Un défaut d’alignement peut faire échouer vos projets. Selon un rapport de TeamStage, 37 % des projets échouent en raison d’un manque d’objectifs clairement définis, et 44 % en raison d’un manque d’alignement entre les objectifs de l’entreprise et ceux du projet.
Mais qu’en est-il si le projet sur lequel vous travaillez est très complexe ? Que se passe-t-il si vous devez aligner des centaines de personnes réparties dans différentes équipes et fuseaux horaires, avec chacune ses propres objectifs organisationnels, ses perspectives et son expertise ? Et que se passe-t-il si vous devez répéter cet alignement plusieurs fois au cours du cycle de vie d’un projet pour vous adapter aux sprints incrémentiels ?
C’est là que le PI Planning peut vous aider.
Qu’est-ce que le PI Planning ?
Le PI (Program Increment) Planning, qui fait partie du Scaled Agile Framework (SaFe), est un processus collaboratif qui permet d’aligner toutes les équipes travaillant à une mission commune au sein d’un Agile Release Train (ART).
Le PI Planning se déroule dans le cadre d’une réunion collaborative en direct. Ces sessions sont souvent organisées avant un nouvel incrément de programme pour s’assurer que les équipes transversales et les individus comprennent parfaitement leur rôle, ce qu’on attend d’eux et les résultats escomptés. Le but est que chacun puisse apporter sa contribution de manière plus coordonnée et efficace, et de déployer des solutions en tant que groupe.
De la même manière, SaFe est essentiel pour les projets complexes et de grande envergure qui nécessitent une coordination entre les services et les équipes en vue d’un travail commun sur une longue période. Par exemple, une entreprise internationale peut utiliser les évènements de PI Planning pour aligner ses équipes avant les cycles de sprint parce que son objectif de développer un nouvel écosystème de vente au détail multicanal nécessite une expertise en matière de conception d’interface, de logistique, de chaîne d’approvisionnement, d’infrastructure backend, de passerelles de paiement et de sécurité informatique.
Grâce au PI Planning, ces équipes peuvent aligner efficacement leurs efforts, identifier les dépendances, fixer des objectifs clairs pour chaque incrément de programme et s’assurer que le développement progresse bien pour atteindre les objectifs de l’entreprise et respecter les délais de livraison.
Les 4 clés d’une session de PI Planning réussie
Le PI Planning est par nature collaboratif, et les outils que vous utilisez pour encadrer cette collaboration sont essentiels. Le modèle de PI Planning de Miro fournit un ensemble d’outils, de modèles et de fonctionnalités qui aident les équipes à centraliser, rationaliser et collaborer à leur processus de planification en temps réel ou en mode asynchrone.
Ce modèle vous guidera à travers les quatre éléments clés d’une session de PI Planning efficace.
Définir le backlog du projet
Avant le début de la session de PI Planning, toutes les équipes doivent prendre le temps de définir leurs backlogs de programme respectifs, en dressant la liste de toutes les fonctionnalités, stories et tâches à traiter au cours de l’incrément de programme à venir.
Cette phase inclut les étapes suivantes :
- Examiner la mission et la roadmap du projet
- Organiser des réunions préparatoires au PI Planning
- Identifier les dépendances et les contraintes
- Établir l’ordre du jour pour la session de PI Planning
- Veiller à ce que le backlog du programme soit visible et accessible à toutes les parties prenantes
- Mettre à jour le backlog du programme pour tenir compte de l’évolution des besoins
Le modèle de PI Planning de Miro fournit des instructions et des outils que les équipes peuvent utiliser pour faciliter cet alignement en groupe avant l’évènement.
Les tableaux Kanban et les cartes Miro, par exemple, aident les équipes à afficher individuellement les fonctionnalités requises, les tâches assignées et les délais.
Les équipes peuvent également utiliser le modèle de tableau ART Design qui se trouve dans le modèle de PI Planning pour dresser la liste des noms, des rôles, des lieux, des fuseaux horaires et des coordonnées de tous les participants au sein de leur équipe. Cette liste peut être utilisée pour créer une base de données des principales parties prenantes de l’ART.
