Template de Processo de Controle de Mudanças

Sobre o template de Processo de Controle de Mudanças

Este template cria uma estrutura padronizada para a aprovação e gestão de pedidos de mudança em um sistema ou produto. Sua equipe pode definir claramente as mudanças solicitadas em um único lugar consolidado, garantindo que todas as alterações propostas sejam revisadas antes de serem implementadas.

O que é um processo de controle de mudanças?

O controle de mudanças é uma parte integral do gerenciamento de projetos. A maioria dos projetos enfrenta a perspectiva de mudanças em algum momento do seu ciclo de vida. Embora a mudança possa ser necessária, ela pode ser difícil de implementar de forma repentina.

Um processo de controle de mudanças define os passos que devem ser seguidos para alterar o escopo de um projeto. Ele documenta a mudança proposta e garante que ela seja revisada e aprimorada antes da implementação.

Por que usar o Template de Controle de Mudanças?

Aqui está como o uso do Template de Controle de Mudanças pode ajudar seu time.

Decidir coletivamente sobre as mudanças

O Template de Controle de Mudanças ajuda a definir uma mudança proposta e garante que ela seja revisada antes da implementação. Dessa forma, permite que seu time vete uma mudança que possa se mostrar desnecessária ou perturbadora. Se o time decidir realizar a mudança proposta, o processo de controle de mudanças permite utilizar seus recursos para implementar a mudança de forma eficaz.

Proporciona Clareza

Empregar um processo de controle de mudanças pode ajudar a garantir que todos os membros do time estejam na mesma página sobre mudanças propostas e aprovadas. Com a estrutura deste template, todos estão mais alinhados. Quaisquer mudanças nos entregáveis do projeto tornam-se claras, e os prazos atualizados são registrados. Este template pode ser usado junto com o Template de Escopo do Projeto.

Otimize seus projetos e cumpra prazos

Um processo de controle de mudanças removerá confusões em torno dos entregáveis do projeto. Ele permite que seu time se concentre em executar as mudanças aprovadas em vez de coletar informações. Isso resulta em aumento de produtividade e eficiência, o que agiliza processos e fluxos de trabalho.

Sem um processo de controle de mudanças em vigor, a produtividade pode sofrer. O tempo é desperdiçado tentando entender solicitações de mudanças em vez de completar tarefas reais. Com a redução da disponibilidade para o trabalho mais crucial, seu time pode perder prazos importantes.

Quando usar um processo de controle de mudanças?

O processo de controle de mudanças é útil para praticamente qualquer projeto, já que poucos planos de projeto funcionam exatamente como planejado na prática. Com a velocidade das mudanças hoje em dia, é quase certo que os projetos enfrentarão a necessidade de mudanças durante seu ciclo de vida. Embora a mudança possa ajudar a alinhar seu projeto aos requisitos de negócios, é importante considerar e aprovar cuidadosamente cada alteração.

No início de um projeto, você pode criar um processo de controle de mudanças para que todos saibam o que fazer se um plano precisar ser modificado. O processo de controle de mudanças no gerenciamento de projetos garante que cada mudança antecipada durante um projeto seja devidamente definida, revisada e aprovada antes da implementação. Este processo importante ajuda a evitar mudanças desnecessárias que possam interromper os serviços. As mudanças podem ser feitas de forma tranquila, e os recursos podem ser utilizados de forma eficaz.

Os procedimentos de controle de mudanças são particularmente importantes quando o projeto faz parte de um programa ou portfólio maior. O impacto potencial de uma mudança não gerenciada pode ser de grande alcance, afetando outros times ou departamentos.

Os 5 elementos de um processo de controle de mudanças

Ao usar este template, você encontrará cinco elementos para ajudar a gerenciar o processo de controle de mudanças:

• Mudança sugerida - Os stakeholders sugerem uma mudança enviando um Formulário de Solicitação de Mudança, que é então adicionado ao Registro de Mudanças do projeto. A mudança sugerida deve incluir uma descrição da mudança e os benefícios esperados.

