قالب تقرير حالة المشروع
قارن بين الوضع الحالي لمشروعك وبين المخطّط المتوقَّع له. واصل التّركيز على أهداف المشروع وأبقِ الجميع على اطّلاع دائم.
معلومات حول قالب تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو تحديثٌ في الوقت المناسب لتقدُّم مشروعك. يقارن الوضع الحالي لمشروعكبالمخطّط الأوّلي للمشروع.
من المحتمل كذلك أن يطّلع عليه الفريق التّنفيذي الذي يتحكّم في الميزانيّات والإدارة، ما يساعدك في الحفاظ على تركيز التّقرير على القضايا المهمّة.
هذا القالب هو مجرّد نقطة انطلاق. يمكنكم أنت وفريقك تغيير مقاييس الإنجاز التي تُعَدُّ ضروريّة أو أكثر أهمّية. يمكنك تخصيص اسم القالب وفقًا لإنجازات محدّدة في فترة معيّنة، مثل "تقرير النّشاط الأسبوعي" أو "تقرير النّشاط ربع السّنوي".
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو وثيقة موجَزة توضّح بالتّفصيل تقدُّم المشروع خلال فترة محدَّدة. عادةً ما يتم إرسال هذه التّقارير بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، اعتماداً على الجمهور.
يُبقي تقرير حالة المشروع أصحابَ المصلحة الرّئيسيّين على اطّلاع واتّفاق بشأن ما يحدث وسبب حدوثه. يمكنك البدء في كتابة هذا المستند بنفسك، ثم قم بتضمين زملائك في الفريق أيضًا لإعداد تقرير ملائم وفي الوقت المناسب.
تتضمّن تقارير المشروع عادةً ما يلي:
أساسيّات المشروع: الاسم، والمدير الرّئيسي للمشروع، والتّاريخ.
تقدُّم المشروع: ملخّص أساسي لتقدُّم المشروع.
الحالة العامّة للمشروع: اخر المستجدّات حول نطاق المشروع، وحالة الميزانيّة، والجدول الزّمني للمشروع.
المراحل الرّئيسيّة للمشروع: التقدُّم الفعليّ نحو الوصول إلى المراحل الرّئيسيّة.
الجداول الزّمنية للمشروع: الجدول الزّمني التّقديري مقابل الجدول الزّمني الفعلي.
عناصر العمل أو مُخرجات المشروع: التّحديثات على المهام الجارية والمستقبليّة.
مخاطر المشروع: المهام غير المُكتملة، والتّأخيرات، ومشاكل أخرى.
تذكَّر أنه يجب إنشاء تقارير حالة مشروعك اليوميّة أو الأسبوعيّة في سياق تقريرك السّابق.
متى تستخدم تقرير حالة المشروع؟
يمكن لفِرَق العمل ومدراء المشاريع استخدام التّقارير الأسبوعيّة للحالة لإطلاع أصحاب المصلحة في المشروع على التّحديثات المتعلِّقة بتفاصيل المشروع، مثل الجدول الزّمني للمشروع، والحالة العامّة، والميزانيّة, والمُخرجات.
يتيح التّقرير الأسبوعي للفِرق إثبات أنهم يعملون بشكل استباقيّ، ويحافظون على تركيزهم على أهداف المشروع. كما يعمل على إطلاع أصحاب المصلحة على الوضع الحالي للمشروع، مما يساعد في إعداد الميزانيّة والإدارة.
إلى جانب تلخيص تقدُّم المشروع، يوضّح تقرير الحالة أيضًا تفاصيل سلامة المشروع والمخاطر والحلول وعناصر العمل ويساعد على التّخلُّص من التّكرارات. يساعد كلّ ذلك في تجنُّب اجتماعات التّحديث المستمرّة.
أنشئ تقرير حالة المشروع الخاص بك
من السّهل إنشاء تقارير حالة المشروع الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء التّقارير ومشاركتها مع فريقك. ابدأ بتحديد قالب تقرير حالة المشروع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك:
تخصيص القالب: أضف العناوين إلى أقسام التّقرير، واستخدم التّرميز اللّوني، وقم بتغيير ترتيب الأعمدة لتناسب احتياجاتك. أضف التّفاصيل ذات الصّلة بالمشروع تحت كلّ عمود.
تحديد مؤشّرات الأداء الرئيسيّة: إذا سألك رئيسك أو زملاؤك في الفريق كيف يبدو النّجاح، كيف يمكنك قياس النّتيجة الإيجابيّة؟ أضف أهداف المشروع إلى التّقرير.
جمع البيانات: قم بجمع البيانات المتعلّقة بمؤشّرات الأداء الرئيسيّة الخاصّة بك. يجب أن تكون ذات صلة بأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع في جمع بيانات دقيقة. تسهّل إضافة البيانات التّحليليّة حساب التقدُّم.
توصيل أنشطة المشروع ومُخرجاته: استخدم أي بيانات متضمَّنة في تقريرك لتروي قصّة مقنعة تستند إلى حقائق ملموسة. أخبر القرّاء بكيفيّة تأثير قرارات الفريق وأدائه في تقدُّم المشروع.