Enfin, les facilitateurs peuvent utiliser Miro pour établir et partager l’ordre du jour de la session de PI Planning afin que toutes les parties prenantes se préparent au préalable.
Organiser la session de planification
Une fois la planification et la collecte des besoins terminées, l’étape suivante consiste à mener la session de PI Planning avec l’ART.
Le modèle de PI Planning inclut des diapositives de bienvenue et de mise en contexte prédéfinies que les facilitateurs peuvent utiliser pour guider la session. Il s’agit notamment de diapositives qui décrivent les règles d’engagement, présentent le contexte commercial et la vision du produit, mettent en évidence les points de données et les indicateurs de réussite, présentent la vision du produit et la roadmap, etc.
Au cours de la session, veillez à :
- Décomposer les caractéristiques et les exigences du projet en tâches plus petites et réalisables
- Encourager la participation active et la contribution des différents membres de l’équipe et des parties prenantes
- Fixer des limites de temps claires pour chaque étape de la session de planification
Vous pouvez exécuter l’intégralité de la session de PI Planning dans Miro. Les participants peuvent ajouter des pense-bêtes et des commentaires au modèle pour partager leurs idées, et les facilitateurs peuvent regrouper les idées pour créer des liens qui mènent à des actions.
Miro comprend également une application de vote et un minuteur pour encadrer les conversations en toute transparence.
Clarifier les fonctionnalités et les dépendances
Pendant la session en direct, les participants à l’ART peuvent utiliser le program board pour :
- Identifier et résoudre les dépendances entre les caractéristiques, les tâches et les délais
- Prioriser les fonctionnalités en fonction de leur valeur et de leur faisabilité
- Attribuer la responsabilité des tâches et définir clairement les attentes en matière de réalisation et de délais
Dans le modèle, vous trouverez également des outils qui peuvent aider les équipes à identifier les priorités, à évaluer les coûts et à aligner les efforts, comme les tableaux de répartition des équipes, les tableaux de planification des étapes, et bien d’autres encore.
Au fur et à mesure que vous établissez les priorités, vous pouvez également utiliser l’outil de vote de Miro pour classer les fonctionnalités en fonction de leur valeur commerciale, de leur impact et de leur faisabilité technique. Cela permet de s’assurer que les caractéristiques les plus utiles et les plus opportunes sont traitées dans le cadre de l’incrément de programme.
Une fois les tâches prioritaires identifiées, elles peuvent être assignées à des personnes ou à des services spécifiques et intégrées dans le plan de sprint avec des attentes et des délais clairs.
Chacune de ces tâches et étapes, ainsi que des éléments tels que les jours fériés et de fermeture, peut être affichée dans un calendrier de projet dans Miro. Les facilitateurs peuvent créer des cartes Miro pour chaque attribution et les placer dans la semaine correspondante, comme indiqué ci-dessous.
Faciliter une collaboration efficace
Une collaboration efficace est essentielle à toutes les étapes d’un évènement de PI Planning.
Pour y parvenir, les facilitateurs du PI Planning doivent :
- Définir clairement les objectifs et les attentes de la session de PI Planning
- Définir clairement les objectifs, les livrables et les indicateurs de réussite qui découlent du PI Planning
- Impliquer toutes les parties prenantes concernées dans les différents services, niveaux de responsabilité et secteurs d’activité tout au long du processus
- Faciliter une communication ouverte et fournir une documentation centralisée pour tous les éléments de planification et d’action
- Permettre une collaboration en temps réel et asynchrone pour s’assurer que tous les membres de l’ART peuvent valider les délais
Le modèle de PI Planning de Miro peut également être intégré à Jira, ce qui permet aux équipes de traduire la planification en action avec des cartes, des champs personnalisés et des mises à jour du tableau.
Essayez Miro pour un PI Planning collaboratif
Aligner des centaines de personnes sur une même mission et sur les résultats d’un projet peut s’avérer difficile. Mais le PI Planning vous aide à y parvenir. Une fois que les équipes ont une mission commune, qu’elles comprennent leur rôle et qu’elles savent ce qu’on attend d’elles, votre chemin vers l’innovation sera clair et vous pourrez aller de l’avant en toute confiance.
