Was ist eine Risiko Matrix?

Das Erkennen potenzieller Risiken ist ein wesentlicher Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs. Wenn du dich der Herausforderungen, denen dein Unternehmen ausgesetzt sein könnte, nicht bewusst sind, bist du auch nicht darauf vorbereitet. Und wenn du nicht vorbereitet bist, wird der Schaden schwerer zu kontrollieren sein.

An dieser Stelle kann eine Risikomatrix hilfreich sein.

Eine gut gemachte Risikomatrix identifiziert potenzielle Risiken, die Wahrscheinlichkeit, dass sie eintreten, und die möglichen Auswirkungen. Auf diese Weise kannst du vorbeugende Maßnahmen ergreifen und Strategien zur Schadensbegrenzung entwickeln.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Risikomatrix ist, warum sie wichtig ist und wie du selbst eine als Risikomanagement Tool erstellen kannst.

Was ist eine Risikomatrix?

Eine Risikomatrix ist ein visuelles Instrument zur Bewertung und Priorisierung von Risiken. Sie analysiert, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Risiko eintritt, und welche Auswirkungen es auf Ihr Unternehmen haben könnte.

Die Matrix besteht in der Regel aus einem Raster mit vier Quadranten. Die "Risikowahrscheinlichkeit" befindet sich auf einer Achse, die "potenziellen Auswirkungen des Risikos" auf der anderen. Jede Zelle steht für eine andere Risikostufe, so dass du leicht feststellen kannst, welche Risiken die größte Aufmerksamkeit und die meisten Ressourcen erfordern.

Anhand der Matrix kannst du zum Beispiel ein Risiko ermitteln, das mit hoher Wahrscheinlichkeit einen großen Schaden verursachen wird. So kannst du Präventivmaßnahmen und Notfallpläne einführen, bevor du dich mit einem Risiko befassen, dessen Eintreten unwahrscheinlich ist.

Warum eine Risikomatrix verwenden?

Im Folgenden werden einige der Gründe genannt, warum eine Risikomatrix nützlich sein kann.

Um sich proaktiv auf Herausforderungen vorzubereiten

Eine Risikomatrix bietet einen einheitlichen Ansatz für das Risikomanagement. Sie stellt sicher, dass die Risiken systematisch ermittelt und bewertet werden, so dass du alle Bereiche abdeckst. So kannst du dich proaktiv auf Herausforderungen vorbereiten, bevor sie entstehen. Du weißt, wie Sie Risiken eindämmen kannst und was zu tun ist, wenn ein Risiko eintritt, und du bist auch für den Umgang mit unerwarteten Risiken besser gerüstet.

Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risiken bewerten

Eine Risikobewertungsmatrix ist eine visuelle Darstellung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen eines jeden Risikos. Das bedeutet, dass du klar erkennen kannst, ob ein Risiko wahrscheinlich eintreten wird und was passiert, wenn es eintritt. Auf diese Weise kannst du Prioritäten für dein Risikomanagement setzen und Ressourcen effizient zuweisen.

Bessere Entscheidungsfindung

Indem du alle potenziellen Risiken klar umreißen, kannst du fundierte Entscheidungen über das Wachstum und die Entwicklung deines Unternehmens treffen. So kannst du beispielsweise entscheiden, wo du deine Ressourcen einsetzen willst, damit du über die nötigen Mittel und Kapazitäten verfügst, um einen großen Schaden für dein Unternehmen zu verkraften.

Mehr Verantwortlichkeit

Das Erstellen einer Risikomatrix beinhaltet die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jedes Risiko. Dies schafft ein Gefühl der Verantwortlichkeit und steigert die Motivation, so dass alle Mitarbeiter dazu angehalten werden, die Risiken nach besten Kräften zu mindern.

Unterschiede: Risikomanagement, Risikokontrolle und Risikobewertung

Risikomanagement, Risikokontrolle und Risikobewertung beschreiben oft denselben (oder einen ähnlichen) Prozess. In Wahrheit sind sie aber nicht dasselbe.

