Modèle de processus de contrôle des changements

À propos de ce modèle de processus de contrôle des changements

Ce modèle crée un cadre standardisé pour l'approbation et la gestion des demandes de changement à un système ou produit. Votre équipe peut clairement définir les changements demandés en un seul endroit consolidé et s'assurer que tous les changements proposés sont examinés avant leur mise en œuvre.

Qu'est-ce qu'un processus de contrôle des changements ?

Le contrôle des changements est une partie intégrante de la gestion de projet. La plupart des projets font face à la possibilité de changement à un moment donné de leur cycle de vie. Bien que le changement soit peut-être nécessaire, il peut également être difficile à mettre en œuvre immédiatement.

Un processus de contrôle des changements définit les étapes à suivre pour modifier le périmètre d’un projet. Il documente le changement proposé et s'assure qu'il est examiné et amélioré avant sa mise en œuvre.

Pourquoi utiliser le modèle de processus de contrôle des changements ?

Voici comment l'utilisation du modèle de processus de contrôle des changements peut aider votre équipe.

Décider collectivement des changements

Le modèle de processus de contrôle des changements aide à définir un changement proposé et veille à ce qu'il soit examiné avant sa mise en œuvre. Il permet ainsi à votre équipe de rejeter un changement qui pourrait s'avérer inutile ou perturbateur. Si l’équipe décide de réaliser le changement proposé, le processus de contrôle des changements vous permet d’utiliser vos ressources pour mettre en œuvre le changement efficacement.

Apporte de la clarté

Employer un processus de contrôle des changements peut aider à s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde concernant les changements proposés et approuvés. Avec la structure de ce modèle, tout le monde est mieux aligné. Toute modification des livrables du projet devient claire, et les délais mis à jour sont enregistrés. Ce modèle peut être utilisé avec le Modèle de portée du projet.

Rationalisez vos projets et respectez les délais

Un processus de gestion des changements élimine la confusion autour des livrables du projet. Il permet à votre équipe de se concentrer sur l’exécution des changements approuvés plutôt que sur la collecte d’informations. Cela se traduit par une productivité et une efficacité accrues, ce qui simplifie les processus de travail et workflows.

Sans processus de contrôle des changements, la productivité peut en pâtir. Le temps est gaspillé à essayer de comprendre les demandes de changement plutôt que de compléter les tâches réelles. Avec moins de bande passante disponible pour le travail le plus crucial, votre équipe peut manquer des délais importants.

Quand utiliser un processus de contrôle des changements ?

Le processus de contrôle des changements est utile pour à peu près tous les projets, car peu de plans de projet se déroulent exactement comme prévu en pratique. Avec la vitesse du changement aujourd'hui, il est presque certain que les projets auront besoin d'évoluer au cours de leur durée de vie. Bien que le changement puisse aider à aligner votre projet avec les besoins de l'entreprise, il est important de considérer et d'approuver chaque changement avec soin.

Au début d’un projet, vous pouvez créer un processus de contrôle des changements afin que tout le monde sache quoi faire si un plan doit être modifié. Le processus de contrôle des changements en gestion de projet fait en sorte que chaque changement anticipé pendant un projet soit défini, examiné et approuvé efficacement avant sa mise en œuvre. Ce processus important aide à éviter les changements inutiles qui pourraient perturber les services. Les changements peuvent ainsi être effectués sans accrocs, et les ressources peuvent être utilisées de manière efficace.

Les procédures de contrôle des changements sont particulièrement importantes lorsque le projet fait partie d'un programme ou d'un portefeuille plus vaste. L'impact potentiel d'un changement non géré pourrait être considérable, affectant d'autres équipes ou départements.

Les 5 éléments d'un processus de contrôle des changements

En utilisant ce modèle, vous trouverez cinq éléments pour aider à gérer le processus de contrôle des changements :

• Changement suggéré - Les parties prenantes suggèrent un changement en soumettant un formulaire de demande de changement, qui est ensuite ajouté au journal des changements du projet. Le changement suggéré doit inclure une description du changement et les bénéfices attendus.

