Quadro Kanban

A metodologia Kanban é usada para planejar e gerenciar fluxos de trabalho ou projetos. Saiba tudo sobre o que é um quadro Kanban e como criar um para acompanhar as tarefas de seu projeto. Ou comece a criar seu próprio quadro Kanban agora mesmo.

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O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban é uma ferramenta de gestão de tarefas. O seu conceito é simples com três colunas principais. Cada coluna representa uma etapa diferente de seu fluxo de trabalho ou projeto - To Do (Para fazer), Doing (Em Andamento) e Done (Finalizado). À medida que a tarefa avança, ela se move para a coluna correspondente. As equipes usam o método do quadro Kanban para estruturar sua carga de trabalho e gerenciar o progresso em tempo real. Essa metodologia ágil ajuda a visualizar tarefas, limitar a demanda e maximizar a eficiência do que está sendo planejado. É possível criar um quadro Kanban online ou físico. O quadro físico normalmente é criado com uma lousa branca ou papel. O gerente do projeto (ou quem estiver encarregado) desenhará as colunas e escreverá cada tarefa à mão. Quando as tarefas progridem, as tarefas precisam ser apagadas e reescritas na coluna apropriada, também é comum usar post its para cada tarefa e só mudar eles de lugar. Um quadro digital é muito mais flexível. Criado virtualmente, ele permite que as equipes façam mudanças e colaborem de qualquer lugar com poucos cliques. O quadro pode se tornar um documento vivo para ajudar todos a se manterem no caminho certo e verificar o status de um projeto em tempo real.

A estrutura simples de um board Kanban dá mais clareza sobre a produtividade de um time ou projeto ao oferecer um formato de acompanhamento visual das tarefas. Rapidamente, você consegue se atualizar sobre o andamento das tarefas e identificar ineficiências ou gargalos em seu fluxo de trabalho.

Quantas colunas possui um quadro Kanban?

Um quadro Kanban normalmente tem três colunas:

• 'To Do' (ou Backlog) - Para fazer • 'Doing' - Em andamento • 'Done' - FinalizadoEstas são a base de um Kanban simples, mas você pode ter quantas colunas quiser, dependendo de seu projeto ou fluxo de trabalho. Por exemplo, se seu trabalho passa por várias rodadas de aprovações e revisões antes de ser concluído, você pode adicionar todas estas colunas ao seu Kanban para refletir com precisão seu processo. Alguns boards Kanban também possuem swimlanes (diagramas de raias), que lhe permitem dividir o quadro horizontalmente para categorizar mais tarefas, ou atribuí-las a vários departamentos. Um exemplo seria dividir o quadro com base nos departamentos. Vendas, marketing, RH, finanças e operações, todas têm uma faixa (ou raia) separada para suas tarefas dentro de um determinado projeto. Com este formato, todas as equipes podem ver imediatamente quais tarefas se aplicam a seu fluxo de trabalho (e quais tarefas eles podem ignorar).

O método Kanban é Lean ou Agile?

Primeiro, vamos esclarecer o que são os métodos Agile e Lean. Agile é uma abordagem iterativa dentro de um gerenciamento de projetos. Ao invés de lançar todo um projeto de uma só vez, ele possibilita que equipes do projeto dividam as tarefas em pequenos incrementos conhecidos como 'sprints'. A ideia é que a cada sprint, a equipe vá evoluindo e entregando novas partes do projeto ou melhorando o projeto atual. Lean é um conjunto de princípios originados nas indústrias para reduzir o desperdício de produção e aumentar a eficiência. Hoje, ele é amplamente utilizado no gerenciamento de projetos e em outras áreas de negócios. Agora, vamos responder à pergunta - o método Kanban é Lean ou Agile? A resposta é: faz parte dos dois. O framework Kanban se enquadra na metodologia Agile (ágil), mas quadros Kanban também podem incluir os princípios Lean. Quando se trata de gerenciamento ágil de projetos, a estrutura de um quadro Kanban é perfeita para equipes Ágeis. Ela permite às equipes planejar facilmente seus sprints, visualizar o trabalho em andamento e retornar ao board quando a iteração terminar. Mas além disso, os quadros Kanban também apóiam os princípios Lean, minimizando o trabalho em andamento - particularmente em relação ao 'sistema pull'. Em Lean, o conceito do ‘sistema pull’ sugere que as equipes iniciem novas tarefas somente quando necessário. Usando um board Kanban, as equipes se concentram no trabalho que é necessário para concluir o projeto. Isto mantém os orçamentos alinhados, reduz o desperdício e ajuda as equipes de projeto a entregar seu trabalho dentro do prazo.

Quadro Kanban vs Quadro Scrum: qual é a diferença?