Risikobewertung und Risikokontrolle sind alle Teil des Risikomanagementprozesses, haben aber unterschiedliche Ziele und Schwerpunkte. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Funktionsweise der beiden Prozesse:

Was ist Risikomanagement?

Beim Risikomanagement geht es darum, Risiken zu erkennen, zu bewerten und zu kontrollieren, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es umfasst in der Regel die Risikowahrscheinlichkeit und die Risikoauswirkungen (die in der Risikobewertung ermittelt werden) sowie die Risikoreaktionsstrategien (Teil des Kontrollprozesses). Die Matrix wird dann zur Überwachung der Risiken und zur Verfolgung des Fortschritts der Risikobewältigungsstrategien verwendet.

Was ist eine Risikobewertung?

Bei der Risikobewertung geht es um die Bewertung und Priorisierung von Risiken unter Berücksichtigung ihrer Wahrscheinlichkeit und ihrer potenziellen Auswirkungen. Die Risikobewertungsmatrix besteht in der Regel aus einem Raster, in dem die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos auf einer Achse und die potenziellen Auswirkungen oder Folgen auf der anderen Achse dargestellt sind. Die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen werden in der Regel auf einer numerischen Skala bewertet (z. B. niedrig, mittel und hoch).

Was ist Risikokontrolle?

Die Risikokontrolle identifiziert und dokumentiert die internen Kontrollen, die zur Vermeidung und Begrenzung von Risiken erforderlich sind. Sie bewertet die Wirksamkeit der Kontrollprozesse einer Organisation, die zur Verhinderung und Minderung von Risiken beitragen können.

Wie man eine Risikomatrix erstellt

Nachdem wir nun wissen, was eine Risikomatrix ist, gehen wir die Schritte durch, die du für das Erstellen einer eigenen Risikomatrix benötigst.

Wähle eine Plattform zum Erstellen der Risikomatrix

Für eine effektive Risikoanalyse benötigst du eine Plattform, mit der du eine visuelle und kollaborative Risikomatrix erstellen kannst. Auf diese Weise kannst du mit deinem Team zusammenarbeiten, um alle potenziellen Bedrohungen klar und übersichtlich darzustellen.

Bei der Suche nach einer Plattform zum Erstellen Risikomatrix solltest auf folgende Merkmale achten:

• Eine einfache (aber intuitive) Schnittstelle. Eine einfach zu bedienende Plattform ermöglicht es dir, direkt mit dem Erstellen der Matrix zu beginnen. Wenn sie kompliziert zu bedienen ist, wird es für dich und dein Team schwieriger, sie effektiv zu nutzen.

• Zugang zu vorgefertigten Vorlagen. Eine vorgefertigte Vorlage erspart dir die Zeit und Mühe, eine Risikomatrix von Grund auf zu erstellen. Wirf einen Blick auf die Risikomatrix Vorlage von Miro, um sich selbst davon zu überzeugen.

• Fähigkeit zur Kommunikation. Beim Erstellen einer Risikomatrix sind oft Beiträge von verschiedenen Personen aus dem gesamten Unternehmen erforderlich. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten während dieses Prozesses zusammenarbeiten können (vor allem, wenn sie an verschiedenen Standorten arbeiten), benötigst du eine Plattform, die die Zusammenarbeit ermöglicht.

Identifiziere die Risiken

Nachdem die Plattform eingerichtet ist, kannst dz nun die potenziellen Risiken für dein Unternehmen ermitteln. Es gibt mehrere Möglichkeiten, diesen Prozess in Angriff zu nehmen:

• Denke an Probleme, die in deinem Arbeitsbereich auftreten können. Du wirsz einige Risiken erkennen, indem du einfach darüber nachdenkst, was deine Arbeit beinhaltet. Wenn du z. B. Kleidung online verkaufst, könnte eines deiner Risiken darin bestehen, dass ein Materiallieferant eine Lieferung verzögert.

