffee

Lean Coffee est un format innovant qui permet aux participants de tenir des réunions sans animateur ni ordre du jour. La structure évolue naturellement selon les besoins des personnes présentes, menant à une réunion enrichissante où chacun peut s'exprimer.

Qu'est-ce que le Lean Coffee?

L'approche Lean Coffee est une nouvelle manière de structurer les réunions. L'accent est mis sur la meilleure utilisation possible du temps de chacun et sur l'utilisation d'un ordre du jour mutuellement convenu pour s'assurer que tout le monde s'investisse pleinement.

Et vous n'avez même pas besoin de café ! (Bien que cela puisse aider).

Bien qu'il puisse sembler impossible d'avoir une réunion sans chef ni planification préalable, le format Lean Coffee simplifie les choses. Chacun peut proposer autant de sujets qu'il le souhaite, puis les participants votent pour les sujets qu'ils veulent discuter.

Chaque sujet obtient un temps de cinq minutes pour commencer. À la fin des cinq minutes, un vote majoritaire détermine s'il faut continuer à en parler ou passer au sujet suivant.

Parce que tout le monde vote sur les sujets, aucune personne ou voix n'est en danger de dominer, encourageant les participants à partager leurs différents points de vue.

Quand utiliser Lean Coffee

Le Lean Coffee, au fond, est simplement un ensemble de règles qui imitent et ludifient les flux naturels de la conversation. Il peut ainsi être utilisé dans pratiquement n'importe quel groupe social formel. Il fonctionne également dans n'importe quel contexte, des salles de réunion d'entreprise aux cafés et bars. Il est même possible de les organiser virtuellement en invitant tout le monde sur un tableau Miro avec le modèle Lean Coffee.

Une réunion Lean Coffee peut aussi porter sur n'importe quel sujet, mais elle est particulièrement utile pour faire un brainstorming d'équipe ou une rétrospective. Lors d'un brainstorming Lean Coffee, chaque sujet proposé doit être une idée liée au thème général. Lors d'une rétrospective, chaque sujet constitue une leçon que le participant pense que l'équipe devrait conserver.

Ces sessions fonctionnent mieux en petits groupes (idéalement 10 personnes ou moins), que ce soit comme expérience unique ou sur une cadence régulière (comme deux fois par semaine). 

Vous pouvez également utiliser Lean Coffee comme outil pédagogique. Si, par exemple, vos coéquipiers découvrent une méthodologie telle que Agile ou Scrum, vous pouvez organiser un Lean Coffee comme une sorte de "lightning round" pour familiariser tout le monde avec les concepts essentiels.

Comment organiser un Lean Coffee

Créer votre propre réunion Lean Coffee est simple. Miro est l'outil parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le Modèle Lean Coffee, puis suivez les étapes suivantes.

Décidez d'un thème. C'est une étape facultative mais elle peut être utile si les participants ont du mal à proposer des sujets. Si vous organisez un brainstorming ou une rétrospective Lean Coffee, le thème est déjà défini dès le départ.

Regroupez vos sujets de discussion dans la première colonne. Demandez à tout le monde d'ajouter des pense-bêtes avec leurs sujets préférés. Gardez les sujets brefs et précis pour une meilleure lisibilité. Certains participants peuvent n'avoir que des « thèmes » larges, alors que d'autres pourraient avoir des idées spécifiques qu'ils souhaitent approfondir. Les deux sont bienvenus. 

Priorisez les sujets par vote. Utilisez des émojis pour faire un « vote à points » (deux à trois votes par personne) pour vos sujets favoris à discuter. Les personnes peuvent répartir leurs votes sur plusieurs sujets ou utiliser tous leurs votes sur un seul. Utilisez le minuteur de Miro pour limiter le temps de vote à moins de trois minutes. Lorsque vous avez construit votre ordre du jour, déplacez le premier sujet dans la colonne suivante.

Démarrez votre minuteur et commencez la discussion. Le groupe peut commencer à discuter des sujets dans l'ordre de popularité. La personne qui a proposé le sujet a l'occasion de l'aborder en profondeur. 

Utilisez le vote majoritaire pour continuer, arrêter ou indiquer des sentiments mitigés à propos de la discussion du sujet. Après 5 minutes, le groupe peut voter pour savoir s'il souhaite continuer à parler ou passer au sujet suivant. Répétez cette opération si nécessaire pour approfondir la discussion ou continuer. Il est important de respecter le timeboxing des discussions afin que chacun puisse contribuer et participer. 

Au fur et à mesure que vous passez d'un sujet à l'autre, mettez à jour les colonnes en conséquence. Pour aider tout le monde à suivre les différents sujets, déplacez les pense-bêtes vers "En Cours de Discussion" ou "Discuté". 

Concluez la réunion et invitez chacun à partager un insight. Réservez les cinq dernières minutes du Lean Coffee pour demander à chaque participant de partager son apprentissage ou un point clé retenu. Si la majorité du groupe exprime le souhait de tenir un autre Lean Coffee, reprogrammez-le pour une date proche.

FAQ sur le modèle Lean Coffee

Pourquoi s'appelle-t-il Lean Coffee ?

Le terme « Lean Coffee » crée l'impression d'une efficacité dans une atmosphère détendue. « Lean » signifie que la réunion ne fera perdre de temps à personne, et « Coffee » suggère qu'elle sera décontractée et agréable. Bien sûr, il appartient aux participants de faire en sorte que le nom soit justifié !

Quel est le but d'un Lean Coffee ?

Un Lean Coffee crée un espace pour une discussion structurée sans enfermer les participants dans un ordre du jour imposé par quelqu'un d'autre. Quel que soit le sujet, un Lean Coffee est conçu pour s'assurer que tout le monde puisse discuter de ses préoccupations et intérêts.

Comment organiser une session Lean Coffee virtuelle ?

Utilisez l'espace de collaboration de Miro pour permettre à chaque participant de voir le même tableau blanc. Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde sait comment créer des pense-bêtes et voter en utilisant des émojis. Cela fera gagner du temps pendant le Lean Coffee lui-même.

Comment mener un Lean Coffee rétrospectif ?

Un Lean Coffee rétrospectif est exactement le même que n'importe quel autre, sauf que le sujet global est un projet ou un autre effort qui vient de se terminer. Les sujets doivent être liés à une leçon tirée de l'effort achevé.