Tanto o quadro Scrum quanto o Kanban são métodos ágeis para monitorar o trabalho, mas um quadro Scrum segue uma metodologia muito específica e rígida. Os boards Kanban podem ser mais fluidos, pois não seguem uma estrutura definida. Por exemplo, os quadros Scrum são sempre de propriedade de uma única equipe Scrum. Cada membro da equipe Scrum tem um papel específico a desempenhar no sprint, e nenhuma nova tarefa ou item pode ser adicionado ao board enquanto o sprint ainda estiver em andamento. Um quadro Kanban, por outro lado, não é de propriedade de uma única equipe. Qualquer pessoa pode acessar e usar o quadro se fizer parte do projeto ou do fluxo de trabalho. As tarefas podem ser adicionadas, removidas e alteradas conforme o andamento do workflow, dando mais flexibilidade às equipes.

Para que serve um quadro Kanban?

Os quadros Kanban facilitam o controle das tarefas e ajustes em tempo real. Há muitos possibilidades de uso para quadros Kanban, alguns mais comuns são:

Para visualizar um projeto ou fluxo de trabalho

Um quadro Kanban é objetivo, conciso e fácil de entender. Se você quiser uma maneira simples de visualizar sua carga de trabalho, um board Kanban é o caminho a seguir. Ele ajuda a criar um fluxo de trabalho organizado e dá mais transparência entre os membros da equipe, mostrando quais tarefas são atribuídas a quem e quando precisam ser concluídas.

Para melhorar a eficiência

Os quadros Kanban permitem planejar cada tarefa de um grande projeto. Como resultado, toda a equipe sabe exatamente o que fazer e quando. Não há necessidade de perder tempo em tarefas que não contribuam para o sucesso final do projeto. Em vez disso, as equipes podem usar seu tempo da maneira mais eficiente e produtiva possível.

Para agilizar a colaboração

Com um quadro Kanban online, fica muito mais fácil manter uma colaboração em tempo real ou de forma assíncrona. Os colaboradores podem ver como o projeto está progredindo, quem está trabalhando em certas tarefas e fazer perguntas ou acrescentar anotações para outros usuários. Em projetos mais complexos, o quadro Kanban ajuda a identificar áreas onde podem ser feitas melhorias ao longo do caminho.

Para reduzir gargalos

Use um board Kanban para identificar facilmente gargalos e obstáculos em seu fluxo de trabalho. Se as tarefas se acumularem, você pode identificar o problema e corrigir antes mesmo que isso atrapalhe ou atrase o deadline do projeto. Movendo cada cartão através das diferentes etapas, as equipes podem identificar facilmente os possíveis obstáculos ao longo do caminho.

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Exemplo de um quadro Kanban

Para ver um exemplo de quadro Kanban na prática, dê uma olhada neste modelo de board Kanban criado com base em uma reunião de roadmap de produto:

O modelo é dividido em quatro colunas: ‘backlog’, ‘to do’ (para fazer), ‘in progress’ (em andamento) e ‘done’ (finalizado). Todas as tarefas que foram definidas e que precisam ser concluídas estão na lista "backlog" ou "to do". Por exemplo, uma das tarefas do backlog da equipe de RP é a elaboração de um comunicado de imprensa para o lançamento do produto. Sob a coluna "to do", a equipe de desenvolvimento precisa adicionar ideias de imagem, que serão posteriormente adicionadas ao resumo. A lista "in progress" inclui todas as tarefas que estão sendo trabalhadas atualmente pelas equipes. Estas são tarefas que foram transferidas da lista de "to do" - por exemplo, a criação da versão para dispositivos móveis. Qualquer tarefa que seja finalizada passa da lista "in progress" para a seção "done". No exemplo acima, quando as imagens do resumo forem codificadas, a tarefa se move para a coluna "done" no quadro Kanban.

Quais são os benefícios de usar um Kanban?

A utilização de um quadro Kanban tem vários benefícios para gerentes de projetos em vários setores. Aqui, vamos delinear alguns dos benefícios mais comuns.

Sempre atualizado

Quaisquer mudanças ou atualizações que você fizer no projeto refletirão instantaneamente no quadro, permitindo que toda a sua equipe de projeto tenha acesso a atualizações em tempo real em apenas alguns cliques.

É flexível

Ao contrário do Scrum, os quadros Kanban não são tão restritos a certas regras. Você pode ser flexível com framework Kanban, permitindo criar uma board que seja perfeito para as etapas e processos do seu negócio.

É simples de usar

Usar um board Kanban é fácil. É fácil de fazer, fácil de usar e fácil de entender. Ninguém vai ter dificuldade de entender como ele funciona, o que significa que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos acessível.

Melhora a comunicação

Se todos têm acesso ao seu quadro Kanban, você sabe que estão todos cientes de tudo. Eles podem ver o que está acontecendo com o projeto, quem está trabalhando em tarefas específicas e como eles se encaixam no quadro geral do projeto.