• Prüfe historische Daten. Analysiere historische Daten (z. B. frühere Vorfälle), um potenzielle Risiken zu ermitteln. Wenn es in der Vergangenheit schon einmal passiert ist, ist es wahrscheinlich, dass es wieder passieren kann.

• Wirf einen Blick auf deine Konkurrenten. Analysiere, was deine Konkurrenten tun und wie sich Risiken auf ihr Geschäft ausgewirkt haben. Dies kann dir helfen, Risiken zu erkennen, auf die di sonst vielleicht nicht gestoßen wärst.

Während dieses Prozesses ist es hilfreich, sich mit den wichtigsten Interessengruppen (sowohl intern als auch extern) über die Art der Risiken zu beraten, die dein Unternehmen betreffen können. Je mehr Personen du konsultierst, desto mehr potenzielle Risiken kannst du abdecken.

Das bedeutet jedoch nicht, dass du mit jedem sprechen musst. Wenn du z. B. finanzielle Risiken analysieren, brauchst du nur mit einem Abteilungsleiter oder einem leitenden Angestellten zu sprechen. Du musst nicht die gesamte Buchhaltungsabteilung kontaktieren.

Definiere Stufen für jedes Risiko

In der Matrix ordnest du jedem Risiko je nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung eine Stufe zu. Mit diesen Informationen weißt du, welche Arten von Risiken die größten Bedrohungen darstellen, und können sie entsprechend in die Matrix einordnen.

• Eine einfache Risikobewertung umfasst in der Regel drei Risikostufen:

• Gering (farblich gekennzeichnet als grün oder die Zahl 1)

• Mittel (gelb oder mit der Nummer 2 gekennzeichnet)

• Hoch (rot oder die Zahl 3).

Anhand dieser Skala kannst du nun feststellen, welche Risiken eine geringe, mittlere oder hohe Bedrohung für dein Unternehmen darstellen. Hier einige Beispiele dafür, wie diese Stufen den Aufgaben zugeordnet werden können:

• Wenn die Auswirkung bedeutet, dass du dein Geschäft aufgeben müssen, ist es ein hohes Risiko (Nummer 3)

• Wenn die Auswirkungen dazu führen, dass dein Umsatz um 25 % sinkt, handelt es sich um ein mittleres Risiko (Nr. 2).

• Wenn die Auswirkungen bedeuten, dass sich die Lieferungen an deine Kunden um drei Tage verzögern, ist das Risiko gering (Nummer 1).

Dies ist nur ein Beispiel für die Skala, die du verwenden kannst. Du kannst auch eine breitere Palette von Stufen erstellen, um mehr Details hinzuzufügen. Sieh dir als Beispiel unsere Risikobewertung Vorlage an an, die ein komplexeres Skalierungssystem von 1-10 enthält.

Erstelle die Matrix

Du kennst deine Risiken, und du hast deine Risikokriterien, um das Risikoniveau zu definieren. Jetzt kannst du die Matrix erstellen.

Zunächst fügst die Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsskala zu den X- und Y-Achsen hinzu. Dies hilft dir bei der Kategorisierung deiner Aufgaben, wenn du sie der Matrix hinzufügst.

Wenn die Y-Achse die Auswirkung des Risikos beschreibt, kannst du es in die folgenden Kategorien der Risikomatrix einteilen:

• Geringfügig

• Mäßig

• Schwere

Wenn die X-Achse die Wahrscheinlichkeit des Risikos beschreibt, kannst du die folgenden Kategorien abdecken:

• Unwahrscheinlich, dass es passiert

• Eher wahrscheinlich als unwahrscheinlich

• Sehr wahrscheinlich

Dies sind nur Beispiele; Du kannst mehr oder weniger Kategorien hinzufügen, je nachdem, wie du deine Risiken organisieren willst. Unsere Risikomatrix Vorlage enthält beispielsweise fünf Kategorien auf jeder Achse.

