Ereignis-Brief Vorlage
Erstelle einen umfassenden Überblick über eine Veranstaltung, die du durchführen möchtest.
Über die Ereignis-Brief Vorlage
Die Ereignis-Brief Vorlage hilft dir, einen umfassenden Überblick über eine Veranstaltung zu erstellen, die du durchführen möchtest. Was muss vor dem Ereignis erledigt werden? Welche Stakeholder sind beteiligt? Was ist das Budget? Wie erkennen wir, ob du Fortschritte bei der Erreichung deiner Ziele machst? Das Schreiben eines Ereignis-Briefs ermöglicht dir, diese Fragen zu beantworten.
Was ist ein Ereignis-Brief?
Ein Ereignis-Brief ist ein Dokument, in dem eine detaillierte Beschreibung eines Ereignisses gesammelt wird. Bevor ein Ereignis organisiert wird, erstellen Unternehmen und Organisationen einen Ereignis-Brief, der als Gerüst dient.
Der typische Ereignis-Brief umfasst den Zweck des Ereignisses, eine Zeitachse und wichtige Daten, ein Budget, Teilnehmerinformationen, Leitlinien für Stil und Atmosphäre sowie Präferenzen für den Veranstaltungsort.
Wann du die Ereignis-Brief Vorlage verwenden solltest
Verwende die Ereignis-Brief Vorlage, wann immer du ein Ereignis planst und ausführst. Du könntest es besonders nützlich finden, wenn du mit einem funktionsübergreifenden Team ein Ereignis planst.
Warum ist ein Ereignis-Brief wichtig?
Die Durchführung eines Ereignis ist ein Projekt mit hohen Einsätzen. Für kleine Unternehmen, Startups, Einzelunternehmer und gemeinnützige Organisationen kann ein Ereignis einen beträchtlichen Prozentsatz Ihrer gesamten Ressourcen ausmachen. Ein gut organisiertes Ereignis kann Einnahmen, Kunden, Klienten und gute Publicity bringen. Ein schlecht organisiertes Ereignis kann Zeit- und Ressourcenverschwendung bedeuten. Für größere Unternehmen und Konzerne bieten Ereignisse die Chance, das Potenzial der Firma zu zeigen. Aber Nachrichten über ein erfolgloses Ereignis verbreiten sich wahrscheinlich schnell.
Wie die Ereignis-Brief-Vorlage verwenden
Für Unternehmen und Organisationen ist die Durchführung eines Ereignisses ein Spiel mit hohen Einsätzen. Ereignisse sind teuer. Wenn ein Ereignis gut geplant und durchgeführt wird, kannst du mehr Kunden, Klienten und Einnahmen gewinnen und positive Publicity erzeugen. Wenn ein Ereignis nicht wie geplant verläuft, riskierst du, Ressourcen zu verschwenden, Kunden zu vergraulen und einen peinlichen Mediensturm zu entfachen. Der Ereignis-Brief dient als Grundlage für dein Ereignis. So kannst du die Vorlage nutzen, um ein erfolgreiches Ereignis zu planen und durchzuführen.
Schritt 1: Beschreibe das Event
Um deinem Event-Team oder deiner Agentur ein klares Bild zu vermitteln, ist es wichtig, mit einem detaillierten Überblick über das Event zu beginnen. Wie sieht das Event aus und wie fühlt es sich an? Wer nimmt teil? Was ist das Thema?
Schritt 2: Kläre deine Ziele
Die Organisation eines Events kostet Zeit und Ressourcen, daher ist es wichtig, dein Event an ein erreichbares Ziel zu knüpfen. Veranstaltest du ein Event, um das Bewusstsein für das Produkt deines Unternehmens zu schärfen? Veranstaltest du einen Spendenaufruf mit einem bestimmten finanziellen Ziel vor Augen? Je nach deinem Ziel wird die Designagentur oder das Team unterschiedliche Entscheidungen über Layout, Thema, Erscheinungsbild und andere Schlüsselelemente treffen.
Schritt 3: Lege ein Budget und einen Zeitplan fest
Wenn du über das Budget nachdenkst, ist es hilfreich zu fragen, wie viel du pro Teilnehmer auszugeben erwartest. Wirst du Essen und Getränke servieren? Welche Art von Veranstaltungsort mietest du? Wo befindet sich der Veranstaltungsort? Wirst du Personal vor Ort brauchen? Plane dein Budget auf Grundlage deiner erwarteten Einnahmen aus dem Event. Wenn du beispielsweise Tickets verkaufst, frage, wie viele Tickets du verkaufen musst, um Gewinn zu erzielen, und zu welchem Preis.
