قالب تقرير حالة المشروع
قارن بين الوضع الحالي لمشروعك وبين المخطّط المتوقَّع له. واصل التّركيز على أهداف المشروع وأبقِ الجميع على اطّلاع دائم.
معلومات حول قالب تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو تحديثٌ في الوقت المناسب لتقدُّم مشروعك. يقارن الوضع الحالي لمشروعكبالمخطّط الأوّلي للمشروع.
من المحتمل كذلك أن يطّلع عليه الفريق التّنفيذي الذي يتحكّم في الميزانيّات والإدارة، ما يساعدك في الحفاظ على تركيز التّقرير على القضايا المهمّة.
هذا القالب هو مجرّد نقطة انطلاق. يمكنكم أنت وفريقك تغيير مقاييس الإنجاز التي تُعَدُّ ضروريّة أو أكثر أهمّية. يمكنك تخصيص اسم القالب وفقًا لإنجازات محدّدة في فترة معيّنة، مثل "تقرير النّشاط الأسبوعي" أو "تقرير النّشاط ربع السّنوي".
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو وثيقة موجَزة توضّح بالتّفصيل تقدُّم المشروع خلال فترة محدَّدة. عادةً ما يتم إرسال هذه التّقارير بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، اعتماداً على الجمهور.
يُبقي تقرير حالة المشروع أصحابَ المصلحة الرّئيسيّين على اطّلاع واتّفاق بشأن ما يحدث وسبب حدوثه. يمكنك البدء في كتابة هذا المستند بنفسك، ثم قم بتضمين زملائك في الفريق أيضًا لإعداد تقرير ملائم وفي الوقت المناسب.
تتضمّن تقارير المشروع عادةً ما يلي:
أساسيّات المشروع: الاسم، والمدير الرّئيسي للمشروع، والتّاريخ.
تقدُّم المشروع: ملخّص أساسي لتقدُّم المشروع.
الحالة العامّة للمشروع: اخر المستجدّات حول نطاق المشروع، وحالة الميزانيّة، والجدول الزّمني للمشروع.
المراحل الرّئيسيّة للمشروع: التقدُّم الفعليّ نحو الوصول إلى المراحل الرّئيسيّة.
الجداول الزّمنية للمشروع: الجدول الزّمني التّقديري مقابل الجدول الزّمني الفعلي.
عناصر العمل أو مُخرجات المشروع: التّحديثات على المهام الجارية والمستقبليّة.
مخاطر المشروع: المهام غير المُكتملة، والتّأخيرات، ومشاكل أخرى.
تذكَّر أنه يجب إنشاء تقارير حالة مشروعك اليوميّة أو الأسبوعيّة في سياق تقريرك السّابق.
متى تستخدم تقرير حالة المشروع؟
يمكن لفِرَق العمل ومدراء المشاريع استخدام التّقارير الأسبوعيّة للحالة لإطلاع أصحاب المصلحة في المشروع على التّحديثات المتعلِّقة بتفاصيل المشروع، مثل الجدول الزّمني للمشروع، والحالة العامّة، والميزانيّة, والمُخرجات.
يتيح التّقرير الأسبوعي للفِرق إثبات أنهم يعملون بشكل استباقيّ، ويحافظون على تركيزهم على أهداف المشروع. كما يعمل على إطلاع أصحاب المصلحة على الوضع الحالي للمشروع، مما يساعد في إعداد الميزانيّة والإدارة.
إلى جانب تلخيص تقدُّم المشروع، يوضّح تقرير الحالة أيضًا تفاصيل سلامة المشروع والمخاطر والحلول وعناصر العمل ويساعد على التّخلُّص من التّكرارات. يساعد كلّ ذلك في تجنُّب اجتماعات التّحديث المستمرّة.
أنشئ تقرير حالة المشروع الخاص بك
من السّهل إنشاء تقارير حالة المشروع الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء التّقارير ومشاركتها مع فريقك. ابدأ بتحديد قالب تقرير حالة المشروع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك:
تخصيص القالب: أضف العناوين إلى أقسام التّقرير، واستخدم التّرميز اللّوني، وقم بتغيير ترتيب الأعمدة لتناسب احتياجاتك. أضف التّفاصيل ذات الصّلة بالمشروع تحت كلّ عمود.
تحديد مؤشّرات الأداء الرئيسيّة: إذا سألك رئيسك أو زملاؤك في الفريق كيف يبدو النّجاح، كيف يمكنك قياس النّتيجة الإيجابيّة؟ أضف أهداف المشروع إلى التّقرير.
جمع البيانات: قم بجمع البيانات المتعلّقة بمؤشّرات الأداء الرئيسيّة الخاصّة بك. يجب أن تكون ذات صلة بأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع في جمع بيانات دقيقة. تسهّل إضافة البيانات التّحليليّة حساب التقدُّم.
توصيل أنشطة المشروع ومُخرجاته: استخدم أي بيانات متضمَّنة في تقريرك لتروي قصّة مقنعة تستند إلى حقائق ملموسة. أخبر القرّاء بكيفيّة تأثير قرارات الفريق وأدائه في تقدُّم المشروع.
