قالب ملاحظات الاجتماع

معلومات حول قالب ملاحظات الاجتماع

ما المقصود بملاحظات الاجتماع؟

إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي عليك حضورها في أسبوع معيّن، فربّما تجد صعوبة في الإجابة -- ليس لأنّك لا تهتم، ولكن لأنّه لديك الكثير من الاجتماعات! عندما تتنقل بين اجتماعات مهمَّة طوال اليوم، قد يكون من الصّعب أن تتذكّر ماالذي قاله الأشخاص، أو ما الأهداف التي اتّفق عليها الجميع.

ملاحظات الاجتماع هي مجرّد سجلّ لاجتماعك. تفضِّل معظم الفِرَق تعيين مدوِّن ملاحظات في بداية كلّ اجتماع، حتى يتمكّن شخص واحد من التّركيز على استيعاب محتويات الاجتماع وتدوينها بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لاستخلاص ما في وسعهم. تقوم العديد من الفِرَق بجعل الأفراد يتناوبون على دور مدوِّن الملاحظات، بحيث يكون للجميع نصيب متساوٍ في الاجتماع.

من يجب أن يستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟

ترغب جميع الفِرَق بالاحتفاظ بسجلٍّ مكتوب لما حدث خلال الاجتماع. وهذا مهمٌّ بشكل خاص للاجتماعات التي تتضمّن عناصر عمل، ومواعيد نهائيّة، وقرارات. يمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً، أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون هناك شخصٌ آخر مسؤول عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرّة.

كيفيّة إنشاء ملاحظات الاجتماع

الخطوة 1: قم بتعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع.

الخطوة 2: حدّد الموضوعات التي ستتناولها في الاجتماع. يمكن لمدوِّن الملاحظات تدوين هذه الموضوعات.

الخطوة 3: خلال الاجتماع، اطلب من مدوِّن الملاحظات تلخيص الملاحظات من الاجتماع السّابق لمنحك نقطةً لتنطلق منها.

الخطوة 4: اطلب من مدوِّن الملاحظات تدوين أسماء المشاركين، وأوقات جدول الأعمال، وعناصر العمل وتواريخ الاستحقاق، والنّقاط الرئيسيّة للاجتماع.

الخطوة 5: مع استمرار الاجتماع، يمكن لمدوِّن الملاحظات الاستمرار في تدوين أي قرارات اتخّذها المشاركون، وأهمّ النّقاط التي تمّ تناولها، وأي قرارات مستقبليّة يجب اتّخاذها.

الخطوة 6: يمكن لمدوِّن الملاحظات مشاركة ملاحظات الاجتماع مع الفريق إذا كان ذلك مناسبًا.

كيف تستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟

ابدأ باستخدام القالب الجاهز الخاص بنا، وقم بإجراء أي تغييرات تريدها بما يناسب احتياجاتك الخاصّة. قم بدعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى لوحتك والتّعاون معك. إذا كنت بحاجة إلى مساهمات من الآخرين، فاذكر أسماءهم باستخدام إشارة @ أو استخدم دردشة فيديو. يمكنك تحميل أنواع أخرى من الملفَّات مثل المستندات والصّور ومقاطع الفيديو وملفّات PDF لتخزين جميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.