Nachdem du die X- und Y-Achsen festgelegt hast, kannst du nun die Risiken zu deiner Matrix hinzufügen.

Bestimme anhand der Kategorien entlang der einzelnen Achsen, wo deine Risiken angesiedelt werden sollen. Die Risikostufen (niedrig, mittel und hoch) helfen dir, die Risiken in der Matrix genau zu kategorisieren.

Priorisiere die Risiken

Wenn alle potenziellen Risiken in der Matrix enthalten sind, kannst du sie nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und dem möglichen Schaden, den sie verursachen könnten, priorisieren. Dieser Schritt hilft dir, sich auf die kritischsten Risiken zu konzentrieren und die Ressourcen entsprechend zuzuweisen.

Das Tolle an einer Risikomatrix ist, dass sie visuell ist. Du kannst dir die Matrix ansehen und sofort erkennen, welche Risiken mit größerer Wahrscheinlichkeit eintreten und die größten Auswirkungen auf das Unternehmen haben werden - insbesondere, wenn du sie farblich kennzeichnest. Mit einem Blick weißt du, welche Risiken du vorrangig behandeln musst.

Wenn du deine Risiken eine Punktzahl zuweist (hoch = 3, mittel = 2 und niedrig = 1), kannst du diese Punktzahl auch verwenden, um die Risiken mit der höchsten Priorität zu ermitteln.

Skizziere deine Risikokontrollen

Jetzt, da du weißt, welche Risiken dein Unternehmen angehen muss, kannst du deine Risikokontrollen skizzieren, um diese Risiken abzuschwächen und zu verhindern, dass sie eintreten.

Indem du die Risiken mit der höchsten Priorität zuerst angehen, kannst du mithilfe von Risikokontrollen herausfinden, wie du den Eintritt von Risiken am besten verhindern kannst. Außerdem kannst du ermitteln, wie du Risiken im Falle deines Eintretens bewältigen und verhindern kannst, dass sich das gleiche Risiko wiederholt.

Hier sind einige der Risikokontrollen, die du in Betracht ziehen solltest:

Vorbeugende Kontrollen

Diese Kontrollen verhindern, dass ein Risiko überhaupt erst entsteht. Stelle dir zum Beispiel vor, dass das Risiko in einer Verletzung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz besteht. In diesem Fall können die präventiven Kontrollen darin bestehen, die Sicherheitsverfahren zu aktualisieren, Sicherheitsschulungen durchzuführen und Sicherheitsausrüstung zu verwenden.

Aufdeckende Kontrollen

Diese Kontrollen helfen Ihnen, Risiken zu erkennen, wenn sie auftreten. Einige Beispiele hierfür sind Überwachungssysteme, interne Audits und Verfahren zur Meldung von Vorfällen - all dies zeigt dir, wann ein Risiko besteht, so dass du eingreifen und das Problem beheben kannst.

Korrektive Kontrollen

Durch korrigierende Kontrollen wird ein Risiko behoben oder verhindert, dass es sich wiederholt. Dazu gehören beispielsweise die Reparatur beschädigter Geräte, die Verbesserung von Prozessen oder die Überarbeitung von Richtlinien und Verfahren.

Abschwächende Kontrollen

Diese Kontrollen verringern die Auswirkungen eines Risikos, wenn es eintritt. Beispiele für risikomindernde Maßnahmen sind die Vorbereitung auf Naturkatastrophen, der Abschluss einer Versicherung oder die Erstellung eines Risikoreaktionsplans.

Überprüfe und aktualisiere die Matrix

Wahrscheinlich werden sich deine Risiken im Laufe der Zeit ändern. Sie werden mit neuen Risiken konfrontiert, mit Risiken, die nicht mehr relevant sind, und vielleicht stellst du fest, dass einige hochgradige Risiken nicht mehr so bedrohlich sind.

Es ist wichtig, deine Matrix regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie relevant und genau bleibt. Auf diese Weise behältst den Überblick über neu auftretende Risiken und können geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu mindern.