Como criar um quadro Kanban?

Criar seu próprio quadro Kanban não é difícil, ainda mais se você começar com um modelo de quadro Kanban. Entretanto, para aproveitar ao máximo seu board Kanban, é importante compreender todas as etapas do processo de criação.

1. Defina seu processo, projeto ou fluxo de trabalho

Antes de fazer seu board Kanban, você precisa primeiro definir o processo, projeto ou fluxo de trabalho que você deseja delinear. É para um projeto em particular? Um processo de negócios? Um novo fluxo de trabalho? Vamos usar o tópico de gestão de projetos como exemplo. Para ter uma clara definição, você primeiro deve criar o escopo do projeto. O escopo define os objetivos e os resultados esperados de seu projeto. Mas como isto ajuda com seu quadro Kanban? Com um escopo de projeto claro, você está em uma posição muito melhor para garantir que seu quadro Kanban inclua todas as informações necessárias para completar o projeto. Portanto, descreva os fundamentos de seu processo, projeto ou fluxo de trabalho antes de começar a criar seu board. Dessa forma, você pode ter certeza de que está criando um board Kanban que inclui as tarefas e atividades corretas.

2. Delineie as etapas e limitações

Com uma imagem clara de seu fluxo de trabalho ou projeto, você pode começar a mapear as colunas em seu board. Você pode mantê-lo simples com três colunas representando as etapas de "to do", "em andamento" e "finalizado". Você também pode adicionar mais detalhes incluindo mais colunas para refletir com precisão seu processo, ou acrescentar as raias (swimlanes) para diferenciar as equipes envolvidas no projeto. Durante esta fase, você também deve definir os princípios para seu board, como por exemplo, qual seria a capacidade limite sua e dos seu time para assumir tarefas em andamento. Você pode definir quantas tarefas devem ser trabalhadas ativamente ao mesmo tempo. Isto te ajudará a gerenciar a capacidade da equipe e agilizar o fluxo de trabalho. Por último, não há maneira certa ou errada de estruturar seu board Kanban. Tudo se resume ao que está envolvido em seu projeto ou fluxo de trabalho, e aos limites que você deseja colocar em prática.

3. Adicione tarefas ao quadro

Com a estrutura do seu board Kanban pronta, você pode começar a finalmente traçar tarefas e atividades. Na Miro, é possívei usar os cards visuais para separar as tarefas.Comece adicionando um título claro descrevendo o que a tarefa envolve. Por exemplo, "enviar newsletter por e-mail". Depois, você pode adicionar mais detalhes sobre as especificidades dentro do próprio cartão. Isto pode incluir informações como "rascunho de cópia de e-mail" ou "criar linha de assunto convincente". O cartão também pode incluir um checklist para o proprietário marcar, incluir arquivos e imagens, ou links externos como informações de apoio. Após as tarefas terem sido adicionadas ao quadro, você pode atribuir a propriedade à pessoa ou equipe relevante. E finalmente, você precisa adicionar um deadline. Na Miro, a data aparecerá diretamente no cartão, de modo que fique claro quando a tarefa irá vencer.

4. Compartilhe seu board Kanban

Quando o quadro estiver completo, compartilhe-o com os membros da equipe interna e externa para obter feedbacks. Dessa forma, as pessoas relevantes terão a oportunidade de rever as informações, fazer perguntas e certificar-se de que não faltam informações vitais.

5. Reveja e atualize regularmente

Quando seu projeto ou fluxo de trabalho entra em operação, é importante que você e sua equipe revisem e atualizem continuamente o quadro. Se não, seu quadro pode se tornar irrelevante e não te ajudará a gerenciar efetivamente suas tarefas. Em outras palavras, Kanban só é útil se: - for de fácil acesso por todos os membros da equipe - for mantido em dia Felizmente, a utilização da Miro facilita todo este processo. Toda a equipe pode facilmente visualizar e acessar o quadro Kanban online, o que é muito útil para equipes remotas ou híbridas. Tudo o que precisa fazer é acessar o board online para ver rapidamente os últimos progressos. Para mover tarefas, basta arrastar e soltar sua tarefa (o card visual) para a coluna relevante, adicionar notas ou atualizações relevantes e todos sempre terão a versão mais recente do seu quadro Kanban. Conheça também outras funcionalidades da Miro para times ágeis como Planning Poker e Retrospectivas online.

Use a Miro para criar seu próximo quadro Kanban

Os quadros Kanban são ferramentas incrivelmente úteis para o planejamento e gerenciamento de projetos e workflow.Eles mantêm todos atualizados, proporcionando clareza sobre como as tarefas estão evoluindo de forma constante. Simplifique seu próximo projeto usando a Miro para fazer um board Kanban para sua equipe.

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