Sobald du eine Vorstellung von deinem Budget hast, entwirf eine Zeitachse. Du wirst natürlich ein Datum für das Event festlegen müssen, aber setze auch einige andere wichtige Meilensteine entlang des Weges. Zum Beispiel könnte es erforderlich sein, den Veranstaltungsort mindestens drei Monate vor dem Event zu sichern, oder einen Caterer einen Monat vor dem Event auszuwählen.
Schritt 4: Profil deiner Teilnehmer
Ein Netzwerk-Dinner für Vertriebsleiter wird sich stark von der Jahresabschlussfeier deines Unternehmens unterscheiden. Deshalb ist es entscheidend, ein detailliertes Profil deiner Teilnehmer zu erstellen.
Schritt 5: Füge einen Leitfaden für Look und Feel ein
Dein Event-Team oder die Agentur wird sich um den Großteil des Looks und Feelings des Events kümmern – aber um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen wird, kann es hilfreich sein, einen Leitfaden zum Look und Feel des Events beizufügen. Hat Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Farben oder Logos, die Sie verwenden möchten? Streben Sie etwas Elegantes und Klassisches an oder lieber etwas Spaßiges und Verspieltes? Schreiben Sie eine kurze Beschreibung, auf die Ihr Eventkoordinator während des gesamten Planungsprozesses zurückgreifen kann.
Warum einen Event-Brief schreiben?
Ob du eine Spendenaktion, eine Weihnachtsfeier, ein Abendessen für Kunden oder einen Wohltätigkeitsball planst, du musst eine kurze Beschreibung der Veranstaltung schreiben. Die Event-Zusammenfassung ist wie eine Map für dein Team, deinen Koordinator oder deine Agentur. Es gibt dir einen Überblick über das Event, dein Budget, die Zeitachse, die Teilnehmer und andere wichtige Infos. Mit einer Event-Übersicht bleibst du auf Kurs, legst deine Ziele fest und teilst Aufgaben an die Stakeholder zu.
What are the contents of the event brief?
An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.
How do you write a brief description of an event?
There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.
Beginne jetzt mit diesem Template
Jahreskalender-Vorlage
Ideal für:
Business-Management, Strategische Planung, Projektplanung
Viele Kalender helfen dir, dich auf die täglichen Fristen zu konzentrieren. Bei diesem geht es um das große Ganze. Basierend auf der Rasterstruktur von 12-Monatswandkalendern zeigt dir diese Vorlage deine Projekte, Verpflichtungen und Ziele jeweils ein volles Jahr im Voraus. So könnt ihr euch und euer Team darauf vorbereiten, in arbeitsreichen Zeiten durchzuhalten, Dinge nach Bedarf zu verschieben und euren Fortschritt zu feiern. Und der Einstieg ist so einfach – benenne einfach die farbcodierten Streams deines Kalenders und ziehe Notizen auf das Startdatum.
Zeitachse Vorlage
Ideal für:
Projektmanagement, Flussdiagramme, Projektplanung
Eine Zeitachse zeigt eine chronologische Reihenfolge von wichtigen Daten und geplanten Ereignissen an. Zeitachsen helfen Produktmanagern, Projektmanagern und Teammitgliedern, visuelle Geschichten über Fortschritte und Hindernisse zu erzählen. Zeitachsen ermöglichen es Teams, auf einen Blick zu sehen, was vorher geschah, welcher Fortschritt gerade passiert und was in Zukunft angegangen werden muss. Projekte oder Produkte mit spezifischem Zweck oder bestimmten Ergebnissen sollten auf einer Zeitachse basieren, um erfolgreich zu sein. Verwende die Zeitachse als gemeinsame Referenz für Starttermine, Endtermine und Meilensteine.
Vorlage für Gantt-Diagramm
Ideal für:
Projektmanagement, Abbildung, Roadmaps
Einfachheit, Klarheit und Leistung – das macht Gantt-Diagramme zu einer so beliebten Wahl für die Organisation und Darstellung eines Projektplans. Auf der Grundlage eines horizontalen Balkens, der den Fortschritt des Projekts im Laufe der Zeit darstellt, gliedern diese Diagramme Projekte nach Aufgaben, sodass das gesamte Team den Aufgabenstatus, die Zuständigkeit und die voraussichtliche Dauer zur Fertigstellung sehen kann. Gantt-Diagramme lassen sich auch leicht unter Teammitgliedern und Stakeholdern teilen, was sie zu hervorragenden Werkzeugen für die Zusammenarbeit macht.