• Em análise - O gerente de projeto e os stakeholders de negócios então consideram o impacto esperado da mudança. A mudança economizará dinheiro? A mudança é muito cara? Como a mudança impacta o cronograma do projeto? Há algum motivo legal para a mudança? A mudança introduz novos riscos para a empresa?

• Rejeitada - Após considerar todas as informações, o gerente de projeto rejeita a mudança proposta. As propostas rejeitadas são acompanhadas no template de controle de mudanças e o proponente deve receber feedback sobre o motivo da rejeição. 

• Aceito - Após considerar todas as informações, o gerente do projeto aceita a alteração proposta. Caso aceite, ele pode aceitar a alteração em sua totalidade ou solicitar revisões na mudança sugerida.

• Integrado - Se a alteração for aprovada, ela deve ser planejada, programada e executada. Após a implementação da alteração, vale a pena para os gerentes de projeto se reunirem com os stakeholders e realizarem uma retrospectiva. A mudança ocorreu conforme planejado? Como poderia ter sido melhor?

Exemplo de processo de controle de mudanças

Agora que você entende as cinco etapas de um processo de controle de mudanças, é hora de colocar essas etapas em ação. Vamos ver um exemplo.

O processo de controle de mudanças começa com a submissão de uma solicitação de mudança. Isso pode ser uma mudança no escopo do projeto, como um aumento no número de funcionalidades necessárias. Ou pode ser uma redução na linha do tempo do projeto, para que um produto sensível ao tempo seja lançado no mercado antes da concorrência.

A partir daqui, o time do projeto pode implementar estas etapas básicas para controlar a mudança de maneira eficaz:

• Registre a solicitação de alteração em um registro de mudanças (ou modelo de registro). Essas alterações solicitadas são registradas na coluna “Mudança Sugerida” do Template de Processo de Controle de Mudanças. 

• Realize uma avaliação inicial do impacto da mudança. Isso requer uma reunião onde todas as partes dão sua opinião sobre as mudanças solicitadas. As mudanças sugeridas são movidas para a coluna “Em Revisão”.

• Avaliação minuciosa do impacto da mudança. Fatores a se considerar incluem tempo, recursos, custos e riscos.

• A equipe decide coletivamente se aceita ou rejeita a mudança sugerida. As mudanças são movidas para a coluna “Aceita” ou “Rejeitada” conforme decidido.

• As ações necessárias para implementar a mudança são discutidas, e um roadmap de produto para essas ações é criado. Uma vez implementadas, as mudanças são movidas para a coluna “Integrada”.

As entradas que você incluir no seu próprio template de controle de mudanças podem variar dependendo das alterações que frequentemente enfrenta e da complexidade dos projetos. Enquanto projetos complicados que duram meses podem ter muito mais solicitações de mudança, projetos menores podem não precisar de um template de registro de mudanças tão detalhado. 

Esta abordagem direta é um ótimo ponto de partida; no entanto, você pode optar por incluir campos adicionais de acordo com a complexidade do seu projeto. O Template de Processo de Controle de Mudanças é totalmente personalizável, conforme as necessidades do seu time.

Perguntas Frequentes sobre o Template de Processo de Controle de Mudanças

Quando você utiliza um processo de controle de mudanças?

Crie um processo de controle de mudanças no início de um projeto, para que todos saibam o que fazer caso um plano precise ser modificado.

É uma boa ideia anotar quando usar um plano de gerenciamento de controle de mudanças para que você esteja preparado quando for necessário. Há muitos tipos diferentes de mudanças que você pode encontrar, dependendo de quaisquer novas iniciativas e das ferramentas disponíveis.

Mudanças comuns podem incluir solicitações para estender linhas do tempo, reorganização de informações ou uma alteração nos entregáveis. Aqui estão alguns casos adicionais onde você pode querer usar um processo de controle de mudanças.