تضمين المشكلات: لا يوجد مشروع مثالي، ومن المحتمل أن تواجه بعض العقبات خلال فترة إعداد التّقرير. كن فخوراً وسلِّط الضّوء على ما فعلتَه لإصلاح ما هو غير متوقَّع. وضِّح كيف تولّيت المسؤوليّة وتمّت توصيتك بما يجب فعله إذا كان من المُحتمل أن يحدث خطأ ما أيضًا.
التّعاون بفعّاليّة: قم بدعوة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لعرض التّقرير باستخدام رابط بسيط على منصّة Miro. اجمع ردود الفعل عبر التّعليقات وقم بتنفيذها بشكل فوري. قم بدعوة العملاء لعرض المسودّة النّهائية وإضافة الاقتراحات أيضًا.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خريطة التصورات
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Mapping
لتشكيل رسالتك، وتصميم سياستك التسويقية، وتحسين منتجك، وبناء علامتك التجارية، عليك معرفة تصورات عملائك — ما يعتقدونه عنك وعن منافسيك. يمكنك اكتساب تلك الرؤى من خلال استكشاف خريطة تصورات. تُنشئ هذه الأداة البسيطة الفعّالة تمثيلاً بصرياً لكيفية تقييم العملاء لسعرك وأدائك وسلامتك وموثوقيتك. ضع هذا القالب في الاستثمار وستتمكن من زيادة منافسيك، ومعرفة الفجوات في السوق، وفهم التغييرات في سلوك العميل وقرارات الشراء.
قالب خارطة طريق التّكنولوجيا
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
تُساعد خارطة طريق التّكنولوجيا الفِرَق في توثيق سبب استخدام الحلول المتعلّقة بالتّكنولوجيا والتي يمكن أن تساعد الشّركة في المضيّ قدماً، ومتى وأين وكيف يجب استخدامها. خرائط طريق التّكنولوجيا، المعروفة أيضًا باسم خرائط طريق تكنولوجيا المعلومات، توضّح للفِرق التّقنية المتاحة لهم، مع التركيز على التّحسينات التي سيتمّ تحديد موعدها. تسمح لك بتحديد الثّغرات أو التّداخل بين الأدوات التّقنية التي أُلغِيتْ تدريجيًا، بالإضافة إلى البرامج أو التّطبيقات التي سيتم تثبيتها قريبًا. من وجهة نظر عمليّة، يجب أن تحدّد خارطة الطّريق أيضًا أنواع الأدوات الأجدر بإنفاق المال عليها، والطريقة الأكثر فاعليّة لإدخال أنظمة وعمليّات جديدة.
قالب SIPOC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
يرسم مخطّط SIPOC العمليّات على مستوىً عالٍ من خلال تحديد الفجوات المُحتملة بين المورّدين ومواصفات المُدخلات، وبين العُملاء ومواصفات المُخرَجات. يحدّد مخطَّط SIPOC ردود الفعل وحلقات التّغذية الأماميّة بين العملاء والمورّدين والعمليّات، ويحثّ الفريق على التّفكير بخصوص السّبب والنّتيجة.
قالب تخطيط السّيناريو
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Mapping, Product Management
تخطيط السّيناريو هو عمليّة تحديد جميع الخطوات التي سيتّخذها المستخدم لإكمال المهمّة. يُساعدك قالب تخطيط السّيناريو في إنشاء دليل مرئي لما تفعله الشّخصيات المختلفة وتفكّر فيه وتشعر به في مختلَف المواقف. استخدم تخطيط السّيناريو لتحديد سيناريو مقصود أو مثالي (ما الذي يجب أن يحدث) بالإضافة إلى ماذا يحدث حاليًا. إذا كنتَ تحاول تحديد السّيناريو المثالي، فيجب أن يتم رسم خرائط المستخدم في وقت مبكر جدًا في المشروع، ويمكن أن يساعد في توفير المعلومات لقصص المستخدم ومتطلَّبات إنجاز المنتج. إذا كنت تحاول فقط التّعرُّف بشكل أفضل على ما يحدث حاليًا، فيمكنك القيام برسم خرائط المستخدم عند إجراء مقابلات مع المستخدم أو متابعته.
قالب خطّة العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping, Project Planning
خطّة العمل هي في الأساس خارطة طريق للمشروع. توضّح الخطوات التي يجب اتّخاذها لتحقيق الهدف المطلوب، وتحدّد أهدافًا واضحة، وتضع نتائجاً قابلة للقياس. تُرشدك خطّة العمل الفعّالة طوال دورة حياة المشروع، ما يتيح لك تحقيق النّتائج من خلال التّعاون مع فريقك. على الرّغم من اختلاف خطط العمل، إلا أنها تشتمل عمومًا على أربعة عناصر أساسيّة: الأهداف والاستراتيجيّة والأساليب والمُخرجات.
قالب تقنية (STAR)
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning, Prioritization
تعرّف على كيفية استخدام طريقة STAR لإجراء مقابلة عمل لتحديد أفضل مرشح للدور. يمكن للأشخاص المتقدّمين للمقابلات استخدام تقنية STAR لإعدادردود مفصّلة وشاملة أثناء المقابلة.