• En cours d'examen - Le chef de projet et les parties prenantes d'affaires examinent alors l'impact attendu du changement. Le changement va-t-il permettre des économies ? Le changement est-il trop coûteux ? Comment le changement impacte-t-il le planning du projet ? Y a-t-il une raison légale pour ce changement ? Le changement introduit-il de nouveaux risques pour l'entreprise ?

• Rejeté - Après avoir pris en compte toutes les informations, le chef de projet rejette le changement proposé. Les propositions rejetées sont suivies dans le modèle de contrôle des changements et le proposeur doit recevoir un avis sur les raisons du rejet du changement. 

• Accepté - Après avoir examiné toutes les informations, le chef de projet accepte le changement proposé. S'il l'accepte, il peut approuver le changement dans son intégralité ou demander des révisions au changement suggéré.

• Intégré - Si le changement est approuvé, il doit être planifié, programmé et exécuté. Une fois le changement mis en œuvre, il est utile pour les chefs de projet de s'asseoir avec les parties prenantes et de tenir une rétrospective. Le changement s'est-il déroulé comme prévu ? Comment aurait-il pu être amélioré ?

Exemple de processus de gestion des modifications

Maintenant que vous comprenez les cinq étapes d'un processus de gestion des modifications, il est temps de mettre ces étapes en pratique. Voyons un exemple.

Le processus de contrôle des changements commence par la soumission d'une demande de changement. Cela peut concerner un changement dans le périmètre du projet, comme une augmentation du nombre de fonctionnalités nécessaires. Ou bien il peut s'agir d'une réduction du Planning du projet, afin qu'un produit sensible au temps soit mis sur le marché avant les concurrents.

À partir de là, l'équipe du projet peut mettre en place ces étapes de base pour contrôler efficacement le changement :

• Consigner la demande de changement dans un registre des modifications (ou un modèle de log). Ces changements demandés sont enregistrés dans la colonne « Changement suggéré » du Modèle de Processus de Contrôle des Changements. 

• Procéder à une évaluation initiale de l'impact du changement. Cela nécessite une réunion où toutes les parties apportent leurs contributions sur les changements demandés. Les changements suggérés passent à la colonne « En revue ».

• Évaluation approfondie de l'impact du changement. Les facteurs à considérer incluent le temps, les ressources, les coûts et les risques.

• L'équipe décide collectivement d'accepter ou de rejeter le changement suggéré. Les changements sont déplacés soit dans la colonne « Accepté », soit dans la colonne « Rejeté » en conséquence.

• Les actions requises pour mettre en œuvre le changement sont discutées, et une roadmap produit pour ces actions est créée. Une fois mises en œuvre, les modifications passent à la colonne « Intégré ».

Les entrées que vous incluez dans votre propre modèle de contrôle des changements peuvent différer en fonction des changements que vous rencontrez fréquemment et de la complexité des projets. Alors que des projets complexes s’étalant sur des mois pourraient nécessiter beaucoup plus de demandes de modifications, les petits projets uniques pourraient ne pas nécessiter de modèle de journal des modifications aussi détaillé. 

Cette approche simple est une excellente base de départ ; toutefois, vous pouvez choisir d'inclure des champs supplémentaires selon la complexité de votre projet. Le modèle de processus de contrôle des changements est entièrement personnalisable, en fonction des besoins de votre équipe.

FAQ Modèle de processus de contrôle des changements

Quand utiliser un processus de contrôle des changements ?

Créez un processus de contrôle des changements au début d’un projet, afin que tout le monde sache quoi faire si un plan a besoin d'être modifié.

Il est judicieux de noter quand utiliser un plan de gestion du contrôle des changements afin d'être préparé le moment venu. Vous pourriez rencontrer de nombreux types de changements, selon les nouvelles initiatives et les outils en place.

Les changements courants peuvent inclure des demandes de prolongation de plannings, la réorganisation d'informations ou une modification des livrables. Voici d'autres cas où vous pourriez vouloir utiliser un processus de contrôle des changements.