Modèle Lean Coffee

À propos du Modèle Lean Coffee

Lean Coffee est un format innovant qui permet aux participants d'organiser des réunions sans animateur ni agenda. La structure évolue naturellement en fonction des besoins des personnes présentes, ce qui conduit à une réunion enrichissante où tout le monde peut s'exprimer.

Qu’est-ce que Lean Coffee ?

L'approche Lean Coffee est une nouvelle façon de structurer les réunions. L'accent est mis sur la meilleure utilisation du temps de chacun et sur l'utilisation d'un ordre du jour convenu d'un commun accord pour s'assurer que tout le monde est pleinement engagé.

Et vous n’avez même pas besoin de café ! (Mais cela peut aider).

Bien qu’il puisse paraître impossible d’organiser une réunion sans leader et sans planification préalable, le format Lean Coffee la rend simple. Chacun peut proposer autant de sujets qu'il souhaite, puis les participants votent pour ceux qu'ils veulent discuter.

Chaque sujet bénéficie d'une période de cinq minutes pour commencer. À la fin des cinq minutes, un vote à la majorité détermine s'il faut continuer à discuter ou passer au sujet suivant.

Parce que tout le monde vote sur les sujets, aucune personne ou voix ne risque de dominer, ce qui encourage les participants à partager leurs différentes perspectives. 

Quand utiliser Lean Coffee

Lean Coffee, en son cœur, n'est qu'un ensemble de règles qui imitent et gamifient le flux naturel de la conversation. Ainsi, il peut être utilisé dans pratiquement tous les groupes sociaux formels. Il fonctionne également dans n'importe quel cadre, des salles de réunion d'entreprise aux cafés et bars. Il est même possible de les organiser virtuellement en invitant tout le monde sur un tableau Miro avec le modèle Lean Coffee.

Une réunion Lean Coffee peut également avoir n'importe quel sujet, mais elle est particulièrement utile pour les brainstormings d'équipe ou les rétrospectives. Dans un brainstorming Lean Coffee, chaque sujet suggéré doit être une idée qui se rapporte au thème général. Dans une rétrospective, chaque sujet est une leçon que le participant estime que l’équipe devrait emporter avec elle.

Ces sessions fonctionnent mieux en petits groupes (idéalement de 10 personnes ou moins), soit comme une expérience ponctuelle, soit de manière régulière (par exemple, deux fois par semaine). 

Vous pouvez également utiliser Lean Coffee comme outil pédagogique. Si, par exemple, les membres de votre équipe découvrent une méthodologie telle que Agile ou Scrum, vous pouvez organiser un Lean Coffee comme une sorte de « lightning round » pour mettre tout le monde au courant des concepts essentiels.

Comment organiser un Lean Coffee

Organiser votre propre réunion Lean Coffee est facile. Miro est l'outil parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle Lean Coffee, puis suivez les étapes suivantes.

Décidez d'un thème. C’est une étape facultative, mais elle peut être utile si les participants ont du mal à proposer des sujets. Si vous organisez un brainstorming ou une rétrospective Lean Coffee, le thème est déjà présent au début.

Rassemblez vos sujets de discussion dans la première colonne. Demandez à tout le monde d'ajouter des pense-bêtes avec leurs sujets préférés. Gardez les sujets brefs et précis pour une meilleure lisibilité. Certains participants peuvent n'avoir que des « thèmes » généraux, tandis que d'autres participants peuvent avoir des idées précises qu'ils souhaitent approfondir. Les deux sont les bienvenus. 

Priorisez les sujets en votant. Utilisez des émojis pour le « dot voting » (deux à trois votes par personne) pour vos sujets favoris à discuter. Les personnes peuvent soit répartir leurs votes entre plusieurs sujets, soit utiliser tous leurs votes sur un seul sujet. Utilisez le minuteur de compte à rebours de Miro pour limiter le vote à moins de trois minutes. Lorsque vous avez construit votre agenda, déplacez le premier sujet dans la colonne suivante.

Démarrez votre minuteur et commencez la discussion. Le groupe peut commencer à discuter des sujets par ordre de popularité. La personne qui a proposé le sujet a l'occasion de l'aborder en profondeur. 

Utilisez le vote majoritaire pour continuer, arrêter ou indiquer des sentiments mitigés à propos de la discussion sur le sujet. Après 5 minutes, le groupe peut voter pour décider de continuer la discussion ou de passer au sujet suivant. Répétez selon les besoins pour élargir la discussion ou continuer d'avancer. Il est important de limiter le temps des discussions afin que tout le monde puisse contribuer et participer. 

À mesure que vous passez d’un sujet à l’autre, mettez à jour les colonnes en conséquence. Pour aider tout le monde à suivre les différents sujets, déplacez les pense-bêtes des sujets vers « En cours de discussion » ou « Discuté ». 

Concluez la réunion et incitez tout le monde à partager un insight. Consacrez les cinq dernières minutes du Lean Coffee à demander à chaque personne de partager son apprentissage ou un point clé à retenir. Si la majorité du groupe exprime le souhait de tenir à nouveau une réunion Lean Coffee, reprogrammez-la pour une date proche.