قالب ملاحظات الاجتماع
قم بإنشاء سجلٍّ دائم لما حدث خلال الاجتماع.
معلومات حول قالب ملاحظات الاجتماع
ما المقصود بملاحظات الاجتماع؟
إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي عليك حضورها في أسبوع معيّن، فربّما تجد صعوبة في الإجابة -- ليس لأنّك لا تهتم، ولكن لأنّه لديك الكثير من الاجتماعات! عندما تتنقل بين اجتماعات مهمَّة طوال اليوم، قد يكون من الصّعب أن تتذكّر ماالذي قاله الأشخاص، أو ما الأهداف التي اتّفق عليها الجميع.
ملاحظات الاجتماع هي مجرّد سجلّ لاجتماعك. تفضِّل معظم الفِرَق تعيين مدوِّن ملاحظات في بداية كلّ اجتماع، حتى يتمكّن شخص واحد من التّركيز على استيعاب محتويات الاجتماع وتدوينها بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لاستخلاص ما في وسعهم. تقوم العديد من الفِرَق بجعل الأفراد يتناوبون على دور مدوِّن الملاحظات، بحيث يكون للجميع نصيب متساوٍ في الاجتماع.
من يجب أن يستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ترغب جميع الفِرَق بالاحتفاظ بسجلٍّ مكتوب لما حدث خلال الاجتماع. وهذا مهمٌّ بشكل خاص للاجتماعات التي تتضمّن عناصر عمل، ومواعيد نهائيّة، وقرارات. يمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً، أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون هناك شخصٌ آخر مسؤول عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرّة.
كيفيّة إنشاء ملاحظات الاجتماع
الخطوة 1: قم بتعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع.
الخطوة 2: حدّد الموضوعات التي ستتناولها في الاجتماع. يمكن لمدوِّن الملاحظات تدوين هذه الموضوعات.
الخطوة 3: خلال الاجتماع، اطلب من مدوِّن الملاحظات تلخيص الملاحظات من الاجتماع السّابق لمنحك نقطةً لتنطلق منها.
الخطوة 4: اطلب من مدوِّن الملاحظات تدوين أسماء المشاركين، وأوقات جدول الأعمال، وعناصر العمل وتواريخ الاستحقاق، والنّقاط الرئيسيّة للاجتماع.
الخطوة 5: مع استمرار الاجتماع، يمكن لمدوِّن الملاحظات الاستمرار في تدوين أي قرارات اتخّذها المشاركون، وأهمّ النّقاط التي تمّ تناولها، وأي قرارات مستقبليّة يجب اتّخاذها.
الخطوة 6: يمكن لمدوِّن الملاحظات مشاركة ملاحظات الاجتماع مع الفريق إذا كان ذلك مناسبًا.
كيف تستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ابدأ باستخدام القالب الجاهز الخاص بنا، وقم بإجراء أي تغييرات تريدها بما يناسب احتياجاتك الخاصّة. قم بدعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى لوحتك والتّعاون معك. إذا كنت بحاجة إلى مساهمات من الآخرين، فاذكر أسماءهم باستخدام إشارة @ أو استخدم دردشة فيديو. يمكنك تحميل أنواع أخرى من الملفَّات مثل المستندات والصّور ومقاطع الفيديو وملفّات PDF لتخزين جميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب التّنبُّؤ بالطّلب في Azure
: يعمل بشكل أفضل مع
Software Development, Diagrams
سيعرض مخطَّط التّنبُّؤ بالطّلب في Azure بنية التّنبّؤ بالطّلب، مما يسهّل عليك توقُّع استهلاك البيانات، والتّكاليف، ونتائج التنبُّؤ. Azure هو منصّة الحوسبة السّحابية من Microsoft، وهو مصمَّم لتوفير الخدمات المستندة إلى السّحابة مثل التّخزين عن بُعد واستضافة قاعدة البيانات وإدارة الحسابات المركزيّة. يوفِّر Azure أيضًا إمكانات جديدة مثل الذّكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء (IoT).
قالب الاجتماع الفردي
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings
تأكّد من أن اجتماعاتك مثمرة باستخدام قالب الاجتماع الفردي. أنشئ جدول الأعمال الخاص بك والتزم بعناصره، وافهم ما الذي يسير بشكل جيّد، وما الذي لا ينفع، وكيفيّة تحسينه. ناقش ما الذي تمّ إنجازه وما الذي لا يزال قيد التّنفيذ.
قالب كسر الجمود عند الوصول
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاطات كسر الجمود, الاجتماعات
قم بإجراء جلسة فعّالة عبر الإنترنت باستخدام قالب كسر الجمود عند الوصول. استخدم نشاط كسر الجمود قبل اجتماعك لرفع مستويات الطّاقة وتحقيق التّواصل بين الأشخاص وتهيئة المكان.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.
قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Meetings
ما الذي يجعل الاجتماع رائعًا (غير الكعك)؟ أن يتمّ تقدير مهارات الجميع ومواردهم ووقتهم من خلال الاستفادة منها على أفضل وجه. هذا ما تمّ تصميم نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية ليؤدّيه. تُعدُّ الطّريقة المرنة غير الرّسمية رائعة لطرح الأفكار واستعراضات سير العمل، فهي تقسّم الاجتماع إلى ثلاث مراحل أساسيّة وهي: ما يجب مناقشته، وما تتمّ مناقشته، وما تمّت مناقشته. يُسهِّل لك هذا القالب جمع الملاحظات اللّاصقة وتحديث الأعمدة أثناء الانتقال من موضوع لآخر.
قالب خريطة العمليّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Mapping
يتيح لك رسم خرائط العمليّة تقييم وتوثيق ووضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج وضعه فريقك. أداةٌ مفيدة لإزالة العقبات أو تلافيها. تمكّن خريطة العمليّة، التي تمّ تنظيمها إلى مراحل، فريقَك من تقسيم عمليّة أو نظام وتسجيل المُخرجات وعناصر العمل في كل مرحلة من مراحل العمليّة. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.