تضمين المشكلات: لا يوجد مشروع مثالي، ومن المحتمل أن تواجه بعض العقبات خلال فترة إعداد التّقرير. كن فخوراً وسلِّط الضّوء على ما فعلتَه لإصلاح ما هو غير متوقَّع. وضِّح كيف تولّيت المسؤوليّة وتمّت توصيتك بما يجب فعله إذا كان من المُحتمل أن يحدث خطأ ما أيضًا.
التّعاون بفعّاليّة: قم بدعوة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لعرض التّقرير باستخدام رابط بسيط على منصّة Miro. اجمع ردود الفعل عبر التّعليقات وقم بتنفيذها بشكل فوري. قم بدعوة العملاء لعرض المسودّة النّهائية وإضافة الاقتراحات أيضًا.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط المنتج التّكنولوجي
: يعمل بشكل أفضل مع
Product Management, Meetings
تم إنشاء قالب مخطّط المنتج التّكنولوجي في الأصل من قِبَل بريم ساندورام، وهو يتيح لفِرَق المنتَج والهندسة تحقيق التّوافق حول خارطة الطريق المشتركة الخاصّة بهم. يجمع المخطّط بين منهجيّات أجايل (agile) ومبادئ تجربة المستخدم، للمساعدة في التّحقُّق من صحّة الحلول الخاصّة بالمنتج. يحدّد كلُّ فريق كلّاً من أهداف المنتج والتّكنولوجيا ويضع تصوّراً لهما، ثم يناقش كل مرحلة من خارطة الطّريق بشكل واضح. يضمن هذا التّمرين تناغم الفِرَق، وحصول الجميع على توقُّعات وتوجهيات واضحة في نهايته. من خلال متابعة عمليّة إنشاء مخطّط المنتج التّكنولوجي، يمكنك البدء في إدارة التّوافق بين الفِرَق -- في أقل من ساعة.
قالب موجز التّصميم
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Marketing, UX Design
لكي يكون التّصميم ناجحًا، بل ورائعًا، يجب أن تعرف وكالات التّصميم وفِرَق التّصميم أهداف المشروع وجداوله الزّمنية وميزانيّته ونطاقه. بعبارة أخرى، يتطلّب التّصميم عمليّة إستراتيجيّة ويبدأ ذلك بموجز التّصميم. سيمكِّنك هذا القالب المفيد من إنشاء موجز يبني التّوافق والتّواصل الواضح بين شركتك ووكالة التّصميم الخاصّة بك. إنه أساس أي مشروع إبداعي والمصدر الوحيد للحقيقة الذي يمكن للفِرَق الرّجوع إليه طوال فترة المشروع.
قالب العمل بطريقة عكسيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
تعرف على كيفية استخدام قالب العمل بطريقة عكسيّة لـتُخطط، وتؤسس، وتنفذ إطلاق منتج جديد. ستكتشف، باستخدامك للقالب، ما إذا كان المنتج يستحق إطلاقه في المقام الأول.
قالب القوى الخمس لبورتر
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Market Research
تم إعداده بواسطة "مايكل بورتر"، الأستاذ بكلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد، وأصبح إطار عمل القوى الخمس لبورتر واحدًا من أكثر أدوات استراتيجية العمل المتاحة للفِرق شهرةً وتقديرًا. استخدم القوى الخمس لبورتر لقياس قوّة المنافسة الحاليّة الخاصّة بك وتحديد الأسواق التي قد تنتقل إليها. تشمل القوى الخمس لبورتر: قوّة المورد، وقوّة المشتري، والتّنافس بين المنافسين الحاليين، وتهديد المُنتجات والخدمات البديلة، وخطر الوافدين الجُدُد.
قالب جدول T
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Strategic Planning
تساعدك جداول T على مقارنة فكرتين مختلفتين والمفاضلة بينهما، وتجميع المعلومات في فئات مختلفة، وإثبات التغيير من خلال تحليل "قبل" و"بعد". جداول T هي أدوات تنظيمية مرئية تمكّنك من مقارنة الأفكار، حتى تتمكّن من تقييم الإيجابيات والسلبيات، أو الحقائق والآراء، أو نقاط القوة والضّعف، أو عرض الصّورة العامة مقابل تفاصيل محددة. يمكن للمصممين ومنشئي المحتوى استخدام جداول T لتحويل الإمكانيات إلى أفكار قابلة للتنفيذ. تفيد جداول T في مناقشة الاختلافات والتشابهات مع فريقك أو عملائك، ويمكن أن تساعدكم في التوصّل إلى قرار معًا.
قالب خريطة القصّة المرئيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Mapping
يرغب بعض الأشخاص بالتّفكير في خريطة القصّة المرئيّة على أنّها قائمة مهام مبسَّطة، ولكنها أكثر فاعليّة من ذلك. يتيح رسم خريطة القصّة المرئيّة لفريق إدارة المنتج الخاص بك وضع تَصوُّرٍ للأبعاد المتعدَّدة للمعلومات.