Workflow-Template

Über das Workflow-Template

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow – auch Arbeitsablauf genannt – ist ein Projektmanagementtool, mit dem du die verschiedenen Schritte, Ressourcen, Termine und Rollen, die für die Umsetzung eines Projekts erforderlich sind, darstellen kannst. Er lässt sich für jedes mehrstufige Projekt verwenden, egal ob es sich dabei um einen Geschäftsprozess oder ein anderes Vorhaben handelt, und er eignet sich ideal, um die konkreten Maßnahmen aufzuzeigen, die du für das Erreichen eines bestimmten Ziels ergreifen musst, einschließlich ihrer Reihenfolge. Das Abbilden eines Workflows lässt sich auch mit Process Mapping vergleichen.

Die fünf Schlüsselkomponenten eines Workflows

Für die Ausarbeitung eines Workflows gibt es viele Ansätze, aber sie umfassen im Allgemeinen stets die folgenden grundlegenden Komponenten. Wir haben Fragen aufgelistet, die du dir stellen solltest, wenn du einen neuen Workflow erstellen möchtest.

1. Stakeholder

Wer sind die Stakeholder? Vor dem Produktionsbeginn ist es wichtig, dass jeder im Team seine Rolle versteht. Definiere deine Stakeholder und lege den Umfang ihrer Rolle fest. Wer sind die Gatekeeper? Wer ist für den Prüfungszyklus zuständig? Wer greift ein, wenn es einen Engpass gibt?

2. Brainstorming

Wie erfolgen Brainstorming und Ideenfindung? Woher kommen die Inhalte? Wenn du in einem Marketing- oder Designteam arbeitest oder eine Fernsehsendung, einen Podcast oder ein anderes kreatives Projekt produzierst, ist es wichtig, dass du das Format der Brainstorming-Sessions von Anfang an festlegst. Zudem solltest du dir auch darüber im Klaren sein, wo Ideen gespeichert werden, wer das Sammeln und Zusammenstellen der Ideen übernimmt und wer redaktionelle Entscheidungen trifft.

3. Zeitplan

Wie sieht dein Zeitplan aus? Lege deine wichtigsten Meilensteine und einen groben Zeitplan für ein bestimmtes Projekt fest. Notiere alle anstehenden Überprüfungen und ihren jeweiligen Stichtag. Erstelle Checklisten für die einzelnen Meilensteine, damit du weißt, wann du mit dem nächsten Projektabschnitt beginnen kannst.

4. Kommunikation

Wie wirst du mit dem Team kommunizieren? Wirst du wöchentliche Check-in-Meetings abhalten? Wer muss an diesen Meetings teilnehmen? Wäre es besser, ein wöchentliches Update per E-Mail zu verschicken? Entscheide dich für einen Ablaufplan. Falls nötig, kannst du später immer noch Iterationsschleifen durchführen.

5. Ressourcen

Welche Ressourcen werden für eine erfolgreiche Umsetzung benötigt? Zu den Ressourcen können Tools, funktionsübergreifende Partner, finanzielle Mittel und andere Komponenten gehören.

Ist der Workflow nachvollziehbar und lässt er sich bei Bedarf anpassen? Überprüfe deinen Workflow regelmäßig. Vergewissere dich, dass alles auf dem neuesten Stand ist und dass der Workflow mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. Berücksichtige das Feedback neu eingestellter Mitarbeiter, die eventuell eine Einschulung in den Workflow erhalten haben.

Die vier Vorteile eines Workflows

1. Effiziente Zusammenarbeit

Projektmanagement ist ein verworrener, komplizierter Prozess. Stakeholdern kann es schwerfallen, ihre Rollen und Verantwortungsbereiche zu verstehen – und zu wissen, wo sich diese überlappen oder einander widersprechen. Ein guter Produktionsablauf reduziert Unsicherheiten. Bei Unklarheiten können dein Team und deine funktionsübergreifenden Partner den Workflow als Referenz nutzen, um deinen nächsten Schritt zu verstehen.

2. Schulung neuer Mitarbeiter

Wenn ein Workflow vorhanden ist, lassen sich neue Mitarbeiter einfacher einschulen. Damit sie sich nicht die jeden einzelnen Schritt eines komplexen Produktionsprozesses merken müssen, solltest du ihnen den Gesamtablauf erklären. Mit diesem Ansatz stellst du sicher, dass Schulungsmaßnahmen einheitlich erfolgen und neue Mitarbeiter unverzüglich mit ihrer Arbeit beginnen können.

3. Auffinden von Schwachstellen in Prozessen

Die Dokumentation eines Produktionsablaufs bietet eine gute Gelegenheit, die Schwachstellen in deinen Prozessen zu erkennen. Gibt es Lücken? Benötigst du mehr Ressourcen? Gibt es einen Engpass? Die Darstellung deines Produktionsablaufs mithilfe von Process Mapping Tools bietet dir die beste Möglichkeit, um ein Gefühl für die Bedürfnisse deines Teams zu bekommen.

4. Skalierung der Prozesse

Produktionsabläufe helfen dir bei der Skalierung deiner Vorhaben. Wenn Prozesse nur in den Köpfen deiner Mitarbeiter bestehen, kann sich die Beschaffung von Ressourcen, die Einholung der Zustimmung von Stakeholdern oder die Einstellung neuer Mitarbeiter schwierig gestalten. Die Ausarbeitung eines Workflows erleichtert es deinem Unternehmen, zu wachsen und zu expandieren.

So verwendest du das Workflow-Template

Das Workflow-Template stellt dir ein Prozessablaufdiagramm zur Verfügung, das in vier Bereiche unterteilt ist: in Warteposition, in Arbeit, Prüfung ausstehend und genehmigt. Die einzelnen Workflow-Schritte werden festgelegt und im entsprechenden Bereich platziert, wo sie dem richtigen Teammitglied zugewiesen werden. Nachdem du dieses Grundgerüst erstellt hast, musst du deine Aufgaben nur mehr innerhalb des Workflow Diagramms verschieben, sobald sie abgeschlossen sind.